الدليل النهائي لبرامج تخطيط المشاريع
كل ناجحة المشروع يحتاجخطة كبيرةوبعد ولكن كيف يمكنك تطوير خطة مشروع للتنفيذ وسهل التنفيذ؟
أكثر من28٪ من المشاريع في نهاية المطاف الفشلبسبب تقديرات غير دقيقة والمشروع الفقراءتخطيطوبعد بالنسبة للشركات التي لا تدرك القيمة في تخطيط المشروع، فقد يعني ذلك الكثير من الوقت والموارد والموارد والجهود. في الولايات المتحدة وحدها، يكلف فشل المشروع حوالي 50 مليار دولار في ضعف الأداء وفقدان الإيرادات.
من التقليل من الإجهاد للقضاءالنطاق زحفلإدارة المواعيد النهائية الصعبة، وجود بسيطةخريطة الطريقمن جميع أنشطة المشروع تضمن أن الفريق يعرف ما يجب القيام به وكيف. التخطيط للمشروع يساعد مديري المشاريع على تصميمهامجال، تعيين المسؤوليات اللازمة، وخلق الميزانيات، وقررت مسار العمل في المستقبل.
ما هو تخطيط المشروع؟
تخطيط المشروع خطوة حاسمة في دورة حياة المشروع التي تدل الفريق في إنشاء نطاقه ومراقبة التسليمات وتنفيذ المشروع.
يساعد الفريق على وضوح أهداف المشروع النهائية وكيف يمكن تحقيقه داخل الميزانيات المحددة مسبقا والجداول الزمنية والجداول الزمنية.
يمكن تجنب تأخير المشروع، تجاوزات الميزانية، وإعادة صياغة غير ضرورية لتخطيط المشروع المناسب. بغض النظر عن مدى بسيطة قد ينظر المشروع أو الضغط عليك للبدء، فإن قضاء بعض الوقت في التخطيط يستحق الوقت والجهد. يمكن أن يساعد تمرين مفصل في تخطيط المشاريع في تحديد أنشطة المشروع، وخريطة الطريق المستقبلية، وجداول المشروعات. تتضمن الخطوات تحديد:
ما هو برنامج تخطيط المشروع؟
عندما أكثر من ذلك77٪ من المشاريع عالية الأداءاستخدم برنامج خطة المشروع، فأنت بالتأكيد لا تريد تركك وراءك.
ليست هناك حاجة لأعضاء فريقك لتغرق في جداول بيانات متعددة أو ملاحظات مثبتة أو اجتماعات زوم أسبوعية للبقاء على المسار الصحيح. المشروعتخطيط البرمجياتيمكن أن تفعل ذلك من أجلك.
يساعد برنامج تخطيط المشاريع في خطة الفرق، وتنظيم وتنفيذ المشاريع بكفاءة. تقوم بأتمتة نقاط العمل، ويسهل التعاون السلس، وتسريع تسليم المشروع.
مع أداة تخطيط المشروع المناسبة، يمكن لفريقك التركيز على ما هو مهم واترك البرنامج يفعل الرفع الثقيل. أدوات تخطيط المشاريع القوية مثل UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك في مراقبة تقدم العمل، والتعاون على المستندات المشتركة، والتواصل في الوقت الحقيقي مع فريقك.
قد تختار فرق مع احتياجات المشروع البسيطةمجلس كانانبأو قائمة مرجعية بسيطة. قد تتطلب الفرق التي تعمل في المشاريع المعقدة أدوات أكثر قوة لمساعدتهم على تكرار تقارير مرحلية بشكل أسرع أو عرض تقارير مخصصة أو إدارتها دون عناءمشاريع رشيقةوبعد
باستخدام أدوات مخطط المشروع يمكن أن تبسيط تخطيط المشاريع وتحسينإدارة المواردلضمان أي شيء ينزلق من خلال الشقوق.
أنواع مختلفة من برامج تخطيط المشاريع
إذا كنت تتداخل في تثبيت أداة تخطيط المشروع، فاكتشف أولا نوع البرامج التي من المحتمل أن تناسب احتياجات فريقك.
دعونا تغوص أعمق في أدوات تخطيط المشاريع المختلفة، وكيف يمكنهم المساعدة، ولماذا يجب أن تنظر ادارة مشروع البرمجيات في المقام الأول.
هناك نوعان مختلفان من برنامج تخطيط المشاريع:
هل تحتاج برامج تخطيط المشروع؟
لا يحتاج اختيار أداة تخطيط المشروع إلى التحدي. إذا كان فريقك يعرف ما يريدون، فيمكنهم ببساطة اختيار البرنامج الذي يطابق أفضل قائمة احتياجاتهم.
ولكن ماذا لو أن فريقك غير متأكد من الميزات المطلوبة؟ في هذه الحالة، تحتاج إلى طرح الأسئلة الصحيحة لتحديد المكان الذي يحتاجون إليهما.
نظرا لأن كل أداة لديها ميزات مختلفة ووظائفها والأسعار، يمكن أن تساعد هذه الأسئلة في القضاء على ما لا يريد الفريق. للبدء، قم بإلقاء نظرة أعمق على تخطيط المشروع، وسير العمل، والعمل في التقدم لإشعار إذا كانت أي من هذه الأعراض موجودة:
عدم وجود منظمة فعالة
هل يكافح فريقك مع قضايا المنظمة؟ يمكن تفويت بعض علامات Telltale المواعيد النهائية أو الملفات في غير محله أو نقص التفاهم المتبادل بين أعضاء الفريق.
إذا لاحظت أي شيء مثل هذا، فهذا مؤشر جيد جدا أن شركتك يمكن أن تستفيد من برنامج تخطيط المشروع مثل UDN مدير المهام ، والتي يمكن أن تساعد فريقك في الحصول على أكثر تنظيما. التواصل في الوقت الفعلي، منظر واضح لمعالم المشروع، وقام شمولي من تقدم المشروع يمكن أن يساعد في منع أي تأخير.
القضايا مع تواصل فريق
أكثر من29٪ من المشاريع تفشلبسبب التواصل الفقراء الفريق. عندما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة المعنيين، فإن التواصل السريع والسلس ضروري لنجاح المشروع.
إذا كنت تواجه مشكلات مع تسهيل قناة اتصال واضحة بين أعضاء فريق المشروع عبر الوظائف، والاستشاريين الخارجيين والمستخدمين النهائيين، ففكر في إدخال أدوات تخطيط المشاريع في المعادلة.
قم بإنهاء إرسال رسائل البريد الإلكتروني المتعددة - بدلا من المستخدمين UDN مدير المهام ، حيث يمكنهم الوصول إلى مركز مركزي للملفات والمستندات. إن الحفاظ على كل شيء في مكان واحد يسمح للفرق بالعمل بشكل أكثر كفاءة، مما يقلل من هدر الوقت والموارد في هذه العملية.
مخطط غير دقيق للتخطيط
يعد نقص تخطيط المشروع أحد أكبر التحديات التي تواجه فرق المشروع. وفقا لدراسة إدارة المشاريعأبلغ أكثر من 42٪ من مديري المشاريع أنهم يحتاجون إلى دعم تخطيط أفضل.
باستخدام برنامج تخطيط المشروع، ستتمكن من تحويل المناقشات إلى نتائج حقيقية عن طريق إنشاء الشلال الصحيح أورشيقخطة. تصورالمسار الحرجالتحليل والمواعيد النهائية باستخدام UDN مدير المهام بنقرة واحدةمخططات غانتوبعد
نظرا لأن أدوات تخطيط المشروع الخاصة بك يمكن تخزين جميع بيانات المشروع الخاصة بك، فيمكن للفرق بسهولة مراجعة الجدول الزمني والميزانيات السابقة للمشروع. سيساعد ذلك في جعل تقديرات المشروع المستقبلية الأكثر وضوحا لفريقك ونقلت العميل.
ومع ذلك، فإن الحصول على برامج تخطيط المشروع لن تكون تلقائيا باناسيا لكل شيء يحدث خطأ في المشروع. على الرغم من أنها تعطي فريقك الأدوات المناسبة لهذا المنصب، إلا أنها ستظل بحاجة إلى معرفة كيفية مساعدتهم الأداة.
فهم فوائد أدوات تخطيط المشاريع
التخطيط هرع يمكن أن تعطيل اتصال الفريق - وإخراج الفريق بأكمله إذا كان أي مشروعنشاطلا يذهب إلى التخطيط.
يمكن إدخال برنامج تخطيط المشاريع يمكن أن يساعد في تعزيز تعاون الفريق وتبسيط مشاركة الملفات، مما يتيح لمؤسستك على توفير أسرع وأكثر كفاءة. يمكن أن يكون برنامج التخطيط عبر الإنترنت مرن للغاية وتكييفه بشكل جيد لسير سير العمل والاحتياجات.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية مساعدة أدوات تخطيط المشروع في تبسيط مشروعك وتسريع تسليم أسرع وفي الوقت المحدد.
تحسين التخطيط والتنظيم والجدولة
التخطيط والجدولةحاسمة لنجاح المشروع. استخدام أداة تخطيط المشروع يمكن أن تساعد في تخصيص الموارد، وتفويض المهام، وجدولة الجداول الزمنية، وإنشاء معالم مشروع مريح.
على الرغم من أن البرنامج ليس ضروريا بدقة لهذا، فإن وجود فريقك يساعد في تخطيط فريقك في المشروع بأكمله من بدء التسليم النهائي. تحديد أولويات المهام، وأتمتة سير العمل الروتيني، وتحديد التبعيات يصبح أسهل بكثير.
تعاون أسرع.
مسكينأصحاب المصلحة التعاون هو سبب شائع لعطل المشروع. أكثر من55٪ من فرق المشروعقل أنهم ليسوا واضحين بشأن أهداف المشروع النهائي.
نظرا لأن معظم فرق المشروع تتكون من موظفين متعدد التخصصات، فإنهم بحاجة إلى أن يكونوا على اتصال مع بعضهم البعض باستمرار. الفجوات الاتصالات يمكن أن تسبب تأخيرات ويمكن تجنب الموارد غير القابلة للتجنب خلاف ذلك.
تبسيط تعاون الفريق الخاص بك باستخدام أداة تخطيط المشروع تحافظ على جميع الاتصالات في مكان واحد. مع قوالب تعاون الفريق ، لوحات المعلومات المخصصة، ووضع علامات، UDN مدير المهام يجعل التعاون أسهل للفرق عبر الطوابق والبلدان وحتى القارات.
أسهل الوفد، وصول الملفات، والتقاسم
توفر أدوات تخطيط المشاريع الرؤية في عبء عمل الفريق، مما يسمح للمديرين بالفوضاءمهام المشروعبكفاءة. مع برامج قوية مثل UDN مدير المهام ، ستتمكن من عرض المهام المعينة من خلال التواريخ الواجبة والأولوية، وتصور تقدم العمل والتركيز المتزايد تلقائيا.
يعرف أعضاء الفريق على الفور مهامهم المعينة ويمكنهم إكمالهم حسب أولويات محددة مسبقا. يتم تقليل أي عمليات انزلاق محتملة مع تذكيرات تلقائية تم إرسالها إلى الفريق قبل المواعيد النهائية.
تقدم أدوات تخطيط المشروع قاعدة بيانات سحابية مركزية لتخزين الملفات والمستندات بشكل آمن. UDN مدير المهام يتيح للمستخدمين إجراء تغييرات على الملف الأصلي أو ترك التعليقات أو أي شروح، والحفاظ على سجل التغيير لتعزيز الشفافية.
تحسين التخفيف من المخاطر
كل مدير مشروع يعرف كيفية إطلاق النار. ليس حرفيا، على الرغم من! يبقي المديرون الكبار دائما عرض عين الطيور من تقدم المشروع لضمان أن كل شيء يذهب إلى التخطيط، وتحديد أي اختناقات محتملة وإزالتها عند حدوثها.
برنامج تخطيط المشاريع مثل UDN مدير المهام يمكن أن يكون أفضل صديق مدير المشروع. يساعد في ذلكمخاطرةاستراتيجيات التخفيف، ومنعالنطاق زحفمن خلال نشر التدابير المضادة الفورية لتجنب التأخير أو الانزلاق. وهذا بدوره يحسن كفاءة الفريق الشاملة، وتحسين الموارد، ويحافظ على ميزانية المشروع في الاختيار.
تمكن عن بعد العمل
هل تدير فرق تقع عبر البلدان أو القارات؟ أحضر موظفيك معا من خلال دمجأداة تخطيط المشاريع عبر الإنترنتيستخدم أعمال سير العمل المخصصة، مساحة عمل رقمية، ووظائف تقارير قوية للحفاظ على جميع أصحاب المصلحة المستنيرة.
يستخدم UDN مدير المهام للحد من التقدم المحرز، منع التأخير، وتفكيك الصوامع في الفرق الموزعة جغرافيا.
يدير التعقيد ويساعد على حجم فرق المشاريع
تفضل العديد من الفرق حفظ تخطيط المشروع بسيطا باستخدام الملاحظات أو جداول البيانات اللاصقة. مع شخص واحد مسؤول عن جميع البيانات، ينتهي الفرق في إنفاق وقت كبير في محاولة للحصول على تحديثات المشروع.
بالنسبة لفرق المشروع لتحقيق النجاح والبقاء تنافسية، فإن نشر برامج المشروع المناسبة أمر لا بد منه - خاصة عند الإدارةمحافظ المشاريعأو مهام أكثر تعقيدا.
ما هي تحديات برنامج تخطيط المشاريع؟
يمكن أن يكون تخطيط المشاريع معقدا، مما يتطلب من الفرق الحصول على مهارات خاصة بالصناعة وخبرة تخطيط المشاريع اللازمة. بالإضافة إلى الإطلاع على أحدث تقنيات المشروع، تحتاج إلى ضمان أن يبقى المشروع ضمن الحد الزمني المحدد مسبقا والنطاق والميزانية.
المشاريع فشلحتى مع أدوات تخطيط المشاريع الأكثر فعالية، هجين منهجيات إدارة المشاريع وفرق المشاريع.
قبل شراء برنامج تخطيط المشاريع، فكر في التحديات التي قد يواجهها فريقك في تنفيذ وإدارة ذلك.
النظم القديمة وقضايا البنية التحتية
أنظمة Legacy هي برامج موجودة في خوادم الشركة في مكاتبها المادية وإدارتها من قبل فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي.
من المفهوم، استثمرت المنظمات موارد كبيرة في شراء وتنفيذ وصيانة وتحديث هذه النظم. قد لا يدركون أن هذه النظم القديمة لم تعد ذات صلة أو تنافسية أو مناسبة لاحتياجات موظفيها المتقدمة.
قد لا يرغب العديد من أصحاب المصلحة في استخدام أدوات تخطيط المشروعات الجديدة المبتكرة، حتى لو كانوا يدركون الفوائد المحتملة.
لتعديل أي شخص مقاوم للتغيير والحصول على شراء تنفيذي، سيحتاج مديرو المشاريع إلى توصيل التحسين في النتائج التنظيمية التي ستصل إلى نتيجة لذلك.
خبرة كافية برمجيات محددة
قد تكون شراء أداة تخطيط المشروع بسيطة، ولكن العثور على أعضاء الفريق بالمعرفة لتنفيذها يمكن أن تكون صعبة.
تتطلب تطبيقات برامج تخطيط المشاريع المعقدة أو الأكبر عادة مستوى أكبر من الخبرة وتجربة الإعدام.
قد تضطر الشركات الأصغر إلى قضاء بعض الوقت في العثور على المواهب المناسبة مع مزيج مناسب من المهارات والخبرة لتمكين التنفيذ الفعال.
أذونات ومتطلبات مستوى المستخدم المعقدة
تحتاج كل شركة إلى أنظمة آمنة محمية بكلمة مرور لجميع أصحاب المصلحة. سيتطلب تنفيذ أداة تخطيط المشروع مختلف أعضاء الفريق الداخلي والمديرين التنفيذيين لديهم أذوناتهم وحقوقهم على مستوى المستخدم بناء على أدوارهم ومسؤولياتهم.
على سبيل المثال، قد يحصل أحد أعضاء فريق تكنولوجيا المعلومات على الوصول الكامل لأنهم يحتاجون إلى إجراء تحديثات وترقيات وإجراء تغييرات ذات صلة على الأداة. لا يحتاج الموظف المرفق بمشروع معين إلى أي مساحة أخرى للمشروع باستثناء بلدهن.
قد تتطلب العديد من تطبيقات أداة تخطيط المشاريع المالية أيضا امتثالا قانونيا وقانوني لسياسات الشركة والمعايير والقواعد واللوائح الخاصة بالصناعة.
تكامل الطرف الثالث وقضايا واجهة
لا تستخدم شركة برنامج واحد فقط. حتى الشركات الأصغر تستخدمحلول Software-AS-A-Service (SAAS)في المتوسط في 2021. من الضروري أن تكون أداة تخطيط المشروع متوافقة مع البرامج الأخرى.
يجب أن تكون مديري المشاريع على دراية بتوافق البرامج واحتياجات التكامل لأدوات مختلفة لفهم كيفية تكمل بعضها البعض.
على سبيل المثال، يجب توافق أداة تخطيط المشاريع المالية مع الأدوات المستخدمة حاليا لإدارة المشاريع والدفع والفواتير وإدارة العقود و CRM وما إلى ذلك.
ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها في برنامج تخطيط المشروع؟
هل تم تعيين جميعها للحصول على أداة تخطيط المشروع لشركتك؟ قبل المتابعة، تحقق من أعلى الميزات للنظر عند البحث عن الصفحة الصحيحة.
جميع الأدوات ليست نفسها. على الرغم من أن العديد من أدوات تخطيط المشاريع تأتي مجمعة داخل برنامج إدارة المشاريع الأوسع، فقد تختلف وظيفتها واستخدامها.
فيما يلي بعض المعلمات التي يجب مراعاتها عند إطلاع خيارات برامج تخطيط المشروع:
القدرة على التوسيع
النمو هو الهدف رقم واحد في قائمة المهام التنفيذي.53٪ من المديرين التنفيذيين للشركةفهم أن النمو هو مفتاح بقاء الشركة والنجاح.
لن تتمكن أداة تخطيط المشروع التي تقدم ميزات محدودة من مطابقة الديناميات التجارية أو احتياجات السوق المتطورة في المستقبل.
عندما تنمو الشركة وتغيير احتياجاتها وأولوياتها وأهدافها أيضا. تأكد من أن أداة تخطيط المشروع الخاصة بك تصبح تمكين نمو وليس اضطرابات نمو. اختيار واحد يتيح لك إضافة وظائف جديدة وحدات إضافية أو مساحة تخزين أو المزيد من أعضاء الفريق.
التخصيصات والتكامل موثوق
كل احتياجات وأولويات الشركة مختلفة مختلفة. سيتيح لك برنامج إدارة المشاريع متعددة الاستخدامات تكوين الأداة للاحتياجات المحددة للفريق الداخلي والأهداف التجارية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
أداة تخطيط المشاريع عبر الإنترنت مثل UDN مدير المهام يتيح لفرق المشروع الوصول إلى الملفات من أي مكان، وتخصيص لوحات المعلومات، والتبديل بين وجهات النظر المتنوعة بناء على أولوياتها.
تأكد من أن أداة تخطيط المشروع التي تختارها متوافقة أيضا مع برنامج الجهات الخارجية. نظرا لأن الشركات تستخدم برامج متعددة لعملية عملها، فإن وجود أدوات متوافقة مع بعضها البعض تساعد على تبسيط سير العمل وتسريع تسليم المشروع.
يناسب احتياجاتك
تماما مثل قائمة المهام التي تساعد عند الذهاب للتسوق، فإن امتلاك قائمة من الميزات يجب أن تكون عند الاختيار بين أدوات مخطط المشروع عبر الإنترنت.
قم بتصنيف احتياجاتك إلى قوائم "يجب" و "لطيفة". قارن بين الأدوات المختلفة بناء على ميزاتها ومعرفة ما إذا كان بإمكانها مساعدة مشاريع خطة فريقك بنجاح.
بمجرد قيام أداة محددة بإيقاف تشغيل جميع المربعات في القائمة التي يجب الحصول عليها، انتقل إلى قائمة لطيفة. يمكن أن يساعدك ذلك بسرعة في تضييق الخيارات للعثور على واحد مناسب لاحتياجات شركتك الفريدة.
يدعم منهجية إدارة المشروع الخاصة بك
60٪ من مديري المشاريعتفضل استخدام نهج هجين يجمع بين الأساليب التكرارية والتنبؤية لتقديم المشاريع.
معظم مديري المشاريع لديهم مفضل منهجية إدارة المشاريع وبعد حتى إذا لم يختارون نهجا واحدا، فإن معظمهم يستخدمون مجموعة من اثنين أو أكثر لتحسين معدل نجاح المشروع.
فيما يلي عدد قليل من منهجيات إدارة المشاريع الأكثر شعبية والأكثر استخداما التي تعمل غالبية أدوات مخطط المشروع مع:
فرصة لتجربة مجانية
ندم المشتريانه حقيقي. لماذا لا تأخذتجربة مجانيةقبل الشراء ونرى كيف يعمل؟
تعرف على ما إذا كانت أداة تخطيط المشروع تمنحك القدرة على اختبار قيادة البرنامج مجانا. القيام بذلك سيساعد فريقك على فهم ما يبحثون عنه من أداة مخطط المشروع الخاصة بهم.
تعرف على ما إذا كانت الأداة يمكن تخصيصها، متوافقة مع أدوات أخرى تستخدمها، وبسيطة بما يكفي للاندماج مع سير العمل الداخلي الخاص بك.
لا توجد أداة مثالية، ولكن مع القليل من الأبحاث ومراجعة شاملة، ستتمكن من العثور على واحدة تقوم بقروض معظم احتياجات تخطيط المشروع.
كم تكلفة برامج تخطيط المشروع؟
ال كلفةبرنامج تخطيط المشاريع هو عامل مهم في عملية الشراء. تتمتع كل شركة بميزانية برمجية بغض النظر عن حجمها وطبيعتها وتريد أفضل عائد على الاستثمار.
نظرا لأن أدوات تخطيط المشروع يتم تسعيرها بشكل مختلف، فاتخاذ نظرة فاحصة على كيفية تنظيم تسعيرها. في حين أن العديد من الشركات تهمة تكلفة ثابتة شهريا، إلا أن الآخرين لديهم رسوم شهرية لكل مستخدم.
واحدة من أفضل الطرق لتقرير ما إذا كانت الأداة محق لشركتك هي تحديد أكبر المدخرات أو الربح يمكن أن تعطيك. إذا كانت أداة تخطيط المشروع تساعدك على أتمتة المهام اليدوية، وتحسين الموارد، وتعزيز تسليم المشروع في الوقت المحدد، فقد يكون مناسبا رائعا.
لماذا حاول UDN مدير المهام كما أداة مخطط المشروع الخاص بك؟
قد يكون برنامج تخطيط المشاريع الذي يساعدك في حل رسم مشاريعك، وإنشاء تقارير مخصصة، وتمكين الاتصالات غير الملحومة بين أعضاء الفريق قد يكون فقط ما يحتاجه مشروعك.
أداة تخطيط مشروع بديهية بسيطة مثل UDN مدير المهام يمكن أن تساعد فرقك في العمل بشكل أكثر كفاءة معا.
UDN مدير المهام يساعد في خطة الفرق وتطويرها وتنفيذها بسلاسة من بدء التشغيل وتحقيق أهدافها الفردية والفريق التنظيمي. جربمحاكمة مجانية لمدة أسبوعينلنرى كيف UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك على تحويل سير العمل الداخلية، ومحاذاة أصحاب المصلحة، وتنفيذ جميع المشاريع بسلاسة.
