6 steg för ett framgångsrikt projekt efter mortemmötet

Sammanfattning

Ett projekt efter mortemmötet är ett möte efter ett projekts slutförande. Huvudmålet är att reflektera över hur projektet gick och identifierar vad som kan ändras framåt för att skapa en mer strömlinjeformad process. I den här artikeln pratar vi om de viktigaste fördelarna med att vara värd för ett projekt efter mortem och de steg du behöver ta för att få ett framgångsrikt möte.

En av de mest tillfredsställande känslorna i projektledningsprocessen är att slutföra själva projektet. Du och ditt team arbetade hårt för att komma till den här punkten, och innan du går framåt är det viktigt att ta lite tid att fira och reflektera över allt det stora arbetet du har gjort.

Ett bra sätt att reflektera är mötet efter mortem. I den här artikeln diskuterar vi de viktigaste aspekterna av ett projekt efter mortem och delar sex enkla steg för att vara värd för ett framgångsrikt möte.

Vad är ett projekt efter mortemmöte?

Efter mortemmöten är möten du håller när ett projekt är över. Detta möte är en chans för ditt projektteam att identifiera de saker som gick bra i hela projektet och de saker som kunde ha gått annorlunda.

Projekt efter mortemmöten är ett bra tillfälle att fira vinster, reflektera över ditt lags arbetsflöde och iterera på alla processer för att göra saker bättre nästa gång.

Efter mortemmöten kan gå med några olika namn. De vanligaste är:

Projekt debrief: Denna term kommer från militära ursprung där lag skulle "debrief" efter ett uppdrag att bryta ner vad som hände.

Retrospektiv: Ett projekt retrospektiv används vanligtvis i smidig projektledning. Eftersom Agiles huvudmål är kontinuerlig förbättring, hålls retrospektiva möten vanligtvis efter en sprintcykel så att laget kan reflektera.

Projektrecap: En rekap är vanligtvis en skriftlig uppdatering som fångar de viktigaste punkterna i ett möte. Projektrekvenser gör samma sak, men markera de viktigaste punkterna i ett helt projekt.

Avsluta mötet: Vanligtvis används i slutet av projektet för att slutföra eller linda upp några lösa ändar.

Lärdomar : Projektledningsinstitutet använder detta språk för att markera slutet på ett projekt. Dessa möten kan hjälpa projektledare att klara insikt om vad som fungerade, vad som inte och vad som kan förbättras.

Postmortem vs Premortem

Den största skillnaden mellan en postmortem och ett premortemmöte är när mötet inträffar.PremortemMöten händer innan ett projekt börjar. I ett premortemmöte tänker laget proaktivt på allt som möjligen kan gå fel som ett sätt attmildra risken .

Efter mortemmöten händer efter att projektet redan händer. Det är ett retrospektivt möte att reflektera över de saker som hände under projektet.

Varför ska du köra ett projekt efter mortemmötet?

Att köra ett projekt efter mortem kan geprojektledareMånga goda insikter om hur man förbättrar sin projektprocess. I synnerhet hjälper dessa möten dig:

Lär dig av dina tidigare erfarenheter

Projekt efter mortemmöten är viktiga eftersom de kan hjälpa projektledare att effektivisera processer för framtida projekt. Genom att ta tid att reflektera över vad som gick bra under ett projekt, kan du använda den feedbacken för att informera dina planer för nästa projekt. Om något inte gick bra under ett projekt kan du använda denna möjlighet att anpassa din strategi.

Att tillämpa dina läror från tidigare projekt kan också bidra till att förebygga misstag ochmildra risken. Om du regelbundet kör liknande projekt kan du skapa en mall baserat på dina tidigare projektprocesser. På så sätt vet ditt projektteam vilka åtgärder ochleveransmåste gå i din projektplan.

Retrospektiv och iteration är viktiga pelare eftersom det gäller den smidiga projektledningsmetoden. Agile processer gör iteration en prioritet. Utan att ta sig tid att reflektera över saker som väl eller vad inte, skulle du inte kunna ändra dina processer för nästa sprint.

Öka lagkommunikation

En av de största fördelarna med ett projekt efter mötet är att det ger möjlighet till projektledare att ta ett steg tillbaka och reflektera över hur andra lagmedlemmar kände till sin del av projektet.

Ett projekts framgång är ofta beroende av hur bra ett lag arbetar tillsammans, så det är viktigt att skapa utrymme för alla att dela med sig av sina unika erfarenheter. Detta är en möjlighet för individer att prata om sina specifika smärtpunkter och arbeta tillsammans för att räkna ut lösningar för nästa projekt, så dessa smärtpunkter händer inte igen.

Förbättra Team Moral

Att göra tid att reflektera tillbaka på ditt lags prestationer är ett enkelt sätt att förbättra lagmoralen. Medan det kan vara lätt att sätta upp ett projekt och omedelbart hoppa direkt in i nästa, ta tid för att fira de goda sakerna som ditt team har gjort är viktigt för lagbindning.

Postmortemmötet är ett utmärkt tillfälle att känna igen lagmedlemmar som gick utöver att göra projektet framgångsrikt. Att erkänna dina lagmedlemmar kan mycket gynna lagmoralen.

Här är några sätt att förbättra moralen under ditt mortemmöte:

Inkludera en sektion i dinRetrospective Project Templateför "vinner".

Har varje lagmedlem delar minst en "kudos" till en annan lagmedlem på projektet.

Förbered några viktiga vinster i avancerat innan mötet börjar.

6 steg för att driva ett framgångsrikt efter mortemmöte

Postmortemprocessen behöver inte vara komplicerad. Här är några enkla steg för att komma igång med ledande ett framgångsrikt efter mortemmöte.

1. Möt inom några dagar efter projektets slutförande

En postmortemanalys är mest effektiv när projektets erfarenhet fortfarande är fräsch i dina lagmedlemmar. Ett enkelt sätt att se till att postmortemet är gjort inom rimlig tid är att schemalägga mötet när du börjar projektet. Bygga postmortemprocessen i dinarbetsflödesäkerställer att detta steg inte kommer att glömmas bort.

I allmänhet är den bästa tiden att schemalägga ett postmortem några dagar efter projektets slutförande. Detta erbjuder ditt lag lite paus efter projektet för att reflektera över sin egen tid innan du dyker in i ett team retrospektiv.

2. Skicka ett eftermötet frågeformulär

Under gapet mellan slutet av projektet och före postmötet är det till hjälp att skicka ett frågeformulär till ditt team för att få några tidiga takeaways på vad ditt lag tänkte på projektet. Om flera lagmedlemmar nämner samma problem, se till att ämne är en viktig diskussionsdisk under ditt möte efter mortem.

Prov före mötesfrågor:

Vad är tre saker som gick bra under det här projektet?

Vad är tre saker som inte gick bra under det här projektet?

Har du några förslag på hur vi kan förbättra för nästa projekt?

När du har identifierat dessa diskussionspunkter är nästa steg att skapa din agenda och skicka den till laget före mötet.

3. Dela en post mortem mötesagendan

Att dela en agenda Före något möte, inte bara efter mortemmöten, är en bra praxis. Uppdatering av teamet i förväg ger dem en heads upp om viktiga ämnen, så de kan förbereda några tankar i förväg.

Provagendan:

Introduktion (2,5 minuter)

Team Shoutouts (5 minuter)

Vad gick bra (5 minuter)

Vad kunde ha gått bättre (5 minuter)

Förslag till nästa projekt (5 minuter)

Vik upp (2,5 minuter)

4. Tilldela en dedikerad anteckningtagare och moderator

Innan ett möte startar, identifiera en anteckningtagare och moderator. Helst bör detta vara två olika lagmedlemmar, eftersom båda samtidigt kan leda till lulls i konversationen. Ofta tar huvudprojektledaren rollen som diskussionsmoderator, medan någon annan tar anteckningar.

Om du har det här mötet nästan, är det en bra idé att spela in mötet så att deltagarna kan reflektera på det och du har en referenspunkt när du granskar dinmötesanteckningar .

5. Värdar mötet

När du faktiskt håller mötet är det viktigt att sätta några grundläggande grundregler för hur mötet kommer att fortsätta. Moderatorn styr vanligtvis konversationen genom att följa de viktigaste punkterna på agendan. Men vad händer om konversationen blir gammal?

Det är moderatorens jobb att fortsätta konversationen och uppmuntra mer diskussion om projektet. Här är några tankeväckande frågor som moderatorer kan fråga lagmedlemmar att prompt diskussion:

Har någon på laget några utmaningar som uppfyller de tidslinjer som ställts av projektplanen? Om inte, vad skulle du säga att blockera dig?

Tror du att laget hade tillräckligt med resurser för att slutföra projektet med den tidsfrist som vi satte upp? Om inte, vilka andra resurser kan vi ha gett för att möta dessa tidsfrister?

Efter att ha haft den här erfarenheten under ditt bälte, om du kunde göra om det här projektet, vad skulle du göra annorlunda?

Vill du jobba på ett sådant projekt igen? Varför eller varför inte?

Skulle du överväga detta ett framgångsrikt projekt? Varför eller varför inte?

Öppna frågor som dessa kan hjälpa dig att identifiera aspekter av din projektprocess som du kanske inte är privilegig till under processen. Du kan använda dessa insikter från ditt team för att utveckla en bättre process för ditt nästa projekt.

6. Skicka ett möte om deltagare

Efter mötet är det över, skicka ett reparation av de viktigaste takeawaysna till ditt lag. Var noga med att inkludera någonÅtgärdsposterAtt du identifierade under mötet och dela initialt tankar om vad ditt lag kan förvänta sig för nästa projekt de arbetar på.

Läs mer om viktiga projektledningskunskaper

Förutom att lära av ditt projekt efter mortemmötet kan du effektivt förbereda ett framgångsrikt projekt med viktiga projektledning som etablerar enprojekt planoch värd enProjekt kickoff möteför ditt nästa projekt.

Intresserad av att lära dig mer om hur du skärpar dina projektledningskunskaper? Läs mer avUDN Task Manager s Projektledning Resursbibliotek .