Bir iş yönetimi aracı seçmek için nihai rehber

Ekibinizin iş üzerinde hizalanmasına yardımcı olmak, etkili bir şekilde işbirliği yapmak ve hedeflerini teslim etmek büyük bir zorluktur. İş yönetimi araçları, ekipler arasında çalışmayı koordine etmenize yardımcı olabilir, böylece kaosun ortasında netlik kazanabilir ve kuruluşunuzdaki paydaşları hizalayabilirsiniz.

Ancak orada çok sayıda seçenekle, bir araçta ne aranacağını bilmek zor olabilir. Bu kılavuzun sonunda, takımınızın senkronizasyonda kalmasına, son teslim tarihlerine ulaşmasına ve hedeflerinize çarpmasına yardımcı olacak bir iş yönetimi aracından tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bileceksiniz.

İş yönetimi nedir?

UDN Görev YöneticisiÇalışmanızı endüstri lideri özelliklerle dönüştürür

İş yönetimi, ekibinizin iş akışlarını yönetmek için sistematik bir yaklaşımdır - bu bir proje, devam eden bir süreç ya da rutin görevler olsun, ekibinizin ihtiyaçlarını karşılayabilir, böylece hedeflerine daha hızlı çarpabilirler. Bir iş yönetimi aracıyla, herkesin ihtiyaç duydukları bilgileri, kuruluşunuzun tüm seviyelerine sahip olmasını sağlayabilir, böylece en çok önemli olan işi başarabilirler.

Geçmişte kullanılmış-proje yönetim yazılımı duymuş olabilirsiniz. Proje yönetimi yazılımı, tek bir projeyi veya geçici bir girişimi etkin bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilirken, iş yönetimi onu bir sonraki seviyeye çıkarır. Bir iş yönetimi aracı ile, ekibiniz bir sistem oluşturabilir ve bu girişimleri bağlamak için bağlamı da sağlayacak şekilde, başlangıcı veya bitiş tarihi olmayan işlemleri yönetebilir.

İş yönetiminin faydaları nelerdir?

Her şeyin nerede durduğunu bildiğinizde, siz ve ekibiniz en iyi işinizi elde etmek için en çok donanımlıdır. Günümüzde, bir çalışanın zamanının% 60'ı harcanıyoriş hakkında çalışmak-Tatus toplantıları, e-posta güncellemeleri, çoğaltılmış iş ve manuel giriş - yetenekli işler yerine.

İş yönetimi ile ekibinizi hizalayabilirsiniz -uzak, dağıtılmış veya ofiste. Sadece kimin ne yaptığını kimin yaptığını, ancak ekibinizin inisiyatiflerinin nasıl bir araya geldiğine dair bir kuşun gözünü görebilirsiniz.

Ekibimin bir iş yönetimi aracına ihtiyacı olup olmadığını nasıl bilebilirim?

Her takım bir iş yönetimi aracından yararlanabilir, çünkü her takım daha net işlemlerden, daha birbirine bağlı işlerden ve işle ilgili daha az işten yararlanabilir. Özellikle, bir iş yönetimi aracı ekibinize yardımcı olabilir:

Büyük resim hedeflerinizi ve oraya gitmeniz gereken görevleri yapın

Bir merkezi gerçeğin kaynağını ekibiniz ve çapraz fonksiyonel paydaşlarla paylaşın

İşin yapıldığı yerde bildir ve paylaşın geri bildirimini bildirin

Manuel görevleri otomatikleştirin, böylece ekibinizin önemli olan iş için daha fazla zaman vardır.

En sevdiğiniz tüm iş araçlarınızı sorunsuz bir şekilde bağlayın

Ancak her iş yönetimi aracı eşit değil. Bu nedenle, ekibinizin bağlantıdan ve netlikten yararlanabileceğini düşünüyorsanız, bir iş yönetimi aracı getirebilecek bir iş yönetimi aracı, aşağıdakiler için özellikler şunlardır:

Herhangi bir iş yönetimi aracı için MUST-HAVES

1. Dağıtımı ve evlat edinmesi kolaydır

En etkili iş yönetimi aracı herkesin kullandığıdır. Bu şekilde, ekibinizin işlerin gerçekleştiği yer için merkezi bir gerçek kaynağı vardır. Bir iş yönetimi aracı arıyorsanız, bir düğmeye tıklayarak iş atayabileceğiniz ve netlik kazanabileceğinizden emin olun. Özel bir kullanıcı gibi kaynaklarla bir araç arayınkılavuzveyavideolar, ekibinizin başlamasına yardımcı olmak için.

2. Takımınızın ihtiyaçları için özelleştirilebilir ve esnek

İş yönetim aracınız herkes için çalışmak zorundadır. Yalnızca bireysel görevlere inmek, geri bildirimde bulunmanız ve ayrıntılarını hizalamanız gerekmez - ayrıca iş bağlarının nasıl bir araya geldiğini, tüm projenin veya proje grubunun ilerlemesinin ne olduğunu ve nasıl yapabileceğinizi görebilmeniz gerekir. ileriye doğru çalışan sürücü. Bireysel katkıda bulunanlar, takım yöneticileri ve çapraz fonksiyonel paydaşlar, ihtiyaçlarına uygun bir araca ihtiyaç duyarlar.

Bu, tek bedenin uygun bir yaklaşım olmaması gerektiği anlamına gelir. Bunun yerine, iş yönetimi aracınız sağlamalıdırfarklı görünümler ve özellikler böylece ekibinizdeki herkes ihtiyaç duydukları şeye erişebilir. Örneğin, bir araç istiyorsunuz:

Bireysel katkıda bulunanlar ayrıntılara dalabilir, kesinbağımlılıklarve ne zaman kimin yaptığı konusunda netlik kazanın.

Yöneticiler ölçer yapabilirTakım Bant Genişliği ve Çok Çalışma, spot darboğazları, bir projenin yolda olup olmadığını, gecikmesine veya bazı TLC'ye ihtiyacı olup olmadığını kolayca anlayın.

Üst düzey liderler görebilirÜst düzey görünümneler oluyor, yağsızdurum güncellemelerive ve ilgili girişimlerde bulunun.

3. Yinelenen işi azaltmak için yapılmıştır

İş yönetimi yazılımı, projeleri ve görevleri yönetmenize yardımcı olmak için oluşturulmaz. Ayrıca, size ve ekibinizin süreçlerinizin ve koordinat projelerinin yapmasına yardımcı olur, böylece en önemli işinizi yapabilirsiniz.

Ancak çoğaltılmış iş bunun yoluna girer. Aslında, ortalama çalışan harcıyorHaftada 4.5 saatİşin yapılması zaten yapıldı. Bunun yerine, iş yönetimi aracınız, çoğaltılmış işleri azaltmanız için sizin için Caddeleri sunmalıdır. Örneğin, sunan bir araç arayın:

Önceden Yapılan ve Özel Şablonlar , Böylece projeleri yerden daha hızlı alabilirsiniz veya kendi işlemlerinizi yeniden kullanılabilir şablonlara dönüştürebilirsiniz.

Tüzük , Böylece manuel işleri otomatikleştirebilir ve darboğazları azaltan hata geçirmez işlemler oluşturabilirsiniz.

Alım formları , böylece alım isteği sürecini standartlaştırabilirsiniz. Bir projeyi veya görevi zahmetsizce başlatmak için ihtiyacınız olan tüm bilgileri alın.

4. Dahili bir yapı ile inşa edilmiştir

Etkili olmak için, iş yönetim aracınızın bir proje yönetim sisteminden daha fazlası olması gerekir. Projeleri bir vakumdaki projeleri koordine etmenize ve her durumu ad-hoc gibi ele almanıza yardımcı olacak bir araca ihtiyacınız yoktur.

Bunun yerine, işleme ve iş fonksiyonel olarak işler oluşturmak için, iş yönetimi aracınız biraçık yapıBu, en küçük iş parçasını kuruluşunuzun girişimlerine bağlar. Örneğin, içindeUDN Görev Yöneticisi, bireysel iş yapılırgörevler, atanan ve son tarihler var. Görevler içinde yaşıyorprojeler, daha büyük bir inisiyatif (bir ürün başlatılması gibi) veya devam eden bir işlem (bir blog programı gibi) kapsayan. Sonra oluşturabilirsinPortfolyoProjelerden - örneğin, tüm işi yakalamak, pazarlama ekibinin yapılması ya da 2020'de tamamlanan tüm projelerin tamamı.

İç yapı sadece bir iş yönetimi aracında olması güzel değildir. GöreÇalışma Endeksi AnatomisiÇalışanlar, bireysel çalışma merdivenlerinin organizasyonun hedeflerine nasıl bağlandıkları konusunda netleştiğinde, onlar motive olmuş hissetmesiniz.

5. En sevdiğiniz iş araçlarıyla entegre edebilme

Ortalama çalışan kullanıyorGünde 10 farklı araç. Uygulama şalteri sadece yorucu değil, aynı zamanda bilgi dağılıyor ve bulması zor anlamına gelir. Ekibiniz, başarılı olmak için ihtiyaç duydukları bilgileri veya bağlamı bulmak için 10 araçtan kazmak zorunda kalmamalıdır.

Bir iş yönetimi aracı arayınentegreEn sevdiğiniz iş araçlarınızla, tüm çalışmalarınızı tek bir yerde koordine edebilirsiniz.

6. Güvenli ve güvenilir

Seçtiğiniz iş yönetimi aracının, verilerinizi gizli tutmak için uygun güvenlik önlemlerine sahip olduğundan emin olun. Kontrol etmekGüven ve amp; Güvenlik sayfasıUygulanabilir verileri düzgün şekilde yedeklerlerini onaylamak için. Yalnızca iş yönetimi aracınızın gizliliğinizi korumakla kalmaz - size, hangi üçüncü taraf uygulamalarının takımınızın erişebileceğini tanımlama yeteneği de dahil olmak üzere, hem kullanıcıyı hem de nesne düzeyinde izinleri kontrol etme araçlarını vermelidir.