Hvordan få mest mulig ut av zoommøtene dine

Zoom møter er en integrert del av vår arbeidsdag.

Mest Ansatte deltar på 62 møter hver måned! Mens du kanskje ikke har 60 møter denne måneden * Heldigvis *, må du fortsatt delta i en håndfull møter.

I motsetning til andre, ville vi ikke være raske til å klandre arrangører for planlegging av møter.

Når bedrifter plutselig gikk fra "kontor" til "jobbe fra hvor som helst," måten vi kommuniserer og samarbeider endret dramatisk[1. 3], noe som gjør zoom en integrert del av vår arbeidsdag.

Vi er godt forbi poenget der vi planlegger møter bare fordi vi vil. Selv de som organiserer møter, ville ikke foretrekke å komme på et møte med mindre det er en klar grunn til å gjøre det. I stedet for å gi deg forslag som ikke er relevante lenger, for eksempel, kontroller om møtet er virkelig nødvendig, tar vi en annen tilnærming her.

Vi tror at noen Møter er nødvendige, og du vil være bedre med å fokusere på hvordan du får mest mulig ut av dem! Å være en ekstern oppstart med lag distribuert over syv tidssoner, har vi opplevd problemene som følger med zoommøter og til slutt lært å gjøre dem effektive.

Interessert? Ok, la oss komme i gang!

Sett sammenhengen

De første fem minuttene av et møteformer utfallet.

Du må skape forholdene For å gjøre det mulig for alle å bidra til diskusjonen og taggen sammen med deg.

La oss forestille deg at du skal sparke av et viktig møte . Som arrangøren er du spent på å presentere og dele dine ideer og nye tiltak.

Men vent et minutt. Hva med deltakerne? Har de nok kontekst for deg å diskutere initiativene? Hvis de første 5 til 10 minutter blir brukt på å sette sammen konteksten og sikre at alle har tilgang til dokumenter, begynner du på feil fot.

Det er vanskelig å holde seg til den planlagte tidsplanen og få det tiltenkte resultatet når du må fjerne spørsmålene og gjenta informasjonen fra tidligere diskusjoner.

Vel, alle har anbefalt å bruke Async-kommunikasjonskanaler for å erstatte møter. Du kan også bruke Async kanaler for å sette sammenhengen , Del nødvendig informasjon, og send over relevante dokumenter på forhånd. Sett enkelt, få alle på samme side og la dem få vite hva din hensikt er før[1. 3]møtet.

Hvordan gjør vi det?

Vi registrerer oss Vevstol Videoer for å dele detaljer med deltakerne og bro opp informasjonsgapet hvis det er noe. Loom kan komme til nytte når du starter et nytt prosjekt og ønsker å formidle oversikten og høyere nivå detaljer. Vi bruker også vev for å unngå å diskutere "statusoppdateringer" under møtet.

Hvis det er noen dokumentasjon, deler vi den via slakkkanalen eller legger den i beskrivelsen av LOOM-videoen.

Og vi bruker Korn å resurface de viktige øyeblikkene fra samtalene våre. Hvis du planlegger å piggyback om emner eller beslutninger fra tidligere møter, så klipp og del de relevante øyeblikkene som bruker korn.

Struktur ditt møte

Å få teamet ditt sammen ville ikke spontant skape det tiltenkte resultatet. Hvert vellykket møte er nøye utformet.

Hvis innstilling av konteksten får alle på samme side , strukturere møtet gjør at alle kan delta i diskusjonen konstruktivt til oppnå det tiltenkte resultatet!

Når vi sier "struktur," refererer vi ikke til en typisk " møte dagsorden. 'Mens agendaene er nyttige, er de ikke nok til gjør møtene dine produktive .

Her er en enkel analogi. Din agenda har en liste over ingredienser, men du må vite hva du lager mat!

Du kan bruke de samme ingrediensene til å komme opp med helt forskjellige retter. På samme måte kan en møteagenda uten et mål føre til forskjellige resultater enn du forventer. 72% av fagfolk tror Det innstillingen klare mål er det som gjør et møte vellykket.

Møtet Agenda lister bare hva du har tenkt å dekke under møtet. De er en liste for å sikre at du ikke mangler noe viktig. Strukturere møtet hjelper deg med å ikke bare dekke agendaen, men også møte målet!

Slik strukturerer du møtene dine

Måten du strukturerer at møtet ditt varierer basert på ditt mål og møte type. Her er en enkel mal for å komme i gang:

1. Start med forventet utfall. Hva prøver du å komme seg ut av møtet?

2. Definer trinnene som må tas for å få utfallet.

For eksempel, la oss si at du møter med laget for å sparke det nye prosjektet (prosjektet kickoff møte), så må du:

Nå blir hvert trinn i hovedsak et element på møtet agendaen.

3. Split møtet i mindre biter (tid blokkering) for å dekke hvert element på agendaen din.

Du kan kopiere de samme trinnene for å strukturere noen av dine kommende møter.

Pro Tips: Bruk " Møter "Mappemal på UDN Task Manager Å sette opp og administrere møtet Agendas og samarbeide med teamet ditt direkte for å gjøre møtene dine bedre.

Slå diskusjoner i handlinger

43% av ansatte rapportert at ineffektive møter resulterer i uklare handlinger fører til forvirring.

Selv om du setter konteksten, strukturerer du møtet ditt, leder diskusjonen som planlagt, du er bare halvveis til suksess!

Så det er viktig å sikre at handlingene er klare for alle. Nå før vi snakker om hvordan du skal fange handlingsartikler mens du går og konverterer dem til en oppgave i UDN Task Manager , la oss ta opp spørsmålet: Hvorfor er ikke handlinger klare selv etter at du staver dem ut under møtet?

Vi kaller det 'Zoom Amnesia' .

via korn

Mennesker er ikke gode til å beholde informasjon. Hermann Ebbinghaus, en tysk psykolog, kom opp med et fenomen som kalles "glemme kurven".

"Innen en time vil folk ha glemt et gjennomsnitt på 50% av informasjonen som deles under møter! For å understreke, det er halvparten av det du diskuterte gon -in bare en time! "

Via Quartz.

Som en test, kan du prøve å huske leveransen fra dine siste ukentlige møter? Kunne ikke gjenopprette mye, ikke sant?

Når vi har back-to-back møter, tyder vi på å bruke minne dumper. Problemet med å stole på minne er, du kommer ikke til å huske alle handlinger med sine spesifikasjoner. Du vil uunngåelig la noen oppgaver glide av og den verste delen er, du ville ikke innse det med mindre noen bringer den opp i neste møte.

Så vi begynte å fange handlingsartikler og importere dem til vårt prosjektledelsesverktøy som vi går med Korn og Zapier. !

For å gjøre det lettere, er det en klar til å bruke Zap-mal som hjelper deg Opprett en oppgave i UDN Task Manager Hver gang du legger til et høydepunkt med en merkevare Emoji på Grain Desktop App .

Via Zapier.

Måten det fungerer er enkelt. Hver gang du hører en leveranse eller forpliktet deg til, bare klikk på 'Checkmark' på din korn desktop app. Dette utløser automatisk ZAP, som i sin tur skaper en oppgave i UDN Task Manager Med videoklippet, fanget det som ble diskutert, festet til oppgaven.

via korn

Vent, handlingsartikler er ikke de eneste takeaways fra et møte.

Du er sannsynlig å komme over interessante ideer og forslag som du vil skrive ned for din referanse, og når du gjør det, løper du UDN Task Manager 'S. Notisblokk . Du kan bruke den til å lage sjekklister eller legge merke til nøkkelidene fra en brainstorming. Som alt er lagret i din UDN Task Manager Konto, du kan komme tilbake til den når det trengs.

Tilordne Dris

Når du har en handlingsobjekt, trenger du noen til å ta eierskap, gjør arbeidet og følge opp med fremgang i neste møte.

Tilordne direkte ansvarlige personer (DRIs) for hvert handlingsobjekt fra møtene. Det er en praksis popularisert av Steve Jobs, og det er fortsatt i bruk på Apple!

"Eventuelt effektivt møte på Apple vil ha en handlingsliste," sier en tidligere ansatt. "Ved siden av hver handlingsobjekt vil være Dri." En vanlig setning hørte rundt Apple når noen prøver å lære den rette kontakten på et prosjekt: "Hvem er Dri på det?"

Hvis møtet slutter uten å ha DRIs for action-elementer, så vil du sannsynligvis ikke få det beste ut av det. DRI hjelper deg med å unngå tvetydighet og utsatt ansvar , som er et psykologisk fenomen hvor folk er mindre sannsynlig å ta ansvar i nærvær av en gruppe mennesker. Jo større møtet ditt, jo mer sannsynlige mennesker skal utsette eierskap.

Hvorfor bruker vi DRI?

Oftere enn ikke, har vi en tendens til å overflate relevante produkt tilbakemeldinger og bekymringer fra våre brukere i våre ukentlige møter. Som du har gjettet, må vi samarbeide med forskjellige lag for å løse tilbakemeldingen og rulle ut oppdateringene.

Hvis en oppgave innebærer tverrfunksjonelle lag, er det lett å bli forvirret om hvem som er ansvarlig for det som folk fra forskjellige lag kan teoretisk eie en beslutning eller prosjekt. Som DRIs tar med seg ansvar, er det alltid klart hvem som er ansvarlig for jobben.

Møt laget der de er

Mange lag med utsikt over betydningen av å gjøre sine møter "tilgjengelige" til ansatte fra en rekke bakgrunner, evner og læringsstiler.

Å være fjernkontroll gjør at du kan oppdage, leie, og jobbe med talent over hele verden. Du kan også bygge et produkt som snakker til et bredere spekter av kunder. Du må imidlertid endre kommunikasjons arbeidsflyter for å passe til det diversifiserte laget du ønsker å bygge og utnytte å drive virksomheten din.

For å hjelpe alle med å bidra like og flytte nålen, må du vurdere "tilgjengelighet" som en av de beste prioritetene. Noen ønsker å vurdere møtet etterpå mens noen foretrekker å lese transkripsjonene. Kommunikasjon på arbeidsplassen, det være seg lagmøter, treningsøkter, beslutningsprosesser, bør transkriberes og deles med teamet ditt.

For eksempel Edify, en TechStars Startup, Records, Transcranser og deler sine video møter med alle i laget. Ifølge Kristen Gallagher, administrerende direktør og grunnlegger av Edify , det fører til bedre resultater og kultur.

"Jeg har virkelig sett at folk er mer motiverte, produktive, og jobber bedre sammen når du møter dem der de er. Dette innebærer å ta deg tid til å forstå folk og deres læringsstiler, samt potensielt gjøre noen endringer i kommunikasjons arbeidsflyten som er mer støttende og mer inkluderende av det laget. "

Konklusjon

Start med å sette sammenhengen og dele nødvendig dokumentasjon på forhånd. Få alle på samme side før møtet begynner. Sørg for at du ikke bare har en agenda. Struktur ditt møte basert på hva du har tenkt å oppnå.

Snarere enn å stole på minne, fange handlingsartikler mens du går. Ikke glem å tildele DRIs for hvert handlingsobjekt som diskuteres under møtet. Sist men ikke minst, møt teamet der de er. Å bygge et distribuert lag krever at du gjør noen endringer i din kommunikasjons arbeidsflyt.