Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις συναντήσεις του ζουμ σας

Οι συναντήσεις ZOOM αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της εργάσιμης ημέρας μας.

ΠλέονΟι εργαζόμενοι παρακολουθούν 62 συναντήσεις κάθε μήνα! Ενώ δεν μπορεί να έχετε 60 συναντήσεις αυτόν τον μήνα * ευτυχώς *, πρέπει ακόμα να λάβετε μέρος σε μια χούφτα συναντήσεων.

Σε αντίθεση με τους άλλους, δεν θα είμαστε γρήγοροι να κατηγορούμε τους διοργανωτές για προγραμματισμούς συναντήσεων.

Όταν οι εταιρείες ξαφνικά πήγαν από το "γραφείο" σε "εργασία από οπουδήποτε", ο τρόπος επικοινωνίας και συνεργαζόμαστε και συνεργαζόμαστεδραματικά, κάνοντας ζουμ ένα αναπόσπαστο μέρος της εργάσιμης ημέρας μας.

Είμαστε καλά πέρα ​​από το σημείο που προγραμματίζουμε συναντήσεις μόνο επειδή θέλουμε. Ακόμη και εκείνοι που οργανώνουν συναντήσεις δεν θα προτιμούσαν να πάρουν μια συνάντηση εκτός αν υπάρχει ένας σαφής λόγος να το πράξουμε. Αντί να σας δώσω προτάσεις που δεν είναι πλέον συναφή, για παράδειγμα, ο έλεγχος αν η συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη, θα λάβουμε μια διαφορετική προσέγγιση εδώ.

Πιστεύουμε ότι μερικοίΟι συναντήσεις είναι απαραίτητες και θα είστε καλύτεροι εστιάζοντας στο πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο από αυτά!Όντας μια απομακρυσμένη εκκίνηση με ομάδες που διανέμονται σε επτά χρονικές ζώνες, έχουμε βιώσει τα προβλήματα που έρχονται με συναντήσεις ζουμ και τελικά, έμαθαν πώς να τα καταστήσουν αποτελεσματικά.

Ενδιαφερόμενος? Εντάξει, ας ξεκινήσουμε!

Ορίστε το πλαίσιο

Τα πρώτα πέντε λεπτά μιας συνάντησης διαμορφώνει το αποτέλεσμα της.

Πρέπει ναΔημιουργήστε τις συνθήκεςΓια να επιτρέψετε σε όλους να συμβάλλουν στη συζήτηση και την ετικέτα μαζί σας.

Ας φανταστούμε ότι είστε έτοιμοι ναξεκινήστε μια σημαντική συνάντηση. Ως διοργανωτής, είστε ενθουσιασμένοι για να παρουσιάσετε και να μοιραστείτε τις ιδέες σας και τις νέες πρωτοβουλίες.

Αλλά περιμένετε ένα λεπτό. Τι γίνεται με τους συμμετέχοντες; Έχουν αρκετό πλαίσιο για να συζητήσετε τις πρωτοβουλίες; Εάν τα πρώτα 5 έως 10 λεπτά δαπανώνται για τη ρύθμιση του πλαισίου και εξασφαλίζοντας ότι ο καθένας έχει πρόσβαση σε έγγραφα, τότε ξεκινάτε από το λάθος πόδι.

Είναι δύσκολο να κολλήσετε στο προγραμματισμένο πρόγραμμα και να πάρετε το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα όταν πρέπει να διαγράψετε τις ερωτήσεις και να επαναλάβετε τις πληροφορίες από προηγούμενες συζητήσεις.

Λοιπόν, όλοι συνέστησαν να χρησιμοποιήσουν τα κανάλια επικοινωνίας Async για να αντικαταστήσουν τις συναντήσεις. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετεAsync Channels για να ορίσετε το πλαίσιο, μοιράζονται τις απαραίτητες πληροφορίες και να στείλουν τα σχετικά έγγραφα μπροστά από το χρόνο. Απλά, πάρτε όλους στην ίδια σελίδα και να τους ενημερώσετε τι είναι ο σκοπός σαςπρινη συνάντηση.

Πώς να το κάνουμε;

ΚαταγράφουμεΑργαλειόςΒίντεο για να μοιράζεστε λεπτομέρειες με τους συμμετέχοντες και να γεφυρώσετε το κενό πληροφοριών εάν υπάρχει. Το Loom μπορεί να έρθει σε χρήσιμο όταν ξεκινάτε ένα νέο έργο και θέλετε να μεταφέρετε τις λεπτομέρειες επισκόπησης και υψηλότερου επιπέδου. Χρησιμοποιούμε επίσης αργαλειό για να αποφευχθεί η συζήτηση "ενημερώσεων κατάστασης" κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Εάν υπάρχει οποιαδήποτε τεκμηρίωση, το μοιραζόμαστε μέσω του χαλαρού καναλιού ή το προσθέτουμε στην περιγραφή του βίντεο Loom.

Και, χρησιμοποιούμεΣιτηράΓια να κάνετε επανεμφάνιση των σημαντικών στιγμών από τις συνομιλίες μας. Εάν σκοπεύετε να γωνήσετε σε θέματα ή αποφάσεις από προηγούμενες συναντήσεις, τότε κλιπ και μοιραστείτε τις σχετικές στιγμές χρησιμοποιώντας κόκκους.

Δομή της συνάντησής σας

Η λήψη της ομάδας σας μαζί δεν θα δημιουργήσει αυθόρμητα το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Κάθε επιτυχημένη συνάντηση έχει σχεδιαστεί προσεκτικά.

Εάν η ρύθμιση του πλαισίου παίρνει όλους στοη ίδια σελίδα, η διάρθρωση της συνάντησής σας επιτρέπει σε όλους να συμμετέχουν στην εποικοδομητική συζήτησηνα επιτύχει το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα!

Όταν λέμε «δομή», δεν αναφέρουμε σε μια τυπική "Ατζέντα συνάντησης.«Ενώ οι ατζέντες είναι χρήσιμες, δεν είναι αρκετέςΚάντε τις συναντήσεις σας παραγωγικές .

Εδώ είναι μια απλή αναλογία. Η ατζέντα σας έχει μια λίστα με τα συστατικά, αλλά πρέπει να ξέρετε τι μαγειρεύετε!

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια συστατικά για να βρείτε πλήρως διαφορετικά πιάτα. Ομοίως, μια ημερήσια διάταξη συνάντησης χωρίς στόχο μπορεί να οδηγήσει σε διαφορετικά αποτελέσματα από ό, τι περιμένετε.Το 72% των επαγγελματιών πιστεύουνότι ο καθορισμός σαφτών στόχων είναι αυτό που κάνει μια επιτυχία με επιτυχία.

Η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης απλώς παραθέτει αυτό που σκοπεύετε να καλύψετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Είναι μια λίστα που βεβαιωθείτε ότι δεν λείπουν τίποτα σημαντικό. Η διάρθρωση της συνάντησής σας σας βοηθά να καλύψετε μόνο την ημερήσια διάταξη αλλά και να συναντήσετε τον στόχο!

Πώς να δομήσετε τις συναντήσεις σας

Ο τρόπος που η δομή της συνάντησής σας ποικίλλει ανάλογα με τον στόχο και τον τύπο συνάντησης. Εδώ είναι ένα απλό πρότυπο για να ξεκινήσετε:

1. Ξεκινήστε με το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Τι προσπαθείτε να βγείτε από τη συνάντηση;

2. Καθορίστε τα βήματα που πρέπει να ληφθούν για να πάρετε το αποτέλεσμα.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι συναντάτε την ομάδα για να ξεκινήσετε το νέο έργο (συνάντηση Tachoff Project), τότε θα πρέπει να:

Τώρα κάθε βήμα γίνεται ουσιαστικά ένα στοιχείο για την ημερήσια διάταξη της συνάντησης.

3. Διαχωρίστε τη συνάντησή σας σε μικρότερα κομμάτια (μπλοκάρισμα χρόνου) για να καλύψετε κάθε στοιχείο στην ατζέντα σας.

Μπορείτε να αναπαράγετε τα ίδια βήματα για να διαρθρώσετε οποιαδήποτε από τις επερχόμενες συναντήσεις σας.

Pro Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε το "Συναντήσεις"Πρότυπο φακέλουUDN Task ManagerΓια να ρυθμίσετε και να διαχειριστείτε τις ατζέλλες συναντήσεων και να συνεργαστείτε απευθείας με την ομάδα σας για να κάνετε καλύτερα τις συναντήσεις σας.

Γυρίστε τις συζητήσεις σε ενέργειες

43% των εργαζομένωνέχουν αναφερθείότι οι αναποτελεσματικές συναντήσεις οδηγούν σεασαφείς δράσειςοδηγώντας σε σύγχυση.

Ακόμη και αν ορίσετε το πλαίσιο, δομήστε τη συνάντησή σας, οδηγήστε τη συζήτηση όπως είχε προγραμματιστεί, είστε μόνο στα μισά της επιτυχίας!

Έτσι, είναι σημαντικό να διασφαλίσουμε ότι τα στοιχεία δράσης είναι σαφή για όλους. Τώρα προτού να μιλήσουμε για το πώς να καταγράψουμε τα στοιχεία δράσης καθώς πηγαίνετε και να τα μετατρέψετε σε μια εργασία στοUDN Task Manager, Ας αντιμετωπίσουμε την ερώτηση: Γιατί δεν είναι ενεργείς σαφείς ακόμη και μετά τη σύλληψή τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης;

Το ονομάζουμε'ZOOM AMNESIA' .

Μέσα από σιτηρά

Οι άνθρωποι δεν είναι μεγάλοι στη διατήρηση πληροφοριών. Ο Hermann Ebbinghaus, ένας γερμανός ψυχολόγος, ήρθε με ένα φαινόμενο που ονομάζεται «ξεχνώντας καμπύλη».

"Μέσα σε μια ώρα, οι άνθρωποι θα έχουν ξεχάσει κατά μέσο όρο το 50% των πληροφοριών που μοιράζονται κατά τη διάρκεια των συναντήσεων! Για να τονίσω, αυτό είναι το ήμισυ του τι συζητήσατε gon -in μόλις μια ώρα! "

Μέσω χαλαζία

Ως δοκιμή, μπορείτε να δοκιμάσετε να θυμάστε τα παραδοτέα από τις τελευταίες εβδομαδιαίες συναντήσεις σας; Δεν μπορούσε να ανακάμψει πολλά, σωστά;

Όταν έχουμε συναντήσεις back-to-back, καταφεύγουμε στη χρήση χωματερών μνήμης. Το πρόβλημα με τη βασιζόμενη στη μνήμη είναι, δεν πρόκειται να θυμηθείτε κάθε στοιχείο δράσης με τις ιδιαιτερότητες της. Θα αναπόφευκτα αφήστε μερικές εργασίες να γλιστρήσουν και το χειρότερο μέρος είναι, δεν θα το συνειδητοποιήσετε αν κάποιος την φέρνει στην επόμενη συνάντηση.

Έτσι ξεκινήσαμε να συλλαμβάνουμε τα στοιχεία δράσης και την εισαγωγή τους στο εργαλείο διαχείρισης έργων μας καθώς πηγαίνουμε χρησιμοποιώνταςΣιτηράκαιΖαπέρη !

Για να διευκολύνετε, εδώ είναι ένα έτοιμο προς χρήση Zap πρότυπο που σας βοηθάειΔημιουργήστε μια εργασία στοUDN Task ManagerΚάθε φορά που προσθέτετε ένα highlight με ένα ελεγκτικό σημάδι Emoji στην εφαρμογή Grain Desktop .

μέσω zapier

Ο τρόπος που λειτουργεί είναι απλή. Κάθε φορά που ακούτε μια παραδοτέη ή κάντε μια δέσμευση, απλά κάντε κλικ στην επιλογή "Checkmark" στην εφαρμογή Grain Desktop. Αυτό ενεργοποιεί αυτόματα το ZAP, το οποίο με τη σειρά του, δημιουργεί μια εργασία στοUDN Task ManagerΜε το αποσπάσματα του βίντεο, σύλληψη αυτού που συζητήθηκε, επισυνάπτεται στην εργασία.

Μέσα από σιτηρά

Περιμένετε, τα στοιχεία δράσης δεν είναι οι μόνες λήψεις από μια συνάντηση.

Είναι πιθανό να συναντήσετε ενδιαφέρουσες ιδέες και προτάσεις που θέλετε να σημειώσετε για την αναφορά σας και, όταν κάνετε, μόχλευσηUDN Task Manager'μικρόΜπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου ή να σημειώσετε τις βασικές ιδέες από μια συνάντηση προβληματισμού. Καθώς όλα αποθηκεύονται στο δικό σαςUDN Task ManagerΛογαριασμός, μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό όποτε χρειάζεται.

Εκχωρήστε dris

Όταν έχετε ένα στοιχείο δράσης, χρειάζεστε κάποιον να πάρει την ιδιοκτησία, να κάνετε το έργο και να παρακολουθήσετε με την πρόοδο στην επόμενη συνάντηση.

Αναθέστε άμεσα υπεύθυνα άτομα (DRI) για κάθε στοιχείο δράσης από τις συναντήσεις. Είναι μια πρακτική που διαδίδεται από τον Steve Jobs και εξακολουθεί να χρησιμοποιείται στην Apple!

"Οποιαδήποτε αποτελεσματική συνάντηση στην Apple θα έχει έναν κατάλογο δράσης", λέει ένας πρώην υπάλληλος. "Δίπλα σε κάθε στοιχείο δράσης θα είναι το dri." Μια κοινή φράση ακούστηκε γύρω από την Apple όταν κάποιος προσπαθεί να μάθει τη σωστή επαφή σε ένα έργο: "Ποιος είναι ο Dri σε αυτό;"

Εάν η συνάντησή σας τελειώσει χωρίς να έχει dis για στοιχεία δράσης, τότε πιθανότατα δεν θα έχετε το καλύτερο από αυτό. Η DRI σας βοηθά να αποφύγετε ασάφεια καιαναβαλλόμενη ευθύνη, το οποίο είναι ένα ψυχολογικό φαινόμενο όπου οι άνθρωποι είναι λιγότερο πιθανό να αναλάβουν την ευθύνη παρουσία μιας ομάδας ανθρώπων. Όσο μεγαλύτερη συνάντησή σας, τόσο πιο πιθανό είναι να αναβάλουν την ιδιοκτησία.

Γιατί χρησιμοποιούμε dis;

Τις περισσότερες φορές, τείνουμε να επιβάλλουμε σχετικές ανατροφοδότηση προϊόντων και ανησυχίες από τους χρήστες μας στις εβδομαδιαίες συναντήσεις μας. Όπως έχετε μαντέψει, πρέπει να συνεργαστούμε με διαφορετικές ομάδες για να αντιμετωπίσουμε τα σχόλια και να βγάλουμε τις ενημερώσεις.

Εάν μια εργασία περιλαμβάνει διατομεακές ομάδες, είναι εύκολο να μπερδευτεί για το ποιος είναι υπεύθυνος γι 'αυτό, καθώς οι άνθρωποι από διαφορετικές ομάδες θα μπορούσαν θεωρητικά να έχουν μια απόφαση ή ένα έργο. Δεδομένου ότι η Dis φέρνει λογοδοσία, είναι πάντα σαφές ποιος είναι υπεύθυνος για τη δουλειά.

Γνωρίστε την ομάδα όπου είναι

Πολλές ομάδες παραβλέπουν τη σημασία της πραγματοποίησης των συναντήσεων τους "προσβάσιμα" στους υπαλλήλους από μια ποικιλία φόντων, ικανοτήτων και μορφών μάθησης.

Το να είσαι απομακρυσμένο σας δίνει τη δυνατότητα να ανακαλύψετε, να νοικιάσετε και να εργαστείτε με το ταλέντο σε όλο τον κόσμο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα προϊόν που να μιλάει σε ένα ευρύτερο φάσμα πελατών. Ωστόσο, πρέπει να αλλάξετε τις εργασίες επικοινωνίας σας ώστε να ταιριάζει με τη διαφοροποιημένη ομάδα που θέλετε να δημιουργήσετε και να αξιοποιήσετε την επιχείρησή σας.

Για να βοηθήσετε όλους να συμβάλουν εξίσου και να μετακινήσετε τη βελόνα, πρέπει να εξετάσετε την "προσβασιμότητα" ως μία από τις κορυφαίες προτεραιότητες. Ορισμένοι θέλουν να αναθεωρήσουν τη συνάντηση μετά, ενώ μερικοί προτιμούν να διαβάσουν τις μεταγραφές. Επικοινωνία στο χώρο εργασίας, είτε είναι συναντήσεις ομάδας, εκπαιδευτικές συνεδρίες, στιγμές λήψης αποφάσεων, θα πρέπει να μεταγραφούν και να μοιραστούν με την ομάδα σας.

Για παράδειγμα, η Edifify, μια εκκίνηση TECHSTARS, αρχεία, μεταγράφει καιμοιράζεται τις συνεδριάσεις του βίντεομε όλους στην ομάδα. Σύμφωνα με τον Kristen Gallagher, CEO και ιδρυτή τουΕποικοδομώ, οδηγεί σε καλύτερα αποτελέσματα και πολιτισμό.

"Έχω δει πραγματικά ότι οι άνθρωποι είναι πιο κίνητροι, παραγωγικοί και εργάζονται καλύτερα μαζί όταν τους συναντάς πού είναι. Αυτό συνεπάγεται τη λήψη του χρόνου για να κατανοήσουμε τους ανθρώπους και τους μορφές μάθησης, καθώς και ενδεχομένως να κάνουν κάποιες αλλαγές στη ροή των επικοινωνιών σας που είναι πιο υποστηρικτική και πιο περιληπτική από αυτή την ομάδα. "

συμπέρασμα

Ξεκινήστε θέτοντας το πλαίσιο και την κατανομή των απαιτούμενων τεκμηρίωσης μπροστά από το χρόνο. Πάρτε όλους στην ίδια σελίδα πριν αρχίσει η συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε μόνο μια ατζέντα. Δομή της συνάντησής σας με βάση το τι σκοπεύετε να ολοκληρώσετε.

Αντί να βασίζεστε στη μνήμη, σύλληψη αντικειμένων δράσης όπως πηγαίνετε. Μην ξεχάσετε να αντιστοιχίσετε dis για κάθε στοιχείο δράσης που συζητήθηκε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, συναντήστε την ομάδα όπου είναι. Η οικοδόμηση μιας κατανεμημένης ομάδας απαιτεί να κάνετε κάποιες αλλαγές στη ροή εργασίας της επικοινωνίας σας.