Yakınlaştırma toplantılarınızdan en iyi şekilde nasıl yararlanırsınız
Yakınlaştırma toplantıları iş günümüzün ayrılmaz bir parçasıdır.
ÇoğuÇalışanlar her ay 62 toplantıya katıldı! Bu ay 60 toplantıya sahip olmayabilirken * Neyse ki *, hala bir avuç toplantıya katılmak zorundasın.
Başkalarının aksine, toplantıları planlamak için organizatörleri suçlamak için hızlı olmazdık.
Şirketler aniden "ofis" nden "herhangi bir yerden işe" gittiğinde, iletişim kurma ve işbirliği yaptığımız gibidramatik olarak, zoom yapmak iş günümüzün ayrılmaz bir parçası.
İstediğimiz için toplantıları planladığımız noktanın iyiyiz. Toplantıları düzenleyenler bile, bunu yapmak için net bir neden olmadıkça bir toplantıya girmeyi tercih etmemektedir. Artık alakalı olmayan önerileri vermek yerine, örneğin, toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını kontrol etmek, burada farklı bir yaklaşım yapacağız.
Bazılarına inanıyoruzToplantılar gereklidir ve onlardan en iyi şekilde yararlanacağına odaklanmak daha iyi olursunuz!Yedi zaman dilimi arasında dağıtılan ekiplerle uzak bir başlangıç olan, yakınlaştırma toplantılarıyla birlikte gelen ve sonunda onları nasıl etkili hale getireceğini öğrendik.
Ilgilenen? Tamam, hadi başlayalım!
Bağlamı ayarla
Bir toplantının ilk beş dakikası sonucunu şekillendirir.
YapmalısınKoşulları oluşturHerkesin sizinle birlikte tartışmaya ve etikete katkıda bulunmasını sağlamak.
Hadi olduğunuzu hayal edelimönemli bir toplantıyı başlatmak. Organizatör olarak, fikirlerinizi ve yeni girişimlerinizi sunmak ve paylaşmak için heyecanlısınız.
Ama bir dakika bekleyin. Peki ya katılımcılar? Girişimleri tartışmanız için yeterli bağlamı var mı? İlk 5 ila 10 dakikanız bağlamı ayarlamak ve herkesin belgelere erişimi sağlamak için harcanırsa, yanlış ayağa başlıyorsunuz.
Planlanan programa bağlı kalmak ve soruları temizlemek ve önceki tartışmalardan bilgileri tekrarlamak zorunda olduğunuzda amaçlanan sonucu elde etmek zordur.
Herkes, toplantıları değiştirmek için Async İletişim Kanalları kullanılarak tavsiye etti. Ayrıca kullanabilirsinizBağlamı ayarlamak için Async kanalları, gerekli bilgileri paylaşın ve ilgili belgeleri zamanın önünde gönderin. Basitçe, herkesi aynı sayfada bul ve amacın ne olduğunu bilmelerini sağlaöncetoplantı.
Bunu nasıl yaparız?
Biz kaydederizTezgâhVideolar Katılımcılarla paylaşmak ve varsa bilgi boşluğunu köprülemek için. Yeni bir projeye başladığınızda tuhaf gelip genel bakış ve üst düzey detayları iletmek istediğinizde kullanışlı olabilir. Toplantı sırasında "durum güncellemelerini" tartışmayı önlemek için tezgah kullanıyoruz.
Herhangi bir belge varsa, onu gevşek kanaldan paylaşıyoruz veya Tezgah videosunun açıklamasına ekledik.
Ve kullanıyoruzTahılKonuşmalarımızdan gelen önemli anları yeniden yüzleşmek. Önceki toplantılardan gelen konular veya kararlar konusunda sırtlama yapmayı planlıyorsanız, alın ve alakalı anları tahıl kullanarak paylaşın.
Toplantınızı yapınız
Takımınızı birlikte almak, amaçlanan sonucu kendiliğinden yaratmaz. Her başarılı toplantı dikkatlice tasarlanmıştır.
Bağlamı ayarlamaksa herkesaynı sayfa, toplantınızı yapılandırmak, herkesin yapıcı olarak tartışmaya katılmasını sağlar.Amaçlanan sonucuna ulaşmak!
'Yapı,' Tipik bir 'olarak adlandırılmıyoruz.Toplantı gündemi.'Gündemler yararlı olsa da, yeterli değiller.Toplantılarınızı üretken yapın .
İşte basit bir analoji. Gündeminiz bir malzemenin listesi var, ancak ne pişirdiğini bilmeniz gerekir!
Tamamen farklı yemekler bulmak için aynı malzemeleri kullanabilirsiniz. Benzer şekilde, amacı olmayan bir toplantı gündemi, beklediğinizden farklı sonuçlara yol açabilir.Profesyonellerin% 72'si inanıyorHedefleri açıkça belirleyen bir toplantı başarılı olan şeydir.
Toplantı gündemi, toplantı sırasında ne zaman örtmeyi düşündüğünüzü listeler. Onlar önemli bir şey eksik olmadığından emin olmak için bir liste. Toplantınızı yapılandırmak sadece gündemi kaplamamanıza yardımcı olur, ancak aynı zamanda hedefi de karşılamanıza yardımcı olur!
Toplantılarınızı nasıl yapılır
Toplantınızı yaptığınız yol, hedefinize ve toplantı türüne göre değişir. İşte size başlamak için basit bir şablon:
1. Beklenen sonuçla başlayın. Toplantıdan çıkmaya çalışıyorsun?
2. Sonuç almak için alınması gereken adımları tanımlayın.
Örneğin, yeni projeyi başlatmak için takımla buluştuğunuzu söyleyelim, sonra şunları yapmanız gerekir:
Şimdi her adım esasen toplantı gündeminde bir ürün haline gelir.
3. Toplantınızı gündeminizdeki her bir öğeyi kaplamak için daha küçük parçalara (zaman engelleme) bölün.
Yaklaşan toplantılarınızın herhangi birini yapmak için aynı adımları çoğaltabilirsiniz.
Pro İpucu: "Toplantı"Klasör şablonuUDN Görev YöneticisiToplantı gündemlerinizi kurmak ve yönetmek ve doğrudan toplantılarınızı daha iyi hale getirmek için ekibinizle işbirliği yapın.
Tartışmaları eylemlere dönüştür
Çalışanların% 43'übildirilenetkisiz toplantılar sonuçlandıbelirsiz eylemlerkarışıklığa yol açar.
Bağlamı ayarlasanız durumunda, toplantınızı yapınız, tartışmayı planlandığı gibi yönlendirin, sadece başarının yarısına kadarsınız!
Bu nedenle, bu eylem kalemlerinin herkes için net olmasını sağlamak önemlidir. Şimdi nereye giderken eylem öğelerini yakalayacağınız hakkında konuşmadan önce, onları bir göreve dönüştürün.UDN Görev Yöneticisi, Hadi soruyu ele alalım: Toplantı sırasında onları heceladıktan sonra bile eylemler net değil?
Bunu diyoruz'Zoom Amnesia' .
tahıl ile
İnsanlar bilgi tespitinde büyük değil. Bir Alman psikoloğu olan Hermann Ebbinghaus, 'Unutma Eğrisi' adlı bir fenomenle geldi.
"Bir saat içinde, insanlar toplantılar sırasında paylaşılan bilgilerin ortalama% 50'sini unutmuşlardır! Vurgulamak için, bu bir saatin sadece bir saatini tartıştığınızın yarısı! "
quartz ile
Test olarak, son haftalık toplantılarınızdan gelen teslimleri hatırlamayı deneyebilir misiniz? Çok iyileşemedi, değil mi?
Back-Back Toplantılarımız olduğunda, bellek dökümlerini kullanmaya başvururuz. Hafızaya güvenmekte olan sorun, her eylem öğesini özellikleriyle hatırlamayacaksınız. Kaçınılmaz bir şekilde bazı görevlerin kaymasına izin vereceksiniz ve en kötü kısım, birisi bir sonraki toplantıya getirmediği sürece farkında olmazsınız.
Bu yüzden aksiyon eşyalarını yakalamaya başladık ve kullandığımız gibi proje yönetimi aracımıza ithal etmeye başladık.Tahıl ve Zaper !
Daha kolay hale getirmek için, işte size yardımcı olan kullanıma hazır bir Zap şablonubir görev oluşturUDN Görev YöneticisiTahıl masaüstü uygulamasında bir onay işareti emoji ile her bir vurgu eklediğinizde .
Zaper üzerinden
Çalışma şekli basittir. Teslim edilebilir bir şekilde duyduğunuzda veya bir taahhütte bulunduğunuzda, Tahıl Masaüstü uygulamanızda 'Checkmark'ı tıklayın. Bu otomatik olarak ZAP'ı otomatik olarak tetikler, bu da bir görev oluşturur.UDN Görev YöneticisiVideo snippet ile, tartışıldığını, göreve bağlı olanları yakalayın.
tahıl ile
Bekle, aksiyon eşyaları bir toplantıdan gelen tek paket servisi değil.
Referansınız için not almak istediğiniz ilginç fikirler ve önerileriniz karşılaşmanız ve yaptığınız zaman, kaldıraçUDN Görev Yöneticisi 's Not defteri. Beyin fırtınası oturumundan kontrol listeleri oluşturmak veya anahtar fikirleri not etmek için kullanabilirsiniz. Her şey kaydedildiğindenUDN Görev YöneticisiHesap, gerektiğinde geri dönebilirsiniz.
Driş atamak
Bir eylem öğeniz olduğunda, mülkiyeti alacak birine ihtiyacınız var, işi yapın ve bir sonraki toplantıda ilerlemeyi takip edin.
Toplantılardan gelen her eylem maddesi için doğrudan sorumlu kişileri (DRIS) atayın. Steve Jobs tarafından popüler olan bir uygulama ve hala Apple'da kullanılıyor!
Eski bir çalışan, "Apple'daki herhangi bir etkin toplantı eylem listesine sahip olacak" diyor. "Her eylem öğesinin yanında DRI olacaktır." Birisi bir proje hakkındaki doğru kişiyi öğrenmeye çalışırken elma etrafında duyulan yaygın bir cümle: "Bunda dri kim?"
Toplantınız eylem öğeleri için Dris olmadan sona ererse, muhtemelen en iyisini alamazsınız. Dri belirsizlikten kaçınmanıza yardımcı olur veertelenmiş sorumluluk, insanların bir grup insanın varlığında sorumluluk alma ihtimalinin daha düşük olduğu psikolojik bir fenomendir. Toplantınız ne kadar büyük olursa, o kadar muhtemel insanlar mülkiyeti ertelemektir.
Neden Dris kullanıyoruz?
Daha sık olmadığından, ilgili ürün geribildirimlerini ve haftalık toplantılarımızdaki kullanıcılarımızdan kaynaklanma eğilimindeyiz. Tahmin ettiğiniz gibi, geri bildirimi ele almak ve güncellemeleri dağıtmak için farklı ekiplerle işbirliği yapmamız gerekiyor.
Bir görev çapraz fonksiyonel ekipleri içeriyorsa, farklı takımlardan gelen insanlar teorik olarak bir karar veya projeye sahip olabileceği için kimin sorumlu olduğu konusunda kafa karıştırmak kolaydır. Dris'in hesap verebilirlik getirdiği için, işten kimin sorumlu olduğunu her zaman açık.
Oldukları takımla tanışın
Birçok takım, çeşitli geçmişlerden, yeteneklerden ve öğrenme stillerinden çalışanlara "erişilebilir" toplantılarını "erişilebilir" yapmanın önemini gözden kaçırıyor.
Uzak olmak, dünyadaki yetenekle keşfetmenizi, işe almanızı ve çalışmanızı sağlar. Ayrıca daha geniş bir müşteri yelpazesiyle konuşan bir ürün oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, iletişim iş akışınızı, işinizi çalıştırmak için inşa etmek ve kaldırmak istediğiniz çeşitlendirilmiş ekibe uyacak şekilde değiştirmeniz gerekir.
Herkesin eşit şekilde katkıda bulunmasına ve iğneyi hareket ettirmesine yardımcı olmak için, "erişilebilirliği" düşünmeniz gerekir. Bazıları, bazıları transkriptleri okumayı tercih ederken daha sonra toplantıyı gözden geçirmek istiyor. İşyeri İletişim, BT Ekibi Toplantıları, Eğitim Seansları, Karar Verme Anları, Ekibinizle Kayıt Olmalı ve Paylaşılmalıdır.
Örneğin, bir TechStars başlangıç, kayıt, transkritler vevideo toplantılarını paylaşıyorTakımdaki herkesle. Kristen Gallagher, CEO ve Kurucusu'na göreDüzenlemek, daha iyi sonuçlara ve kültüre yol açar.
"İnsanların, nerede olduklarında buluştuğunuzda birlikte daha motive olmuş, üretken ve daha iyi çalıştığını gördüm. Bu, insanları ve öğrenme stillerini anlamanın yanı sıra, bu ekibi daha destekleyici ve daha kapsamlı olan iletişim iş akışınızdaki bazı değişiklikler yapmanın yanı sıra, potansiyel olarak bazı değişiklikler yapmayı içerir. "
Çözüm
Bağlamı ayarlayarak ve gerekli belgeleri zamanın önünde paylaşarak başlayın. Toplantı başlamadan önce herkesi aynı sayfada edinin. Sadece bir gündeminiz olmadığından emin olun. Toplantınızı başarmayı düşündüğünüze dayanarak yapınız.
Bellekten güvenmek yerine, giderken aksiyon öğelerini yakalayın. Toplantı sırasında tartışılan her eylem maddesi için Dris atamayı unutmayın. Son fakat en az değil, oldukları takımla tanışın. Dağıtılmış bir ekip oluşturmak, iletişim iş akışınızda bazı değişiklikler yapmanızı gerektirir.
