Rapide, l'un de vos acteurs du projet a besoin d'un moyen facile d'obtenir un résumé des informations clés de votre projet ... Qu'est-ce que vous les envoyez?
5 étapes pour écrire un mémoire de projet clair
Rapide, l'un de vos acteurs du projet a besoin d'un moyen facile d'obtenir un résumé des informations clés de votre projet ... Qu'est-ce que vous les envoyez?
Vous n'avez pas quelque chose en tête? Vous avez probablement besoin d'un mémoire de projet. Avec un mémoire de projet, toute votre équipe a une source centrale de vérité pour les informations clés du projet. Un bon bref brèves est le meilleur point de départ à un grand
plan de projet
et, finalement, un projet réussi.
Un bref de projet est une brève description des éléments clés de votre projet. Pensez-y en tant que résumé rapide des parties prenantes du projet et des collaborateurs interfonctionnels. Votre bref projet doit communiquer vos exigences de projet - sans enlaver vos parties prenantes avec trop de détails.
Comme la plupart des éléments de
gestion de projet
, il n'y a pas de modèle ou de style de base unique. Le mémoire de projet que vous créez dépendra de la portée et de la complexité de votre projet. Pour certains projets, votre mémoire pourrait être aussi court qu'un paragraphe, pour d'autres, cela pourrait accéder à une page long.
Prévoyez de créer votre mémoire de projet au tout début de votre projet. Si vous commencez avec la gestion de projet, vous avez peut-être rencontré d'autres éléments de planification de projet précoce. Voici comment un bref de projet se compare à d'autres éléments de gestion de projet:
Comme le nom suggère, un
dossier créatif
est un guide pour un projet créatif. Votre bref créatif devrait inclure votre auditoire de projet, votre messagerie et votre tonalité, votre processus de distribution, un budget de projet et une chronologie. Si vous travaillez avec une agence extérieure ou une équipe créative, votre bref créatif pourrait également fonctionner en tant que
Déclaration de travail (SOW)
, qui définit la portée de votre projet et des produits livrables de projet.
Un bref de projet est une vue d'ensemble des éléments clés de votre projet. Si vous travaillez sur un projet créatif, votre
conception de projet
Peut inclure certains éléments de votre bref créatif - comme la chronologie et le public du projet - mais votre bref projet devrait être plus simple et plus simple que votre mémoire créatif.
Essentiellement, votre mémoire de projet devrait être une version condensée de votre plan de projet. Votre plan de projet devrait inclure sept éléments:
Objectifs de projet
Metrics de réussite
Parties prenantes et rôles
Budget
Jalons et produits livrables
Chronologie et horaire
Plan de communication de projet
Votre bref projet ne doit inclure que vos objectifs de projet, votre calendrier et votre calendrier, votre auditoire cible et
portée du projet
. Pensez à votre projet de projet en tant que document plus court que les parties prenantes du projet de haut niveau peuvent lire et que les membres de l'équipe de projet peuvent retrouver fréquemment.
Si vous créez ou non un bref projet ou un
résumé
dépend de la portée de votre projet et des parties prenantes impliquées. Comme un mémoire de projet, un résumé est un aperçu de vos informations sur le projet, mais il est généralement orienté vers les intervenants exécutifs. Si vous travaillez sur un projet expansif avec des cadres de haut niveau ou si vous avez rédigé un
Business case
Pour votre initiative, envisagez de créer un résumé. D'autre part, si vous travaillez sur une initiative avec des collaborateurs inter-fonctionnels, créez un mémoire de projet.
Votre bref projet est un aperçu de votre prochain projet. Il devrait inclure des informations clés sur les détails importants du projet. Votre équipe de projet peut donc aligner et comprendre ce que cette initiative est à propos. En règle générale, votre mémoire de projet comprendra quatre éléments clés:
La première partie de votre mémoire de projet devrait inclure le fond du projet. La section de fond du projet est un espace pour vous fournir tout contexte que vos parties prenantes n'auraient peut-être pas. Viser à répondre à des questions telles que:
Pourquoi travaillez-vous sur ce projet?
Quels besoins en affaires, la recherche ou les commentaires des clients, le cas échéant, ont conduit à ce projet?
Les projets précédents se rapportent-ils à celui-ci et, si oui, comment sont-ils allés et qu'est-ce que votre équipe a appris?
La plupart de votre documentation de planification de projet précoce devraient inclure votre
objectifs du projet
sous une forme ou une autre. Connexion du travail quotidien aux objectifs de l'équipe ou de la société aide les membres de l'équipe à rester motivé, aligné et sur la bonne voie. En fait, selon le
Anatomie de l'indice de travail
Les membres de l'équipe qui comprennent comment leur travail individuel ajoute de la valeur à leur organisation sont 2x comme motivés comme leurs homologues.
Assurez-vous d'inclure votre calendrier dans votre mémoire de projet. Votre chronologie du projet est la meilleure façon de donner à votre équipe une idée claire des dates clés et d'importants
jalons de projet
. Après tout, le succès de votre projet dépend de la question de savoir si vous pouvez ou non coller à votre chronologie de votre projet et livrer vos objectifs de projet à temps.
Votre public cible est la raison pour laquelle vous travaillez sur ce projet. Peu importe le type de projet sur lequel vous travaillez, il est important d'inclure votre public cible dans votre mémoire de votre projet afin que tout le monde de votre équipe soit sur la même page de qui est le public.
5 étapes pour écrire un mémoire de projet clair, avec des exemples[dix]
Il existe quatre éléments principaux à un bref de projet, mais cinq étapes pour en en réaliser un. Si vous venez de commencer, n'ayez pas peur de casser votre mémoire en quatre paragraphes ou des sections, jusqu'à ce que le tissage des sections se sent encore plus naturel. De plus, n'hésitez pas à utiliser des points de balle, de lien vers d'autres documents ou d'utiliser des images si nécessaire. En fin de compte, votre mémoire de projet n'est utile que si vous (et vos intervenants de projet) pensent que c'est.
La meilleure façon de commencer votre bref projet consiste à ajouter tout contexte ou informations de fond pertinent. De cette façon, tout le monde commence le projet avec un pied d'égalité et toutes les parties prenantes interfonctionnelles s'approchent le reste de votre mémoire de projet (ou d'autres
Documentation de processus
) Avec les informations générales dont ils ont besoin.
Disons que votre entreprise a développé une application de jeu où les gens peuvent jouer à des jeux virtuels avec leurs amis. Dans ce projet, vous développez une campagne de marketing pour soutenir le lancement de votre produit le plus récent: une expérience vidéo en direct intégrée. Pour commencer votre mémoire, vous pouvez écrire quelque chose comme:
Actuellement, le chat est notre deuxième fonctionnalité la plus populaire (première connexion avec des amis par courrier électronique). 84% des utilisateurs utilisent chat à une certaine capacité. De plus, dans les sessions de retour d'utilisateur, 63% des utilisateurs ont déclaré être sur une vidéo ou un appel vocal avec leurs amis sur une autre plate-forme lors de l'utilisation de notre application. Nous pensons que, en apportant une discussion vidéo dans l'expérience de l'application elle-même, nous pourrons augmenter la rétention et potentiellement mettre à niveau les utilisateurs libres à notre plan mensuel.
2. Introduire des objectifs du projet et des mesures de réussite
Les objectifs du projet sont les actifs et les livrables que vous envisagez de livrer à la fin de votre projet. De bons objectifs de projet vous aident à comprendre clairement votre projet. Vos objectifs de projet définiront vos métriques de réussite, ce qui vous aidera à évaluer le succès de votre projet une fois que vous l'avez terminée. Idéalement, visez à définir des objectifs de projet intelligents. Smart est un acronyme pour vous aider à définir d'excellents objectifs. Ça signifie:
Spécifique
Mesurable
Réalisable
Réaliste
Time
La plupart des utilisateurs ont appris à utiliser un service vidéo différent tout en jouant sur notre application. Cette campagne de marketing éduquera et promouvoira cette nouvelle fonctionnalité afin d'accroître l'adoption et d'encourager les utilisateurs à s'éloigner de la discussion vidéo sur d'autres plates-formes et sur notre nouvelle fonctionnalité intégrée. L'objectif du projet est pour
Dans votre objectif de projet, vous inclurez probablement une plage de date ou de temps afin de pouvoir frapper le "T" dans SMART (Time-litané). Cependant, votre chronologie du projet est plus que la durée du projet: votre calendrier pourrait inclure des étapes clés ou d'autres dates importantes.
Durée du projet: 15 mars au 29 mai
Jalons clés:
15 mars: réunion de lancement
5 avril: L'équipe de produit fournit une version bêta du produit de chat vidéo final
22 avril: les actifs de conception initiaux sont dans
7 mai: Actifs de conception approuvés
17 mai: Produit finalisé et ampli; prêt pour l'expédition
Connaître votre public cible ou votre personnage est essentiel pour le succès du projet. Votre équipe de projet a besoin d'un aperçu des données démographiques d'audience pertinentes afin de produire le meilleur travail possible, ce qui, dans notre exemple, est le développement de l'application pour le public cible et une campagne marketing pour amplifier ce lancement.
Définir votre public cible tôt peut également empêcher
fluage portée
-Qui est lorsque la portée du projet dépasse les objectifs initiaux du projet ou la chronologie. Si vous n'avez pas de sens clair de votre public cible, vous risquez de devoir reconquérir une partie de votre projet, ce qui pourrait entraîner une griffe de portée sous forme de retards de synchronisation ou de contraintes budgétaires.
L'audience cible de cette campagne est des élèves du secondaire âgé de 15 à 18 ans qui cherchent à se connecter avec leurs amis après l'école ou le week-end. La démographie cible est Tech-Savvy, mais ils ont très peu de patience pour de mauvaises fonctionnalités, des bugs ou un décalage.
5. Connecter les parties prenantes du projet à d'autres ressources
Votre mémoire de projet est presque terminé. Rappelez-vous: Ce document est principalement destiné aux parties prenantes et aux membres de l'équipe de projet d'aligner sur les détails clés du projet. Il peut exister des ressources supplémentaires pertinentes, telles que le budget, le plan de communication ou les rôles de projet.
À la fin de votre projet de projet, assurez-vous de créer un lien vers n'importe quelle documentation pertinente dont votre équipe pourrait avoir besoin d'accéder. Par exemple, si vous avez déjà créé un plan de projet, incluez-le à la fin. Alternativement vous pouvez créer un lien vers un
Graphique RACI
,
proposition de projet
, ou
Feuille de route du projet
.
Pour des informations plus détaillées, consultez notre
plan de projet
ou voir notre
Feuille de route du projet
.
Votre bref projet est plus que quelques-quelques paragraphes avec des informations sur le projet. Un bref de projet est plutôt un moyen de communiquer des détails importants et des dates à votre équipe de projet plus large. Assurez-vous de l'emballer dans une source de vérité facile à utiliser et facile à utiliser. Une fois que vous faites, cela pourrait ressembler à quelque chose comme ça:
Il y a beaucoup d'éléments à la gestion de projet et si vous êtes un nouveau chef de projet, vous vous demandez peut-être quoi, si quelque chose, vous devez créer. Voici un court guide de chaque élément et où il s'adapte:
Objectifs de projet
Fournissez un aperçu de haut niveau de la manière dont votre projet se connecte aux objectifs commerciaux.
Objectifs du projet
sont les produits livrables spécifiques actuels à la fin d'un projet.
UNE
Feuille de route du projet
est un aperçu de haut niveau de vos produits livrables de projet, des jalons clés et des objectifs de projet. Les feuilles de route du projet sont très utiles pour des initiatives complexes.
UNE
réunion de démarrage
est une réunion au début de votre projet. Votre réunion de coup d'envoi est une chance de se connecter avec votre équipe de projet et des principales parties prenantes pour gagner un buy-in.
Ton
plan de projet
(Parfois appelé aperçu du projet) est l'information dont vous avez besoin pour démarrer votre projet.
UNE
résumé du projet
La source de vérité centrale de votre équipe est-elle destinée aux informations clés du projet.
Une
résumé
est un aperçu de votre plan de projet pour les parties prenantes de niveau exécutif.
Rapports d'état du projet
Les mises à jour de progrès que vous (le chef de projet) devraient-ils envoyer tout au long de votre projet afin de maintenir votre équipe de projet sur la bonne voie.
UNE
Projet post-mortem
est une chance de se connecter à votre équipe de projet à regarder en arrière sur ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fait et quelles apprentissages que vous pouvez apporter au prochain projet.
En bref, commencez à commencer par des mémoires de projets aujourd'hui[dix]
Les mémoires de projets sont un excellent moyen de capturer des informations clés pour votre projet et de le servir de manière facile à accéder à toutes vos parties prenantes de votre projet. Avec un mémoire de projet, vous avez un moyen de donner à vos intervenants et à votre équipe de projet un aperçu du projet, sans les accumuler.
La seule chose qui vaut mieux qu'un grand projet de projet? Gérer votre projet dans un
Outil de gestion de travail
Donc, tout le monde sait exactement qui fait quoi quand. En savoir plus sur l'utilisation d'un outil de gestion de travail comme
Gestionnaire de tâches UDN
.
