受信禁止ゼロがあなたがそれがあると思うものではない理由

概要

受信トレイゼロはあなたが電子メールにあなたの関係を再考するのを助けることができます。しかし、あなたの受信箱があなたにある影響を減らすために、仕事を整理するためのより良いシステムが必要です。この記事では、実際に重要な作業を行っても、実際にもっと時間がかかるように、効果的に取り込まれ、識別、およびトリアレギングする方法についてのヒントを共有します。

受信トレイゼロ：それは至る所ですか？生産性の聖杯？両方？ない？

あなたが10人の異なる専門家と話をするならば、あなたは受信箱ゼロについて10の異なる意見を得るでしょう。それは、ほとんどの専門家のために、電子メールは本当に個人的なからです。それが彼らが彼らの受信箱を整理し管理する方法に関して彼ら自身の癖を持っています。それでは、受信トレイゼロがとても偏光いのだという驚きですか？

この記事では、どのように、どのようにゼロのためにダイビングします。ダイビング前に潜在的な潜在的な潜在的な潜在的な可能性にどのように実施するかへの歴史について学びます。これがどのようにしています。

受信箱ゼロとは何ですか？

受信トレイゼロは、異なる人々がそれを異なるように定義するので、偏光されます。あなたが記事の中で言っていて、それ以前に聞いたことがなかったならば、あなたは受信トレイゼロとは文字通りメールをゼロの受信トレイを実現することを意味するかもしれません。しかし、受信トレイゼロは実際には受信トレイにある電子メールの数を参照していません。

受信トレイゼロの定義

「受信箱ゼロ」という用語は、彼のブログとポッドキャストのMerlin Mannによって造られました、43フォルダ。一連の記事では、MANNはあなたのEメール受信トレイが終わりではないと主張しています。受信箱とのよりカジュアルな関係を持つことによって、あなたは実際に時間管理を改善し、あなたのEメールをより多くすることができます。そしてこれを行うための主な方法は、受信トレイにゼロ電子メールを獲得するために、着信電子メールのアーカイブとトリアム化を実践することです。

特に、Mannの主な目標は絶えず空の受信箱を実現していません。実際、マン自身は報告されていると伝えられていますかなり面倒な受信箱。受信トレイゼロアプローチは、受信したメールを組織化、トライオング、およびソートすることによって、あなたの受信トレイをあなたのためにあなたのために作業することです。

受信トレイがゼロになるのはなぜですか？

受信トレイゼロは、受信トレイにEメールがゼロになる必要があるため、しばしば誤解されます。しかし、解決策は常に着信メールをすぐに読むことはできません。受信トレイに常にゼロメールを維持することに焦点を当てたら、あなたが完全なものを超えるようにあなたの空の受信箱を心配する時間を過ごしています。もっと生産的であることは、着信メールを監視することから始まりません。代わりに、あなたの受信箱との関係を再考することです。

受信トレイゼロ対GTD

受信トレイゼロとGTD方式の両方が精神負荷の低減に焦点を当てています。実際、Mannの受信箱ゼロの原則はDavid Allen'sに触発されました物事を成し遂げる（GTD）法。

GTDメソッドは、トリアージとカタログ作業に5つのステップを使用します。 Allenの目標は、代わりに外部ツールのような外部のツールリストに頼っていることを追跡しようとすることから来る精神的な雑学を解消することです。そうすることによって、あなたが最初の場所で何をする必要があるかを思い出すのではなく、あなたはより多くの脳の力をやり遂げるためにより多くの脳の力を捧げることができます。

あなたの受信トレイをあなたのために作業するようにする

受信トレイゼロの精神はあなたの受信箱との関係を向上させることです。それをするためには、あなたはあなたの受信箱をあなたのために仕事をする必要があります。あなたが常にチェックする必要があることとしてあなたのEメールの受信箱を少なくし、時間とHeadspace - を効果的に行うときにチェックすることができる情報のリポジトリとして、もっと考えてください。

これは本当にやるのは難しいことがあります。実際、私たちの研究によると、ナレッジワーカーの80％電子メール受信トレイを開くことで動作します。しかし、これを行うと、あなたはあなたの電子メール受信トレイをタスクリストのプロキシとして使っています - 受信トレイの過負荷につながります。

行方不明の作品：作業管理

受信トレイゼロの問題は電子メール受信トレイ自体です。受信トレイは、高度な作業を優先するのに役立つ整理されたタスクリストと同じものではありません。むしろ、あなたの受信トレイは仕事に関する重要な通知を取り込むためのシステムです。

受信トレイに影響を与える影響を減らすには、作業を整理するためのより良いシステムが必要です。あなたの仕事をより効果的に捕獲し、識別し、そして動かすことによって、あなたがやらなければならないこととあなたの最も重要な仕事を成し遂げる時間についてもっと時間がかかります。

それが仕事管理が入ってくるところです。

作業管理はあなたの整理と調整への体系的なアプローチです。ワークフロー最も重要な仕事を達成するために。作業管理ツールなど UDNタスクマネージャー あなたのチームの仕事を整理し管理するのに役立つように構築されています。あなたの電子メール受信トレイとは異なり、これらのツールはタスクをキャプチャして整理し、重要な生産的な作業に費やす時間を増やすのに役立ちました。

効果的な作業管理では、作業についての仕事に費やす時間がかなり低下します。支出の代わりにあなたの時間の60％勤務中の作業については、タスクの承認をお探しの場合、または受信トレイを介してドキュメントを検索するための承認を検討してください。すべての情報は一箇所に住んでいます。事実上、仕事を整理しやすく、タスクを実行する時間を短くしています。

作業管理で受信トレイゼロを達成する方法

ワーク管理で受信トレイゼロの背後にある概念を達成する方法は2つあります。

電子メールのトライオング

私達のほとんどがそのように使用するとしても、あなたの受信トレイはタスク管理システムではありません。電子メールはコミュニケーションのための重要なツールです、そしてそれはおそらくあなたの仕事のほとんどが始まり終わる場所です。しかしそれ自体では十分ではありません。

受信トレイを最大限に活用するには、それを兼用します。作業管理ツールそれはあなたのチームの仕事を整理するために構築されました。そうすれば、オーバーフルの受信トレイを気にせずに、もっと効果的に作業を整理して実行することができます。

あなたのEメールをチェックするときにこれを行うことができます。あなたが行くにつれて仕事をしようとする代わりに、4 d'sを使って電子メールを分類して並べ替えることに焦点を当てます。

する。これは、作業しているプロジェクトまたはプロジェクトを取得する必要があるタスクを表します。電子メールがあなたがする必要がある何かを表す場合は、その作業を作業管理システムに入れて進歩と優先順位を追跡できるようにしてください。メールクライアントと統合された作業管理ツールを探します。 UDNタスクマネージャーGmailのために また UDNタスクマネージャーOutlook統合のために 。

遅れる。これがあなたの毎日の優先順位が蹴り始めるところです。完成するべきなことについての電子メールですが、あなたの毎日の優先順位の一部ではありませんか？この作品を優先することができるとき、それを別の日に延期します。着信トレイにEメールを残さないでください。作業管理ツール期日に遅延タスクをキャプチャし、その上に機能するときにそれらに知らせる人へのすべての返信をキャプチャしてください。次に、電子メールをアーカイブして受信トレイをクラッタを減らす。

デリゲート。 委任する仕事が正しい人によって行われるようにするための強力なツールです。時々、仕事はあなたにとって優先順位ではありません - しかしそれはあなたのチームにとって優先事項です。あなたが適切なチームメンバーに仕事を委任することができるかどうかを確認してください。

消去。電子メールはあなたがすぐに返信して進むことができる何かですか？返事が必要ですか？可能であれば、電子メールを削除またはアーカイブしているため、受信トレイを散らすものではありません。

電子メール受信トレイを動かすと、あなたの受信トレイだけでなく、あなたの重要な実用的な作業のすべてが作業管理システムでキャプチャされます。そこから、迅速かつ効果的に高い衝撃作業を実行することができます。

あなたの焦点の時間を保護する

theグローバルな知識労働者の大多数（80％）電子メール受信箱が開いているのはデフォルトです。通知を受けるときは、最初に行っていたものに関係なく、すぐに確認します。

しかし、あなたのためにあなたの受信箱の仕事をすることはあなたの時間と精神的なエネルギーを評価することです。受信トレイを開いて即座に通知に返信し続けることで、あなたはあなたの脳に問題に集中する機会を与えていません。あなたはマルチタスクをしようとしています 実際には行えません 。

受信トレイゼロから利益を得るために、あなたの受信箱を作るために、あなたのEメール受信箱があなたの＃1優先順位であるという考えを過ぎて移動します。代わりに、自分自身とあなたの受信トレイの境界を設定します。

通知をオフにします。通知は私たちを引き出しますフロー状態そして深い仕事を中断します。受信トレイゼロを達成するための最良の方法の1つは、電子メール通知を減らすかオフすることです。あなたがあなたのEメールをチェックするとき、受信箱のゼロの一部は意図的なものです。通知をオフにすると、あなたがフローから引き出されていないことを確認し、重要な仕事の途中であなたのEメールをチェックすることを誘惑しました。

あなたの電子メールの応答時間を遮断する時間。 タイムブロックタスクのようなグループをグループ化し、カレンダーにそれらのタスクをスケジュールする時間管理戦略です。たとえば、午前中に最初に1時間ブロックを作成して、重要なEメールに確認して返信してください。それから、あなたはその他の重要で高い影響の仕事に焦点を当て、仕事を止めて仕事に出ることができます。一日の終わりには、毎日受信した電子メールの量に応じて、30分の時間ブロックまたは別の時間ブロックをスケジュールします。そのようにして、あなたはあなたの受信箱のルールにあなたの受信トレイに答えて、あなたの受信トレイの上にあなたは答えます。

あなたの毎日の優先順位を明確にして固執する。その日中に来る電子メールは、主要な優先順位のように感じます。あなたはあなたの日々の計画から電子メールに答えるか、同僚に迅速に恩恵を与えるために発散するかもしれません、そして突然仕事の日が終わったのです。毎日の優先順位を明確にして固執することによって、電子メールがすぐにアドレス指定するのに十分なか、それが専用の時間ブロックまで待つことができるかどうかを決定することができます。

電子メールの「勤務時間」を確立する。受信トレイゼロは最終的にはあなたの電子メール受信箱はあなたの就業日を制御させないことです。これを行う1つの方法は、あなたがそうするときに確立することです - そして - Eメールに返信しません。あなたのために最善の電子メール労働時間を通して考えるためにしばらく時間かけて、そしてそれをチームと共有してください。たとえば、毎週午後8時まで緊急メールに返信するようになる可能性がありますが、週末にあなたのEメールをチェックしません。これらの境界を設定すると、受信トレイとの関係が向上します。