6 pași pentru un proiect de succes post mortem întâlnire

rezumat

Un proiect post mortem întâlnire este o întâlnire deținută după finalizarea unui proiect. Scopul principal este de a reflecta asupra modului în care a mers proiectul și de a identifica ceea ce poate fi modificat în mișcare pentru a crea un proces mai raționalizat. În acest articol, vorbim despre beneficiile cheie ale găzduirii unui post de post mortem și pașii pe care trebuie să o luați pentru a avea o întâlnire de succes.

Unul dintre cele mai satisfăcătoare sentimente din procesul de gestionare a proiectului este de a finaliza proiectul în sine. Tu și echipa ta au muncit din greu pentru a ajunge la acest punct și înainte de a vă deplasa înainte, este important să luați ceva timp pentru a sărbători și a reflecta asupra tuturor lucrărilor mari pe care le-ați făcut.

O modalitate excelentă de a reflecta este întâlnirea post mortem. În acest articol, discutăm despre aspectele cheie ale unui proiect post mortem și împărtășiți șase pași simpli pentru a găzdui o întâlnire de succes.

Ce este un proiect post mortem întâlnire?

Ședințele post mortem sunt întâlniri pe care le țineți odată ce un proiect sa încheiat. Această întâlnire este o șansă pentru echipa dvs. de proiect să identifice lucrurile care au mers bine pe tot parcursul proiectului și lucrurile care ar fi putut să se ducă în mod diferit.

Ședințele post mortem de proiect reprezintă o bună oportunitate de a sărbători victorii, să reflecteze asupra fluxului de lucru al echipei dvs. și să se itereze pe orice procese pentru a face lucrurile mai bune pentru a face lucrurile data viitoare.

Întâlnirile post mortem pot merge cu câteva nume diferite. Cele mai frecvente includ:

Proiectul de dezbatere: Acest termen provine de la originea militară în care echipele ar "dezbate" după o misiune de a descompune ce sa întâmplat.

Retrospectiv: Un retrospectiv de proiect este utilizat în mod obișnuit în managementul proiectelor agile. Deoarece obiectivul principal al Agile este îmbunătățirea continuă, întâlnirile retrospective sunt organizate în mod obișnuit după un ciclu de sprint, astfel încât echipa să poată reflecta.

Proiectul Recap: O recapitulare este de obicei o actualizare scrisă care captează punctele-cheie ale unei întâlniri. Recapitularea proiectului fac același lucru, dar evidențiați punctele-cheie ale unui întreg proiect.

Întâlnire de împachetare: Utilizat în mod obișnuit la sfârșitul proiectului pentru a finaliza sau înfășura orice capete libere.

Lecții învățate întâlnire : Institutul de Management de Proiect utilizează această limbă pentru a marca sfârșitul unui proiect. Aceste întâlniri pot ajuta liderii proiectului să aibă o perspectivă clară asupra a ceea ce a funcționat, ceea ce nu a făcut și ce poate fi îmbunătățit.

Post mortem vs. premortem

Principala diferență dintre un post mortem și o întâlnire de premortem este atunci când se desfășoară întâlnirea.Premortem.Întâlnirile se întâmplă înainte de începerea unui proiect. Într-o întâlnire premortem, echipa se gândește proactiv despre tot ceea ce ar putea merge prost ca o modalitate de aatenuarea riscului .

Ședințele post mortem se întâmplă după ce proiectul se întâmplă deja. Este o întâlnire retrospectivă pentru a reflecta asupra lucrurilor care au avut loc în timpul proiectului.

De ce ar trebui să conduci o întâlnire post mortem de proiect?

Rularea unui post post mortem poate damanageri de proiectO mulțime de informații bune despre cum să-și îmbunătățească procesul de proiect. În special, aceste întâlniri vă ajută:

Aflați din experiențele dvs. trecute

Ședințele post mortem ale proiectului sunt importante deoarece pot ajuta managerii de proiect să eficientizeze procesele pentru proiecte viitoare. Luând timp pentru a reflecta asupra a ceea ce a mers bine în timpul unui proiect, puteți utiliza acest feedback pentru a vă informa planurile pentru următorul proiect. Dacă ceva nu a mers bine în timpul unui proiect, puteți folosi această ocazie pentru a vă adapta strategia.

Aplicarea învățării dvs. din proiectele anterioare poate contribui, de asemenea, la prevenirea greșelilor șiatenuarea riscului. Dacă executați în mod regulat proiecte similare, puteți crea un șablon bazat pe procesele dvs. de proiect anterioare. În acest fel, echipa dvs. de proiect știe ce elemente de acțiune șilivrabiletrebuie să mergeți în planul dvs. de proiect.

Retrospective și iterație sunt piloni importanți, deoarece se referă la metodologia de management al proiectelor agile. Procesele agile fac o prioritate. Fără a lua timp să reflecte asupra lucrurilor care bine sau ce nu ați fi putut să vă schimbați procesele pentru următorul sprint.

Creșteți comunicarea echipei

Unul dintre beneficiile majore ale unei întâlniri de post mortem de proiect este că oferă posibilitatea ca managerii de proiect să facă un pas înapoi și să reflecteze asupra modului în care alți membrii echipei au simțit despre partea lor din proiect.

Succesul unui proiect este adesea contingent cu privire la cât de bine o echipă funcționează împreună, deci este important să creați spațiu pentru toată lumea să împărtășească experiențele lor unice. Aceasta este o oportunitate pentru persoane fizice de a vorbi despre punctele lor specifice de durere și de a lucra împreună pentru a afla soluții pentru următorul proiect, astfel încât aceste puncte de durere nu se întâmplă din nou.

Îmbunătățiți moralul echipei

Efectuarea timpului pentru a reflecta asupra realizărilor echipei dvs. este o modalitate ușoară de a îmbunătăți moralul echipei. În timp ce poate fi ușor să încheiați un proiect și să sară imediat imediat în următorul, luând timp pentru a sărbători lucrurile bune pe care echipa dvs. a făcut-o este importantă pentru legătura echipei.

Reuniunea post mortem este o mare oportunitate de a recunoaște membrii echipei care au trecut mai sus și dincolo de a face proiectul de succes. Recunoașterea membrilor echipei dvs. poate beneficia foarte mult de moralul echipei.

Iată câteva modalități prin care puteți îmbunătăți moralul în timpul întâlnirii dvs. post mortem:

Includeți o secțiune în dvs.Template de proiect retrospectivpentru "victorii".

Fiecare membru al echipei împărtășește cel puțin un "kudos" unui alt membru al echipei pe proiect.

Pregătiți câteva victorii cheie în avans înainte de începerea întâlnirii.

6 pași pentru a rula o întâlnire de succes post mortem

Procesul post mortem nu trebuie să fie complicat. Iată câteva pași simpli pentru a începe să conduceți o întâlnire de succes post mortem.

1. Faceți cunoștință în câteva zile de completare a proiectului

O analiză post mortem este cea mai eficientă atunci când experiența proiectului este încă proaspătă în mintea membrilor echipei dvs. O modalitate ușoară de a vă asigura că post mortem se face într-o perioadă de timp rezonabilă este să programați întâlnirea când începeți proiectul. Construirea procesului post mortem în dvs.fluxul de lucruasigură că acest pas nu va fi uitat.

În general, cel mai bun moment pentru a programa un post mortem este la câteva zile după finalizarea proiectului. Aceasta oferă echipei dvs. o mică pauză după proiect pentru a reflecta asupra timpului propriu înainte de a vă scufunda într-o retrospectivă de echipă.

2. Trimiteți un chestionar de pre-întâlnire

În timpul decalajului dintre sfârșitul proiectului și înainte de întâlnirea de post mortem, este util să trimiteți un chestionar echipei dvs. pentru a obține unele timpuri timpurii cu privire la ceea ce a gândit echipa dvs. despre proiect. Dacă mai mulți membri ai echipei menționează aceeași problemă, asigurați-vă că subiectul este un punct cheie de discuție în timpul întâlnirii dvs. post mortem.

Exemple de întrebări pre-întâlnire:

Care sunt trei lucruri care au mers bine în timpul acestui proiect?

Care sunt trei lucruri care nu au mers bine în timpul acestui proiect?

Aveți sugestii despre modul în care ne putem îmbunătăți pentru următorul proiect?

După ce identificați aceste puncte de discuție, următorul pas este să vă creați agenda și să o trimiteți echipei înainte de întâlnire.

3. Împărtășiți o agendă de întâlnire post mortem

Împărtășirea unei agende înainte de orice întâlnire, nu doar întâlniri post mortem, este o bună practică. Actualizarea echipei înainte de timp le oferă un heads în legătură cu subiectele cheie, astfel încât să poată pregăti câteva gânduri înainte de timp.

Agenda eșantionului:

Introducere (2,5 minute)

Echipa Shoutouts (5 minute)

Ce a mers bine (5 minute)

Ce ar fi putut merge mai bine (5 minute)

Sugestii pentru următorul proiect (5 minute)

Înfășurați (2,5 minute)

4. Atribuiți un membru și moderator dedicat

Înainte de începerea unei întâlniri, identificați un avion și moderator. În mod ideal, acest lucru ar trebui să fie doi membri ai echipei diferite, deoarece ambele în același timp poate duce la înălțimi în conversație. Adesea, managerul principal de proiect ia rolul moderatorului de discuții, în timp ce altcineva ia notă.

Dacă aveți această întâlnire practică, este o idee bună să înregistrați întâlnirea, astfel încât participanții să poată reflecta înapoi și aveți un punct de referință atunci când vă revizuițiNote de întâlnire .

5. Găzduiți întâlnirea

Când dețineți de fapt întâlnirea, este important să se stabilească un anumit reguli de bază pentru modul în care se va desfășura întâlnirea. Moderatorul ghidează de obicei conversația urmând punctele-cheie din agendă. Dar ce se întâmplă dacă conversația merge învechită?

Este sarcina moderatorului de a continua conversația și de a încuraja mai multe discuții cu privire la proiect. Iată câteva întrebări atente pe care moderatorii le pot cere membrilor echipei să solicite discuții:

Ați făcut oricine în echipă orice provocări care îndeplinesc termenele stabilite de planul de proiect? Dacă nu, ce ai spune că te-ai blocat?

Credeți că echipa a avut suficiente resurse pentru a finaliza proiectul până la termenul stabilit? Dacă nu, ce alte resurse am fi putut oferi să îndeplinească aceste termene?

După ce ați avut această experiență sub centura dvs., dacă ați putea redo acest proiect, ce ați face diferit?

Vrei să lucrezi la un proiect ca asta din nou? De ce sau de ce nu?

V-ați considera un proiect de succes? De ce sau de ce nu?

Întrebări deschise ca acestea vă pot ajuta să identificați aspecte ale procesului dvs. de proiect, încât să nu fiți priviți în timpul procesului. Puteți utiliza aceste informații de la echipa dvs. pentru a dezvolta un proces mai bun pentru următorul proiect.

6. Trimiteți o reapelare recapetă participanților

După terminarea întâlnirii, trimiteți o recapitulare a principalelor caweways echipei dvs. Asigurați-vă că includeți oriceElementele de acțiunepe care ați identificat-o în timpul întâlnirii și ați împărtășit gândurile inițiale despre ceea ce vă poate aștepta echipa dvs. pentru următorul proiect pe care îl lucrează.

Aflați mai multe despre abilitățile esențiale de management al proiectelor

În plus față de învățarea de la întâlnirea dvs. post mortem de proiect, puteți să vă pregătiți eficient pentru un proiect de succes cu abilități cheie de management de proiect, cum ar fi stabilirea unuiplan de proiectși găzduirea aReuniunea de kickoff de proiectpentru următorul proiect.

Interesat de a afla mai multe despre cum să-ți ascuți abilitățile de management de proiect? Aflați mai multe de laManager de sarcini UDN. S. Biblioteca de resurse de management de proiect .