Parhaita tapoja käsitellä projektin viivästyksiä PM: ssä vuonna 2022
On useita syitä, miksi hankkeen viivästymistä voi olla. On tärkeää ymmärtää, miksi projekti voi viivästyä ennen kuin voitalkaa käsitellä tehokkaastiviivästyksiä välttää niitä.
Vaikka saatat toteuttaa projektin viiveen, kun et pystyTäytä määräaika, viivästykset voivat tapahtua milloin tahansa projektin aikana.
Projektinhallintaan liittyvät vaiheet ovat:
Sinun täytyy olla hyvin tietoinenSyyt voi olla hankkeen viivästyminenja miten välttää tai miten vähentää projektin viiveen kunkin vaiheen aikana.
4 Yhteinen syy viivästykseen
Viivästykset voivat tapahtua mistä tahansa syystä. Kuitenkin on olemassa monia skenaarioita, joissa seuraavat "syyt" kiinni. Ajattele sitä, ja varmasti päädytään sopimukseen.
Useimmilla hankkeilla on kolmannen osapuolen osallistuminen hankkeen tehtävien saamiseen. Nämä kolmannen osapuolen yksilöt eivät kuitenkaan yleensä tiedäHankkeen suunnitelmat, virstanpylväät tai tavoitteet.
Lisäksi ne eivät yleensä ole yksityiskohtia viestintää ja keskusteluja, jotka tapahtuvat itsesi ja tiimisi jäsenten välillä.
On useita kertoja, joissa asiakkaat voivat aiheuttaa viivästyksiä. He eivät väitä vastuuta, mutta joskus skenaario maalaa asiakkaan vikana.
Ilmeisesti et voi sijoittaa niitä asiakkaita reunalle. Sinun täytyy työskennellä heidän kanssaan vapaaehtoisesti tai haluttomastivarmistaa menestys .
Asiakkaalla voi olla ajatus ja vaatii muutoksia hankkeeseen. Asiakas voisi myös pidättää rahoituksen useista syistä tai olla tyytymättömiäHankkeen edistyminen .
Tiimisi jäsenet voivat myös olla syynä hankkeen viivästyksiin. Tämä voi johtua tiimin jäsenistä, jotka ottavat pidempään kuin tehtävänä, joko vähemmän tuottavina tai kokemusten ja ymmärryksen puutteen vuoksi.
Tämä ymmärryksen puute voi myös aiheuttaa useita virheitä, jotka johtavat hankkeen viivästyksiin. Suunnittelussa voi olla myös vika, ja viivästykset voivat aiheuttaaTarvittava aikaTehtävän tekemistä ei ollut tarkasti suunnitelmassa.
Luonnonkatastrofit, luontoelementit ja säähäiriöt voivat myös aiheuttaa viivästyksiä projektisi.
Kuten poliittisessa tai investointiilmastossa voi häiritä. Maailmanlaajuinen taantuma ja sisällissota ovat esimerkkejä odottamattomasta olosuhteista, jotka ovat pakollisiaProjektin loppuun saattaminen viivästyminen .
Ei ole väliä viiveen erityisestä syystä, kaikki viivästykset voidaan akkreditoida riittämättömään suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Projektipäällikkönä se onSinun tehtäväsi pysyä valppaanaKaikki syyt, jotka voivat luoda projektin viivästyksiä.
Onneksi hankkeen viivästykset, vaikka ehkä ehkäiseviä voidaan vähentää.
Kaksi tärkeintä tapaa käsitellä projektin viivästyksiä
Mikromanoinnin lisäksi tässä on kaksi tärkeintä tapaa, että seisoo viivästysten käsittelemisen yhteydessä.
Projektipäällikkönä sinun on hyväksyttävä ennakoiva lähestymistapa odottamattomien näkökohtien aiheuttamien viivästysten minimoimiseksi.
1. Varmista, että oletvalppikasJa pidä sulkeminen selvittääksesi, onko hanke käynnissä hanke myöhässä.
Te projektipäällikön pitäisi olla hyvin tietoinenHankkeen virstanpylväät ja tavoitteet, Teidän tiimin dynamiikka ja painopisteet. Näin voit olla paremmassa asemassa ottamaan käyttöön varoitusmerkkejä siitä, että viivästyminen voi tapahtua ja antaa sinulle ylemmän käden käsittelemään sitä tarpeen mukaan.
2. LuominenSopiva aikatauluvoi usein minimoida viiveitä. Jokainen hanke on käsiteltävä realistisesti. Sinun on asetettava kohtuullinen,Toutettava aikatauluPidä tiimisi ja tavoitteesi mielessä sekä riippuvuudet ja standardit.
3. Tiedonsiirtoon ensiarvoisen tärkeää. Kun keskustelemme alla, sinun on voitava käsitellä tiimin ja asiakkaiden odotuksia sekä ristiriitoja, jotka syntyvät.
Jotta voitaisiin varmistaa, että viivästynyt hanke ei ole epäonnistunut projekti, kun projektipäällikkö on voitava kommunikoida asiakkaan kanssa tehokkaasti.
Sinun on myös pystyttävä kommunikoimaan uusia odotuksia tiimistäsi, joka syntyy mainittujen viivästysten jälkeen.
4. Sinun täytyyKäytä vakiintuneita menettelyjä. Nämä menettelyt eivät sisällä ainoastaan, miten työsi suoritetaan, mutta sisältää myös tapaamisenViestintä ja raportointi .
Se on raporttien ja palautteen avulla aiemmista hankkeista, joita voit parantaa jokaisen projektin kautta. On asetettu rakenne ja takaisinkytkentä silmukka, jotta vältetään mahdollisimman monta tarpeettomia viiveitä.
Kuten aProactive Project Manager, Sinun täytyy seurata kaikkia tavoitteita ja virstanpylväitä, pyrkii siihen muutoksia ja parannuksia tehtävissä käsillä parantaa tuottavuutta ja tehokkuutta.
Lisäksi ennakoiva projektipäällikkö varmistaa, että viestintälinjat ovat auki ja tehokas. Varmista, että tiimillä on tarpeeksi mahdollisuuksia ja takaisinkytkentäraportteja, jotka tuovat valon kysymyksiin, joita he joutuvat kohtaamaan heitä. Tämän avulla voit luoda ratkaisuja ajoissa. Tämä auttaa suorittamaan tehtäviä nopeasti ja varmistamaan työn laadun.
Lisäksi sinun on varmistettava asianmukainen suunnittelu ja selkeästi määritelty prosessi. Esimerkiksi järjestelmän kaatumisen tapauksessa tiimisi jäsenten pitäisi tietää, mitä tehdä sen varmistamiseksi, ettei ole tarpeettomia viivästyksiä.
Ennakoivat ongelmia ja riskejä, jotka voisivat syntyä, auttaa sinua pitämään kaiken sujuvasti ja on täydellinen tapa vähentää projektin viivettä.
On tärkeää pitää tiimi tietosi koko kokonaisuudessaan. Jos on jotain, mikä voi olla hankkeen viivästyminen, varmista, että tiimisi on tietoinen siitä. Olipa kyse sitten suunnitelmien tai muuttuneiden asiakkaiden odotusten muutos.
Jokaisen tiimin jäsenen on oltavatäysin tietoinen suunnitelmastajoka perustettiin hankkeelle. Kaikki tehtävät ja määräajat on asetettava jokaiselle tiimin jäsenelle.
Tehokkaan viestinnän avulla voit varmistaa, että kaikki ovat täysin ajan tasalla hankkeesta ja täysin tietoinen siitä, mitä heistä odotetaan. Väärinkäsitys on tapa minimoida mahdolliset viivästykset.
Varmista lisäksi, että tiimi ei ole vain tietoinen siitä, mitä hanke on, mutta miksi.Simon Sinekuskoo, että ihmiset eivät osta mitä teet, mutta miksi teet sen.
OpinnotOsoita, että työntekijät toimivat paremmin, kun he voivat tehdä selkeän yhteyden niiden tavoitteiden ja organisaation tavoitteiden välillä.
Lyhyesti sanottuna, jolloin työntekijät voivat nähdä, miksi he tekevät jotain ja miten se vaikuttaa muihin, sitä enemmän he ovat motivoituneita ja puolestaan tuottavimpia.
Viestintä ei saa olla vain merkitystä tiimisi jäsenille, mutta myös asiakkaasi.
SOVELTAMISALA HENKILÖSTÖ pelätään projektipäälliköiden keskuudessa. Se voi aiheuttaa rahan tuhlausta, tyydytystä ja vähentää projektin arvoa. Mutta mikä tärkeintä on Creep aiheuttaa projektin viivästyksiä.
Soveltamisalalla viittaa siihen, kun hankkeelle on kasvanut vaatimuksia, kun hanke on prosessissa.
Olipa hankkeen soveltamisala epämääräisesti päästä tai pysyy epäselväksi koko projektin ajan, on epäilemättä viivästys. Siksi on välttämätöntä, että projektipäällikkö varmistaa viestinnän asiakkaan kanssa.
TehdäTyhjennä hankesuunnitelmaja erityisesti kuvaus, mikä on soveltamisala. Ilmoita tämä paitsi tiimisi jäsenille myös asiakkaalle.
Jos on olemassa tilaa lisätäkseen mahdollisuuteen, joten tämä tunnetaan myös. Ja jos tämä on niin varmista, että voit myös ilmoittaa, miten menet tähän ja mitä ylimääräistä aikaa tai resursseja tarvitset, jos näin tapahtuu.
Varmista, että tiimisi ja asiakkaasi ovat sekä täysin tietoisia ja ymmärtävät kokonaan projektin reunat, joita aiot aloittaa.
Varmista lisäksi, että kaikki viestintä on keskitetty. Voit käyttääEri ohjelmistotvarmistaa tämä. Sähköpostiviestien seuraaminen on sekava ja väsyttävä. On helppo unohtaa jotain, jos se on eri paikoissa.
Lisäksi on helpompi mennä takaisin ja katsoa keskustelua, kun sinulla on tietty ongelma eikä samat keskustelut uudelleen.
Näin ollen varmistetaan tehokas viestintä hankkeen aikana projektinhallinnassa suurestivähentää hankkeen viivästysten riskiä. Tai siinä tapauksessa tällainen viive on tapahtunut, kirkas viestintä teiltä asiakkaalle auttaa vähentämään asiakkaan stressiä. Tämä puolestaan sallii liikesuhteiden säilymisen ja varmistaa, että viivästetty projekti ei ole epäonnistunut projekti.
Johtopäätös
Näin ollen useimmat syyt, jotka viivästyvät, tulee alas ihmisille, jotka ovat osa prosessia.
Takuu sinulla on proaktiivinen lähestymistapa ja ne ovat ennen peliäsi koko projektissa. Varmista, että tiimisi ja asiakkaasi on selkeä kuva kokonaisprojektista. Korosta projektin tehtävä ja miksi teet sen. Korosta tavoitteesi ja varmista, että viestintä on selkeä ja keskitetty.
Yli!
Tee seuraava projekti menestykseen ja saada se ajoissa soveltamalla näitä vinkkejä ja temppuja.
