5 ขั้นตอนในการเขียนบทสรุปโครงการที่ชัดเจน

อย่างรวดเร็วหนึ่งในผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณต้องการวิธีง่ายๆในการสรุปข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการของคุณ ... คุณส่งอะไร

ไม่มีอะไรอยู่ในใจ? คุณอาจต้องการโครงการสั้น ๆ ด้วยการสรุปโครงการทีมงานทั้งหมดของคุณมีแหล่งความจริงกลางสำหรับข้อมูลโครงการที่สำคัญ บทสรุปที่ดีคือจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดสำหรับผู้ที่ดีแผนโครงการและในที่สุดโครงการที่ประสบความสำเร็จ

บทสรุปของโครงการคืออะไร?

สรุปโครงการเป็นคำอธิบายสั้น ๆ ขององค์ประกอบสำคัญของโครงการของคุณ คิดว่าเป็นบทสรุปที่รวดเร็วสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและผู้ทำงานร่วมกันข้ามการทำงาน บทสรุปโครงการของคุณควรสื่อสารข้อกำหนดของโครงการของคุณโดยไม่ทำให้ผู้มีส่วนได้เสียของคุณจมอยู่กับรายละเอียดมากเกินไป

เช่นเดียวกับองค์ประกอบส่วนใหญ่ในการจัดการโครงการไม่มีเทมเพลตหรือสไตล์สั้น ๆ ที่เหมาะกับโครงการทั้งหมด บทสรุปของโครงการที่คุณสร้างขึ้นจะขึ้นอยู่กับขอบเขตและความซับซ้อนของโครงการของคุณ สำหรับบางโครงการสั้น ๆ ของคุณอาจสั้นเหมือนย่อหน้าสำหรับผู้อื่นมันอาจจะได้รับหน้ายาว

วางแผนที่จะสร้างโครงการสั้น ๆ ของคุณในช่วงเริ่มต้นของโครงการของคุณ หากคุณเริ่มต้นกับการจัดการโครงการคุณอาจพบองค์ประกอบอื่น ๆ ของการวางแผนโครงการต้น นี่คือวิธีการเปรียบเทียบโครงการสั้น ๆ กับองค์ประกอบการจัดการโครงการอื่น ๆ :

Project Project vs. Creative Brience

เช่นเดียวกับชื่อที่แนะนำสั้น ๆเป็นแนวทางสำหรับโครงการสร้างสรรค์ บทสรุปเชิงสร้างสรรค์ของคุณควรรวมถึงผู้ชมโครงการการส่งข้อความและน้ำเสียงกระบวนการจัดจำหน่ายงบประมาณโครงการและไทม์ไลน์ หากคุณกำลังทำงานกับหน่วยงานภายนอกหรือทีมงานสร้างสรรค์สั้น ๆ ที่สร้างสรรค์ของคุณอาจทำงานเป็นคำแถลงการทำงาน (หว่าน)ซึ่งกำหนดขอบเขตของโครงการและโครงการของคุณส่งมอบ

สรุปโครงการเป็นภาพรวมขององค์ประกอบสำคัญของโครงการของคุณ หากคุณกำลังทำงานกับโครงการสร้างสรรค์ของคุณการออกแบบโครงการอาจรวมถึงองค์ประกอบบางอย่างของความคิดสร้างสรรค์ที่มีความคิดสร้างสรรค์และผู้ชมโครงการ แต่สั้น ๆ ของโครงการของคุณควรสั้นกว่าและง่ายกว่าบทสรุปที่สร้างสรรค์ของคุณ

โครงการสรุปโครงการเทียบกับโครงการโครงการ

โดยพื้นฐานแล้วย่อโครงการของคุณควรเป็นรุ่นย่อของแผนโครงการของคุณ แผนโครงการของคุณควรมีองค์ประกอบเจ็ดประการ:

เป้าหมายโครงการ

ตัวชี้วัดความสำเร็จ

ผู้มีส่วนได้เสียและบทบาท

งบประมาณ

เหตุการณ์สำคัญและส่งมอบ

ไทม์ไลน์และตารางเวลา

แผนการสื่อสารโครงการ

บทสรุปโครงการของคุณควรมีวัตถุประสงค์โครงการไทม์ไลน์และตารางเวลาผู้ชมเป้าหมายเท่านั้นและขอบเขตโครงการ. คิดว่าบทสรุปโครงการของคุณเป็นเอกสารที่สั้นกว่าที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการระดับสูงสามารถอ่านและสมาชิกในโครงการโครงการสามารถตรวจสอบอีกครั้ง

สรุปโครงการเทียบกับบทสรุปผู้บริหาร

คุณจะสร้างโครงการสั้น ๆ หรือสรุปผู้บริหารขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการของคุณและผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง เช่นเดียวกับโครงการสั้น ๆ บทสรุปผู้บริหารเป็นภาพรวมของข้อมูลโครงการของคุณ แต่โดยทั่วไปแล้วจะมุ่งเน้นไปที่ผู้มีส่วนได้เสียผู้บริหาร หากคุณกำลังทำงานกับโครงการที่กว้างขวางพร้อมผู้บริหารระดับสูงหรือถ้าคุณร่างกรณีธุรกิจสำหรับความคิดริเริ่มของคุณให้พิจารณาสร้างบทสรุปผู้บริหาร ในทางกลับกันหากคุณกำลังทำงานกับความคิดริเริ่มกับผู้ทำงานร่วมกันข้ามการทำงานให้สร้างโครงการสั้น ๆ

องค์ประกอบสำคัญของการสรุปโครงการ

สรุปโครงการของคุณเป็นภาพรวมของโครงการที่กำลังจะมาถึงของคุณ ควรมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับรายละเอียดโครงการที่สำคัญดังนั้นทีมงานโครงการของคุณสามารถจัดตำแหน่งและเข้าใจสิ่งที่ริเริ่มนี้เกี่ยวกับ โดยทั่วไปบทสรุปโครงการของคุณจะรวมถึงองค์ประกอบสำคัญสี่ประการ:

ข้อมูลพื้นฐาน

ส่วนแรกของการย่อโครงการของคุณควรรวมถึงประวัติโครงการ ส่วนพื้นหลังของโครงการเป็นพื้นที่สำหรับคุณในการให้บริบทใด ๆ ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอาจไม่มี มุ่งที่จะตอบคำถามเช่น:

ทำไมคุณถึงทำงานกับโครงการนี้

อะไรคือความต้องการทางธุรกิจการวิจัยหรือความคิดเห็นของลูกค้าถ้ามีนำไปสู่โครงการนี้?

ทำโครงการก่อนหน้านี้เกี่ยวข้องกับสิ่งนี้และถ้าเป็นเช่นนั้นพวกเขาไปได้อย่างไรและทีมของคุณเรียนรู้อะไร

วัตถุประสงค์โครงการและตัวชี้วัดความสำเร็จ

เอกสารการวางแผนโครงการส่วนใหญ่ของคุณควรมีของคุณวัตถุประสงค์ของโครงการในรูปแบบหนึ่งหรืออีกแบบหนึ่ง การเชื่อมต่องานประจำวันกับทีมหรือเป้าหมายของ บริษัท ช่วยให้สมาชิกในทีมมีแรงบันดาลใจจัดตำแหน่งและติดตาม ในความเป็นจริงตามที่กายวิภาคของดัชนีงานสมาชิกในทีมที่เข้าใจว่าการทำงานของแต่ละบุคคลเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรของพวกเขาคือ 2x เป็นแรงบันดาลใจเป็นคู่ของพวกเขา

โครงการไทม์ไลน์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมไทม์ไลน์ของคุณในโครงการสั้น ๆ ของคุณ ไทม์ไลน์โครงการของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการให้ความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับวันที่สำคัญและสำคัญเหตุการณ์สำคัญของโครงการ. ท้ายที่สุดแล้วความสำเร็จของโครงการของคุณขึ้นอยู่กับว่าคุณสามารถยึดติดกับไทม์ไลน์โครงการของคุณหรือไม่และมอบวัตถุประสงค์ของโครงการให้ตรงเวลาหรือไม่

กลุ่มเป้าหมาย

กลุ่มเป้าหมายของคุณคือเหตุผลที่คุณกำลังทำงานในโครงการนี้ ไม่ว่าโครงการประเภทใดที่คุณกำลังทำมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรวมกลุ่มเป้าหมายของคุณในบทสรุปโครงการของคุณดังนั้นทุกคนในทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับผู้ชม

5 ขั้นตอนในการเขียนบทสรุปโครงการที่ชัดเจนพร้อมตัวอย่าง

มีองค์ประกอบหลักสี่ประการในการสรุปโครงการ แต่ห้าขั้นตอนเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์จริง ๆ หากคุณเพิ่งเริ่มต้นอย่ากลัวที่จะทำลายบทสรุปของคุณเป็นสี่ย่อหน้าหรือส่วนจนกว่าการทอผ้าส่วนร่วมกันให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติมากขึ้น นอกจากนี้อย่าลังเลที่จะใช้คะแนนกระสุนเชื่อมโยงไปยังเอกสารอื่น ๆ หรือใช้ภาพใด ๆ หากจำเป็น ท้ายที่สุดโครงการสั้น ๆ ของคุณมีประโยชน์ต่อเมื่อคุณ (และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการของคุณ) คิดว่ามันเป็น

1. เพิ่มบริบทที่เกี่ยวข้อง

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นโครงการสั้น ๆ คือการเพิ่มข้อมูลบริบทหรือข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ทุกคนเริ่มโครงการด้วยฐานรากที่เท่าเทียมกันและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามการทำงานใด ๆ เข้าใกล้ส่วนที่เหลือของโครงการสั้น ๆ ของคุณ (หรืออื่น ๆเอกสารกระบวนการ) ด้วยข้อมูลพื้นหลังที่ต้องการ

สมมติว่า บริษัท ของคุณได้พัฒนาแอพเกมที่ผู้คนสามารถเล่นเกมเสมือนจริงกับเพื่อน ๆ ได้ ในโครงการนี้คุณกำลังพัฒนาแคมเปญการตลาดเพื่อสนับสนุนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ล่าสุดของคุณ: ประสบการณ์วิดีโอสดในแอป ในการเริ่มต้นโครงการของคุณสั้น ๆ คุณอาจเขียนอะไรบางอย่างเช่น:

ปัจจุบันการแชทเป็นคุณสมบัติที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอันดับสองของเรา (ครั้งแรกคือการเชื่อมต่อกับเพื่อน ๆ ผ่านทางอีเมล) 84% ของผู้ใช้ใช้การแชทในบางความจุ นอกจากนี้ในเซสชันการตอบรับของผู้ใช้ 63% ของผู้ใช้รายงานว่าอยู่ในการโทรวิดีโอหรือเสียงกับเพื่อน ๆ บนแพลตฟอร์มอื่นในขณะที่ใช้แอพของเรา เราเชื่อว่าโดยการนำวิดีโอแชทเข้ากับประสบการณ์แอปเองเราจะสามารถเพิ่มการเก็บรักษาและการอัพเกรดผู้ใช้ฟรีในแผนรายเดือนของเรา

2. นำวัตถุประสงค์โครงการและการวัดความสำเร็จ

วัตถุประสงค์ของโครงการเป็นสินทรัพย์และส่งมอบที่คุณวางแผนที่จะส่งมอบในตอนท้ายของโครงการของคุณ วัตถุประสงค์ของโครงการที่ดีช่วยให้คุณเข้าใจถึงโครงการของคุณที่ชัดเจน วัตถุประสงค์ของโครงการของคุณจะกำหนดเมทริกความสำเร็จของคุณซึ่งช่วยให้คุณประเมินความสำเร็จของโครงการของคุณเมื่อคุณเสร็จสิ้น เป็นการดีที่จะตั้งเป้าหมายที่จะกำหนดวัตถุประสงค์โครงการอัจฉริยะ สมาร์ทเป็นตัวย่อที่จะช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายที่ยอดเยี่ยม มันหมายถึง:

เฉพาะเจาะจง

สามารถวัดได้

บรรลุได้

เหมือนจริง

เกี่ยวกับเวลา

ผู้ใช้ส่วนใหญ่เรียนรู้ที่จะใช้บริการวิดีโอที่แตกต่างกันขณะเล่นบนแอพของเรา แคมเปญการตลาดนี้จะให้ความรู้และส่งเสริมคุณสมบัติใหม่นี้เพื่อเพิ่มการยอมรับและสนับสนุนให้ผู้ใช้ย้ายออกจากวิดีโอแชทบนแพลตฟอร์มอื่น ๆ และไปยังคุณสมบัติใหม่ในแอปใหม่ของเรา วัตถุประสงค์ของโครงการมีไว้สำหรับ

เกณฑ์ความสำเร็จ:

สำเร็จ: 40%

เกือบ: 35%

บางส่วน: 30%

ความล้มเหลว: ต่ำกว่า 30%

3. ชี้แจงไทม์ไลน์โครงการของคุณ

ในวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณคุณจะมีช่วงวันที่หรือช่วงเวลาเพื่อให้มันตี "T" ในสมาร์ท (ผูกเวลา) อย่างไรก็ตามไทม์ไลน์โครงการของคุณเป็นมากกว่าแค่ระยะเวลาของโครงการ - ไทม์ไลน์ของคุณอาจรวมถึงเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญหรือวันสำคัญอื่น ๆ

ระยะเวลาโครงการ: 15 มีนาคม - 29 พฤษภาคม 29

เป้าหมายหลัก:

วันที่ 15 มีนาคม: การประชุม Kickoff

5 เมษายน: ทีมผลิตภัณฑ์มอบผลิตภัณฑ์วิดีโอแชทขั้นสุดท้ายรุ่นเบต้า

22 เมษายน: สินทรัพย์การออกแบบเริ่มต้นอยู่ใน

7 พฤษภาคม: การออกแบบสินทรัพย์ได้รับการอนุมัติ

วันที่ 17 พฤษภาคม: ผลิตภัณฑ์สรุปแล้ว & amp; พร้อมส่ง

29 พฤษภาคม: วันเปิดตัว

4. สปอตไลต์กลุ่มเป้าหมายของคุณ

การรู้เป้าหมายหรือบุคคลเป้าหมายของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการ ทีมงานโครงการของคุณต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกลุ่มประชากรผู้ชมที่เกี่ยวข้องเพื่อผลิตงานที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ซึ่งในตัวอย่างของเราคือการพัฒนาแอพสำหรับกลุ่มเป้าหมายและแคมเปญการตลาดเพื่อขยายการเปิดตัวนั้น

การกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณก่อนสามารถป้องกันได้ขอบเขตคืบ- ซึ่งเป็นเมื่อขอบเขตของโครงการเกินวัตถุประสงค์ของโครงการเริ่มต้นหรือไทม์ไลน์ หากคุณไม่มีความรู้สึกที่ชัดเจนของกลุ่มเป้าหมายของคุณคุณอาจต้องทำงานบางโครงการของคุณอีกครั้งซึ่งอาจนำไปสู่การคืบคลานในขอบเขตในรูปแบบของการกำหนดเวลาความล่าช้าหรือข้อ จำกัด ด้านงบประมาณ

กลุ่มเป้าหมายสำหรับแคมเปญนี้เป็นนักเรียนมัธยมปลายระหว่างอายุ 15 ถึง 18 ปีเพื่อเชื่อมต่อกับเพื่อน ๆ หลังเลิกเรียนหรือในวันหยุดสุดสัปดาห์ เป้าหมายด้านประชากรศาสตร์คือ Tech-Savvy แต่พวกเขามีความอดทนน้อยมากสำหรับการทำงานที่ไม่ดีข้อบกพร่องหรือความล่าช้า

5. เชื่อมต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการกับทรัพยากรอื่น ๆ

สรุปโครงการของคุณเกือบเสร็จแล้ว โปรดจำไว้ว่า: เอกสารนี้ส่วนใหญ่สำหรับผู้มีส่วนได้เสียและสมาชิกในทีมโครงการเพื่อจัดตำแหน่งรายละเอียดที่สำคัญของโครงการ อาจมีทรัพยากรเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องเช่นงบประมาณแผนการสื่อสารหรือบทบาทโครงการ

ในตอนท้ายของบทสรุปโครงการของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมโยงกับเอกสารที่เกี่ยวข้องใด ๆ ที่ทีมของคุณอาจต้องเข้าถึง ตัวอย่างเช่นหากคุณได้สร้างแผนโครงการแล้วให้รวมไว้ในตอนท้าย หรือคุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนภูมิ RACI , ข้อเสนอโครงการ, หรือแผนงานโครงการ .

สำหรับข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมให้ตรวจสอบของเราแผนโครงการหรือดูของเราแผนงานโครงการ .

ตัวอย่างสั้น ๆ ของโครงการ

ย่อโครงการของคุณเป็นมากกว่าแค่สองสามย่อหน้ากับข้อมูลโครงการ ค่อนข้างสรุปโครงการเป็นวิธีการสื่อสารรายละเอียดที่สำคัญและวันที่กับทีมโครงการที่กว้างขึ้นของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บรรจุไว้ในแหล่งความจริงกลางที่ใช้งานง่าย เมื่อคุณทำมันอาจมีลักษณะเช่นนี้:

โครงการสั้น ๆ ในโครงการอยู่ที่ไหน

มีองค์ประกอบมากมายในการจัดการโครงการและหากคุณเป็นผู้จัดการโครงการใหม่คุณอาจสงสัยว่าอะไรถ้ามีอะไรคุณต้องสร้าง นี่เป็นคำแนะนำสั้น ๆ ของแต่ละองค์ประกอบและที่เหมาะกับ:

เป้าหมายโครงการ ให้โครงร่างระดับสูงของโครงการของคุณเชื่อมต่อกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างไร

วัตถุประสงค์ของโครงการ เป็นสิ่งที่ส่งมอบที่แท้จริงเฉพาะในตอนท้ายของโครงการ

ให้ แผนงานโครงการ เป็นภาพรวมระดับสูงของการส่งมอบโครงการของคุณเหตุการณ์สำคัญและเป้าหมายโครงการของคุณ Roadmaps โครงการมีประโยชน์มากที่สุดสำหรับความคิดริเริ่มที่ซับซ้อน

ให้การประชุม Kickoffเป็นการประชุมที่จุดเริ่มต้นของโครงการของคุณ การประชุม Kickoff ของคุณเป็นโอกาสที่จะเชื่อมต่อกับทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญในการซื้อสินค้า

ของคุณ แผนโครงการ (บางครั้งเรียกว่าภาพรวมของโครงการ) เป็นข้อมูลที่คุณต้องเริ่มต้นโครงการของคุณ

ให้สรุปโครงการเป็นแหล่งความจริงส่วนกลางของทีมสำหรับข้อมูลโครงการที่สำคัญ

หนึ่ง สรุปผู้บริหาร เป็นภาพรวมของแผนโครงการของคุณสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับผู้บริหาร

รายงานสถานะโครงการ กำลังอัปเดตความคืบหน้าที่คุณ (ผู้จัดการโครงการ) ควรส่งตลอดหลักสูตรของโครงการของคุณเพื่อให้ทีมโครงการของคุณติดตาม

ให้โครงการโพสต์ชันสูตรเป็นโอกาสที่จะเชื่อมต่อกับทีมงานโครงการของคุณเพื่อค้นหาสิ่งที่ทำงานอะไรไม่ได้และการเรียนรู้ที่คุณสามารถนำไปยังโครงการต่อไปได้

โดยย่อเริ่มต้นกับการสรุปโครงการวันนี้

บทสรุปโครงการเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจับข้อมูลที่สำคัญสำหรับโครงการของคุณและให้บริการในวิธีที่ง่ายต่อการเข้าถึงสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทั้งหมดของคุณ ด้วยการสรุปโครงการคุณมีวิธีที่จะให้ผู้มีส่วนได้เสียและทีมงานโครงการภาพรวมของโครงการโดยไม่ต้องท่วมท้น

สิ่งเดียวที่ดีกว่าโครงการสั้น ๆ ที่ยอดเยี่ยม? การจัดการโครงการของคุณในเครื่องมือการจัดการงานดังนั้นทุกคนรู้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เมื่อใด เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN .