5 bước để viết một dự án rõ ràng ngắn gọn

Nhanh chóng, một trong những bên liên quan dự án của bạn cần một cách dễ dàng để có được một bản tóm tắt thông tin chính về dự án của bạn ... Bạn gửi chúng gì?

Đừng có một cái gì đó trong tâm trí? Bạn có thể cần một dự án ngắn gọn. Với một dự án ngắn gọn, toàn bộ đội của bạn có nguồn trung tâm của thông tin dự án chính. Một bản tóm tắt tốt là điểm khởi đầu tốt nhất cho một tuyệt vờiKế hoạch dự ánvà, cuối cùng, một dự án thành công.

Một dự án ngắn gọn là gì?

Một bản tóm tắt của dự án là một mô tả ngắn về các yếu tố chính của dự án của bạn. Hãy nghĩ về nó như một bản tóm tắt nhanh chóng cho các bên liên quan dự án và cộng tác viên chéo chức năng. Bản tóm tắt dự án của bạn sẽ truyền đạt các yêu cầu dự án của bạn - mà không cần sa lầy các bên liên quan của bạn với quá nhiều chi tiết.

Giống như hầu hết các yếu tố trongquản lý dự án, Không có mẫu hoặc phong cách ngắn gọn-phù hợp với tất cả các dự án. Tóm tắt dự án bạn tạo sẽ phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của dự án của bạn. Đối với một số dự án, bản tóm tắt của bạn có thể ngắn như một đoạn văn, đối với những người khác, nó có thể tăng lên một trang dài.

Kế hoạch để tạo bản tóm tắt dự án của bạn ngay từ đầu dự án của bạn. Nếu bạn đang bắt đầu với quản lý dự án, bạn có thể gặp phải các yếu tố khác của quy hoạch dự án ban đầu. Đây là cách một dự án ngắn so sánh với các yếu tố quản lý dự án khác:

Dự án ngắn gọn so với tóm tắt sáng tạo

Giống như tên cho thấy, mộtSáng tạo tóm tắtlà một hướng dẫn cho một dự án sáng tạo. Bản tóm tắt sáng tạo của bạn nên bao gồm đối tượng dự án, nhắn tin và giai điệu, quy trình phân phối, ngân sách dự án và dòng thời gian. Nếu bạn đang làm việc với một cơ quan bên ngoài hoặc đội ngũ sáng tạo, bản tóm tắt sáng tạo của bạn cũng có thể hoạt động như mộtTuyên bố công việc (gieo), xác định phạm vi của dự án và cung cấp dự án của bạn.

Một bản tóm tắt của dự án là tổng quan về các yếu tố chính của dự án của bạn. Nếu bạn đang làm việc trên một dự án sáng tạo, của bạnThiết kế dự ánCó thể bao gồm một số yếu tố của đối tượng dòng thời gian và dự án sáng tạo của bạn, nhưng bản tóm tắt dự án của bạn sẽ ngắn hơn và đơn giản hơn so với bản tóm tắt sáng tạo của bạn.

Dự án ngắn gọn so với kế hoạch dự án

Về cơ bản, bản tóm tắt dự án của bạn phải là phiên bản ngưng tụ của kế hoạch dự án của bạn. Kế hoạch dự án của bạn nên bao gồm bảy yếu tố:

Mục đích của dự án

Số liệu thành công

Các bên liên quan và vai trò

Ngân sách

Cột mốc và cung cấp

Dòng thời gian và lịch trình

Kế hoạch truyền thông dự án

Tóm tắt dự án của bạn chỉ nên bao gồm các mục tiêu dự án của bạn, dòng thời gian và lịch trình, đối tượng mục tiêu vàphạm vi dự án. Hãy nghĩ về dự án của bạn ngắn gọn như một tài liệu ngắn hơn mà các bên liên quan dự án cấp cao có thể đọc và các thành viên trong nhóm có thể kiểm tra lại thường xuyên.

Dự án ngắn gọn so với Tóm tắt điều hành

Liệu bạn có tạo ra một dự án ngắn gọn hoặc mộtTóm tắt điều hànhPhụ thuộc vào phạm vi của dự án của bạn và các bên liên quan liên quan. Giống như một dự án ngắn gọn, một bản tóm tắt điều hành là một cái nhìn tổng quan về thông tin dự án của bạn, nhưng nó thường hướng đến các bên liên quan điều hành. Nếu bạn đang làm việc trên một dự án mở rộng với các giám đốc điều hành cấp cao hoặc nếu bạn đã soạn thảo mộtTrường hợp kinh doanhĐối với sáng kiến ​​của bạn, hãy xem xét việc tạo một bản tóm tắt điều hành. Mặt khác, nếu bạn đang làm việc trên một sáng kiến ​​với các cộng tác viên chức năng chéo, hãy tạo một dự án ngắn gọn.

Các yếu tố chính của tóm tắt dự án

Tóm tắt dự án của bạn là một cái nhìn tổng quan về dự án sắp tới của bạn. Nó nên bao gồm thông tin chính về các chi tiết dự án quan trọng, vì vậy nhóm dự án của bạn có thể sắp xếp và hiểu được sáng kiến ​​này là gì. Thông thường, tóm tắt dự án của bạn sẽ bao gồm bốn yếu tố chính:

Thông tin lai lịch

Phần đầu tiên của bản tóm tắt dự án của bạn nên bao gồm nền dự án. Phần nền dự án là một không gian để bạn cung cấp bất kỳ bối cảnh nào các bên liên quan có thể không có. Nhằm mục đích trả lời các câu hỏi như:

Tại sao bạn làm việc trong dự án này?

Những gì kinh doanh cần, nghiên cứu hoặc phản hồi của khách hàng, nếu có, dẫn đến dự án này?

Có bất kỳ dự án trước đó liên quan đến cái này và, nếu vậy, họ đã đi như thế nào và nhóm của bạn đã học được gì?

Mục tiêu dự án và số liệu thành công

Hầu hết các tài liệu lập kế hoạch dự án đầu tiên của bạn nên bao gồmmục tiêu dự ánở dạng này hay hình thức khác. Kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu của nhóm hoặc công ty giúp các thành viên trong nhóm duy trì động lực, căn chỉnh và theo dõi. Trong thực tế, theoGiải phẫu chỉ số công việc, các thành viên trong nhóm đã hiểu làm thế nào công việc cá nhân của họ tăng thêm giá trị cho tổ chức của họ là 2 lần như được thúc đẩy như các đối tác của họ.

Dòng thời gian dự án

Đảm bảo bao gồm dòng thời gian của bạn trong bản tóm tắt dự án của bạn. Dòng thời gian dự án của bạn là cách tốt nhất để cung cấp cho nhóm của bạn một ý tưởng rõ ràng về ngày chủ chốt và quan trọngmốc dự án. Rốt cuộc, sự thành công của dự án của bạn phụ thuộc vào việc bạn có thể tuân thủ dòng thời gian dự án của mình hay không và cung cấp các mục tiêu dự án đúng hạn.

Khán giả mục tiêu

Khán giả mục tiêu của bạn là lý do bạn đang làm việc trong dự án này. Bất kể loại dự án nào bạn đang làm việc, điều quan trọng là phải bao gồm đối tượng mục tiêu của bạn trong bản tóm tắt dự án của bạn để mọi người trong nhóm của bạn nằm trên cùng một trang về khán giả là ai.

5 bước để viết một dự án rõ ràng, với các ví dụ

Có bốn yếu tố chính cho một dự án ngắn gọn, nhưng năm bước để thực sự hoàn thành một yếu tố. Nếu bạn mới bắt đầu, đừng ngại phá vỡ ngắn gọn của bạn thành bốn đoạn hoặc phần, cho đến khi dệt các phần với nhau cảm thấy tự nhiên hơn. Ngoài ra, hãy thoải mái sử dụng các điểm Bullet, liên kết đến các tài liệu khác hoặc sử dụng bất kỳ hình ảnh nào nếu cần thiết. Cuối cùng, tóm tắt dự án của bạn chỉ hữu ích nếu bạn (và các bên liên quan dự án của bạn) nghĩ rằng nó là.

1. Thêm bối cảnh có liên quan

Cách tốt nhất để bắt đầu tóm tắt dự án của bạn là thêm bất kỳ bối cảnh hoặc thông tin cơ bản có liên quan. Bằng cách đó, mọi người bắt đầu dự án với bước chân bằng nhau, và bất kỳ bên liên quan chéo nào cũng tiếp cận phần còn lại của dự án của bạn (hoặc khácTài liệu quy trình) với thông tin cơ bản họ cần.

Giả sử công ty của bạn đã phát triển một ứng dụng chơi game nơi mọi người có thể chơi các trò chơi ảo với bạn bè của họ. Trong dự án này, bạn đang phát triển một chiến dịch tiếp thị để hỗ trợ ra mắt sản phẩm mới nhất của bạn: trải nghiệm video trực tiếp trong ứng dụng. Để bắt đầu ngắn gọn dự án của bạn, bạn có thể viết một cái gì đó như:

Hiện tại, trò chuyện là tính năng phổ biến thứ hai thứ hai của chúng tôi (đầu tiên được kết nối với bạn bè qua email). 84% người dùng sử dụng trò chuyện trong một số công suất. Ngoài ra, trong các phiên phản hồi của người dùng, 63% người dùng được báo cáo là trên một video hoặc cuộc gọi thoại với bạn bè của họ trên một nền tảng khác trong khi sử dụng ứng dụng của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng, bằng cách đưa trò chuyện video vào chính ứng dụng, chúng tôi sẽ có thể tăng cường lưu giữ và có khả năng nâng cấp người dùng miễn phí vào kế hoạch hàng tháng của chúng tôi.

2. Mang theo mục tiêu dự án và số liệu thành công

Mục tiêu dự án là tài sản và cung cấp bạn dự định giao hàng vào cuối dự án của mình. Mục tiêu dự án tốt giúp bạn hiểu rõ về dự án của mình. Mục tiêu dự án của bạn sẽ xác định số liệu thành công của bạn, giúp bạn đánh giá sự thành công của dự án của bạn sau khi bạn hoàn thành nó. Lý tưởng nhất, nhằm mục đích thiết lập các mục tiêu dự án thông minh. Smart là một từ viết tắt để giúp bạn thiết lập các mục tiêu tuyệt vời. Nó là viết tắt của:

Cụ thể

Đo lường được.

Có thể đạt được

Thực tế

Thời gian giới hạn

Hầu hết người dùng đã học cách sử dụng một dịch vụ video khác trong khi phát trên ứng dụng của chúng tôi. Chiến dịch tiếp thị này sẽ được giáo dục và thúc đẩy tính năng mới này, để tăng áp dụng và khuyến khích người dùng di chuyển khỏi trò chuyện video trên các nền tảng khác và vào tính năng trong ứng dụng mới của chúng tôi. Mục tiêu dự án là dành cho

Tiêu chí thành công:

Đạt được: 40%

Gần như: 35%

Một phần: 30%

Thất bại: Dưới 30%

3. Làm rõ dòng thời gian dự án của bạn

Trong mục tiêu dự án của bạn, bạn có thể sẽ bao gồm một ngày hoặc phạm vi thời gian để đạt được "T" thông minh (giới hạn thời gian). Tuy nhiên, dòng thời gian dự án của bạn không chỉ là thời lượng dự án, dòng thời gian của bạn có thể bao gồm các cột mốc quan trọng hoặc những ngày quan trọng khác.

Thời gian dự án: ngày 15 tháng 3 đến ngày 29 tháng 5

Nhưng dâu môc quan trọng:

Ngày 15 tháng 3: Cuộc họp khởi động

Ngày 5 tháng 4: Nhóm sản phẩm cung cấp phiên bản beta của sản phẩm trò chuyện video cuối cùng

Ngày 22 tháng 4: Tài sản thiết kế ban đầu đang ở trong

Ngày 7 tháng 5: Tài sản thiết kế được phê duyệt

17 tháng 5: Hoàn thành sản phẩm & amp; sẵn sàng vận chuyển

Ngày 29 tháng 5: Ngày ra mắt

4. Spotlight Khán giả mục tiêu của bạn

Biết đối tượng mục tiêu hoặc tính cách của bạn là rất quan trọng đối với thành công của dự án. Nhóm dự án của bạn cần cái nhìn sâu sắc về nhân khẩu học đối tượng có liên quan để tạo ra công việc tốt nhất có thể, trong ví dụ của chúng tôi, trong ví dụ của chúng tôi, là phát triển ứng dụng cho đối tượng mục tiêu và một chiến dịch tiếp thị để khuếch đại rằng khởi động.

Xác định khán giả mục tiêu của bạn sớm cũng có thể ngăn chặnphạm vi creep.-Which là khi phạm vi của dự án vượt quá mục tiêu hoặc dòng thời gian dự án ban đầu. Nếu bạn không có ý nghĩa rõ ràng về đối tượng mục tiêu của mình, cuối cùng bạn có thể phải làm việc lại một số dự án của mình, có thể dẫn đến phạm vi creep dưới dạng trì hoãn thời gian hoặc hạn chế về ngân sách.

Đối tượng mục tiêu cho chiến dịch này là học sinh trung học trong độ tuổi từ 15 đến 18 tuổi để kết nối với bạn bè sau giờ học hoặc vào cuối tuần. Nhân khẩu học mục tiêu là công nghệ am hiểu, nhưng họ có rất ít sự kiên nhẫn cho chức năng kém, lỗi hoặc độ trễ.

5. Kết nối các bên liên quan dự án với các tài nguyên khác

Tóm tắt dự án của bạn đã gần hoàn thành. Hãy nhớ rằng: Tài liệu này chủ yếu dành cho các bên liên quan và các thành viên trong nhóm dự án sắp xếp các chi tiết chính của dự án. Có thể có các tài nguyên bổ sung có liên quan, như ngân sách, kế hoạch truyền thông hoặc vai trò dự án.

Khi kết thúc dự án của bạn, hãy chắc chắn liên kết với bất kỳ tài liệu nào có liên quan mà nhóm của bạn có thể cần truy cập. Ví dụ: nếu bạn đã tạo gói dự án, hãy bao gồm ở cuối. Ngoài ra, bạn có thể liên kết đến mộtBiểu đồ RaciCái gìĐề xuất dự án, hoặcLộ trình dự án .

Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xemKế hoạch dự ánhoặc xem chúng taLộ trình dự án .

Dự án tóm tắt ví dụ

Tóm tắt dự án của bạn không chỉ là một vài đoạn văn với thông tin dự án. Thay vào đó, một bản tóm tắt về dự án là một cách để truyền đạt các chi tiết quan trọng và ngày đến nhóm dự án rộng lớn hơn của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đóng gói nó một cách dễ sử dụng, nguồn trung tâm của sự thật. Khi bạn làm như vậy, nó có thể trông giống như thế này:

Dự án sẽ phù hợp với dự án ở đâu?

Có rất nhiều yếu tố để quản lý dự án và nếu bạn là người quản lý dự án mới, bạn có thể tự hỏi những gì, nếu bất cứ điều gì, bạn cần tạo. Dưới đây là một hướng dẫn ngắn của từng yếu tố và nơi nó phù hợp với:

Mục đích của dự án Cung cấp một phác thảo cấp cao về cách dự án của bạn kết nối với các mục tiêu kinh doanh.

Mục tiêu dự án là các sản phẩm thực tế, cụ thể ở cuối dự án.

MỘT Lộ trình dự án là một cái nhìn tổng quan cấp cao về các sản phẩm dự án của bạn, các mốc quan trọng và mục tiêu dự án. Roadmap dự án hữu ích nhất cho các sáng kiến ​​phức tạp.

MỘTCuộc họp khởi độnglà một cuộc họp ở đầu dự án của bạn. Cuộc họp khởi động của bạn là một cơ hội để kết nối với nhóm dự án và các bên liên quan quan trọng để mua vào.

Của bạn Kế hoạch dự án (Đôi khi được gọi là Tổng quan về Dự án) là thông tin bạn cần để thực sự bắt đầu dự án của mình.

MỘTtóm tắt dự ánlà nguồn trung tâm của bạn là sự thật cho thông tin dự án chính.

Một Tóm tắt điều hành là một cái nhìn tổng quan về kế hoạch dự án của bạn cho các bên liên quan cấp điều hành.

Báo cáo tình trạng dự án. đang được cập nhật tiến độ mà bạn (Trình quản lý dự án) sẽ gửi trong suốt quá trình dự án của bạn để giữ cho nhóm dự án của bạn trên đường đua.

MỘTDự án hậu thế chấplà một cơ hội để kết nối với nhóm dự án của bạn để xem lại những gì đã làm việc, những gì đã không, và những việc bạn có thể mang đến những gì bạn có thể mang đến cho dự án tiếp theo.

Tóm lại, bắt đầu với Tóm tắt dự án ngày hôm nay

Tóm tắt dự án là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin chính cho dự án của bạn và phục vụ nó một cách dễ truy cập cho tất cả các bên liên quan dự án của bạn. Với một dự án ngắn gọn, bạn có một cách để cung cấp cho các bên liên quan và nhóm dự án của bạn một cái nhìn tổng quan về dự án, mà không áp đảo họ.

Điều duy nhất tốt hơn một dự án tuyệt vời ngắn gọn? Quản lý dự án của bạn trong mộtCông cụ quản lý công việcVì vậy, mọi người đều biết chính xác những người đang làm gì khi nào. Tìm hiểu thêm về việc sử dụng một công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN .