Чому вхідна Нулька не те, що ви думаєте, це

Резюме

Вхідні Нуль може допомогти вам переосмислити свої стосунки з електронною поштою. Але, щоб зменшити вплив у вашій поштовій скриньці на вас, вам потрібна краща система для організації роботи. У цій статті ми поділяємо поради щодо того, як ефективно захопити, ідентифікувати та стиснути роботу, тому у вас більше часу, щоб фактично отримати вашу важливу роботу.

Вхідні Нуль: Чи є це buzzword? Святий Грааль продуктивності? Обидва? Ні?

Якщо ви розмовляєте з десяти різних професіоналів, ви отримаєте десять різних думок про Нульовий Вхідні. Це тому, що для більшості фахівців, електронна пошта дійсно особиста. У кожного є власні примхи, коли справа доходить до того, як вони організовують та керують своїми папками. Отже, це будь-який сюрприз, що вхідний нуль настільки поляризує?

У цій статті ми занурюємося в те, як, як і чому з нуля Inbox. Дізнайтеся про історію позаду терміну, перш ніж зануритися в те, як реалізувати його до повного потенціалу. Ось як.

Що таке Inbox Zero?

Вхідні нуль настільки поляризується, тому що різні люди визначають це по-різному. Якщо ви зіткнулися з терміном у статті, і раніше ніколи не чув про це, ви можете подумати, що вхідні нуля означає буквально досягнення папки "Вхідні" з нульовими листами в ньому. Але Inbox Zero не посилається на те, скільки електронних листів у вашій поштовій скриньці, скоріше, ця методологія зосереджена на відносинах між вашим мозком та папкою "Вхідні".

Визначення вхідних нуля

Термін "Inbox Zero" був призначений Мерлін Манном на його блозі та подкаст,43 папки. У серії статей, Манн стверджує, що ваша електронна поштова скринька не є кінцем - все це. Маючи більш повсякденні стосунки з папкою "Вхідні", ви можете фактично покращити управління часом та отримати більше електронної пошти. І основним способом зробити це полягає в тому, щоб практикувати архівування та тримання вхідних повідомлень, щоб досягти нульових повідомлень у папці "Вхідні".

Зокрема, головна мета Манна не досягає постійно порожньої папки "Вхідні". Насправді сам Манн, як повідомляєтьсяДосить брудна вхідна. Нульовий підхід "Вхідні" полягає у тому, щоб зробити вашу поштову скриньку працювати для вас, організовуючи, тривалість та сортування вхідних електронних листів.

Чому вхідна нуля настільки суперечлива?

Вхідні Нуль часто неправильно зрозуміло, оскільки необхідність мати нульові електронні листи у папці "Вхідні". Але рішення не завжди читати вхідні електронні листи. Коли ви зосереджуєтеся на завжди підтримку нульових повідомлень у папці "Вхідні", ви витрачаєте стільки часу, що турбує вашу порожню поштову скриньку, як ви б над повним. Бути більш продуктивним не починається з моніторингу вхідних електронних листів. Замість цього, мова йде про переосмислення ваших відносин з папкою "Вхідні".

Inbox Zero VS. GTD

Обидва вхідні нуля, так і метод GTD зосереджуються на зменшенні психічного навантаження. Насправді, Нульовий принцип Манна Нульовий принцип був натхненний Девід АлленОтримання речей (GTD) метод .

Метод GTD використовує п'ять кроків до роботи та каталогу. Мета Аллен полягає в тому, щоб видалити психічний безлад, який приходить від того, щоб відстежувати те, що випливає, коли і замість цього покладаються на зовнішній інструмент, як список. Таким чином, ви можете присвятити більше мозку, щоб отримати роботу, замість того, щоб згадати, що вам потрібно зробити в першу чергу.

Внесення вашої поштової скриньки працюють для вас

Дух Inbox Zero полягає в тому, щоб покращити свої стосунки з папкою "Вхідні". Для того, щоб зробити це, вам потрібно зробити вашу поштову скриньку для вас. Подумайте про вашу електронну поштову скриньку менш як річ, яку потрібно постійно перевіряти, і більше як сховище інформації, яку ви можете перевірити, коли у вас є час і головний простір, щоб зробити це ефективно.

Це може бути дійсно важко зробити. Фактично, за нашим дослідженням,80% працівників знаньРобота з електронною поштою "Вхідні" Відкрита. Але коли ви це робите, ви використовуєте свою поштову скриньку електронної пошти як проксі для списку завдань, який веде до перевантаження вхідних повідомлень.

Відсутній шматок: управління роботою

Проблема з UnBox Zero - це повідомлення електронної пошти. Вхідні - це не те ж саме, як організований список завдань, який допомагає вам визначити пріоритету високої впливу. Швидше за все, ваша поштова скринька - це система захоплення важливих повідомлень про роботу.

Щоб зменшити вплив Ваша поштова скринька на вас, вам потрібна краща система для організації роботи. Захоплюючи, ідентифікуючи та тримаючи свою роботу більш ефективно, ви витрачаєте менше потужності мозку, думаючи про те, що ви повинні зробити, і більше часу насправді отримати найважливішу роботу.

Ось де входить управління роботою.

Управління роботою є систематичним підходом до організації та координації вашогоробочі процесиДля того, щоб виконати роботу, яка має значення більшість. Інструменти управління роботою, такі як Менеджер завдань UDN , будуються, щоб допомогти вам організувати та керувати роботою вашої команди. На відміну від вашої поштової скриньки електронної пошти, ці інструменти були створені, щоб допомогти вам захопити та організувати завдання та збільшити час, коли ви витрачаєте на важливу, продуктивну роботу.

З ефективним управлінням роботи, кількість часу, коли ви витрачаєте на роботу щодо роботи, значно знижується. Замість того, щоб витрачати60% вашого часуНа роботі про роботу, як надсилати електронні листи та подальші електронні листи, шукаючи затвердження за завданням або пошуку за допомогою папки "Вхідні" для документів, всю вашу інформацію живуть у одному місці. Ефективно, ви витрачаєте менше часу організації роботи та більше часу виконання завдань.

Як досягти вхідних нуля з управлінням роботою

Існує два способи досягнення концепції позаду Inbox Zero з управлінням роботою: електронні листи та захист вашого фокусу.

Електронні листи

Ми згадували, що ваша поштова скринька не є системою управління завданнями, навіть якщо більшість з нас використовують це таким чином. Електронна пошта є важливим інструментом для спілкування, і це, мабуть, де більша ваша робота починається і закінчується. Але самостійно це не вистачає.

Щоб отримати максимальну віддачу від папки "Вхідні", поєднайте його зІнструмент управління роботоюЦе призначення, побудована, щоб організувати роботу вашої команди. Таким чином, ви можете більш ефективно організувати та виконувати роботу, не турбуючись про надмірну папку "Вхідні".

Ви можете зробити це, коли ви перевіряєте свою електронну пошту. Замість того, щоб намагатися виконати роботу, коли ви йдете, зосередити увагу на класифікації та сортування електронною поштою за допомогою 4-д-S:

РобитиЦе являє собою завдання, які потрібно зробити, або проекти, на яких ви працюєте. Якщо електронна пошта являє собою те, що потрібно зробити, покладіть цю роботу в систему керування роботою, щоб ви могли відслідковувати прогрес та пріоритети. Шукайте інструмент керування роботою, який інтегрується з вашим клієнтом електронної пошти, як Менеджер завдань UDNдля gmailабо Менеджер завдань UDNДля інтеграції Outlook .

Відкласти.Саме тут ваші щоденні пріоритети починають удар. Це електронне повідомлення про те, що повинно бути зроблено, але не є частиною щоденних пріоритетів? Відкладіть його в інший день, коли ви можете визначити пріоритету цієї роботи. Хоча не залишайте електронну пошту у папці "Вхідні". Захоплення відстроченого завдання в інструменті керування вашою роботою та все-відповідь на людину, яка відпускає їх, коли ви будете працювати над цим. Потім архівуйте електронний лист, щоб зменшити безладну безлад.

Делегувати. Делегаціяце потужний інструмент для забезпечення роботи, яку виконується правильною людиною. Іноді робота не є пріоритетом для вас - але це пріоритет для вашої команди. Подивіться, чи можете ви делегувати роботу до відповідного члена команди.

Видалити.Чи є електронною поштою, що ви можете швидко відповісти, і рухатися далі? Це навіть потрібна відповідь? Де це можливо, видалити або архівувати електронні листи, щоб вони не захаращувати папку "Вхідні".

Після того, як ви тримаєте поштову скриньку електронної пошти, ви побачите, що не тільки ваша поштова скринька значно чистять, але всі важливі, діючі роботи захоплюються в системі управління роботою. Звідти ви можете швидко та ефективно виконувати завдань високого впливу.

Захист вашого фокусу

Точнийбільшість (80%) глобальних працівників знаньЗа замовчуванням для роботи з відкритими поштовими скриньками. Коли ми отримуємо повідомлення, ми перевіряємо це негайно, незалежно від того, що ми спочатку робили.

Але, що робить вашу поштову скриньку для вас, полягає в оцінці вашого часу та розумової енергії. Зберігаючи папку "Вхідні" Відкрити та відтворюючи сповіщення миттєво, ви не даєте свій мозок шанс зосередитися на роботі, що має значення. Ви намагаєтеся багатозадачити, - які люди не може зробити .

Щоб отримати вигоду від нуля Inbox і зробити вашу поштову скриньку працювати для вас, перемістіть повз ідею, що ваша електронна поштова скринька є вашим пріоритетом №1. Замість цього, встановіть межі для себе та папку "Вхідні":

Вимкнення сповіщень.Повідомлення витягують насстан потокуі переривання глибокої роботи. Одним з найкращих способів досягнення вхідних повідомлень є зменшення або вимкнення сповіщень електронної пошти. Частина нуля InBox є цілеспрямовано, коли ви перевіряєте свою електронну пошту. Вимкніть сповіщення, ви переконаєтеся, що ви не витягуються з потоку, і спокушається перевірити свою електронну пошту, коли ви знаходитесь посередині важливої ​​роботи.

Час блокування вашого часу відгуку електронної пошти. Блокування часуце стратегія управління часом, де ви групуєте такі завдання та заплануйте ці завдання у вашому календарі. Наприклад, спробуйте створити один годинний час блокувати перше, що вранці, щоб перевірити та відповісти на важливі листи. Тоді ви можете відстежити і дістатися до роботи, зосереджуючись на інших важливих, високих роботах. Наприкінці дня, заплануйте швидкий блок часу на 30 хвилин або інший годинник, залежно від кількості електронної пошти, який ви отримуєте щоденно, щоб відповісти на будь-які листи, які надходять протягом дня. Таким чином, ви все ще чуйно і зверху папки "Вхідні", не дозволяючи вашій поштовій скриньці.

Уточнюючи і дотримуючись - ваші щоденні пріоритети.Часто, електронні листи, які надходять протягом дня, відчувають себе як основні пріоритети. Ви можете відійматися від своїх щоденних планів, щоб відповісти на електронну пошту або зробити швидку користь для колега, і раптом робочий день закінчився. Роз'яснюючи та прилипаючи до щоденних пріоритетів, ви можете вирішити, чи потрібна електронна пошта, щоб відразу ж, або якщо вона може чекати, доки не буде присвячений блок часу.

Встановлення електронної пошти "Час роботи".Inbox Zero, в кінцевому рахунку, не дозволяючи вашій поштовій скриньці керувати робочим днем. Один із способів зробити це - встановити, коли ви - і не буде-відповісти на електронні листи. Візьміть деякий час, щоб подумати через найкращі години роботи для вас, і поділитися цим графіком з вашою командою. Наприклад, ви можете сказати їм, що ви відповієте на термінові листи до 8pm на будні, але ви не перевіряєте свою електронну пошту у вихідні дні. Встановлення цих кордонів покращує ваші відносини з папкою "Вхідні".

Досягнення вхідних нуля з управлінням роботи

Ви не повинні бути експертом з продуктивності, щоб побачити, що ваша електронна поштова скринька не будується, щоб допомогти вам отримати найкращу роботу. Коли ми обмежені нашою поштовою скринькою, ми маємо меншу потужність мозку, щоб фактично отримати хорошу роботу.

Завдяки інструменті управління роботою, ви можете покращити свої навички управління часом, зменшити переривання та отримати високі ефективні роботи. СпробуватиМенеджер завдань UDNБЕЗКОШТОВНО сьогодні, щоб побачити це в дії.