Pourquoi la boîte de réception zéro n'est pas ce que vous pensez que c'est
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Inbox Zero peut vous aider à repenser votre relation avec courrier électronique. Mais pour réduire l'impact de votre boîte de réception, vous avez besoin d'un meilleur système pour organiser le travail. Dans cet article, nous partageons des conseils sur la manière de capturer, d'identifier et d'identifier efficacement les travaux de triage afin que vous ayez plus de temps pour réellement obtenir votre travail important.
Boîte de réception zéro: est-ce une motographie? Le Saint Graal de la productivité? Tous les deux? Non plus?
Si vous parlez à dix professionnels différents, vous obtiendrez dix opinions différentes sur la boîte de réception zéro. C'est parce que pour la plupart des professionnels, le courrier électronique est vraiment personnel. Tout le monde a ses propres bizarreries en ce qui concerne la manière dont ils organisent et gèrent leurs boîtes de réception. Alors, c'est une surprise que la boîte de réception zéro est tellement polarisante?
Dans cet article, nous plongerons dans ce que, comment, et pourquoi de la boîte de réception zéro. En savoir plus sur l'histoire du terme avant de plonger dans la manière de la mettre en œuvre à son plein potentiel. Voici comment.
Quelle est la boîte de réception zéro?
Labox zéro est tellement polarisant parce que différentes personnes le définissent différemment. Si vous êtes tombé sur le terme dans un article et que vous n'aviez jamais entendu parler de cela auparavant, vous pourriez penser que la boîte de réception zéro signifie littéralement une boîte de réception avec zéro emails dedans. Mais labox zéro ne fait pas réellement référence au nombre d'emails que vous avez dans votre boîte de réception, cette méthodologie se concentre sur la relation entre votre cerveau et votre boîte de réception.
Définir la boîte de réception zéro
Le terme "boîte de réception zéro" a été inventé par Merlin Mann sur son blog et son podcast, 43 dossiers . Dans une série d'articles, Mann soutient que votre boîte de réception n'est pas la fin - tous. En ayant une relation plus décontractée avec votre boîte de réception, vous pouvez réellement améliorer la gestion du temps et obtenir davantage de votre courrier électronique. Et un moyen majeur de le faire est de pratiquer l'archivage et la triage des courriels entrants afin d'atteindre zéro emails dans votre boîte de réception.
Notamment, l'objectif principal de Mann ne réalise pas une boîte de réception constamment vide. En fait, Mann lui-même aurait un Boîte de réception assez désordonnée . L'approche de la boîte de réception zéro consiste à faire fonctionner votre boîte de réception pour vous en partie en organisant, à la triage et en triant vos courriels entrants.
Pourquoi la boîte de réception est-elle zéro si controversée?
Labox zéro est souvent mal compris comme la nécessité d'avoir zéro emails dans votre boîte de réception. Mais la solution n'est pas de toujours lire immédiatement les courriels entrants. Lorsque vous vous concentrez sur la maintenance de zéro emails dans votre boîte de réception, vous passez autant de temps à vous inquiéter de votre boîte de réception vide, car vous le feriez plus complet. Être plus productif ne commence pas par la surveillance de vos courriels entrants. Au lieu de cela, il s'agit de repenser votre relation avec votre boîte de réception.
Boîte de réception zéro vs gtd
Boîte de réception zéro et la méthode GTD se concentrent sur la réduction de la charge mentale. En fait, le principe de la boîte de réception de Mann a été inspiré par David Allen's Obtenir la méthode des objets (GTD)[dix] .
La méthode GTD utilise cinq étapes pour le triage et le catalogue. L'objectif de Allen est d'éliminer le fouillis mental qui vient d'essayer de garder une trace de ce qui est dû et comptez plutôt sur une liste d'outils externe - comme une liste de tâches. Ce faisant, vous pouvez consacrer plus de puissance cérébrale pour faire du travail, au lieu de vous souvenir de ce que vous devez faire en premier lieu.
Faire fonctionner votre boîte de réception pour vous
L'esprit de la boîte de réception zéro est d'améliorer votre relation avec votre boîte de réception. Pour ce faire, vous devez faire fonctionner votre boîte de réception pour vous. Pensez à votre boîte de réception de votre courrier électronique moins comme une chose dont vous avez besoin pour vérifier constamment, et plus comme un référentiel d'informations que vous pouvez vérifier lorsque vous disposez du temps et de l'espace headspace - pour le faire efficacement.
Cela peut être vraiment difficile à faire. En fait, selon nos recherches, 80% des travailleurs du savoir Travaillez avec leur boîte de réception électronique ouverte. Mais lorsque vous faites cela, vous utilisez votre boîte de réception par courrier électronique comme proxy pour une liste de tâches, ce qui conduit à la surcharge de la boîte de réception.
La pièce manquante: gestion de travail
Le problème avec la boîte de réception zéro est la boîte de réception de courrier électronique elle-même. Une boîte de réception n'est pas la même chose qu'une liste de tâches organisée qui vous aide à hiérarchiser les travaux à fort impact. Votre boîte de réception est plutôt un système de capture de notifications importantes sur le travail.
Pour réduire l'impact de votre boîte de réception, vous avez besoin d'un meilleur système pour organiser le travail. En capturant, identifiant et triagiquement votre travail plus efficacement, vous dépensez moins de puissance cérébrale en pensant à ce que vous devez faire et plus de temps en réalité en réalité votre travail le plus important.
C'est là que la gestion du travail entre dans.
La gestion de travail est une approche systématique de l'organisation et de la coordination de votre flux de travail afin d'accomplir le travail qui compte le plus. Outils de gestion de travail, comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] , sont conçus pour vous aider à organiser et à gérer le travail de votre équipe. Contrairement à votre boîte de réception de votre courrier électronique, ces outils ont été créés pour vous aider à capturer et à organiser des tâches et à augmenter le temps que vous dépensez sur des travaux importants et productifs.
Avec une gestion efficace du travail, le temps que vous dépensez sur le travail sur le travail tombe de manière significative. Au lieu de dépenser 60% de votre temps Au travail sur le travail comme l'envoi d'e-mails et des courriels de suivi à la recherche d'une approbation sur une tâche ou de rechercher dans votre boîte de réception pour des documents, toutes vos informations vit au même endroit. Effectivement, vous dépensez moins de temps à organiser du travail et plus de temps d'exécution de temps.
Comment réaliser la boîte de réception zéro avec la gestion de travail
Il y a deux façons d'atteindre le concept de la boîte de réception zéro avec la gestion de travail: Triage de courriels et protéger votre temps d'extraction.
Triage de courriels
Nous avons mentionné que votre boîte de réception n'est pas un système de gestion des tâches, même si la plupart d'entre nous l'utilisent de cette façon. Le courrier électronique est un outil important pour la communication et c'est probablement l'endroit où la plupart de votre travail commence et se termine. Mais seul, ça ne suffit pas.
Pour tirer le meilleur parti de votre boîte de réception, combinez-la avec un Outil de gestion de travail[dix]C'est conçu pour organiser le travail de votre équipe. De cette façon, vous pouvez organiser et exécuter plus efficacement le travail sans vous soucier d'une boîte de réception trop grande.
Vous pouvez le faire lorsque vous vérifiez votre email. Au lieu d'essayer de faire du travail au fur et à mesure que vous allez, concentrez-vous sur la catégorisation et le tri dans les courriels à l'aide des 4 d'A:
Fais. Cela représente des tâches dont vous avez besoin pour vous faire ou vos projets. Si le courrier électronique représente quelque chose que vous devez faire, mettez ce travail dans votre système de gestion de travail afin que vous puissiez suivre les progrès et les priorités. Recherchez un outil de gestion de travail qui s'intègre à votre client de messagerie, comme le Gestionnaire de tâches UDN[dix]pour gmail ou Gestionnaire de tâches UDN[dix]Pour les intégrations Outlook .
Reporter. C'est là que vos priorités quotidiennes commencent à lancer. Est un email sur quelque chose qui devrait être fait, mais ne fait pas partie de vos priorités quotidiennes? Referez-le à un jour différent lorsque vous pouvez hiérarchiser ce travail. Ne laissez pas l'email dans votre boîte de réception, cependant. Capturez la tâche différée dans la date d'échéance de votre outil de gestion de travail et de toutes les réponses à la personne qui leur permettra de savoir quand vous y travaillerez. Ensuite, archivez l'e-mail pour réduire l'encombrement de la boîte de réception.
Déléguer. Déléguement est un outil puissant pour que le travail soit fait par la bonne personne. Parfois, le travail n'est pas une priorité pour vous - mais c'est une priorité pour votre équipe. Voyez si vous pouvez déléguer du travail à un membre de l'équipe approprié.
Supprimer. Est-ce que l'e-mail est quelque chose que vous pouvez répondre rapidement à et passer à autre chose? A-t-il même besoin d'une réponse? Dans la mesure du possible, supprimez ou archivez des courriels afin qu'ils ne enclisent pas votre boîte de réception.
Une fois que vous avez triagrégé votre boîte de réception, vous constaterez que non seulement votre boîte de réception est beaucoup plus propre, mais également votre travail important et exploitable est capturé dans un système de gestion de travail. De là, vous pouvez exécuter des tâches à fort impact rapidement et efficacement.
Protéger votre temps d'extraction
le majorité (80%) des travailleurs du savoir mondial Par défaut de travailler avec leurs boîtes de réception de courrier électronique ouverte. Lorsque nous obtenons une notification, nous le vérifions immédiatement, peu importe ce que nous faisions initialement.
Mais faire fonctionner votre boîte de réception pour vous consiste à valoriser votre temps et votre énergie mentale. En gardant votre boîte de réception ouverte et répondez à des notifications instantanément, vous ne donnez pas à votre cerveau la chance de vous concentrer sur le travail qui compte. Vous essayez de multitâches-quels humains ne peut pas réellement faire .
Afin de bénéficier de la boîte de réception zéro et de faire fonctionner votre boîte de réception pour vous, passez au-delà de l'idée que votre boîte de réception est votre priorité n ° 1. Au lieu de cela, définissez les limites pour vous-même et votre boîte de réception par:
Désactiver les notifications. Les notifications nous tirent hors de état de flux et interrompre le travail profond. L'une des meilleures façons d'atteindre la boîte de réception zéro est de réduire ou d'éteindre vos notifications de courrier électronique. Une partie de la boîte de réception zéro est utile de vérifier votre courrier électronique. En désactivant les notifications, vous vous assurez que vous n'êtes pas sorti de l'écoulement et de la tentation de votre courrier électronique pendant que vous êtes au milieu du travail important.
Temps bloquant votre temps de réponse par courrier électronique. Temps de blocage est une stratégie de gestion de temps où vous groupeez comme des tâches et planifiez ces tâches sur votre calendrier. Par exemple, essayez de créer une heure de première heure le matin pour vérifier et répondre à des courriels importants. Ensuite, vous pouvez vous mettre au travail et se rendre au travail, en vous concentrant sur d'autres travaux importants et à fort impact. À la fin de la journée, planifiez un blocage rapide de 30 minutes de 30 minutes ou une heure d'heure, en fonction de la quantité de courrier électronique que vous recevez quotidiennement - pour répondre à tous les courriels qui entraient toute la journée. De cette façon, vous êtes toujours réactif et sur votre boîte de réception, sans laisser votre boîte de réception vous gouverner.
Clarifier - et coller à vos priorités quotidiennes. Souvent, des courriels qui entrent tout au long de la journée se sentent comme des priorités majeures. Vous pourriez diverger de vos plans quotidiens pour répondre à un courrier électronique ou faire une faveur rapide pour un collègue et tout à coup la journée de travail est terminée. En clarifiant et en collant à vos priorités quotidiennes, vous pouvez décider si un courrier électronique est suffisamment important pour vous adresser immédiatement, ou s'il peut attendre un bloc de temps dédié.
Établir des courriels "heures de travail". Inbox Zero est finalement à ne pas laisser votre courriel de boîte de réception contrôler votre journée de travail. Une façon de le faire est d'établir quand vous voulez - et ne répondez pas aux courriels. Prenez le temps de réfléchir à la meilleure heure de travail par courrier électronique et de partager ce calendrier avec votre équipe. Par exemple, vous pourriez leur dire que vous répondrez aux courriels urgents jusqu'à 20 heures les hebdomadaires, mais vous ne vérifierez pas votre courrier électronique le week-end. La définition de ces limites améliore votre relation avec votre boîte de réception.
Atteindre la boîte de réception zéro avec la gestion de travail
Vous n'êtes pas obligé d'être un expert de la productivité pour voir que votre boîte de réception de courrier électronique n'est pas conçue pour vous aider à faire votre mieux. Lorsque nous sommes restreints par notre boîte de réception, nous avons moins de pouvoir cérébral pour faire du bon travail.
Avec un outil de gestion de travail, vous pouvez améliorer vos compétences en gestion de temps, réduire les interruptions et obtenir des travaux d'impact élevé. Essayer Gestionnaire de tâches UDN[dix]gratuitement aujourd'hui de le voir en action.
