การบริหารความเสี่ยงโครงการคืออะไร? 6 ขั้นตอนในการเพิ่มความสำเร็จ

สรุป

รายละเอียดแผนการบริหารความเสี่ยงรายละเอียดวิธีการวิเคราะห์ทีมงานโครงการของคุณและลดความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้น เรียนรู้หกขั้นตอนของกระบวนการบริหารความเสี่ยงโครงการเพื่อเพิ่มความสำเร็จของโครงการ

โครงการประสบความสำเร็จมากที่สุดเมื่อคุณวางแผนและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ พัฒนาของคุณทักษะการจัดการโครงการและการใช้กลยุทธ์การลดการจัดการโครงการที่พยายามและจริงสามารถช่วยได้ แต่แม้กระทั่งโครงการที่พัฒนาดีที่สุดก็จะมีความเสี่ยง

วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันความเสี่ยงของโครงการคือการเผชิญหน้ากับพวกเขาบนหัว การวางแผนเชิงรุกสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอนเหล่านี้ด้วยความช่วยเหลือของแผนการบริหารความเสี่ยงสามารถช่วยให้คุณคัดท้ายทีมโครงการของคุณในน้ำนิ่ง - แทนที่จะติดอยู่กลางพายุที่ไม่คาดคิด

หากคุณไม่เคยพัฒนาแผนการบริหารความเสี่ยงมาก่อนคุณอาจได้รับผลกระทบจากความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดในโครงการที่ผ่านมา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการความเสี่ยงของโครงการและลองทำขั้นตอนง่าย ๆ หกขั้นตอนเพื่อสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณเอง

แผนการจัดการความเสี่ยงโครงการคืออะไร

แผนการจัดการความเสี่ยงโครงการเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดว่าทีมของคุณระบุวิเคราะห์และตอบสนองต่อความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้นที่ยังไม่เกิดขึ้น

ความเสี่ยงโครงการเทียบกับปัญหาการบริหารโครงการ

ให้ เป็นสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการโดยการชะลอการโครงการไทม์ไลน์การบรรทุกเกินกำหนดงบประมาณหรือนำไปสู่การลดประสิทธิภาพของโครงการในวิธีอื่น

ให้ เป็นสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการไปแล้ว การแก้ปัญหาเป็นวิธีการโต้ตอบแทนที่จะเป็นเชิงรุก

ด้วยแผนการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพคุณสามารถจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ในช่วงชีวิตของโครงการและบรรเทาพวกเขาเพื่อให้โครงการของคุณอยู่ในการติดตามงบประมาณและเป้าหมาย

เมื่อใช้การจัดการความเสี่ยงของโครงการ

แผนการจัดการความเสี่ยงโครงการที่ดีไม่เกิดปฏิกิริยา - มันเป็นเชิงรุก เป็นการดีที่คุณควรสร้างแผนการบริหารความเสี่ยงของคุณในช่วงขั้นตอนการวางแผนโครงการ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถระบุความเสี่ยงและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นและติดตามความเสี่ยงเหล่านั้นในระหว่างโครงการ แทนที่จะถูกจับไม่ได้คุณจะได้รับความเสี่ยงเหล่านั้นในกรณีที่พวกเขากลายเป็นปัญหา

หรือหากคุณต้องการที่จะแก้ไขความเสี่ยงของโครงการสำหรับกระบวนการที่ได้รับแล้วเตะออกลองใช้ทฤษฎีข้อ จำกัดซึ่งเป็นกรอบที่จะช่วยให้คุณระบุการเชื่อมโยงที่อ่อนแอที่สุดในโครงการหรือกระบวนการและจัดการกับผลกระทบของความเสี่ยง

ขั้นตอนการจัดการความเสี่ยงโครงการ 6 ขั้นตอน

การจัดการความเสี่ยงของโครงการคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการระบุการวางแผนและการติดตามความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ไม่ใช่ทุกอย่างที่จะผิดพลาดและเป็นไปได้ที่จะไม่มีอะไรผิดปกติ แต่การประเมินความเสี่ยงเชิงรุกและการจัดการเหตุการณ์สามารถช่วยคุณเตรียมพร้อมและแน่นอนว่าถูกต้องอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะโดนทั้งหมดของคุณวัตถุประสงค์ของโครงการตรงเวลาและภายในงบประมาณของคุณ

หากคุณเริ่มต้นกับการบริหารความเสี่ยงต่อไปนี้คือหกขั้นตอนในการช่วยให้คุณเขียนแผนการจัดการความเสี่ยงโครงการ สำหรับแต่ละขั้นตอนใช้ ผู้จัดการงาน UDN แผนความเสี่ยงของโครงการที่จะแสดงให้คุณเห็นว่าแผนการจัดการความเสี่ยงสามารถเป็นอย่างไรสำหรับโครงการต่อไปของคุณ

1. ระบุ

ในการระบุความเสี่ยงสร้างแผนการบริหารความเสี่ยงโครงการโดยการรวบรวมรายการเหตุการณ์ความเสี่ยงโครงการที่มีศักยภาพทั้งหมด เหตุการณ์ความเสี่ยงคือสิ่งใดที่อาจส่งผลกระทบต่อตารางเวลางบประมาณหรือความสำเร็จของโครงการของคุณ

มีหลายวิธีในการเริ่มกระบวนการระบุความเสี่ยงรวมถึง:

ผู้มีส่วนได้เสียโครงการสัมภาษณ์. วิธีที่ดีที่สุดในการระบุความเสี่ยงของโครงการคือการขอให้ผู้มีส่วนได้เสียความเป็นผู้นำและผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อ หากพวกเขาทำงานโครงการที่คล้ายกันให้ถามพวกเขาว่าพวกเขามีความเสี่ยงอะไรและวิธีที่คุณสามารถป้องกันได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ดำเนินโครงการที่คล้ายกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เช็คอินกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการหลักเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้รับความเสี่ยงจากโครงการที่สำคัญใด ๆ

ระดมสมองความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับทีมงานโครงการของคุณ. ทีมงานโครงการของคุณคือใครที่คุณจะทำงานกับวันโครงการนี้ทั้งในและวันหยุด ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นโครงการของคุณขอให้พวกเขาเห็นว่าพวกเขาเห็นว่าเป็นความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและพิจารณาโฮสติ้งเซสชั่นการระดมสมองเพื่อระบุความเสี่ยงที่ร้ายแรงต่อโครงการของคุณ

เอกสารและให้สัตยาบันสมมติฐานของคุณ. ให้เป็นไปตามคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการโครงการ Body of Knowledge (PMBOK®), มีอะไรเกี่ยวกับโครงการที่คุณคิดว่าจะเป็นจริง - โดยไม่รับประกันความจริง คุณอาจตัดสินการตัดสินใจของโครงการในสมมติฐานของคุณโดยไม่ทราบว่าคุณกำลังทำเช่นนั้น แต่โดยการทำเช่นนั้นโดยไม่มีการบันทึกและตรวจสอบสมมติฐานของคุณ - คุณเปิดตัวเองเพื่อความเสี่ยงของโครงการ หากสมมติฐานที่คุณไม่ได้เป็นจริงรากฐานของโครงการของคุณอาจไม่เสถียรซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ

ตรวจสอบรายการตรวจสอบของคุณ. ดูว่าทีมหรือแผนกของคุณได้สร้างรายการตรวจสอบความเสี่ยงร่วมกันหรือไม่ หากพวกเขายังไม่ได้เริ่มบันทึกเอกสารเพื่อให้ตัวเองประสบความสำเร็จในโครงการในอนาคต

ปฏิบัติต่อเมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงให้เมทริกซ์การประเมินความเสี่ยงจัดหมวดหมู่ความรุนแรงเป็นสี่ถัง: หายนะวิกฤติใหญ่และผู้เยาว์ สิ่งนี้ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญที่ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการแก้ไขปัญหาก่อน

ในขณะที่คุณระบุเหตุการณ์ความเสี่ยงที่สำคัญใส่ไว้ในการลงทะเบียนความเสี่ยง. ตามชื่อที่แนะนำการลงทะเบียนความเสี่ยงเป็นรายการที่เฉพาะเจาะจงของความเสี่ยงของโครงการทั้งหมดของคุณ การลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณควรตอบคำถามหลายข้อเกี่ยวกับความเสี่ยงที่คุณระบุ ได้แก่ :

ความเป็นไปได้ของเหตุการณ์ความเสี่ยงนี้คืออะไร?

ความน่าจะเป็นของการเกิดอะไรคืออะไร?

ผลกระทบและความรุนแรงคืออะไรหากความเสี่ยงเกิดขึ้น?

แผนการตอบสนองความเสี่ยงของเราคืออะไร?

เนื่องจากความเป็นไปได้และผลกระทบระดับความสำคัญคืออะไร?

ใครเป็นเจ้าของความเสี่ยงนี้?

ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่สามารถคิดออกทั้งหมดได้ตอนนี้ - บางส่วนของสิ่งเหล่านี้จะมาในขั้นตอนต่อไป

2. วิเคราะห์

สำหรับความเสี่ยงแต่ละอย่างที่คุณระบุวิเคราะห์ความเป็นไปได้ความรุนแรงและแผนการตอบสนอง ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของความเสี่ยงของโครงการของคุณให้พิจารณาการวิเคราะห์ความเสี่ยงของคุณกับทีมงานของคุณหรือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ในการตัดสินใจว่าความรุนแรงคิดว่าความเสี่ยงจะส่งผลต่อวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณอย่างไร มันจะชะลอไทม์ไลน์ของคุณบ่อนทำลายงบประมาณของคุณหรือลดผลกระทบของการส่งมอบโครงการของคุณ? จากนั้นสำหรับความเสี่ยงแต่ละครั้งขึ้นมาพร้อมกับแผนการตอบกลับ แผนการตอบกลับของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นรายการการกระทำสำหรับตอนนี้ - ค่อนข้างมันคือสิ่งที่ทีมของคุณจะทำเพื่อ pivot อย่างรวดเร็วและแก้ไขความเสี่ยง

3. จัดลำดับความสำคัญ

เพื่อจัดลำดับความสำคัญของคุณถามตัวเองว่า: ขึ้นอยู่กับการลงทะเบียนและการวิเคราะห์ความเสี่ยงของคุณซึ่งความเสี่ยงส่วนใหญ่มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นและเป็นอันตรายต่อความสำเร็จของโครงการของคุณมากที่สุด? ความเสี่ยงที่สำคัญที่สุดต่อที่อยู่คือผู้ที่มีความน่าจะเป็นสูงในการเกิดขึ้นและความรุนแรงสูง คุณจะต้องติดตามและตอบสนองต่อความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด แต่สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่คุณต้องการให้ความสนใจมากที่สุดและเช็คอินบ่อยที่สุด

4. มอบหมาย

ขั้นตอนนี้เป็นตัวเลือก - แต่แนะนำ แม้ว่าความเสี่ยงของคุณจะยังไม่เกิดขึ้น แต่ก็มีประโยชน์ในการมอบหมายให้เป็นเจ้าของความเสี่ยงก่อนดังนั้นสมาชิกในทีมของคุณเตรียมพร้อม บุคคลนี้ไม่เพียง แต่ตรวจสอบความเสี่ยง แต่พวกเขายังจะเป็นบุคคลที่มีจุดประสงค์เพื่อพัฒนาแผนบรรเทาความเสี่ยง

5. ตรวจสอบ

ณ จุดนี้โครงการของคุณได้เริ่มขึ้นแล้ว หวังว่าคุณจะติดตามได้ดีต่อความดีที่สุดของคุณวัตถุประสงค์ของโครงการ. แต่ให้แน่ใจว่าคุณติดตามความเสี่ยงของคุณต่อไปเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่น่ารังเกียจ เพื่อทำสิ่งนี้:

ส่งการอัปเดตสถานะปกติดังนั้นทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน โปรดจำไว้ว่า: การบริหารความเสี่ยงควรเป็นเชิงรุก - ไม่ใช่ปฏิกิริยา

ตรวจสอบในแบบอะซิงโครนัสกับผู้จัดการความเสี่ยงของคุณ ความเสี่ยงแต่ละคน "เจ้าของ" ควรตรวจสอบเหตุการณ์ความเสี่ยงของพวกเขาสำหรับธงสีแดง ในฐานะผู้จัดการโครงการหรือผู้นำทีมเช็คอินกับพวกเขาเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี

จับตาดูการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณสำหรับการอัปเดตใด ๆ หากความเป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลงความเสี่ยงหรือมีการปรับปรุงแผนความเสี่ยงการเปลี่ยนแปลงนั้นควรสะท้อนให้เห็นในการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณ เช่นเดียวกับองค์ประกอบส่วนใหญ่ของการจัดการโครงการแผนการบริหารความเสี่ยงของคุณควรเป็นเอกสารที่มีชีวิตที่ทีมของคุณใช้อยู่ในการติดตาม

การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบความเสี่ยง บ่อยครั้งที่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหรือความเสี่ยงใหม่ที่ครอบตัดขึ้นที่สมาชิกในทีมสังเกตเห็น แต่อาจไม่รู้สึกว่ามีอำนาจในการตั้งค่าสถานะทันที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังสร้างวัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันของทีมเปิดกว้างและความซื่อสัตย์

6. ตอบสนอง

หากทุกจุดมีความเสี่ยงกลายเป็นความจริงก็ถึงเวลาตอบสนองแล้ว ด้วยการลงทะเบียนความเสี่ยงและแผนการบริหารความเสี่ยงของคุณคุณควรมีสิ่งที่ยอดเยี่ยมแผนฉุกเฉินเพื่อจัดการกับความเสี่ยง

โปรดจำไว้ว่า: การบริหารความเสี่ยงไม่ได้เกี่ยวกับการป้องกันความเสี่ยง - แม้ว่าจะช่วยได้ . แต่การบริหารความเสี่ยงโครงการเป็นการฝึกฝนการเตรียมความพร้อมสำหรับความเสี่ยงและมีแผนการที่ดีในสถานที่ดังนั้นคุณจึงไม่ถูกแบนราบ

เป้าหมายของการบริหารความเสี่ยงโครงการ

การดำเนินการตามแผนการจัดการความเสี่ยงสามารถช่วยเตรียมทีมงานของคุณสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด แต่ความจริงไม่ใช่ทุกโครงการต้องการแผนการจัดการความเสี่ยงในเชิงลึก หากโครงการของคุณค่อนข้างตรงไปตรงมาคุณอาจต้องแชทอย่างรวดเร็วกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อระดมสมองและแก้ไขความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

โครงการเหล่านี้มีขนาดเล็กในขอบเขตอย่าใช้เวลาสมาชิกในทีมจำนวนมากหรือทรัพยากรภายนอก (เช่นงบประมาณหรือแบนด์วิดธ์) และอาจเป็นกระบวนการที่คุณทำสำเร็จก่อน

หากคุณกำลังทำงานกับความคิดริเริ่มที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับจำนวนมากผู้มีส่วนได้เสียโครงการข้ามฟังก์ชั่นและทรัพยากรที่สำคัญคุณจะได้รับประโยชน์จากแผนการบริหารความเสี่ยงโครงการ เหล่านี้เป็นโครงการที่คุณอาจลงทุนเวลาสมาชิกของทีมและแบนด์วิดธ์จำนวนมากหรือเตรียมการลงทุนทางการเงินขนาดใหญ่ ด้วยแผนการบริหารความเสี่ยงคุณสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการจะอยู่ภายในขอบเขตโครงการและในที่สุดก็ประสบความสำเร็จ

รวมการจัดการความเสี่ยงของโครงการในเซสชั่นการวางแผนโครงการครั้งต่อไปของคุณ

โครงการที่ประสบความสำเร็จมีแผนการที่ยอดเยี่ยมและการจัดการความเสี่ยงเป็นกุญแจสำคัญในกระบวนการวางแผนขั้นต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงโครงการของคุณไปยังเอกสารการวางแผนขั้นต้นเช่นเดียวกับคุณสรุปโครงการ. ด้วยวิธีนี้ทุกคนสามารถเข้าถึงแผนการบริหารความเสี่ยงของคุณและพวกเขาสามารถตอบสนองเชิงรุกกับความเสี่ยงสูงที่เกิดขึ้น

สำหรับการวางแผนการวางแผนโครงการเพิ่มเติมค้นหาวิธีการผู้จัดการงาน UDNสามารถช่วยคุณติดตามเป้าหมายกำหนดเหตุการณ์สำคัญและสื่อสารทั้งหมดในที่เดียว