ビジネスプロセスオートメーション（BPA）：ビジーワークを排除する方法

忙しい時間を排除する方法を探していますチーム効率の向上？自動化はただあなたの答えかもしれません。繰り返しタスクを自動化することで、チームの時間を節約でき、少数の日々のエラーを防ぐのに役立ちます。そしてそれが効率性になると、あなたの日に時間を取り戻すよりも貴重なものは何もありません。

この記事では、それがあること、あなた自身のシステムを実装することの利点、そして自動化することができる一般的なタスクの例を含む、ビジネスオートメーションのプロセスを進めます。

ビジネスプロセスの自動化とは何ですか？

要するに、ビジネスプロセス自動化は、手動の努力を交換することができる業務内の繰り返しタスクを完了するための技術対応の自動化の使用です。それが複雑に聞こえるかもしれませんが、チームメンバーの代わりにタスクをツールに委任するプロセスです。本当のトリックはあなたのビジネスニーズに最も適した方法でツールを実装しています。

自動化になると、さまざまな方法があります。ビジネスプロセス管理からロボットプロセス自動化まで、一般的な用語を区別することが重要です。

ビジネスプロセスオートメーション（BPA）対ビジネスプロセス管理（BPM）

ビジネスプロセスの自動化はしばしば混乱しますビジネスプロセス管理（BPM）- 良い理由で。結局のところ、ビジネスプロセス管理はさまざまな自動化技術のための傘の用語です。

BPMは、ビジネスプロセスを発見、モデル化、分析、測定、改善、最適化、自動化するためにさまざまな方法を使用する規律として定義されています。つまり、BPAはBPMの1つの小さな部分です。

ビジネスプロセス自動化（BPA）対ロボットプロセス自動化（RPA）

同様に、2つの用語の間にはいくつかの違いがあります。 BPMはテクノロジ対応の自動化を使用する総合的なアプローチですが、RPMはソフトウェアロボットと人工知能を使用する特定のアプローチです。

定義上、RPAは、比喩的なソフトウェアロボットまたは人工知能に基づくビジネスプロセス自動化の形式です。

どのビジネスプロセスを自動化できますか？

今刺激的な部分が来ます。どのプロセスが自動化することができますか？実際には、あなたが自動化することができる無限のタスクがあります。トリッキーな部分は、そうする方法だけを知っています。

それは単純で、より複雑な自動化プロセスへの道をゆっくりと仕事をするのが最善です。組織が自動化する一般的なタスクには、プロジェクトの成果物、データ入力、販売注文、さらには給与計算が含まれています。これはすべてチームの時間とお金を節約できます。

あなたの機能はあなたが整っているツールとソフトウェアによって異なりますので、自動化には遠く離れすぎる前にあなたが利用可能な機能を磨くことをお勧めします。あなたがまだ場所に道具を持っていないならば、ワークフロー管理ソフトウェアあなたのために正しいです。

Business Process Automationを使用できる最も一般的なタスクのいくつかがあります。

プロジェクトタスク

あなたが働いているほとんどのプロジェクトは、それ以外の場合は依存関係として知られている必要がある多くのタスクをもたらすでしょう。一部のチームはオートメーションを使用していますより良いDOリストを作成します他の人は、ような方法を好むかんばんボード また タイムラインのようなガントチャート。あなたが好む方法はどんな方法でも、自動化はこれらのタスクの作成とタスクの閉鎖を手助けすることができます。

プロジェクトタスクのオートメーションを使用できます。

タスクを正しいプロジェクトに移動します

適切なチームメイトにタスクを割り当てます

プロジェクト依存関係の利害関係者に通知する

デューティデートを設定してシフトします

適切な時期に仕事をオフにします

に ビジーワークを自動化しますプロジェクトタスクの管理のように、チームメンバーを自動割り当て、期限を簡単にシフトさせることができ、ステークホルダーに変更を通知することができます。

コミュニケーション

自動化通信は、繰り返しタスクを合理化するもう1つの方法です。プロジェクトリマインダーから週刊チームの更新から、これらの小さな（しかし時間のかかる）タスクは、よりインテリジェントなビジネスプロセスを作成するための素晴らしい最初のステップです。

コミュニケーションに自動化を使用できます。

プロジェクトリマインダーを送信します

チームのアップデートを送信します

出会い議事録を送る

顧客向け通信を送る

購入後のメールシームを送る

上記の例に基づいて、コミュニケーションを自動化することを検討する際に幅広い機能があることがわかります。内部および外部のアップデートとカスタマーサポートの両方を支援できます。

データ入力

ほとんどの組織は、データ入力を完了するための手段として、最初に自動化を見ます。それは退屈な仕事であり、それでも非常に時間がかかります。データ入力は通常、毎月または毎週の作業を必要とする繰り返しタスクです。

データ入力に自動化を使用できます。

重複データを削減します

フォームをインポートします

矛盾する矛盾を解消して防止します

適切な利害関係者にデータをルーティングする

顧客情報を保存します

これらの機能と共に、自動データ入力は手動で行われるであろう運用コストの削減を助けることができます。

受注

適切なCRMが所定の位置にあると、自動化は顧客の受注情報を収集して配線するのに役立ちます。これは、顧客の整備やマーケティングキャンペーンのパーソナライズのような多くの理由に役立ちます。

自動化のための販売注文を使用することができます。

サービスのお客様

マーケティングキャンペーンをパーソナライズする

予測製品の成功

市場動向を追跡する

これらの機能はあなたのチームに戻るだけでなく、あなたの組織が市場で競争し、将来の成長戦略を支援するのを助けることができます。

給料

給与はすべてのビジネスに必要なタスクです。まだ手動で給与計算に取り組んでいる場合は、プロセスを自動化することの利点に欠けています。私たちが上で概説した他のビジネスプロセスと同様に、自動化はエラーを防ぎ、より速い手順を作成し、そして最後に何時間もバックオフィスに座っていることを保ちます。

給与計算のために自動化を使用することができます。

給与給与を提出してください

給与計算レポートを作成します

チームメンバーに支払いスタブを提供します

PTOの時間を調整する

従業員の納税申告を支援します

オープン登録の恩恵を変更します

あなたが自動化するタスクが1つある場合、給与はあなたがあなたのチームのプレートを離陸させることができる仕事の量を見るときに強い競争力です。

育てられた育成

あなたが正しい技術を持っているならば、リード育成は自動化するためのもう1つの素晴らしいプロセスです。これは、ウェルカムシリーズや再生シリーズなどの電子メールプログラム、またはターゲットADSのようなコンテンツプロモーションなどの電子メールプログラムの形でもあります。

オートメーションを使用するには、次のことを育成することができます。

キャンペーンワークフローを作成します

関連コンテンツを潜在的な顧客に共有してください

育てられたEメールを送ります

パーソナライズされたリードデータを保存します

あなたの利点に育成された自動リードを使用する方法のトンは、必ずキャンペーンを継続的に改善してください。主なパフォーマンスインジケータ（KPIS）。あなたができる最悪のことはキャンペーンを設定し、それを忘れているので、過去のパフォーマンスから成長し続けるようにしてください。

ビジネスプロセス自動化の例

自動化する最も一般的なタスクのいくつかを知っているので、行動中のBPAの具体的な例を見てみましょう。良い計画では、ビジネスユーザーと顧客の両方の経験を念頭に置いておくべきです。

あなたがあなたの利点に自動化を使うことができる方法のより良い考えを得るための例をいくつかいくつか得ます。

例1：プロジェクトタスクの自動化

解決：オートメーションの助けを借りて、期限が介入していない場合はタスクリマインダーを設定できます。これにより、タスクが最初の場所で期限切れになるのを防ぐことができました。また、あなたとステークホルダーの両方が問題を通して話しかけた時間を与えたでしょう。

例2：チームコミュニケーションの自動化

解決：オートメーションでは、プロジェクトの変更と期日の日付を使用してそれらをループに保つために、手順をタスクに簡単に追加できます。彼らは自動的に通知されるだけでなく、彼らは彼らにとって最も重要な作業と調整するために彼ら自身の通知の好みを調整することもできます。

ビジネスプロセス自動化ソフトウェア

効果的なビジネスプロセスを作成するために、あなたは最初に正しいことをする必要がありますオートメーションソフトウェア所定の位置に。良いツールにカスタムワークフローを作成し、迅速な結果を提供し、必要に応じて簡単に変更を加えることができます。

組織の技術情報を強化することができる多数の機能がありますが、最も際立っている数はいくつかあります。

あなたのツールは次のことができるはずです：

ワークフローを合理化します

視覚化作業を

安全なデータ

単純なユーザーインターフェースを提供します

優先度と日付を設定します

カスタムステップを作成します

ビジーワークを削減します

これらの機能はすべて役に立ちます信頼できるワークフローを構築しますしかしまたボトルネックを減らすでしょう。現時点では小さく見えるかもしれませんが、彼らは時間の経過とともに蓄積し、効率の問題が発生します。ありがたいことに、適切なBPAソフトウェアが整って、あなたは自動化技術を使って準備されます。

ビジネスプロセス自動化の利点

あなたは、なぜオートメーションがそもそも実装することが非常に重要であるか疑問に思うかもしれません。それは有効な質問であり、あなたの研究の早い段階で議論されるべきです。

BPAはこれらの利点を提供することができます：

より高い効率を生み出す

プロセスを合理化します

演算を標準化する

これらの利益を提供することができるだけでなく、BPAは企業リソース計画（ERP）を通じて、全体的なビジネスインテリジェンスとさまざまなアプリケーションプログラミングインターフェイス（API）の使用をリードすることができます。どちらもチームのワークフローの自動化を合理化するのに役立ちますデジタル変換システムです。

ビジネスプロセスの自動化の主な利点のそれぞれに飛び込みましょう。