Cải thiện năng suất vào năm 2022 với chiến thuật tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả
Quy trình làm việc của bạn hướng dẫn hầu hết các dự án của bạn, đó là cách bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình, chỉ định tài nguyên và theo kịp thời hạn của dự án. Nhưng đôi khi quy trình làm việc của bạn có thể không phải là nó, nó có thể cần ít tinh chỉnh ở đây và có để làm việc tối ưu hơn.
Nếu bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất của bạn? Điều gì xảy ra nếu tối ưu hóa quy trình làm việc giúp bạn trở nên hiệu quả hơn? Tất cả chúng ta sẽ thích điều đó, phải không? Chà, chúng ta đang ở đây để làm điều đó.
Bài viết này cung cấp cho bạn một sự sắp xếp các chiến lược tối ưu hóa quy trình làm việc tốt nhất, hiệu quả nhất có thể giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ của mình và hoàn thành dự án của mình theo cách tốt nhất và nhanh nhất có thể. Trước khi chúng ta lặn vào các chi tiết của Ity-Bitsy về tối ưu hóa quy trình làm việc, tại sao chúng ta không cung cấp một lần để tối ưu hóa quy trình làm việc?
Tối ưu hóa quy trình làm việc là gì?
Tối ưu hóa quy trình làm việc đề cập đến sự cải thiện các quy trình làm việc trong công ty. Tối ưu hóa quy trình làm việc nhằm nâng cao kết quả cuối cùng bằng cách tối ưu hóa việc làm việc của các quy trình hiện có.
Mục tiêu của một quy trình công việc tối ưu là:
Tối ưu hóa quy trình làm việc đã trở thành một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp trong thời gian gần đây. Những lợi ích thu được kể rất nhiều về hiệu quả của phương pháp.
Tại sao tối ưu hóa quy trình làm việc quan trọng hoặc những lợi ích của phương pháp là gì? Ở đây chúng tôi trả lời câu hỏi của bạn với một danh sách các lợi ích liên quan đến Tối ưu hóa quy trình làm việc:
Ngoài các lợi ích nêu trên, tối ưu hóa quy trình làm việc có hàng tấn lợi thế để cung cấp. Những lợi ích của việc kết hợp phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả chỉ có thể được khai thác một khi bạn đã sử dụng phương thức trong các quy trình làm việc của mình.
Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình làm việc?
Chúng tôi đã cung cấp cho bạn một cách tối ưu hóa dòng quy trình làm việc và lợi ích của nó. Trở về chương trình nghị sự chính của bài viết này, cách tối ưu hóa quy trình làm việc hoặc các chiến lược để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Đây là một loạt những điều bạn có thể làm để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình và cải thiện năng suất của bạn:
Tối ưu hóa quy trình công việc đầu tiên trong danh sách của chúng tôi là loại bỏ các nút thắt. Cho dù đó là một danh sách các phê duyệt hoặc phản hồi dài, nút thắt có thể trở thành một cơn đau ở cổ khi không được chăm sóc.
Phản hồi và phê duyệt thường cản trở các hoạt động trơn tru của các quy trình. Việc nhân viên phải được phê duyệt để tiếp tục công việc của họ ngụ ý rằng họ sẽ phải dừng công việc trừ khi trưởng nhóm của họ đưa ra một con dấu phê duyệt về nhiệm vụ đã hoàn thành.
Quá trình chờ đợi lâu dài và tẻ nhạt có thể đưa ra một tạm dừng về việc làm việc chung để mối quan tâm đầu tiên của bạn nên loại bỏ các nút thắt này và giữ cho công việc theo dõi.
Để loại bỏ các tắc nghẽn, bạn có thể giảm số lượng phê duyệt cần thiết để tiếp tục các quy trình làm việc hoặc đảm bảo phê duyệt và phản hồi về các nhiệm vụ cần thiết là ngay lập tức.
Bằng cách loại bỏ các nút cổ chai tiềm năng, bạn đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn chảy trơn tru, không có bất kỳ trục trặc nào.
Đưa ra quyền hạn quyết định cho quá nhiều người có thể gây bất lợi cho dòng chảy mượt mà trong công việc của bạn. Nếu có một số người ra quyết định thì cơ hội là công việc của bạn sẽ bị mắc kẹt trong việc chấp thuận và cho phép của tất cả các nhân viên quan trọng.
Kết quả bị trì hoãn thời hạn và công việc quá hạn. Để đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn chạy trơn tru, xác định rõ các nhà sản xuất quyết định quan trọng của quy trình. Hãy chắc chắn rằng số lượng người ra quyết định không quá cần thiết và không có cuộc đụng độ không cần thiết nào trong số những người ra quyết định.
Một khi bạn đã quy kết rõ quyền quyết định cho các cá nhân liên quan, quy trình công việc của bạn sẽ có được sự hợp lý và hiệu quả hơn.
Tự động hóa quy trình làm việc là thiên đường an toàn theo nghĩa đen. Bạn có thể được thực hiện rất nhiều trong thời gian ngắn như vậy mà không làm cạn kiệt năng lượng quá mức và đầu tư thời gian quý báu của bạn.
Một số tự động hóa có thể chứng minh hữu ích bao gồm:
Tự động hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa tiếp theo là một trận đấu được thực hiện trên thiên đường. Không thể phủ nhận Ưu điểm của tự động hóa không chỉ là rõ ràng. Người ta đã lưu ý rằng tự động hóa quy trình làm việc là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và rất hữu ích trong phân tích dữ liệu lớn[số 8] .
Trực quan hóa việc làm việc với biểu đồ Gantt
Ai không yêu hình ảnh? Chúng tôi chắc chắn làm! Quy trình nền thị giác là xu hướng mới nhất trong các doanh nghiệp hàng đầu. Một quy trình trực quan rõ ràng và dễ đọc có thể đóng góp rất nhiều để cải thiện hiệu quả của các thành viên trong nhóm.
Cho dù đó là một bảng Kanban, một biểu đồ Gantt, một đơn giản những việc cần làm hoặc một lịch, một đại diện trực quan Trong quy trình làm việc có thể giúp các nhóm theo dõi hiệu suất của họ và họ đang ở trong một dự án bao xa.
Một quy trình làm việc trực quan cho phép các thành viên trong nhóm xem các nhiệm vụ được gán cho họ, thời hạn cho các nhiệm vụ và các chi tiết liên quan khác. Với sự hiểu biết rõ ràng về thị giác, họ sẽ chú ý hơn về công việc của họ và chắc chắn sẽ làm việc chăm chỉ hơn để hoàn thành các mục tiêu của dự án.
Phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc có thể có ích khi được sử dụng để phát hiện các rủi ro và vấn đề tiềm ẩn trong một quy trình. Trong khi làm việc trong một dự án, gặp vấn đề là không thể tránh khỏi nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể phát hiện sự xuất hiện tiềm năng của các vấn đề và rủi ro này.
Chắc chắn, bạn sẽ có thể tự chuẩn bị và giảm nhẹ các bước trong thời gian. Một quy trình công việc được tối ưu hóa làm điều đó, nó giúp bạn phát hiện và xác định rủi ro tiềm ẩn Trong quá trình để bạn có thể tự chuẩn bị trước và loại bỏ mối đe dọa trước khi nó ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quy trình đang diễn ra.
Quản lý Timesheet In. Quản lý tác vụ UDN[số 8] [số 8]
Một phương pháp tối ưu hóa quy trình làm việc khác đã chứng minh hiệu quả của nó trong thời gian gần đây là theo dõi thời gian. Bao gồm cả khả năng theo dõi thời gian trong quy trình làm việc của bạn có thể làm những điều kỳ diệu cho bạn.
Một nghiên cứu được thực hiện trong thời gian gần đây đã kết luận rằng gần như 90% nhân viên thừa nhận lãng phí thời gian trên đồng hồ. Việc lãng phí thời gian được liên kết trực tiếp với lãng phí tài chính và tài nguyên. Tuy nhiên, bạn có thể cắt giảm thời gian lãng phí bằng cách sử dụng việc sử dụng theo dõi thời gian.
Theo dõi thời gian giúp bạn xác định thời gian dành cho mỗi nhân viên trong một nhiệm vụ cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng theo dõi thời gian để tạo hóa đơn dựa trên giờ thanh toán hóa đơn và không thể hóa đơn.
Theo dõi thời gian có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên cải thiện sự tập trung của họ. Nó cũng có thể giúp bạn giữ một kiểm tra về việc làm việc của nhân viên.
Có giao tiếp suôn sẻ trong môi trường làm việc gần giống với sự hợp tác tốt hơn và văn hóa công việc mạnh mẽ. Cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên có thể có tác động đáng kể đến hiệu suất của họ.
Giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm không thể củng cố trái phiếu của bạn nhưng cũng có thể chứng minh hữu ích trong việc cải thiện công việc của họ. Với sự giúp đỡ của giao tiếp lành mạnh, nhân viên có thể tương tác với nhau một cách tự do và cập nhật về khối lượng công việc của nhau.
Nó cũng có thể giúp trao đổi phản hồi và loại bỏ bất kỳ loại cảm giác sai lầm hoặc cảm giác khó khăn giữa nhân viên. Giao tiếp là một cách chắc chắn để theo kịp các thành viên trong nhóm của bạn, vai trò của họ trong quy trình kinh doanh , và sự phát triển tiếp theo của dự án.
Một quy trình công việc tối ưu không phải là một cứng nhắc. Bạn phải hiểu rằng mọi kế hoạch, mọi ý tưởng đều dễ bị thay đổi. Bạn sẽ gặp phải sự cố và bạn sẽ phải cập nhật quy trình làm việc của mình cho phù hợp.
Nhưng điều đó không nên hạ thấp tinh thần của bạn. Cập nhật quy trình làm việc của bạn có nghĩa là bạn đang tăng cơ hội thành công và loại bỏ rủi ro. Nó đảm bảo sự hoàn thành thành công của nhiệm vụ đang diễn ra. Nó không chỉ đưa quy trình làm việc của bạn lên con đường cải tiến mà còn là một cách chắc chắn để xác định các vấn đề tiềm năng và giảm thiểu chúng.
Cập nhật và nâng cấp là một chiến thắng trong cùng bạn và dự án của bạn, vì vậy, đừng ngại kết hợp những thay đổi trong quy trình làm việc của bạn.
Phần kết luận
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng bạn có thể nhận được tất cả về điều này ở một nơi? Nghe có vẻ tuyệt vời phải không? Vâng, vâng, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của mình với sự trợ giúp của một phần mềm quản lý dự án tốt như Quản lý tác vụ UDN[số 8] .
Ngoài ra, các giải pháp rộng rãi của phần mềm chỉ đang đóng băng trên bánh. Khi bạn sử dụng việc sử dụng công cụ, bạn sẽ nhận ra tiềm năng của nó và chắc chắn yêu thích kết quả.
Cảm ơn và tạm biệt!
