Miért nem az inbox nulla, amit gondolsz
Összefoglaló
A Bejövő nulla segítségével átgondolhatja az e-mail kapcsolatát. De ahhoz, hogy csökkentse hatását a postaládában van rajtad, amire szükség van egy jobb rendszert a munkát megszervezni. Ebben a cikkben megosztjuk a tippeket, hogyan lehet hatékonyan rögzíteni, azonosítani és a triage munka hatékonyságát, így több ideje van ahhoz, hogy ténylegesen megkapja a fontos munkáját.
Bejövő nulla: Ez egy buzzword? A Szent Grál a termelékenység? Mindkét? Se?
Ha tíz különböző szakemberrel beszélsz, tíz különböző véleményt kapsz a postafiók nullásról. Ez azért van, mert a legtöbb szakember számára az e-mail valóban személyes. Mindenkinek van saját quirkjei, amikor a beérkezések megszervezése és kezelése. Tehát bármilyen meglepetés, hogy a postafiók nulla annyira polarizáció?
Ebben a cikkben merülni fogunk a postafiók nullásának, hogyan és miért. Ismerje meg a történet mögötti történelmét, mielőtt búvárkodna, hogyan kell végrehajtani a teljes potenciáljának. Itt van, hogyan.
Mi a postafiók nulla?
A Bejövő nulla annyira polarizáció, mert a különböző emberek másképp határozzák meg. Ha korábban egy cikkben érkezett, és még soha nem hallottam róla, akkor azt gondolhatja, hogy a beérkezett üzenetek nulla azt jelenti, hogy szó szerint egy postafiókot ér el nulla e-mailekkel. De Inbox Zero valójában nem utal, hogy hány e-mailt van a postaládában-inkább ezt a módszert összpontosít közötti kapcsolat az agy és a postaládájába.
A beérkezett üzenetek nulla meghatározása
A "Inbox nulla" kifejezést a Merlin Mann a blogján és a podcastán,43 mappa. Egy sor cikkben a Mann azt állítja, hogy az Ön e-mail üzenetei nem a vége. Azáltal, hogy az alkalmi kapcsolatot a beérkezett üzenetek segítségével javíthatja az időgazdálkodást, és többet kaphat az e-mailből. És a fő módja ennek az, hogy gyakorlat archiválására és triaging bejövő e-maileket annak érdekében, hogy a nulla e-mailekből.
Leginkább a Mann fő célja nem éri el a folyamatosan üres postafiókot. Tény, hogy a Mann maga állítólag van egyPretty Messy Inbox. A Bejövő nulla megközelítés az, hogy a bejövő e-mailek megszervezésével, a beérkezett e-mailek rendezésével, a beérkezett üzenetek készítésével foglalkozik.
Miért van olyan ellentmondásos bejövő nulla?
A beérkezett üzenetek nulla gyakran félreértik, mivel nulla e-maileket kell adni a postafiókban. De a megoldás nem mindig olvassa el a bejövő e-maileket azonnal. Amikor arra összpontosít, hogy mindig a nulla e-mailek karbantartása a beérkezett üzenetekben, annyi időt töltöttél, hogy aggódjon az üres beérkezett üzenetek miatt, amennyit csakegyen teljes lenne. A produktívabbság nem indul el a bejövő e-mailek felügyeletével. Ehelyett arról szól, hogy átgondolja a kapcsolatodat a beérkezett üzenetekhez.
Bejövő nulla vs. GTD
Mindkét beérkezett üzenetek nulla és a GTD módszer a mentális terhelés csökkentésére összpontosít. Valójában a Mann bejövő nulla elvét David Allen ihletteA dolgok megszerzése (GTD) módszer .
A GTD módszer öt lépést használ a triage és a katalógus munkájához. Az Allen célja, hogy távolítsa el a mentális rendezést, amelyből származik, hogy megpróbálja nyomon követni, hogy mi az esedékes, amikor és helyette támaszkodik egy külső szerszámra, mint egy to-do listára. Ezzel több agyi hatalmat fordíthatsz arra, hogy dolgozzon, ahelyett, hogy emlékezzen arra, hogy mit kell tennie az első helyen.
A beérkezett üzenetek készítése az Ön számára
A Bejövő nulla szelleme az, hogy javítsa a kapcsolatodat a beérkezett üzenetekkel. Annak érdekében, hogy ezt tegye, meg kell tennie a postafiók munkáját. Gondolj az e-mail postafiókodra kevesebb, mint egy dolog, amellyel folyamatosan ellenőriznie kell, és inkább az információtár, hogy ellenőrizheti, ha az idő és a fejtámla - tegyen hatékonyan.
Ez nagyon nehéz lehet. Tény, hogy a kutatásunk szerint,A tudásmunkások 80% -aMunka az e-mail postafiókjukban. De amikor ezt megteszi, az Ön által használt e-mail fiókjából egy proxy a feladatlista-ami postaládájába túlterhelés.
A hiányzó darab: Munkagazdálkodás
A beérkezett üzenetek nulla problémája az e-mail postafiók. A beérkezett üzenetek nem ugyanaz, mint egy szervezett feladatlista, amely segíti Önnek a nagy hatású munka prioritását. Inkább a beérkezett üzenetek egy olyan rendszer, amely fontos értesítéseket készít a munkáról.
A beérkezett üzenetek hatásának csökkentése érdekében jobb rendszerre van szüksége a munka megszervezéséhez. A munka hatékonyabban történő rögzítésével, azonosításával és konálásával kevesebb agyi hatalmat gondolsz arról, hogy mit kell tennie, és több idővel valójában a legfontosabb munka.
Ez az, ahol a munka menedzsment be van kapcsolva.
A munkakezelés szisztematikus megközelítés az Ön megszervezéséhez és koordinálásáhozmunkafolyamatokannak érdekében, hogy a legtöbb dolgot elérje. Munkakezelő eszközök, mint a UDN feladatkezelő , épülnek, hogy segítsen megszervezni és kezelni a csapat munkáját. Ellentétben a postafiókjában, ezeket az eszközöket hoztak létre, hogy segítsék és szervezés, és növeli az időt töltesz a fontos, produktív munka.
A hatékony munkagazdálkodással jelentősen a munkával kapcsolatos munkára költött idő jelentősen csökken. A kiadások helyettAz idő 60% -aOlyan munkáról, mint az e-mailek küldése és az e-mailek nyomon követési e-mailek küldése, amely a feladatok jóváhagyását keresi, vagy a postafiókok dokumentumain keresztül keres, az összes információ egy helyen él. Hatékonyan kevesebb időt töltesz a munka és a feladatok végrehajtására.
Hogyan érheti el a beérkezett üzenetek nullát a munkakezeléssel
Kétféle módon lehet elérni a koncepció mögött Inbox Zero feladatmenedzseléshez: triaging e-maileket, és védi a hangsúly az időben.
Trófa e-mailek
Megemlítettük, hogy a beérkezett üzenetek nem egy feladatkezelő rendszer - annak ellenére, hogy a legtöbbünk ezt használja. Az e-mail fontos eszköz a kommunikációhoz, és valószínűleg a legtöbb munka kezdete és vége. De önmagában nem elég.
Ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a beérkezett üzenetekből, egyesítse azt aMunkagazdálkodási eszközEz célja a csapat munkájának megszervezéséhez. Így hatékonyabban szervezheti és végrehajthatja a munkát anélkül, hogy aggódnának a túlzott postafiókok miatt.
Ezt megteheti, ha megnézed az e-mailt. Ahelyett, hogy megpróbálnád dolgozni, ahogy megy, összpontosítson az e-mailek kategorizálására és rendezésére a 4 d's használatával:
Do.Ez olyan feladatokat képvisel, amelyekre szükséged van, vagy olyan projekteket, amelyeken dolgozol. Ha az e-mail képviseli valamit, akkor tegye meg a munkát a munkakezelési rendszerbe, így nyomon követheti az előrehaladást és a prioritásokat. Keressen egy olyan munkakezelési eszközt, amely integrálja az e-mail kliensét, mint a UDN feladatkezelőA Gmail számáravagy UDN feladatkezelőAz Outlook Integrations számára .
Elhalasztja.Ez az, ahol a napi prioritások kezd rúgás. Van egy e-mailt amit kéne tenni, de nem része a napi prioritások? Deferálja azt egy másik napra, amikor rangsorolhatja ezt a munkát. Ne hagyja az e-mailt a postafiókban. Capture the halasztott feladat a munka eszköz-esedékesség és minden választ a személy tudatja velük, mikor lesz dolgozni rajta. Ezután archiválja az e-mailt a beérkezett üzenetek csökkentéséhez.
Delegált. Átruházásegy erőteljes eszköz, amely biztosítja a munkát a megfelelő személy által. Néha a munka nem prioritás az Ön számára - de ez a csapat elsőbbsége. Nézd meg, hogy munkát átruházhatja egy megfelelő csapat tagja.
Töröl.Az e-mail, amit gyorsan válaszolhat és továbbléphet? Van-e válaszra? Ahol lehetséges, törölje vagy archiválja az e-maileket, így nem zavarja a beérkezett üzeneteket.
Miután megpróbálta az e-mail postafiókját, azt fogja találni, hogy nem csak a beérkezett üzenetek sokkal tisztább, de az összes fontos, pusztítható munka elfog egy munkakezelő rendszerben. Innen gyorsan és hatékonyan végrehajthatja a nagy hatású feladatokat.
A fókuszidő védelme
Az A globális tudásmunkások többsége (80%)Alapértelmezés szerint az e-mail postafiókok megnyitása. Amikor értesítést kapunk, azonnal ellenőrizzük, függetlenül attól, hogy mit kezdtünk.
De a postafiók munkáját az Ön számára az idő és a mentális energia értékelése. A beérkezett üzenetek megnyitása és az értesítések azonnali megválaszolásával nem adja meg az agyad lehetőséget arra, hogy a dolgokra összpontosítson. Multitask-t próbálsz - melyik ember Nem lehet valójában .
Annak érdekében, hogy hasznot Inbox Zero, és a beérkező munka az Ön számára, mozog már a gondolat, hogy a postafiókjában a # 1 prioritás. Ehelyett állítsa be a határokat magának és a beérkezett üzeneteknek:
Az értesítések kikapcsolása.Az értesítések kihúznak minketáramlási állapotés megszakítja a mély munkát. A beérkezett üzenetek nulla elérésének egyik legjobb módja az e-mail értesítések csökkentése vagy kikapcsolása. A Bejövő nulla rész része arra szolgál, hogy ellenőrizze az e-mail címét. Az értesítések kikapcsolásával biztosítja, hogy ne húzza ki az áramlást, és kísértés, hogy ellenőrizze az e-maileket, miközben a fontos munka közepén van.
Az e-mail válaszidő blokkolása. IdőbélyegzésOlyan időgazdálkodási stratégia, ahol csoportosul, mint a feladatokat, és ütemezze ezeket a feladatokat a naptárban. Például próbálja meg létrehozni egy órás időblokk első dolog reggelét, hogy ellenőrizze és válaszoljon a fontos e-mailekre. Ezután le tudsz csatolni és dolgozni, más fontos, nagy hatású munkára összpontosítva. A nap végén ütemezzen egy gyors 30 perces blokkot vagy más órás időblokkot, attól függően, hogy az e-mailek összegét naponta megkapja, hogy válaszoljon az egész napra bejött e-mailekre. Így még mindig érzékeny és a postafiókod tetején, anélkül, hogy elengedné a beérkezett üzeneteket.
Tisztázza és ragaszkodik a napi prioritásokhoz.Sentimes, e-mailek, amelyek a nap folyamán jönnek, úgy érzik, mint a főbb prioritások. Lehet, hogy eltérhetsz a napi terveidről, hogy válaszoljon egy e-mailre, vagy gyorsan kedvelje a munkatársat, és hirtelen a munkanap vége. Pontosításával és kitart a napi prioritások, eldöntheti, ha egy üzenet fontos ahhoz, hogy a címet azonnal, vagy ha lehet várni, amíg egy dedikált időblokk.
E-mail "munkaidő" létrehozása.A Bejövő nulla végül arról szól, hogy ne hagyja, hogy az e-mail beérkezett üzenetek vezéreljék a munkanapot. Ennek egyik módja az, hogy hozzon létre, ha akarsz-és nem válaszol az e-mailekre. Vegyünk egy kis időt arra, hogy a legjobb e-mail munkaidőn keresztül gondolkodjanak az Ön számára, és ossza meg ezt a menetrendet a csapatával. Például elmondhatod nekik, hogy hétvégén 8 óráig válaszolsz a sürgős e-mailekre, de hétvégén nem fogod ellenőrizni az e-mailt. Beállítás ezeket a határokat javítja a kapcsolatot a postaládájába.
Az Inbox nulla elérése a munkakezeléssel
Nem kell termelékenységi szakértőnek lennie ahhoz, hogy lássa, hogy az e-mail postafiók nem épül fel, hogy segítsen a legjobb munkájához. Amikor a beérkezett üzeneteink korlátozzák, kevésbé agyi erejük van, hogy valóban jó munkát végezzünk.
A munkakezelő eszközzel javíthatja az időgazdálkodási képességeit, csökkentheti a megszakításokat, és nagy hatású munkát végezhet. Próbálja megUDN feladatkezelőingyenes ma, hogy lássák a cselekvésben.
