Що таке управління ризиками проекту? 6 кроків, щоб збільшити успіх

Резюме

Деталі управління ризиками Детальніше Як аналізує команду проекту та пом'якшує потенційні ризики проекту. Дізнайтеся шість кроків процесу управління ризиками проекту, щоб збільшити успіх проекту.

Проект є найбільш успішним, коли ви плануєте та керуєте цим ефективно. Розробка вашогоНавички управління проектамита впровадження спроб та справжнього управління проектами стратегії пом'якшення наслідків може допомогти. Але навіть найбільш добре розвинені проекти матимуть ризики.

Найкращий спосіб запобігтиРизики проектуполягає в тому, щоб зіткнутися з ними голова. Проективно планування цих невизначених подій за допомогою плану управління ризиками може допомогти вам керувати командою вашої проекту в спокійні води - замість того, щоб потрапити в середину несподіваної бурі.

Якщо раніше ви ніколи не розробили план управління ризиками, ви, можливо, зазнали наслідків несподіваних ризиків у минулому проектах. Дізнайтеся більше про управління ризиками проекту та спробуйте ці шість простих кроків для створення власного плану управління ризиками.

Який план управління ризиками?

План управління ризиками проекту - це документ, який деталізує, як ваша команда ідентифікує, аналізує та відповідає на потенційні ризики проекту, які ще не відбулися.

Ризик проекту VS.

A це все, що може вплинути на успіх проекту шляхом затримкиХронологія проекту, перевантаження бюджету, або призводить до зменшення продуктивності проекту.

A це все, що вже вплинуло на успіх проекту. Вирішення проблем є реактивним підходом, а не активним.

Завдяки ефективному плану управління ризиками ви можете вирішити будь-які потенційні ризики, які можуть обрізатися під час життєвого циклу проекту та пом'якшити їх, щоб ваш проект залишається на шляху до бюджету та на меті.

При використанні управління ризиками проекту

Гарний план управління ризиками проекту не реактивний - це активне. В ідеалі, ви повинні створити план управління ризиками під час етапу планування проекту. Таким чином, ви можете визначити будь-які ризики та їх потенційний вплив та контролювати ці ризики під час проекту. Замість того, щоб бути невідомим, ви будете мати ваше око на тих ризиках, якщо вони стають неприємними.

Крім того, якщо ви хочете вирішувати ризики проекту для процесу, який вже бувстартував, розглянути можливість використанняТеорія обмежень, що є рамкою, яка допоможе вам визначити найслабчущу ланку в проекті або процесі та вирішити вплив ризику.

6 кроків управління ризиками проекту

Керуючий ризик проекту - це все для виявлення, планування та моніторингу потенційного ризику. Не все буде не так, і навіть можливо, що ніщо не піде не так. Але активна оцінка ризику таУправління інцидентомможе допомогти вам бути готовим і швидко, курс. Це гарантує, що ви потрапили в усі вашіЦілі проектувчасно і в межах вашого бюджету.

Якщо ви починаєте з управління ризиками, ось шість кроків, які допоможуть вам написати план управління ризиками проекту. Для кожного кроку використовуйте Менеджер завдань UDN З планом ризику проекту показати вам, що план управління ризиками може виглядати для вашого наступного проекту.

1. Визначити

Щоб визначити ризики, створіть план управління ризиками проекту, поклавши список усіх потенційних заходів ризику проекту. Подія ризику - це все, що може вплинути на розклад, бюджет або успіх вашого проекту.

Існує різноманітні способи початку процесу ідентифікації ризику, у тому числі:

Інтерв'ю проекту зацікавлені сторони. Найкращий спосіб визначити ризики проекту - попросити зацікавлених сторін, керівництва та експертів у темі. Якщо вони запускають подібні проекти, запитайте їх, які ризики вони побіглими і як ви можете запобігти їм. Навіть якщо вони не запускають подібні проекти, обов'язково зареєструйтесь за допомогою ключових зацікавлених сторін, щоб забезпечити відсутність важливих ризиків проекту.

Мозковий штурм потенційних ризиків з командою проекту. Ваша команда проекту полягає в тому, з ким ви будете працювати з цим проектом у день та вихідний день. Перш ніж почати роботу з вашого проекту, попросіть їх, що вони бачать як потенційні ризики та розглядають можливість проведення мозкового штурму для виявлення серйозних ризиків для вашого проекту.

Документ і ратифікувати ваші припущення. Відповідно зКерівництво до організації управління проектами (PMBOK®), Що-небудь про проект, який ви вважаєте, буде правдою, не є гарантованим фактом. Ви можете базувати рішення проекту з ваших припущень, навіть не розуміючи, що ви це робите. Але, роблячи це-без документування та перевірки ваших припущень - ви відкриваєте себе для ризику проекту. Якщо припущення, які ви маєте насправді,, то основи вашого проекту можуть стати нестабільними, що може поставити під загрозу успіх вашого проекту.

Перевірте контрольні списки. Подивіться, чи ваша команда або відділ побудував контрольний список загальних ризиків. Якщо вони цього не зробить, почніть документувати один, щоб поставити себе на успіх у майбутніх проектах.

Виконувати матрицю оцінки ризику. A Матриця оцінки ризикукатегоризує тяжкість на чотири відра: катастрофічні, критичні, маргінальні та незначні. Це допомагає визначити пріоритет, який потенційний ризик вирішувати спочатку.

Як ви визначаєте важливі події ризику, покладіть їх уРеєстрація ризику. Як свідчить назва, реєстр ризику є виділеним списком всіх ваших ризиків проекту. Ваш регістр ризику повинен відповісти на кілька запитань щодо відомих ризиків, які ви визначили, у тому числі:

Яка вірогідність цієї події ризику?

Яка ймовірність виникнення?

Який вплив і тяжкість, якщо виникає ризик?

Який план реакції ризику?

Враховуючи ймовірність і вплив, який рівень пріоритету?

Хто володіє цим ризиком?

Не хвилюйтеся, якщо ви не можете зрозуміти, що все це зараз - деякі з них прийдуть на більш пізні кроки.

2. Аналіз

Для кожного ризику ви визначили, аналізуйте ймовірність, тяжкість та план відповіді. Залежно від складності ризиків проекту, розгляньте аналіз ризику з командою проекту або з ключовими зацікавленими сторонами. Щоб вирішити тяжкість, подумайте, як ризик вплине на цілі проекту. Чи буде це затримувати свою часову шкалу, підірвала свій бюджет, або зменшити вплив вашого проекту? Потім, за кожен ризик, придумайте план відповіді. Ваш план відповіді не обов'язково єЕлемент діїЗараз зараз - скоріше, це те, що ваша команда зробить, щоб швидко поворот і вирішувати ризик.

3. пріоритети

Щоб визначити пріоритетність ваших ризиків, запитайте себе: на підставі реєстру та аналізу ризику, які, швидше за все, станеться, і найбільш потенційно пошкоджують успіх вашого проекту? Найважливішими ризиками для вирішення є ті, що мають високу ймовірність відбуду, а також високу тяжкість. Ви хочете контролювати та відповісти на всі потенційні ризики, але це ті, які ви хочете приділяти більшу увагу та чекати на найчастіше.

4. Призначити

Цей крок є необов'язковим, але рекомендується. Незважаючи на те, що ваші ризики ще не відбулися, це корисно призначити власника ризику рано, тому члени вашої команди готуються. Ця особа повинна не тільки контролювати ризик, але вони також будуть точкою людини для розробки плану пом'якшення ризику.

5. Монітор

На цьому етапі ваш проект почався. Сподіваємося, ви добре відстежуєтеся до кінцевоїЦілі проекту. Але переконайтеся, що ви продовжуєте активно контролювати свої ризики, щоб уникнути будь-яких неприємних сюрпризів. Зробити це:

Надіслати регулярні оновлення статусуОтже, ваша команда проекту та зацікавлені сторони є на одній сторінці. Пам'ятайте: управління ризиками повинно бути активним не реактивним.

Перевірте асинхронно з вашими керівниками індивідуального ризику. Кожен ризик "власник" повинен бути моніторинг їхньої події ризику для червоних прапорів. Оскільки керівник проекту або команда призводить, регулярно перевіряйте їх, щоб переконатися, що все йде добре.

Слідкуйте за реєстрацією вашого ризику для будь-яких оновлень. Якщо ймовірність зміни ризику або план ризику оновлюється, ця зміна повинна відображатися у реєстрі ризику. Як і більшість елементів управління проектами, ваш план управління ризиками повинен бути живим документом, який ваша команда використовує, щоб залишатися на шляху.

Співпраця також дуже важлива для моніторингу ризику. Занадто часто, потенційні проблеми або нові ризики обрізають, що помітив член команди, але, можливо, не відчував повноважень прапора відразу. Переконайтеся, що ви створюєте культуруКомандна співпраця, відкритість і чесність.

6. Відповідайте

Якщо в будь-який момент ризик стає реальністю, настав час відповісти. За допомогою вашого регістра ризику та планом управління ризиками, ви повинні мати великийрезервний планмати справу з ризиками.

Пам'ятайте: управління ризиками не про запобігання ризику, хоча це допомагає. . Скоріше, управління ризиками проекту є практика підготовки до ризиків та маючи чудовий план, тому ви не спіймали плоскі.

Мета управління ризиками проекту

Впровадження плану управління ризиками може допомогти підготувати вашу команду для несподіваних подій. Але правдиво, не кожен проект потребує поглибленого плану управління ризиками. Якщо ваш проект є відносно простим, вам може знадобитися швидкий чат з членами вашої команди до мозкового штурму та вирішувати будь-які потенційні ризики.

Ці проекти невеликі за обсягом, не займають багато часу або зовнішніх ресурсів (наприклад, бюджет або пропускну здатність), і можуть бути процеси, які ви успішно завершили.

Якщо ви працюєте над складною ініціативою, яка передбачає багатоПерехресно-функціональні зацікавлені сторони проектута важливі ресурси, ви отримаєте вигоду від плану управління ризиками проекту. Це проекти, де ви можете інвестувати значну кількість часу члена команди та пропускну здатність або готуючи великі фінансові інвестиції. З планом управління ризиками, ви можете забезпечити, що проект залишається в межахОбсяг проектуІ, в кінцевому рахунку, досягає успіху.

Включити управління ризиками проекту у наступному сеансі планування проекту

Успішні проекти мають великі плани та управління ризиками є ключем до цього процесу планування раннього етапу. Не забудьте включити стратегію управління ризиками проекту в будь-які документи планування раннього етапу, як і вашаПроект короткий. Таким чином, кожен має доступ до плану управління ризиками, і вони можуть активно реагувати на будь-які високі ризики.

Для отримання додаткового керівництва проекту дізнайтеся, якМенеджер завдань UDNможе допомогти вам відстежувати цілі, визначити віхи та спілкуватися в одному місці.