กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA): วิธีการกำจัด Busywork

กำลังมองหาวิธีกำจัดวัฏจักรขณะที่ปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม? ระบบอัตโนมัติอาจเป็นคำตอบของคุณ การทำงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติสามารถประหยัดเวลาในทีมของคุณและยังสามารถช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในวันต่อวันขนาดเล็ก และเมื่อพูดถึงประสิทธิภาพไม่มีอะไรที่มีค่ามากกว่าการคืนเวลาในวันของคุณ

ในบทความนี้เราจะไปที่กระบวนการอัตโนมัติทางธุรกิจรวมถึงสิ่งที่เป็นประโยชน์ของการใช้ระบบของคุณเองและตัวอย่างของงานทั่วไปที่คุณสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ

กระบวนการทำงานของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

ในระยะสั้นกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติคือการใช้ระบบอัตโนมัติที่เปิดใช้งานเทคโนโลยีเพื่อทำงานที่เกิดซ้ำในธุรกิจที่สามารถเปลี่ยนความพยายามด้วยตนเองได้ ในขณะที่อาจฟังดูซับซ้อน แต่เป็นกระบวนการของการมอบหมายงานให้กับเครื่องมือแทนที่จะเป็นสมาชิกในทีม เคล็ดลับที่แท้จริงคือการใช้เครื่องมือในลักษณะที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เมื่อพูดถึงระบบอัตโนมัติมีวิธีการต่าง ๆ มากมาย จากการจัดการกระบวนการทางธุรกิจไปจนถึงกระบวนการอัตโนมัติกระบวนการหุ่นยนต์เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแยกแยะข้อกำหนดทั่วไป

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA) เทียบกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติมักจะสับสนกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)- และด้วยเหตุผลที่ดี ท้ายที่สุดการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเป็นคำศัพท์สำหรับเทคนิคการทำงานอัตโนมัติต่างๆ

BPM ถูกกำหนดให้เป็นวินัยที่คนใช้วิธีการต่าง ๆ ในการค้นหารุ่นวิเคราะห์การวัดปรับปรุงเพิ่มประสิทธิภาพและดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ นั่นหมายความว่า BPA เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของ BPM

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ (BPA) เทียบกับกระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ (RPA)

ในขณะที่คล้ายกันมีความแตกต่างระหว่างคำสองคำ ในขณะที่ BPM เป็นวิธีการแบบองค์รวมที่ใช้ระบบอัตโนมัติที่เปิดใช้งานเทคโนโลยี RPM เป็นวิธีการเฉพาะที่ใช้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์และปัญญาประดิษฐ์

ตามคำนิยาม RPA เป็นรูปแบบของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติตามหุ่นยนต์เชิงเปรียบเทียบหรือในปัญญาประดิษฐ์

กระบวนการทางธุรกิจใดที่คุณสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ

ตอนนี้ส่วนที่น่าตื่นเต้นมาถึงแล้ว คุณสามารถทำกระบวนการอะไรได้โดยอัตโนมัติ ในความเป็นจริงมีงานที่ไม่มีที่สิ้นสุดของงานที่คุณสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ ส่วนที่ยุ่งยากคือการรู้เพียงวิธีการทำเช่นนั้น

เป็นการดีที่สุดที่จะเริ่มง่ายและค่อยๆทำงานตามวิธีการทำงานอัตโนมัติที่ซับซ้อนมากขึ้น งานทั่วไปที่องค์กรอัตโนมัติรวมถึงการส่งมอบโครงการการป้อนข้อมูลคำสั่งซื้อและแม้แต่เงินเดือน - ทั้งหมดสามารถประหยัดเวลาและเงินของทีมของคุณ

ความสามารถของคุณจะขึ้นอยู่กับเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่คุณมีอยู่ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีที่จะแปรงให้กับคุณลักษณะที่มีให้คุณก่อนที่จะดำน้ำเข้าไปในระบบอัตโนมัติ หากคุณยังไม่มีเครื่องมือในสถานที่ให้ดูว่าซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เหมาะสำหรับคุณ

นี่คืองานทั่วไปที่พบมากที่สุดที่คุณสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติสำหรับ

งานโครงการ

โครงการส่วนใหญ่ที่คุณทำงานจะส่งผลให้มีการทำงานจำนวนมากที่ต้องเสร็จสมบูรณ์เป็นที่รู้จักกันในนามการพึ่งพา ในขณะที่บางทีมใช้ระบบอัตโนมัติสร้างรายการที่ต้องทำที่ดีกว่าอื่น ๆ ชอบวิธีการเช่นKanban BoardsหรือGantt-Chart เช่น Timelines. วิธีใดก็ตามที่คุณต้องการระบบอัตโนมัติสามารถช่วยในการสร้างงานเหล่านี้และแม้แต่การปิดงานในบางกรณี

คุณสามารถใช้งานอัตโนมัติสำหรับงานโครงการเพื่อ:

ย้ายภารกิจไปยังโครงการที่ถูกต้อง

มอบหมายงานให้กับเพื่อนร่วมทีมที่เหมาะสม

แจ้งผู้มีส่วนได้เสียของการพึ่งพาโครงการ

ตั้งค่าและเปลี่ยนวันที่ครบกำหนด

ส่งงานในเวลาที่เหมาะสม

โดยกำลังยุ่งยากเช่นเดียวกับการจัดการภารกิจโครงการคุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเปลี่ยนวันที่ครบกำหนดและแจ้งผู้มีส่วนได้เสียในการเปลี่ยนแปลง

การสื่อสาร

การสื่อสารอัตโนมัติเป็นอีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงงานที่เกิดซ้ำ จากการแจ้งเตือนโครงการไปจนถึงการอัปเดตทีมรายสัปดาห์งานเล็ก ๆ น้อย ๆ (แต่ใช้เวลานาน) เหล่านี้อาจเป็นขั้นตอนแรกที่ยอดเยี่ยมในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่ชาญฉลาดมากขึ้น

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการสื่อสารไปที่:

ส่งการแจ้งเตือนโครงการ

ส่งการอัปเดตทีม

ส่งรายงานการประชุมโพสต์การประชุม

ส่งการสื่อสารกับลูกค้า

ส่งซีรี่ส์อีเมลหลังซื้อ

จากตัวอย่างข้างต้นคุณสามารถเห็นได้ว่ามีความสามารถหลากหลายเมื่อต้องการการสื่อสารอัตโนมัติ แต่ละอันสามารถช่วยได้ทั้งการอัปเดตภายในและภายนอกและการสนับสนุนลูกค้า

การป้อนข้อมูล

องค์กรส่วนใหญ่มองไปที่ระบบอัตโนมัติเป็นครั้งแรกเป็นวิธีการของการป้อนข้อมูลให้เสร็จสมบูรณ์ มันเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานมาก การป้อนข้อมูลยังเป็นงานซ้ำ ๆ ที่มักจะต้องใช้งานรายเดือนหรือรายสัปดาห์

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการป้อนข้อมูลไปที่:

ลดข้อมูลที่ซ้ำกัน

แบบฟอร์มนำเข้า

ตั้งค่าสถานะและป้องกันไม่ให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน

ข้อมูลเส้นทางไปยังผู้มีส่วนได้เสียที่เหมาะสม

เก็บข้อมูลลูกค้า

พร้อมกับความสามารถเหล่านี้การป้อนข้อมูลอัตโนมัติสามารถช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานที่จะทำด้วยตนเอง

คำสั่งขาย

ด้วย CRM ที่เหมาะสมในสถานที่อัตโนมัติสามารถช่วยรวบรวมและกำหนดเส้นทางข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้า สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการเช่นการให้บริการลูกค้าและปรับแต่งแคมเปญการตลาด

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับคำสั่งขายเพื่อ:

บริการลูกค้า

ปรับแต่งแคมเปญการตลาด

ความสำเร็จของผลิตภัณฑ์คาดการณ์

แนวโน้มตลาดติดตาม

ความสามารถเหล่านี้จะไม่เพียง แต่ให้เวลากลับไปยังทีมของคุณ แต่ยังสามารถช่วยให้องค์กรของคุณแข่งขันในตลาดและช่วยเหลือกลยุทธ์การเติบโตในอนาคต

เงินเดือน

เงินเดือนเป็นงานที่จำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ หากคุณยังคงทำงานกับบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองคุณจะพลาดประโยชน์ของกระบวนการอัตโนมัติ คล้ายกับกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ ที่เราอธิบายไว้ข้างต้นอัตโนมัติสามารถป้องกันข้อผิดพลาดสร้างขั้นตอนที่เร็วขึ้นและป้องกันไม่ให้คุณนั่งอยู่ในสำนักงานด้านหลังเป็นเวลาหลายชั่วโมง

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการจ่ายเงินเดือนเป็น:

ส่งเงินเดือน

สร้างรายงานเงินเดือน

จัดหาต้นขั้วจ่ายให้กับสมาชิกในทีม

ปรับชั่วโมงสำหรับ PTO

ช่วยเหลือการยื่นภาษีของพนักงาน

ทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อเปิดสิทธิประโยชน์การลงทะเบียน

หากมีหนึ่งงานที่คุณทำโดยอัตโนมัติเงินเดือนเป็นคู่แข่งที่แข็งแกร่งเมื่อดูจำนวนงานที่คุณสามารถถอดจานทีมของคุณได้

การเลี้ยงดูตะกั่ว

การเลี้ยงดูตะกั่วเป็นอีกกระบวนการที่ยอดเยี่ยมในการอัตโนมัติหากคุณมีเทคโนโลยีที่เหมาะสม สิ่งนี้สามารถอยู่ในรูปแบบของโปรแกรมอีเมลเช่นชุดต้อนรับหรือซีรีย์การเปิดใช้งานหรือโปรโมชั่นเนื้อหาเช่นโฆษณาเป้าหมาย

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการเลี้ยงดูที่จะ:

สร้างเวิร์กโฟลว์แคมเปญ

แบ่งปันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่มีศักยภาพ

ส่งอีเมลตะกั่วบำรุง

เก็บข้อมูลนำส่วนบุคคล

ในขณะที่มีวิธีการที่จะใช้การเลี้ยงดูนำโดยอัตโนมัติเพื่อประโยชน์ของคุณให้แน่ใจว่าได้ปรับปรุงแคมเปญอย่างต่อเนื่องตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI). สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือตั้งค่าแคมเปญและลืมไปดังนั้นอย่าลืมเติบโตต่อไปจากประสิทธิภาพที่ผ่านมา

ตัวอย่างกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

ตอนนี้คุณรู้ว่างานที่พบบ่อยที่สุดบางอย่างเพื่อให้เป็นไปโดยอัตโนมัติลองดูตัวอย่างที่จับต้องได้ของ BPA ในการดำเนินการ แผนการที่ดีควรรักษาทั้งผู้ใช้ทางธุรกิจและประสบการณ์ของลูกค้าในใจ

นี่คือตัวอย่างสองสามอย่างที่จะได้รับความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อประโยชน์ของคุณ

ตัวอย่างที่ 1:ภารกิจโครงการอัตโนมัติ

สารละลาย: ด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติคุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนงานเมื่อวันที่ครบกำหนดใกล้เข้ามาโดยไม่มีการแทรกแซงจากคุณ สิ่งนี้จะทำให้งานไม่สามารถดำเนินการต่อไปในวันที่ครบกำหนดตั้งแต่แรก มันจะได้รับคืนเวลาทั้งคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ใช้เวลาพูดคุยผ่านปัญหา

ตัวอย่างที่ 2:การสื่อสารของทีมอัตโนมัติ

สารละลาย: ด้วยระบบอัตโนมัติคุณสามารถเพิ่มผู้ติดตามไปยังภารกิจเพื่อให้พวกเขาอยู่ในวงที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงการและวันที่ครบกำหนดที่จะเกิดขึ้น ไม่เพียง แต่จะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ แต่พวกเขายังสามารถปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนของตนเองเพื่อประสานงานกับงานที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา

ซอฟต์แวร์กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

เพื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพคุณต้องมีสิทธิซอฟต์แวร์อัตโนมัติในสถานที่. เครื่องมือที่ดีควรให้ความสามารถในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองส่งผลลัพธ์ที่รวดเร็วและทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็น

ในขณะที่มีคุณสมบัติมากมายที่สามารถยกระดับความฉลาดทางเทคโนโลยีขององค์กรของคุณมีบางอย่างที่โดดเด่นที่สุด

เครื่องมือของคุณควรจะสามารถ:

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

เห็นภาพงาน

ข้อมูลที่ปลอดภัย

ให้ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่เรียบง่าย

ตั้งค่าลำดับความสำคัญและวันที่

สร้างขั้นตอนที่กำหนดเอง

ลดความยุ่งยาก

ความสามารถทั้งหมดเหล่านี้จะไม่เพียง แต่ช่วยเท่านั้นสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อถือได้แต่จะช่วยลดคอขวด ในขณะที่พวกเขาอาจดูเหมือนเล็กในขณะนี้พวกเขาสะสมเมื่อเวลาผ่านไปส่งผลให้เกิดปัญหาประสิทธิภาพ โชคดีที่มีซอฟต์แวร์ BPA ที่เหมาะสมคุณจะต้องเตรียมเทคโนโลยีอัตโนมัติ

ประโยชน์ของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

คุณอาจสงสัยว่าทำไมระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญในการดำเนินการตั้งแต่แรก มันเป็นคำถามที่ถูกต้องและสิ่งที่ควรพูดคุยในช่วงต้นของการวิจัยของคุณ

BPA สามารถให้ประโยชน์เหล่านี้และอื่น ๆ :

สร้างประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

ปรับปรุงกระบวนการ

มาตรฐานการดำเนินงาน

ไม่เพียง แต่สามารถให้ประโยชน์เหล่านี้ได้ แต่ BPA สามารถนำองค์กรของคุณไปสู่ความฉลาดทางธุรกิจโดยรวมที่สูงขึ้นผ่านการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และการใช้อินเตอร์เฟสการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันต่างๆ (API) ทั้งสองอย่างนี้เป็นระบบการแปลงแบบดิจิตอลที่สามารถช่วยปรับปรุงระบบอัตโนมัติของทีมงานของทีมงานของคุณ

มาดำน้ำเข้าสู่แต่ละประโยชน์ที่สำคัญของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

สร้างประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

หนึ่งในผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ที่สุดของ BPA คือช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพเพิ่มขีดความสามารถให้กับทีมของคุณด้วยเวลาที่จำเป็นในการทำงานที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถประหยัดเวลาและป้องกันข้อผิดพลาดโดยการแจ้งเตือนวาระการประชุมประจำวันสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

สิ่งนี้ไม่เพียงปรับปรุงผลผลิตแต่เวลาว่างเพิ่มเติมสามารถนำไปสู่การทำงานที่มีคุณภาพสูงขึ้น มันเป็นชัยชนะที่แท้จริงชนะ

ปรับปรุงกระบวนการ

การดำเนินธุรกิจอาจเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับทั้งธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็ก นั่นเป็นเพราะมีกระบวนการที่แตกต่างกันมากมาย จากการวางแผนและการจัดทำงบประมาณให้กับทรัพยากรมนุษย์และลูกจ้างของพนักงานในการทำงานซ้ำ ๆ มีงานซ้ำ ๆ ที่เกิดขึ้นเบื้องหลังของเกือบทุกธุรกิจ

ด้วยความช่วยเหลือของ BPA คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการของคุณโดยใช้การเรียนรู้ของเครื่องเพื่อยกระดับประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้า

มาตรฐานการดำเนินงาน

พร้อมกับงานที่มีความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจ BPA สามารถช่วยให้ทีมงานของคุณเป็นมาตรฐานกระบวนการปฏิบัติงาน สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการกำหนดเส้นทางของข้อมูลไปยังผู้มีส่วนได้เสียโดยอัตโนมัติรวมถึงกระบวนการอัตโนมัติเพิ่มเติมจำนวนมาก

นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาความมั่นคงไว้ในแต่ละขั้นตอนภายในของคุณ ในทางกลับกันสิ่งนี้จะช่วยให้เกิดข้อผิดพลาดและงานยุ่งในทิศทางขั้นต่ำและองค์กรที่ชัดเจน

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น จากการจับความไร้ประสิทธิภาพเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดของมนุษย์ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยระบบอัตโนมัติ สามารถปรับปรุงทุกอย่างจากกระบวนการบนบอร์ดเพื่อความพึงพอใจของลูกค้า