Vad är projektriskhantering? 6 steg för att öka framgången

Sammanfattning

En riskhanteringsplan beskriver hur ditt projektteam analyserar och mildrar potentiella projektrisker. Lär dig de sex stegen i projektriskhanteringsprocessen för att öka projektets framgång.

Ett projekt är mest framgångsrikt när du planerar och hanterar det effektivt. Utveckla dinProjektledningskunskaperOch genomförande av beprövade och sanna projektledningstrategier för projektledning kan hjälpa till. Men även de mest välutvecklade projekten kommer att ha risker.

Det bästa sättet att förhindraProjektriskerär att möta dem huvud. Proaktivt planering för dessa osäkra händelser med hjälp av en riskhanteringsplan kan hjälpa dig att styra ditt projektteam till lugnt vatten - istället för att få fångas i mitten av en oväntad storm.

Om du aldrig har utvecklat en riskhanteringsplan tidigare kan du ha lidit konsekvenserna av oväntade risker på tidigare projekt. Läs mer om Project Risk Management och prova dessa sex enkla steg för att bygga din egen riskhanteringsplan.

Vad är en projektriskhanteringsplan?

En projektriskhanteringsplan är ett dokument som beskriver hur ditt lag identifierar, analyserar och svarar på potentiella projektrisker som inte har inträffat än.

Projektrisk vs. problem i projektledning

A är något som kan påverka ett projekts framgång genom att antingen fördröjaProjekt tidslinje, överbelasta budgeten, eller leder till minskad projektprestanda på något annat sätt.

A är allt som redan har påverkat ett projekts framgång. Att lösa problem är ett reaktivt tillvägagångssätt snarare än en proaktiv.

Med en effektiv riskhanteringsplan kan du ta itu med eventuella risker som kan uppstå under livscykeln i ett projekt och mildra dem så att ditt projekt stannar på spår, på budget och på mål.

När man använder projektriskhantering

En bra projektriskhanteringsplan är inte reaktiv-det är proaktivt. Idealiskt bör du skapa din riskhanteringsplan under projektplaneringsfasen. På det sättet kan du bäst identifiera eventuella risker och deras potentiella påverkan och övervaka dessa risker under projektet. I stället för att bli omedveten, får du ditt öga på dessa risker om de blir besvärliga.

Alternativt, om du vill ta itu med projektrisker för en process som redan har varitsparkad från, överväga att användaTeorin om begränsningar, vilket är en ram för att hjälpa dig att identifiera den svagaste länken i ett projekt eller process och hantera riskens inverkan.

De 6 stegen för projektriskhantering

Hantering av projektrisk handlar om att identifiera, planera och övervaka potentiell risk. Inte allt kommer att gå fel, och det är även möjligt att ingenting kommer att gå fel. Men proaktiv riskbedömning ochincidenthanteringKan hjälpa dig att vara beredd och kurs korrekt. Detta säkerställer att du träffar alla dinaProjektmåli tid och inom din budget.

Om du kommer igång med riskhantering är här sex steg för att hjälpa dig att skriva en projektriskhanteringsplan. För varje steg, använd UDN Task Manager Projektriskplan för att visa dig vad en riskhanteringsplan kan se ut för ditt nästa projekt.

1. Identifiera

För att identifiera risker, skapa en projektriskhanteringsplan genom att sätta ihop en lista över alla potentiella projektriskhändelser. En riskhändelse är allt som kan påverka projektets schema, budget eller framgång.

Det finns en mängd olika sätt att påbörja riskidentifieringsprocessen, inklusive:

Intervjuprojekt intressenter. Det bästa sättet att identifiera projektrisker är att fråga intressenter, ledarskap och experter i ämnet. Om de har kört liknande projekt, fråga dem vilka risker de sprang in och hur du kan förhindra dem. Även om de inte har kört liknande projekt, se till att checka in med viktiga projekt intressenter för att säkerställa att du inte saknar några viktiga projektrisker.

Brainstorm potentiella risker med ditt projektteam. Ditt projektteam är vem du ska arbeta med på den här projektdagen och dagen ut. Innan du börjar på ditt projekt, fråga dem vad de ser som potentiella risker och överväga att vara värd för en brainstorming-session för att identifiera allvarliga risker för ditt projekt.

Dokument och ratificera dina antaganden. EnligtGuide till Projektledning Konstkod (PMBOK®), är något om det projekt du tror kommer att vara sant-utan att vara ett garanterat faktum. Du kan basera projektbeslut på dina antaganden utan att ens förstå att du gör det. Men genom att göra det utan att dokumentera och verifiera dina antaganden öppnar du dig själv för projektrisk. Om de antaganden du inte har är faktiskt sanna, kan grunden för ditt projekt bli instabil, vilket kan äventyra din projekt framgång.

Kontrollera dina checklistor. Se om ditt lag eller avdelning har byggt en checklista med gemensamma risker. Om de inte har, börja dokumentera en för att ställa upp dig för framgång på framtida projekt.

Utföra en riskbedömningsmatris. A RiskbedömningsmatrisKategoriserar svårighetsgrad i fyra hinkar: katastrofala, kritiska, marginella och mindre. Detta bidrar till att prioritera vilka potentiella risker att ta itu med först.

När du identifierar viktiga riskhändelser, lägg dem in i enRiskregister. Som namnet antyder är ett riskregister en dedikerad lista över alla dina projektrisker. Ditt riskregister bör svara på flera frågor om de kända risker du har identifierat, inklusive:

Vad är sannolikheten för denna riskhändelse?

Vad är sannolikheten för förekomst?

Vad är effekten och svårighetsgraden om risken uppstår?

Vad är vår riskresponsplan?

Med tanke på sannolikheten och påverkan, vad är prioriteringsnivån?

Vem äger denna risk?

Oroa dig inte om du inte kan räkna ut allt detta nu - några av dessa kommer att komma i de senare stegen.

2. Analysera

För varje risk du har identifierat, analysera sannolikheten, svårighetsgraden och svarplanen. Beroende på komplexiteten i dina projektrisker, överväga att göra din riskanalys med ditt projektteam eller med viktiga intressenter. För att bestämma svårighetsgrad, tänk på hur risken kommer att påverka dina projektmål. Kommer det att fördröja din tidslinje, undergräva din budget eller minska effekterna av dina projektleveranser? Därefter, för varje risk, komma med en svarplan. Din svarplan är inte nödvändigtvis enåtgärdspostFör just nu - är det bara vad ditt lag kommer att göra för att snabbt pivotera och ta itu med risken.

3. Prioritera

För att prioritera dina risker, fråga dig själv: Baserat på ditt riskregister och analys, vilka risker är mest sannolikt att hända och vara mest skadliga för ditt projekts framgång? De viktigaste riskerna att ta itu med är de som har en stor sannolikhet att hända och också en hög svårighetsgrad. Du kommer att vilja övervaka och svara på alla potentiella risker, men det är de som du vill betala mest uppmärksamma och checka in på oftast.

4. Tilldela

Detta steg är valfritt - men rekommenderas. Även om dina risker inte hänt, är det bra att tilldela en riskägare tidigt, så dina lagmedlemmar är förberedda. Den här personen bör inte bara övervaka risken, men de är också den punkt som personen för att utveckla en riskreducerande plan.

5. Monitor

Vid denna tidpunkt har ditt projekt börjat. Förhoppningsvis spårar du bra mot din ultimataProjektmål. Men se till att du fortsätter att övervaka dina risker för att undvika otäcka överraskningar. Att göra detta:

Skicka regelbundna statusuppdateringarSå ditt projektteam och projekt intressenter är alla på samma sida. Kom ihåg: Riskhantering bör vara proaktiv-inte reaktiv.

Kolla in asynkront med dina individuella riskchefer. Varje risk "ägare" bör övervaka sin riskhändelse för röda flaggor. Som projektledare eller lag leder, checka in med dem regelbundet för att se till att allt går bra.

Håll ett öga på ditt riskregister för eventuella uppdateringar. Om sannolikheten för riskändringar eller riskplanen är uppdaterad, bör ändringen återspeglas i ditt riskregister. Liksom de flesta element i projektledning ska din riskhanteringsplan vara ett levande dokument som ditt lag använder för att hålla sig på rätt spår.

Samarbetet är också viktigt för riskövervakning. Alltför ofta skördar potentiella problem eller nya risker att en lagmedlem märkte, men kanske kände sig inte bemyndigade att flagga genast. Se till att du bygger en kultur avlagsamarbete, öppenhet och ärlighet.

6. Svara

Om en risk blir verklighet, är det dags att svara. Med din riskregister och riskhanteringsplan på plats borde du ha en braberedskapsplanatt hantera risker.

Kom ihåg: Riskhantering handlar inte om att förhindra risker - även om det hjälper. . Projektriskhantering är snarare utövandet av att förbereda sig för risker och ha en bra plan på plats så att du inte fångas flatfooted.

Målet med projektriskhantering

Genomförandet av en riskhanteringsplan kan hjälpa till att förbereda ditt team för oväntade händelser. Men sanningen behöver inte varje projekt en fördjupad riskhanteringsplan. Om ditt projekt är relativt enkelt, kan du bara behöva en snabb chatt med dina lagmedlemmar för att brainstorma och ta itu med eventuella risker.

Dessa projekt är små i räckvidd, tar inte upp en hel del teammedlems eller externa resurser (som budget eller bandbredd), och kan vara processer som du framgångsrikt har slutfört tidigare.

Om du arbetar med ett komplext initiativ som innebär mycketKorsfunktionella projekt intressenterOch viktiga resurser, du skulle dra nytta av en projektriskhanteringsplan. Det här är projekt där du kan investera en betydande mängd teammedlem och bandbredd eller förbereda en stor finansiell investering. Med en riskhanteringsplan kan du se till att projektet är kvar iprojektets omfattningoch slutligen lyckas.

Inkorporera projektriskhantering i din nästa projektplaneringssession

Framgångsrika projekt har stora planer och riskhantering är en nyckel till den tidiga planeringsprocessen. Var noga med att integrera din projektriskhanteringsstrategi i några tidiga planeringsdokument, som dinProjektkort. På det sättet har alla tillgång till din riskhanteringsplan och de kan proaktivt reagera på höga risker som uppstår.

För mer projektplanering, ta reda på hurUDN Task ManagerKan hjälpa dig att spåra mål, definiera milstolpar och kommunicera allt på ett ställe.