2022 میں PM کے طور پر منصوبے کی تاخیر سے نمٹنے کے بہترین طریقے
وہاں ایک سے زیادہ وجوہات ہیں کہ وہاں پراجیکٹ تاخیر ہوسکتی ہے. یہ سمجھنے کے لئے ضروری ہے کہ آپ کے منصوبے کو آپ سے پہلے تاخیر کیا جا سکتا ہےمؤثر طریقے سے نمٹنے کے لئے شروع کریںان سے بچنے کے لئے تاخیر کے ساتھ.
اگرچہ آپ کو اس منصوبے کی تاخیر کا احساس ہوسکتا ہے جب آپ قابل نہیں ہیںاپنی آخری تاریخ سے ملیںکسی منصوبے کے دوران کسی بھی وقت تاخیر ہوسکتی ہے.
پراجیکٹ مینجمنٹ کے مراحل میں شامل ہیں:
آپ کو اچھی طرح سے واقف ہونا ضروری ہےوہاں وجوہات کی تاخیر ہوسکتی ہےاور ہر مرحلے کے دوران منصوبے کی تاخیر سے کیسے بچنے یا کس طرح سے بچنے کے لئے.
تاخیر کے لئے 4 عام وجوہات
کسی بھی وجہ سے وجوہات کے لئے تاخیر ہوسکتی ہے. تاہم، بہت سے منظر نامہ موجود ہیں جہاں مندرجہ ذیل "وجوہات" چھڑی ہیں. اس کے بارے میں سوچو، اور آپ کو یقینی طور پر متفق ہو جائے گا.
زیادہ تر منصوبوں میں پروجیکٹ کے کاموں کو مکمل کرنے کے لئے تیسری پارٹی کی شمولیت ہے. تاہم، یہ تیسری پارٹی کے افراد عام طور پر آپ سے واقف ہیںپروجیکٹ کی منصوبہ بندی، سنگ میل، یا مقاصد.
اس کے علاوہ، وہ عام طور پر مواصلات اور بات چیت کے لئے نجی نہیں ہیں جو اپنے آپ اور آپ کے ٹیم کے ارکان کے درمیان ہو.
ایک سے زیادہ مرتبہ موجود ہیں جہاں کلائنٹ کی وجہ سے تاخیر ہوسکتی ہے. وہ ذمہ داری کا دعوی نہیں کرتے ہیں، لیکن بعض اوقات یہ منظر غلطی پر ایک کلائنٹ پینٹ کرتا ہے.
ظاہر ہے، آپ ان گاہکوں کو روکنے پر نہیں رکھ سکتے ہیں. آپ کو ان کے ساتھ خوشی سے یا ناپسندیدہ طور پر کام کرنا ہوگاکامیابی کو یقینی بنائیں .
کلائنٹ کو خیال کی تبدیلی ہوسکتی ہے اور اس منصوبے میں تبدیلی کی ضرورت ہوتی ہے. کلائنٹ کو کئی وجوہات کے لئے فنڈز کو بھی برقرار رکھا جا سکتا ہے یا اس کے ساتھ ناپسندیدہ ہو سکتا ہےپروجیکٹ کی ترقی .
آپ کی ٹیم کے ارکان آپ کے منصوبے میں تاخیر کی وجہ بھی ہوسکتی ہیں. یہ آپ کی ٹیم کے اراکین کی وجہ سے ایک کام پر ضروری ہے، یا تو کم پیداواری ہونے کی وجہ سے یا تجربے اور تفہیم کی کمی کی وجہ سے.
اس کی تفہیم کی کمی بھی اس منصوبے میں تاخیر کی وجہ سے ایک سے زیادہ غلطیوں کا سبب بن سکتا ہے. منصوبہ بندی میں بھی ایک غلطی ہوسکتی ہے، اور تاخیر کی وجہ سے ہوسکتی ہےوقت کی ضرورت ہےکام کرنے کے لئے اس منصوبے میں درست طریقے سے حساب نہیں کیا گیا تھا.
قدرتی آفتوں، فطرت کے عناصر، اور موسم کی رکاوٹوں کو بھی آپ کے منصوبے میں تاخیر کا باعث بن سکتا ہے.
جیسا کہ سیاسی یا سرمایہ کاری کے آب و ہوا میں رکاوٹ ہوسکتی ہے. عالمی مشن اور سول جنگ غیر معمولی حالات کے کچھ مثالیں ہیں جو اس کی وجہ سے پابند ہیںپراجیکٹ تکمیل میں تاخیر .
اس سے کوئی فرق نہیں کہ تاخیر کے لئے مخصوص وجہ، تمام تاخیر ناکافی منصوبہ بندی، عمل درآمد اور تشخیص کے لئے منظوری دی جاسکتی ہے. ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، یہ ہےآپ کا کام vigilant رہنے کے لئےکسی بھی وجوہات کے لئے جو پراجیکٹ تاخیر پیدا کرسکتا ہے.
خوش قسمتی سے، آپ کے منصوبے میں تاخیر کا سبب بنتا ہے، اگرچہ شاید ممکن نہیں ہوسکتا ہے.
پراجیکٹ تاخیر سے نمٹنے کے لئے دو اہم طریقے
مائکروسافٹ کے علاوہ، یہاں دو اہم طریقے ہیں جو کسی بھی منصوبے میں تاخیر سے نمٹنے کے لئے آتے ہیں.
ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کو غیر متوقع پہلوؤں کی وجہ سے تاخیر کم کرنے کے لئے ایک فعال نقطہ نظر کو اپنانے کی ضرورت ہے.
1. یقینی بنائیں کہ آپ ہیںمحتاطاور اس بات کا تعین کرنے کے لئے قریبی آنکھ رکھو کہ آیا اس منصوبے کو کس طرح چل رہا ہے کہ کس طرح چل رہا ہے اس کے بعد آپ کو تاخیر ملے گی.
آپ کو ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر بہت واقف ہونا چاہئےپروجیکٹ میلسٹون اور مقاصد، آپ کی ٹیم کی متحرک، اور ترجیحات. یہ آپ کو انتباہ کے نشانوں پر لینے کے لئے بہتر پوزیشن میں ہونے کی اجازت دیتا ہے کہ تاخیر ہوسکتی ہے اور آپ کو لازمی طور پر اس سے نمٹنے کے لئے اوپری ہاتھ دے.
2. ایک تخلیقمناسب شیڈولاکثر تاخیر کو کم سے کم کر سکتے ہیں. ہر منصوبے کو حقیقی طور پر نمٹنے کی ضرورت ہے. آپ کو ایک مناسب مقرر کرنے کی ضرورت ہے،قابل عمل شیڈولاپنی ٹیم اور مقاصد کو دماغ کے ساتھ ساتھ انحصار اور معیاروں میں رکھنا.
3. مواصلاتقابل قدر ہے. جیسا کہ ہم ذیل میں بات چیت کریں گے، آپ کو ٹیم اور کلائنٹ کی توقعات کے ساتھ نمٹنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے جو تنازعات کے ساتھ ساتھ پیدا ہو جائیں گے.
اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تاخیر منصوبے میں ایک ناکام منصوبہ نہیں ہے جس میں آپ پروجیکٹ مینیجر کے طور پر آپ کو مؤثر طریقے سے اپنے کلائنٹ کے ساتھ بات چیت کرنے کی ضرورت ہے.
آپ کو اپنی ٹیم سے نئی توقعات سے گفتگو کرنے میں بھی مدد ملتی ہے جو تاخیر کے بعد پیدا ہو گی.
4. آپ کی ضرورت ہےقائم کردہ طریقہ کار کا استعمال کریں. یہ طریقہ کار صرف اس میں شامل نہیں ہے کہ آپ کا کام کس طرح کیا جاتا ہے بلکہ آپ کا انتظام بھی شامل ہےمواصلات اور رپورٹنگ .
یہ پچھلے منصوبوں پر رپورٹوں اور رائے کی مدد سے ہے کہ آپ ہر منصوبے کے ذریعے بہتر بنانے کے قابل ہو جائیں گے. ممکنہ طور پر بہت سے غیر ضروری تاخیر سے بچنے کے لئے ایک سیٹ ڈھانچہ اور تاثرات لوپ ہے.
کی طرحفعال پروجیکٹ مینیجر، آپ کو تمام مقاصد اور سنگ میلوں کا ٹریک رکھنے کی ضرورت ہے، پیداوار اور کارکردگی کو بہتر بنانے کے لۓ کاموں میں ترمیم اور اصلاحات کو بہتر بنانے کی ضرورت ہے.
اس کے علاوہ، ایک فعال پروجیکٹ مینیجر کے طور پر یقینی بنائیں کہ آپ کے مواصلاتی لائنیں کھلی اور مؤثر ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم کافی مواقع اور تاثرات کی رپورٹوں میں روشنی لانے کے لئے روشنی لانے کے لۓ وہ سامنا کر رہے ہیں جب وہ ان کا سامنا کرتے ہیں. یہ آپ کو وقت پر حل کے ساتھ آنے کی اجازت دے گی. یہ تیزی سے کاموں کو مکمل کرنے اور کام کی کیفیت کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی.
اس کے علاوہ، آپ کو مناسب منصوبہ بندی اور واضح طور پر بیان کردہ عمل کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، ایک نظام کے حادثے کے معاملے میں، آپ کے ٹیم کے ارکان کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کوئی غیر ضروری تاخیر نہیں ہے.
متوقع مسائل اور خطرات جو پیدا ہوسکتے ہیں آپ کو آسانی سے چل رہا ہے سب کچھ رکھنے میں مدد ملے گی اور پراجیکٹ کی تاخیر کو کم کرنے کا بہترین طریقہ ہے.
آپ کی ٹیم کو پورے منصوبے کے بارے میں مطلع رکھنے کے لئے ضروری ہے. اگر کچھ بھی ہے جو آپ کے منصوبے میں تاخیر کا سبب بن سکتا ہے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم اس سے آگاہ ہے. چاہے وہ منصوبوں کی تبدیلی ہو یا کلائنٹ کی توقعات کو تبدیل کریں.
ٹیم کے ہر رکن ہونا ضروری ہےمنصوبہ بندی کے مکمل طور پر واقفاس منصوبے کے لئے تیار کیا گیا تھا. آپ کے ہر ٹیم کے ارکان کے لئے تمام کاموں اور تاریخوں کو دستیاب ہونا ضروری ہے.
مؤثر مواصلات کے ساتھ، آپ اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ ہر ایک کو اس منصوبے کے بارے میں مکمل طور پر مطلع کیا جاتا ہے اور ان کی مکمل طور پر واقف ہے. غلط فہمی کی کمی ممکنہ تاخیر کو کم کرنے کا طریقہ ہے.
اس کے علاوہ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم صرف اس بات سے آگاہ نہیں ہے کہ اس منصوبے کے بارے میں کیا ہے لیکن کیوں.سائمن Sinek.یقین ہے کہ لوگ آپ کو کیا نہیں خریدتے ہیں لیکن آپ ایسا کیوں کرتے ہیں.
مطالعہظاہر کریں کہ ملازمین بہتر کام کرتے ہیں جب وہ اپنے مقاصد اور تنظیم کے مقاصد کے مقاصد کے درمیان واضح کنکشن بنا سکتے ہیں.
مختصر طور پر، ملازمین کو یہ دیکھنے کی اجازت دیتی ہے کہ وہ کچھ کیوں کر رہے ہیں اور یہ دوسروں کو کیسے متاثر کرے گا، زیادہ سے زیادہ وہ حوصلہ افزائی کر رہے ہیں اور زیادہ پیداواری باری میں.
مواصلات کو نہ صرف اپنی ٹیم کے ارکان کے لئے اہمیت دی جاسکتی ہے بلکہ آپ کے کلائنٹ بھی.
پروجیکٹ مینیجرز کے درمیان دائرہ کار چرچ دیا جاتا ہے. یہ پیسے کی ضائع کرنے، اطمینان کو کم کرنے، اور آپ کے منصوبے میں کم قیمت کم کر سکتا ہے. لیکن سب سے اہم بات یہ ہے کہ گنجائش کی وجہ سے پروجیکٹ تاخیر کا سبب بنتا ہے.
جب ایک منصوبے کے عمل میں ہے تو اس پراجیکٹ کے لئے اضافی ضروریات میں اضافہ ہوتا ہے جب دائرہ کار کا حوالہ دیتے ہیں.
چاہے اس منصوبے کی گنجائش حاصل کرنے سے غیر معمولی ہے یا اس منصوبے میں واضح نہیں رہتا ہے، بلاشبہ بلاشبہ تاخیر ہونے جا رہا ہے. لہذا، ضروری ہے کہ آپ، ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، کلائنٹ کے ساتھ مواصلات کو یقینی بنائیں.
بنائیںواضح پراجیکٹ منصوبہاور خاص طور پر نقطہ نظر گنجائش میں کیا ہے. یہ نہ صرف آپ کے ٹیم کے ارکان بلکہ آپ کے کلائنٹ پر بھی بات چیت کریں.
اگر گنجائش میں اضافہ کرنے کے لئے کوئی کمرہ موجود ہے تو یہ بھی جانا جاتا ہے. اور اگر یہ ایسا ہی ہوتا ہے تو آپ یہ بھی بات کرتے ہیں کہ آپ اس کے بارے میں کیسے جائیں گے اور اگر ایسا ہوتا ہے تو آپ کو اس اضافی وقت یا وسائل کی ضرورت ہو گی.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم اور آپ کے کلائنٹ کو مکمل طور پر مطلع کیا جاتا ہے اور اس منصوبے کے پریمیموں کو مکمل طور پر سمجھا جاتا ہے جو آپ شروع کرنے کے بارے میں ہیں.
اس کے علاوہ، یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے تمام مواصلات مرکزی ہیں. آپ استعمال کر سکتے ہیںمختلف سافٹ ویئراس کو یقینی بنانے کے لئے. ای میلز کا ٹریک رکھنا الجھن اور تلخ ہو جاتا ہے. اگر یہ مختلف جگہوں پر ہے تو کچھ نظر انداز کرنا آسان ہے.
اس کے علاوہ، یہ واپس جانا آسان ہے اور ایک بحث کو دیکھنے کے لئے آسان ہے جب آپ کو ایک ہی بات یہ ہے کہ اس کے بجائے ایک ہی بات چیت کرنے کے بجائے آپ کو ایک خاص مسئلہ ہے.
اس طرح، پراجیکٹ مینجمنٹ میں ایک منصوبے کے دوران مؤثر مواصلات کو یقینی بنانامنصوبے کی تاخیر کے خطرے کو کم کر دیتا ہے. یا اس صورت میں ایسی تاخیر ہوئی ہے، آپ کو کلائنٹ سے صاف مواصلات کلائنٹ کے کشیدگی کو کم کرنے میں مدد ملتی ہے. باری میں، یہ کاروباری تعلقات کو محفوظ رکھنے کی اجازت دیتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کی تاخیر منصوبے میں ناکام منصوبہ نہیں ہے.
نتیجہ
اس طرح، کسی بھی منصوبے کی تاخیر میں تاخیر ہونے والے سب سے زیادہ وجوہات ایسے لوگوں کے لئے نیچے آتے ہیں جو عمل کا حصہ ہیں.
اس بات کی ضمانت آپ کے پاس ایک فعال نقطہ نظر ہے اور اس منصوبے میں آپ کے کھیل سے آگے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم اور کلائنٹ مجموعی منصوبے کی واضح تصویر ہے. منصوبے کے مشن کو نمایاں کریں اور آپ کیوں کر رہے ہیں. اپنے مقاصد پر زور دیں اور یقینی بنائیں کہ مواصلات واضح اور مرکزی ہے.
تمہاری باری!
اپنی اگلی منصوبے کو کامیابی حاصل کریں اور ان تجاویز اور چالوں کو لاگو کرکے وقت پر کام کریں.
