O que é gerenciamento de risco de projeto? 6 passos para impulsionar o sucesso

Resumo

Um plano de gerenciamento de risco detalha como sua equipe do projeto analisa e mitiga potenciais riscos do projeto. Aprenda as seis etapas do processo de gerenciamento de risco do projeto para impulsionar o sucesso do projeto.

Um projeto é mais bem sucedido quando você planeja e gera efetivamente. Desenvolvendo o seuhabilidades de gerenciamento de projetose implementar estratégias de mitigação de gerenciamento de projetos testados e verdadeiros podem ajudar. Mas mesmo os projetos mais bem desenvolvidos terão riscos.

A melhor maneira de prevenirRiscos do projetoé enfrentá-los de frente. Planejando proativamente esses eventos incertos com a ajuda de um plano de gerenciamento de risco pode ajudá-lo a orientar sua equipe de projeto em águas calmas - em vez de ser pego no meio de uma tempestade inesperada.

Se você nunca desenvolveu um plano de gerenciamento de risco antes, você pode ter sofrido as conseqüências de riscos inesperados em projetos passados. Saiba mais sobre o Gerenciamento de Riscos do Projeto e tente estes seis etapas fáceis para construir seu próprio plano de gerenciamento de risco.

O que é um plano de gerenciamento de risco de projeto?

Um plano de gerenciamento de risco de projeto é um documento que detalha como sua equipe identifica, analisa e responde a possíveis riscos de projeto que ainda não ocorreram.

Risco de projeto vs. problema no gerenciamento de projetos

UMA é qualquer coisa que possa afetar o sucesso de um projeto atrasandocronograma do projetosobrecarregar o orçamento ou levando a redução do desempenho do projeto de alguma outra forma.

UMA é qualquer coisa que já tenha impactado o sucesso de um projeto. Resolvendo questões é uma abordagem reativa em vez de um proativo.

Com um plano eficaz de gerenciamento de riscos, você pode abordar quaisquer riscos potenciais que possam surgir durante o ciclo de vida de um projeto e mitigar-os para que seu projeto permaneça no caminho certo, no orçamento e no alvo.

Quando usar o gerenciamento de riscos do projeto

Um bom plano de gerenciamento de risco de projetos não é reativo - é proativo. Idealmente, você deve criar seu plano de gerenciamento de risco durante a fase de planejamento do projeto. Dessa forma, você pode identificar melhor quaisquer riscos e seu impacto potencial e monitorar esses riscos durante o projeto. Em vez de ser pego inconsciente, você terá seu olho nesses riscos, caso eles sejam problemáticos.

Alternativamente, se você quiser endereçar riscos do projeto para um processo que já foicomeçouconsidere usar oteoria das Restrições, que é um framework para ajudá-lo a identificar o link mais fraco em um projeto ou processo e abordar o impacto do risco.

Os 6 passos do gerenciamento de riscos do projeto

Gerenciar o risco do projeto é tudo sobre identificar, planejar e monitorar o risco potencial. Nem tudo vai dar errado, e é possível que nada dê errado. Mas a avaliação proativa de risco eGestão de incidentespode ajudá-lo a ser preparado e claro correto rapidamente. Isso garante que você acerte todo o seuObjetivos do projetoa tempo e dentro do seu orçamento.

Se você estiver começando com o gerenciamento de riscos, aqui estão seis etapas para ajudá-lo a escrever um plano de gerenciamento de risco de projeto. Para cada etapa, use Gerenciador de tarefas UDN. O plano de risco do projeto para mostrar o que um plano de gerenciamento de risco poderia parecer para o seu próximo projeto.

1. Identifique-se

Para identificar riscos, crie um plano de gerenciamento de risco de projeto, colocando uma lista de todos os possíveis eventos de risco de projeto. Um evento de risco é qualquer coisa que possa afetar o horário, o orçamento ou o sucesso do seu projeto.

Há uma variedade de maneiras de iniciar o processo de identificação de risco, incluindo:

Entreviste as partes interessadas do projeto. A melhor maneira de identificar os riscos do projeto é pedir às partes interessadas, liderança e especialistas no tópico. Se eles executarem projetos semelhantes, pergunte a eles quais riscos eles correram e como você pode impedi-los. Mesmo que eles não executassem projetos semelhantes, certifique-se de check-in com as principais partes interessadas do projeto para garantir que não esteja perdendo quaisquer riscos importantes do projeto.

Brainstorm riscos potenciais com sua equipe de projeto. Sua equipe de projeto é quem você estará trabalhando neste dia do projeto e o dia. Antes de começar seu projeto, pergunte a eles o que eles vêem como riscos potenciais e considerar hospedar uma sessão de brainstorming para identificar sérios riscos para o seu projeto.

Documento e ratificar suas suposições. De acordo comGuia para o Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), São alguma coisa sobre o projeto que você acha que será verdade - sem ser um fato garantido. Você pode basear as decisões do projeto sobre suas suposições sem sequer perceber que você está fazendo isso. Mas ao fazê-lo - sem documentar e verificar suas suposições - você se abre para o risco de projeto. Se as suposições que você não tiver realmente verdadeiras, as bases do seu projeto podem se tornar instáveis, o que pode comprometer o sucesso do seu projeto.

Verifique suas listas de verificação. Veja se sua equipe ou departamento construiu uma lista de riscos comuns. Se eles não tiverem, comece a documentar um para se preparar para o sucesso em projetos futuros.

Realize uma matriz de avaliação de risco.UMAMatriz de avaliação de riscoCategoriza a gravidade em quatro baldes: catastrófica, crítica, marginal e menor. Isso ajuda a priorizar quais riscos potenciais para resolver primeiro.

Ao identificar eventos importantes de risco, coloque-os em umregistro de riscos. Como o nome sugere, um registro de risco é uma lista dedicada de todos os riscos do seu projeto. Seu registro de risco deve responder a várias perguntas sobre os riscos conhecidos que você identificou, incluindo:

Qual é a probabilidade desse evento de risco?

Qual é a probabilidade de ocorrência?

Qual é o impacto e gravidade se o risco ocorrer?

Qual é o nosso plano de resposta ao risco?

Dada a probabilidade e impacto, qual é o nível de prioridade?

Quem é dono desse risco?

Não se preocupe se você não conseguir descobrir tudo isso agora - alguns destes virão nos passos posteriores.

2. Analise

Para cada risco que você identificou, analise a probabilidade, a gravidade e o plano de resposta. Dependendo da complexidade dos riscos do seu projeto, considere fazer sua análise de risco com sua equipe de projeto ou com as principais partes interessadas. Para decidir a gravidade, pense em como o risco afetará seus objetivos do projeto. Atrará sua linha do tempo, prejudicará seu orçamento ou reduzirá o impacto de seus resultados do projeto? Então, para cada risco, venha com um plano de resposta. Seu plano de resposta não é necessariamente umitem de açãoPara agora, é o que sua equipe fará para pivô rapidamente e abordar o risco.

3. Priorizar

Para priorizar seus riscos, pergunte a si mesmo: com base no seu registro e análise de risco, quais riscos são mais propensos a acontecer e ser mais potencialmente prejudicial para o sucesso do seu projeto? Os riscos mais importantes para abordar são aqueles que têm alta probabilidade de acontecer e também uma alta gravidade. Você vai querer monitorar e responder a todos os riscos potenciais, mas estes são os que você quer pagar mais atenção e checá-lo com mais frequência.

4. Atribuir

Este passo é opcional - mas recomendado. Mesmo que seus riscos ainda não tenham acontecido, é útil atribuir um proprietário de risco cedo, para que os membros da sua equipe estejam preparados. Essa pessoa não deve monitorar apenas o risco, mas também será a pessoa de ponto para desenvolver um plano de mitigação de risco.

5. Monitor

Neste ponto, seu projeto começou. Espero que você esteja rastreando bem para o seu últimoObjetivos do projeto. Mas certifique-se de continuar monitorando ativamente seus riscos para evitar surpresas desagradáveis. Para fazer isso:

Enviar atualizações regulares de statusAssim, sua equipe de projeto e as partes interessadas do projeto estão todas na mesma página. Lembre-se: o gerenciamento de risco deve ser proativo - não reativo.

Verifique em forma assíncrona com seus gerentes de risco individuais. Cada "proprietário" de risco deve monitorar seu evento de risco para bandeiras vermelhas. Como o gerente de projeto ou a equipe de equipe, faça o check-in com eles regularmente para garantir que tudo esteja indo bem.

Fique de olho no seu registro de risco para qualquer atualização. Se a probabilidade de um risco mudar ou o plano de risco for atualizado, essa alteração deve ser refletida em seu registro de risco. Como a maioria dos elementos do gerenciamento de projetos, seu plano de gerenciamento de risco deve ser um documento vivo que sua equipe usa para ficar no caminho certo.

A colaboração também é realmente importante para o monitoramento de risco. Muitas vezes, possíveis problemas ou novos riscos surgem que um membro da equipe notou, mas talvez não se sentisse empoderado ao sinalizador imediatamente. Certifique-se de que você está construindo uma cultura deColaboração em equipeabertura e honestidade.

6. Responda

Se em qualquer momento um risco se tornar realidade, é hora de responder. Com seu registro de risco e plano de gerenciamento de risco no lugar, você deve ter um ótimoplano de contingênciapara lidar com riscos.

Lembre-se: o gerenciamento de risco não é sobre evitar riscos - embora isso ajude. . Em vez disso, o gerenciamento de risco de projeto é a prática de se preparar para os riscos e ter um grande plano no lugar para que você não seja apanhado.

O objetivo do gerenciamento de risco do projeto

Implementar um plano de gerenciamento de risco pode ajudar a preparar sua equipe para eventos inesperados. Mas, sinceramente, nem todo projeto precisa de um plano de gerenciamento de risco aprofundado. Se o seu projeto for relativamente simples, você pode precisar de um bate-papo rápido com os membros da sua equipe para debater e abordar quaisquer riscos potenciais.

Esses projetos são pequenos no escopo, não ocupam muita hora do membro da equipe ou recursos externos (como orçamento ou largura de banda), e podem ser processos que você concluiu com sucesso antes.

Se você está trabalhando em uma iniciativa complexa que envolve um monte deStakeholders de projetos transversaise recursos importantes, você se beneficiaria de um plano de gerenciamento de risco de projeto. Estes são projetos onde você pode investir uma quantidade significativa de tempo de membro e largura de banda da equipe ou preparar um grande investimento financeiro. Com um plano de gerenciamento de risco, você pode garantir que o projeto permaneça dentro doEscopo do projetoe, finalmente, sucede.

Incorporar o gerenciamento de riscos de projeto em sua próxima sessão de planejamento de projetos

Projetos de sucesso têm grandes planos - e o gerenciamento de riscos é uma chave para esse processo de planejamento antecipado. Certifique-se de incorporar a estratégia de gerenciamento de risco de projeto em qualquer documento de planejamento inicial do estágio, como o seuresumo do projeto. Dessa forma, todos têm acesso ao seu plano de gerenciamento de risco e podem reagir proativamente a quaisquer riscos altos que ocorram.

Para mais orientação de planejamento de projetos, descubra comoGerenciador de tarefas UDN.Pode ajudá-lo a rastrear metas, definir marcos e comunicar tudo em um só lugar.