5 Schritte zum Schreiben eines klaren Projekts

Schnell, einer Ihrer Projekt-Stakeholder braucht einen einfachen Weg, um eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt zu erhalten. Was senden Sie sie?

Habe nichts im Sinn? Sie benötigen wahrscheinlich einen Projektbruch. Mit einem Projektkurs hat Ihr gesamtes Team eine zentrale Quelle der Wahrheit für wichtige Projektinformationen. Ein guter Brief ist der beste Ausgangspunkt zu einem tollen Projektplan und letztendlich ein erfolgreiches Projekt.

Was ist ein Projekt kurz?

Ein Projektbruch ist eine kurze Beschreibung der wichtigsten Elemente Ihres Projekts. Denken Sie daran als eine kurze Zusammenfassung für Projektinhaber und funktionsfähige Mitarbeiter. Ihr Projekt-SHORT sollte Ihre Projektanforderungen miteinander kommunizieren - ohne Ihre Interessengruppen mit zu vielen Details zu färben.

Wie die meisten Elemente in Projektmanagement , gibt es keine one-size-pass-sharp-schablone oder stil. Das Projekt Brief, das Sie erstellen, hängen vom Umfang und der Komplexität Ihres Projekts ab. Bei einigen Projekten könnte Ihr KURZ so kurz sein wie ein Absatz, für andere kann es auf eine Seite kommen.

Planen Sie, Ihre Projektliste zu Beginn Ihres Projekts zu erstellen. Wenn Sie mit dem Projektmanagement beginnen, haben Sie möglicherweise andere Elemente der frühen Projektplanung aufgetreten. Hier ist, wie ein Projektbruch mit anderen Projektmanagementelementen vergleicht:

Projekt Kurzer vs. Kreativer Brief

Wie der Name schlägt vor, ein kreativer Brief. ist ein Leitfaden für ein kreatives Projekt. Ihr kreativer Brief sollte Ihr Projektauthenz, Messaging und Ton, Vertriebsprozess, Projektbudget und Timeline enthalten. Wenn Sie mit einer externen Agentur oder einem kreativen Team arbeiten, funktioniert Ihr kreativer Brief auch als A Arbeitserklärung (SOW) , das den Umfang Ihrer Projekt- und Projektergebnisse definiert.

Ein Projektkreffer ist ein Überblick über die Schlüsselelemente Ihres Projekts. Wenn Sie an einem kreativen Projekt arbeiten, Ihr Projekt-Design Möglicherweise gehören einige Elemente Ihres kreativen Kurzfristigs-ähnlichen Zeitleistens und des Projekts-Publikums - aber Ihr Projektbruch sollte kürzer und einfacher sein als Ihr kreativer Brief.

Projekt Kurzer vs. Projektplan

Im Wesentlichen sollte Ihr Projekt SHORT eine verdichtete Version Ihres Projektplans sein. Ihr Projektplan sollte sieben Elemente umfassen:

Ihr Projektsurk sollte nur Ihre Projektziele, Timeline und Zeitplan, Zielgruppe anzeigen, und Projektbereich . Denken Sie an Ihr Projekt kurz als ein kürzeres Dokument, das hochrangige Projekt-Stakeholder lesen und projizieren kann Teammitglieder häufig überprüfen können.

Projekt Kurzer vs. Executive Summary

Ob Sie ein Projekt kurz erstellen oder nicht Zusammenfassung hängt vom Umfang Ihres Projekts und den beteiligten Stakeholdern ab. Genau wie ein Projektübersicht ist eine Executive-Übersicht ein Überblick über Ihre Projektinformationen - aber es ist im Allgemeinen auf exekutive Stakeholder ausgerichtet. Wenn Sie an einem expansiven Projekt mit hochrangigen Führungskräften arbeiten oder wenn Sie eine erstellt haben Geschäftsfall Erwägen Sie für Ihre Initiative, eine Executive-Zusammenfassung zu schaffen. Wenn Sie auf der anderen Seite an einer Initiative mit funktionsübergreifenden Mitarbeitern arbeiten, erstellen Sie einen Projektbruch.

Schlüsselelemente von Projektlisten

Ihr Projekt Brief ist ein Überblick über Ihr bevorstehendes Projekt. Es sollte Schlüsselinformationen über wichtige Projektdetails enthalten, sodass Ihr Projektteam, in dem sich diese Initiative angeht, ausrichten und verstehen kann. In der Regel enthält Ihr Projektbruch vier Schlüsselelemente:

Hintergrundinformation

Der erste Teil Ihres Projekts-Kurzes sollte den Projekthintergrund enthalten. Der Projekthintergrundbereich ist ein Speicherplatz, um jeden Kontext bereitzustellen, den Ihre Stakeholder möglicherweise nicht haben. Ziel, Fragen zu beantworten, wie:

Welchen Geschäftsanforderungen, Forschung oder Kundenfeedback, falls vorhanden, führte zu diesem Projekt?

Beziehen sich alle früheren Projekte auf diesen ein und, wenn ja, wie haben sie gegangen, und was hat Ihr Team gelernt?

Projektziele und Erfolgsmetriken

Die meisten Ihrer frühen Projektplanungsdokumentation sollten Ihre Projektziele in einer Form oder einem anderen. Die Verbindung von Alltagsarbeiten an das Team- oder Firmenzielen hilft mit den Teammitgliedern motiviert, ausgerichtet und auf dem richtigen Weg. In der Tat laut an Anatomie des Arbeitsindex , Teammitglieder, die verstehen, wie ihre individuelle Arbeit in ihrer Organisation einen Wert hinzufügen, sind 2x, wie sie als ihre Kollegen motiviert sind.

Projekt Zeitleiste

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Timeline in Ihr Projekt kurzgeben. Ihr Projekt-Timeline ist der beste Weg, um Ihrem Team eine klare Vorstellung von Schlüsseldaten und Wichtigkeit zu geben Projekt Meilensteine . Immerhin hängt der Erfolg Ihres Projekts davon ab, ob Sie an Ihrer Projektzeitleiste an Ihrer Projektsteuer bleiben und Ihre Projektziele pünktlich liefern können.

Zielgruppe

Ihr Zielgruppe ist der Grund, warum Sie an diesem Projekt arbeiten. Egal in welcher Art von Projekt, an dem Sie arbeiten, es ist wichtig, Ihre Zielgruppe in Ihr Projekt in Ihrem Projekt aufzunehmen, sodass jeder in Ihrem Team auf derselben Seite ist, wer das Publikum ist.

5 Schritte zum Schreiben eines klaren Projekts mit Beispielen mit Beispielen

Es gibt vier Hauptelemente zu einem Projekt kurz, aber fünf Schritte, um tatsächlich eins abzuschließen. Wenn Sie gerade erst beginnen, haben Sie keine Angst, Ihre Einfachheit in vier Absätze oder Abschnitte zu brechen, bis die Abschnitte miteinander gewebt werden. Fühlen Sie sich außerdem frei, Bullet Points, Link zu anderen Dokumenten zu verwenden, oder verwenden Sie ggf. keine Bilder. Letztendlich ist Ihr Projektauftrag nur hilfreich, wenn Sie (und Ihre Projektinhaber) denken, es ist.

1. Relevante Kontext hinzufügen

Der beste Weg, um Ihr Projekt kurz zu beginnen, besteht darin, alle relevanten Kontext- oder Hintergrundinformationen hinzuzufügen. Auf diese Weise beginnt jeder das Projekt mit dem gleichen Fundament, und alle kreuzfunktionellen Stakeholder nähern sich dem Rest Ihres Projekts (oder anderer Prozessdokumentation ) mit den Hintergrundinformationen, die sie brauchen.

Nehmen wir an, dass Ihr Unternehmen eine Gaming-App entwickelt hat, in der Personen virtuelle Spiele mit ihren Freunden spielen können. In diesem Projekt entwickeln Sie eine Marketingkampagne, um den Start Ihres neuesten Produkts zu stützen: ein In-App-Live-Videoerlebnis. Um mit Ihrem Projekt kurz zu beginnen, schreiben Sie möglicherweise etwas wie:

Derzeit ist der Chat unsere zweit beliebteste Funktion (zuerst verbindet sich mit Freunden per E-Mail). 84% der Benutzer verwenden in einer Kapazität Chat. Zusätzlich berichteten in Benutzerfeedback-Sitzungen 63% der Benutzer mit ihren Freunden auf einer anderen Plattform auf einem Video- oder Sprachanruf auf einer anderen Plattform, während Sie unsere App verwenden. Wir glauben, dass wir, indem wir mit dem Video-Chat in das App-Erlebnis selbst bringen, in der Lage sein, die Retention zu steigern und möglicherweise kostenlose Benutzer auf unseren monatlichen Plan zu aktualisieren.

2. Bringen Sie Projektziele und Erfolgsmetriken ein

Projektziele sind die Vermögenswerte und Ergebnisse, die Sie am Ende Ihres Projekts liefern möchten. Gute Projektziele helfen Ihnen, ein klares Verständnis Ihres Projekts zu erhalten. Ihre Projektziele definieren Ihre Erfolgsmetriken, die Ihnen dabei hilft, den Erfolg Ihres Projekts zu bewerten, sobald Sie sie beendet haben. Im Idealfall zielen Sie darauf ab, Smart Project-Ziele festzulegen. Smart ist eine Akronym, die Ihnen dabei hilft, große Ziele festzulegen. Es steht für:

Die meisten Benutzer haben gelernt, einen anderen Video-Service beim Spielen in unserer App zu verwenden. Diese Marketingkampagne errichtet und fördert diese neue Funktion, um die Adoption zu steigern und die Benutzer dazu zu ermutigen, sich vom Video-Chat auf anderen Plattformen und auf unserer neuen In-App-Funktion zu entfernen. Das Projektziel ist für

3. Klären Sie Ihre Projektzeitleiste

In Ihrem Projektziel enthalten Sie wahrscheinlich ein Datums- oder Zeitbereich, um das "T" in Smart (zeitlich) zu treffen. Ihre Projektzeitleiste ist jedoch mehr als nur die Projektdauer - Ihre Timeline kann wichtige Meilensteine oder andere wichtige Termine enthalten.

4. Scheinwerb dein Zielgruppe

Wenn Sie Ihre Zielgruppe oder Persona kennen, ist für den Projekterfolg entscheidend. Ihr Projektteam benötigt Einblick in einschlägige Publikum-Demographics, um die beste Arbeit möglich zu gestalten, die in unserem Beispiel die App-Entwicklung für die Zielgruppe und eine Marketingkampagne ist, um diesen Start zu verstärken.

Das Definieren Ihrer Zielgruppe früh kann auch verhindern Umfang Kriechen -Was ist, wenn der Umfang des Projekts die anfänglichen Projektziele oder Zeitleiste überschreitet. Wenn Sie kein klares Gefühl für Ihre Zielgruppe haben, müssen Sie am Ende ein Teil Ihres Projekts neu arbeiten müssen, was zu einem Umfang in Form von Timing-Verzögerungen oder Budgeteinschränkungen führen kann.

Zielgruppe für diese Kampagne sind Highschool-Studenten zwischen 15 und 18 Jahren, die nach der Schule oder am Wochenende mit ihren Freunden verbunden sind. Ziel demografisch ist Tech-Savvy, aber sie haben sehr wenig Geduld für schlechte Funktionen, Wanzen oder Verzögerungen.

5. Verbinden Sie die Projektinhaber an andere Ressourcen

Ihr Projektbruch ist fast fertig. Denken Sie daran: Dieses Dokument ist hauptsächlich für Stakeholder und Projektteamsmitglieder, um auf den wichtigsten Details des Projekts auszurichten. Möglicherweise gibt es relevante zusätzliche Ressourcen, wie Budget, Kommunikationsplan oder Projektrollen.

Vergewissern Sie sich am Ende Ihres Projekts, dass Ihr Team möglicherweise auf eine relevante Dokumentation zugreifen kann. Wenn Sie beispielsweise bereits einen Projektplan erstellt haben, enthalten Sie das am Ende. Alternativ könntest du mit einem verlinken Raci-Chart , Projektvorschlag , oder Project Roadmap. .

Weitere Informationen finden Sie in unserem Projektplan Oder sehen Sie unsere. Project Roadmap. .

Kurzes Beispiel für das Projekt.

Ihr Projektauftrag ist mehr als nur ein paar Absätze mit Projektinformationen. Vielmehr ist ein Projektsurk ein Weg, um wichtige Details und Termine an Ihr breiteres Projektteam zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Sie es in einer benutzerfreundlichen, zentralen Quelle der Wahrheit verpacken. Sobald Sie es tun, könnte es so etwas aussehen:

Wo passt ein Projekt kurz ein?

Es gibt viele Elemente für das Projektmanagement, und wenn Sie ein neuer Projektmanager sind, fragen Sie sich möglicherweise, was Sie, wenn Sie etwas, erstellen müssen. Hier ist ein kurzer Führer jedes Elements und wo es passt:

Projektziele Geben Sie einen hochrangigen Gliederung, wie Ihr Projekt mit den Geschäftszielen herstellt.

Projektziele sind die tatsächlichen, spezifischen Leistungen am Ende eines Projekts.

EIN Project Roadmap. ist ein hochrangiger Überblick über Ihre Projektergebnisse, Key Meilensteine und Projektziele. Projekt Roadmaps sind für komplexe Initiativen hilfreich.

EIN Kick-off Meeting ist ein Treffen zu Beginn Ihres Projekts. Ihr Kickoff-Treffen ist eine Chance, sich mit Ihrem Projektteam und wichtigen Stakeholdern herzustellen, um Buy-In zu gewinnen.

Dein Projektplan (Manchmal als Projektübersicht bezeichnet) ist die Informationen, die Sie benötigen, um Ihr Projekt tatsächlich zu starten.

EIN Project Brief. ist die zentrale Quelle Ihrer Mannschaft für wichtige Projektinformationen.

Ein Zusammenfassung ist ein Überblick über Ihren Projektplan für Stakeholder der Executive-Ebene.

Projektstatusberichte. sind Fortschrittsaktualisierungen, die Sie (der Projektmanager) im Laufe Ihres Projekts senden sollten, um Ihr Projektteam auf der Strecke aufzubewahren.

EIN Projekt nach Mortem Es ist eine Chance, sich mit Ihrem Projektteam zu verbinden, um wieder auf das Arbeiten zu schauen, was funktioniert, was nicht, und welche Erlernen Sie das nächste Projekt mitbringen können.

Kurz gesagt, beginnen Sie noch heute mit Projektlisten

Project-Slips sind eine großartige Möglichkeit, um wichtige Informationen für Ihr Projekt aufzunehmen und für alle Ihre Projektinhaber einfach zugänglich zu dienen. Mit einem Projektbetrag haben Sie einen Weg, um Ihrem Stakeholder und einem Projektteam einen Überblick über das Projekt zu geben, ohne sie überwältigend zu machen.

Das einzige, was besser ist als ein großartiger Projekt? Verwalten Sie Ihr Projekt in einem Arbeitsmanagement-Tool Also weiß jeder genau, wer mit wann geht. Erfahren Sie mehr über das Verwenden eines Workmanagement-Tools wie [fünfzehn]UDN-Task-Manager