5 kroků k zápisu jasného projektu
Rychlý, jeden z vašich zúčastněných stran potřebuje snadný způsob, jak získat souhrn klíčových informací o vašem projektu ... Co je pošlete?
Nemáte něco na mysli? Pravděpodobně potřebujete stručný projekt. S projektovým stručným týmem má celý tým centrální zdroj pravdy pro klíčové informace o projektu. Dobrý stručný je nejlepším výchozím bodem velkéhoplán projektua nakonec úspěšný projekt.
Co je to stručný projekt?
Stručný stav projektu je stručný popis klíčových prvků vašeho projektu. Přemýšlejte o tom jako rychlé shrnutí projektu projektu a cross-funkční spolupracovníky. Stručný popis projektu by mělo sdělit požadavky na projekt - bez zapadání zúčastněných stran dolů s příliš mnoha detaily.
Jako většina prvků vprojektový management, Neexistuje žádná nejmenší fits-all Project Stručná šablona nebo styl. Stručný projekt, který vytvoříte, bude záviset na rozsahu a složitosti vašeho projektu. Pro některé projekty může být vaše stručná jako odstavec, pro druhé, může se dostat na stránku dlouho.
Plánujte si svůj projekt stručný na samém začátku vašeho projektu. Pokud začnete s projektovým řízením, možná se vyskytli další prvky raného plánování projektu. Zde je to, jak se projekt stručná s jinými prvky pro správu projektů:
Projekt Stručný vs. Creative Stručný
Jako jméno naznačuje, akreativní stručnáje průvodce pro kreativní projekt. Váš kreativní stručný by měl obsahovat vaše projektové publikum, zasílání zpráv a tón, proces distribuce, rozpočet projektu a časovou osu. Pokud pracujete s externí agenturou nebo kreativní tým, vaše kreativní stručná může také fungovat jakoProhlášení práce (Sow), který definuje rozsah vašeho projektového a projektového výstupu.
Stručnost projektu je přehled klíčových prvků vašeho projektu. Pokud pracujete na kreativním projektu, vašeProjektový designMůže zahrnovat některé prvky vaší tvůrčí stručné-jako časové ose a projektové publikum, ale váš projekt stručný by měl být kratší a jednodušší než vaše kreativní stručná.
Project Struous vs. projektový plán
V podstatě by vaše projektová stručná měla být kondenzovaná verze vašeho projektového plánu. Váš projektový plán by měl zahrnovat sedm prvků:
Cíle projektu
Úspěch Metrics.
Zúčastněné strany a role
Rozpočet
Milníky a dodávky
Časová osa a plán
Projektový komunikační plán
Stručný popis projektu by měl obsahovat pouze cíle projektu, časovou osu a plán, cílové publikum arozsah projektu. Přemýšlejte o svém projektu Stručně jako kratší dokument, že se zúčastněné strany projektu na vysoké úrovni mohou přečíst a projektové členové týmu mohou časově zkontrolovat.
Project Stručná vs. shrnutí
Ať už nebo ne vytvoříte instruktor projektu neboshrnutíZáleží na rozsahu vašeho projektu a zúčastněných stran. Stejně jako stručný projekt, výkonný shrnutí je přehled o vašich informací o projektu - ale je obecně zaměřen na exekutivní zúčastněné strany. Pokud pracujete na rozsáhlém projektu s výkonnými pracovníky na vysoké úrovni nebo pokud jste vypracovaliObchodní případPro vaši iniciativu zvažte vytvoření výkonného shrnutí. Na druhou stranu, pokud pracujete na iniciativě s cross-funkční spolupracovníky, vytvořte stručný projekt.
Klíčové prvky projektových kalhotek
Stručný stav projektu je přehled vašeho nadcházejícího projektu. Mělo by obsahovat klíčové informace o důležitých detailech projektu, takže váš projektový tým může sladit a pochopit, o čem je tato iniciativa. Obvykle bude váš projekt zkratka obsahovat čtyři klíčové prvky:
Informace o pozadí
První část vašeho projektu Stručna by měla obsahovat pozadí projektu. Sekce projektu projektu je prostor pro vás, abyste poskytli nějaké kontexty, které vaše zúčastněné strany nemusí mít. Cílem odpovědět na otázky:
Proč pracujete na tomto projektu?
Jaké obchodní potřeby, výzkum nebo zpětná vazba zákazníků, pokud existují, vedl k tomuto projektu?
Probíhají žádné předchozí projekty na tento jeden a pokud ano, jak to šli a co se váš tým učit?
Cíle projektu a metriky úspěchu
Většina vašich předčasných projektovací dokumentace by měla obsahovat vašecíle projektuv jedné formě nebo jiném. Spojení každodenní práce na týmové nebo firemní cíle pomáhá členům týmu zůstat motivovaný, zarovnán a na trati. Ve skutečnosti, podleAnatomie pracovního indexu, členové týmu, kteří chápou, jak jejich individuální práce přidává hodnotu své organizace, jsou 2x jak motivované jako jejich protějšky.
Časová osa projektu
Ujistěte se, že vložte časovou osu ve svém projektu Stručně. Vaše časová osa projektu je nejlepším způsobem, jak dát svůj tým jasnou představu o klíčových termínech a důležitýchprojektové milníky. Koneckonců, úspěch vašeho projektu závisí na tom, zda se můžete držet své časové osy projektu a doručit cíle projektu včas.
Cílová skupina
Vaše cílová publikum je důvodem, proč pracujete na tomto projektu. Bez ohledu na to, jaký typ projektu, na kterém pracujete, je důležité zahrnout své cílové publikum ve vašem projektu Stručně, takže všichni ve vašem týmu je na stejné stránce o tom, kdo je publikum.
5 kroků k zápisu jasného stručného projektu, s příklady
Existují čtyři hlavní prvky pro stručné projektu, ale pět kroků ke skutečnosti dokončit jeden. Jestli právě začínáte, nebojte se zlomit stručné do čtyř odstavců nebo sekcí, dokud tkaní úseky spolu cítí přirozenější. Navíc, neváhejte použít body odrážky, odkaz na jiné dokumenty nebo v případě potřeby použijte libovolné obrázky. Nakonec je váš projekt zkratka jen užitečný, pokud si (a zúčastněné strany projektu) myslí, že je to.
1. Přidejte příslušný kontext
Nejlepším způsobem, jak začít stručné projektu, je přidat libovolný relevantní kontext nebo informace o pozadí. Tímto způsobem, každý začíná projekt se stejným podáním a všechny příčné zúčastněné strany přiblíží ke zbytku stručnosti projektu (nebo jinéProcesní dokumentace) s informacemi o pozadí, které potřebují.
Řekněme, že vaše společnost vyvinula herní aplikaci, kde lidé mohou hrát virtuální hry se svými přáteli. V tomto projektu vyvíjíte marketingovou kampaň na podporu spuštění nejnovějšího produktu: živý video zážitek v aplikaci. Chcete-li zahájit stručné projektu, můžete napsat něco jako:
V současné době Chat je naší druhou nejoblíbenější funkcí (nejprve se připojuje s přáteli prostřednictvím e-mailu). 84% uživatelů používá chat v určité kapacitě. Navíc v relacích zpětné vazby uživatelů se 63% uživatelů hlásilo, že je na video nebo hlasové volání s přáteli na jiné platformy při používání naší aplikace. Věříme, že tím, že přivedeme video chat do samotného zážitku aplikace, budeme moci zvýšit retence a potenciálně upgradovat bezplatné uživatele do našeho měsíčního plánu.
2. Přineste cíle projektu a metriky úspěchu
Cíle projektu jsou aktiva a dodávky, které plánujete dodat na konci vašeho projektu. Dobré cíle projektu vám pomohou získat jasné pochopení vašeho projektu. Cíle projektu budou definovat vaše metriky úspěchu, což vám pomůže hodnotit úspěch vašeho projektu, jakmile to dokončíte. V ideálním případě je zaměřeno na nastavení cílů inteligentního projektu. Smart je zkratka, která vám pomůže nastavit velké cíle. Znamená:
Charakteristický
Měřitelný
Dosažitelný
Realistický
Časově vázaný
Většina uživatelů se naučila používat jinou videoslužbu při přehrávání na naší aplikaci. Tato marketingová kampaň bude vzdělávat a propagovat tuto novou funkci, zvýšit přijetí a povzbuzovat uživatele, aby se vzdálili od video chatu na jiných platformách a na naši novou funkci In-App. Cíl projektu je pro
Kritéria úspěšnosti:
Dosaženo: 40%
Téměř: 35%
Částečný: 30%
Selhání: pod 30%
3. Vyjasněte časovou osu projektu
Ve svém cíli projektu budete pravděpodobně obsahovat datum nebo časový rozsah, aby bylo možné zasáhnout "t" v inteligentní (časově svázaný). Vaše časová osa projektu je však více než jen trvání projektu - vaše časová osa může obsahovat klíčové milníky nebo jiné důležité termíny.
Doba trvání projektu: 15.března - 29. května
Klíčové milníky:
15. března: schůzka výkopu
5. dubna: Produktový tým přináší beta verzi finálního video chatu
Duben 22. dubna: Počáteční designová aktiva jsou v
7. května: Schválená projektová aktiva
17. května: Výrobek finalizovaný a amp; připraveno k odeslání
29. května: Den spuštění
4. Spotlight Vaše cílové publikum
Znát své cílové publikum nebo persono je kritický pro úspěch projektu. Váš projektový tým potřebuje nahlédnout do příslušných diváků demografie s cílem vytvořit nejlepší možnou práci - což je v našem příkladu vývoj aplikací pro cílové publikum a marketingovou kampaň k zesílení tohoto spuštění.
Definování cílového publika brzy může také zabránitOblast působnosti Creep.-Který je, když rozsah projektu překročí počáteční cíle projektu nebo časovou osu. Pokud nemáte jasný smysl pro vaše cílové publikum, můžete skončit muset re-pracovat s některým z vašeho projektu, který by mohl vést k rozsahu plížení ve formě časování zpoždění nebo rozpočtových omezení.
Cílové publikum pro tuto kampaň jsou studenti středních škol ve věku 15 až 18 let, kteří se chtějí spojit se svými přáteli po škole nebo o víkendu. Cílová demografická je tech-savvy, ale mají velmi málo trpělivosti pro špatnou funkčnost, chyby nebo zpoždění.
5. Připojte zúčastněné strany projektu na jiné zdroje
Váš projekt je téměř hotový. Nezapomeňte: Tento dokument je hlavně pro zúčastněné strany a členové projektového týmu, aby se zarovnali v klíčových podrobnostech projektu. Může existovat relevantní dodatečné zdroje, jako je rozpočet, komunikační plán nebo role projektu.
Na konci stručného projektu se ujistěte, že odkazuje na jakoukoli příslušnou dokumentaci, že váš tým může mít přístup. Pokud jste již vytvořili projektový plán, zahrňte to na konci. Alternativně můžete odkazovat na aRACI Graf , Návrh projektuOr.Project Roadmap. .
Podrobnější informace se podívejte na našeplán projektunebo zobrazit naše.Project Roadmap. .
Stručný příklad projektu
Váš projekt Stručný je více než jen několik odstavců s informacemi o projektu. Spíše projekt stručnost je způsob, jak sdělit důležité detaily a data s širším projektovým týmem. Ujistěte se, že jste ho zabalíte, centrální zdroj pravdy. Jakmile to uděláte, může to vypadat něco takového:
Kde se fit?
Existuje mnoho prvků pro projekt projektu, a pokud jste nový projektový manažer, můžete se divit, co, jestli něco, musíte vytvořit. Zde je krátký průvodce každého prvku a kde se vejde v:
Cíle projektu Poskytněte vysoké úrovni přehled o tom, jak se váš projekt připojuje k obchodním cílům.
Cíle projektu jsou skutečné, specifické výstupy na konci projektu.
A Project Roadmap. Je přehled o vysoké úrovni vašeho projektového výstupu, klíčových milníků a cílů projektu. Project Roadmapy jsou nejužitečnější pro komplexní iniciativy.
A Kickoff Meeting.je schůzka na začátku vašeho projektu. Vaše schůzka KICKOFF je šancí spojit se s vaším projektovým týmem a klíčovými zúčastněnými stranami, aby získali buy-in.
Váš plán projektu (Někdy nazvaný Přehled projektu) je informace, které potřebujete ke skutečnosti spustit svůj projekt.
A Stručný stavJe ústředním zdrojem vašeho týmu pro klíčové informace o projektu.
Ta shrnutí Je přehled o vašem plánu projektu pro zainteresované strany Executive-Level.
Zprávy o stavu projektu Jsou aktualizace pokroku, které (projektový manažer) by měl po celý průběh projektu odeslat, aby váš projektový tým na trati.
A Projekt post-mortemJe šance spojit se svým projektovým týmem, abyste se podívali zpět na to, co fungovalo, co ne, a co se upozorňují na další projekt.
Stručně řečeno, začít s informacemi projektu
Projektové kalhotky jsou skvělým způsobem, jak zachytit klíčové informace pro váš projekt a sloužit jej s jednoduchým přístupem pro všechny zúčastněné strany projektu. S projektovým stručným, máte způsob, jak dát své zúčastněné strany a projektový tým přehled o projektu, aniž by je ohromen.
Jediná věc, která je lepší než velký projekt? Správa vašeho projektu vnástroj pro správu práceTakže každý zná přesně, kdo dělá to, co. Další informace o použití nástroje pro správu práce Správce úloh UDN .
