Definitivní průvodce pro projektový plánování
Každý úspěšnýprojektpotřebuje A.skvělý plán. Ale jak můžete vytvořit plán projektu, který je akční a snadno ovladatelný?
Více než28% projektů ukončí selháníVzhledem k nepřesným odhadům a špatným projektemplánování. Pro společnosti, které si neuvědomují hodnotu v plánování projektu, mohlo by to znamenat hodně zbytečného času, zdrojů a úsilí. Ve Spojených státech samotný, neúspěch projektu stojí asi 50 miliard dolarů ve špatném výkonu a ztrátě příjmů.
Minimalizace stresu k odstraněníOblast působnosti Creep.Správa obtížných termínů, které mají jednoduchéroadmap.všech projektových aktivit zajišťuje, že tým ví, co dělat a jak. Plánování projektu pomáhá projektovým manažerům navrhnout jehorozsah, přiřazení potřebných povinností, vytvářet rozpočty a rozhodnout o budoucím postupu.
Co je projekt plánování?
Projektový plánování je kritickým krokem v životním cyklu projektu, který vede tým při vytváření jeho rozsahu, monitorovacího výstupu, a realizací projektu.
Pomáhá tomu, aby tým získal jasnost na koncovém cíli projektu a jak lze dosáhnout v rámci předdefinovaných rozpočtů, časových látek a plánů.
Zpoždění projektu, překročení rozpočtu a zbytečné přepracování lze vyhnout správným projektovým plánováním. Bez ohledu na to, jak jednoduchý projekt může vypadat nebo tlak na začátek, trávit čas na plánování, stojí za čas a úsilí. Podrobný projekt plánování projektu může pomoci definovat projektové aktivity, budoucí plán a projektové plány. Kroky zahrnují identifikaci:
Co je software pro projektování projektu?
Když více než77% vysoce výkonných projektůPoužijte software Project Plan Software, určitě nechcete, aby vás zůstali za sebou.
Není třeba, aby se vaši členové týmu utopili ve více tabulkách, lepkavých poznámkách, nebo týdně zoom setkání, aby zůstali na trati. ProjektPlánovací softwaremůže to udělat pro vás.
Software pro plánování projektu pomáhá plánům týmů, organizovat a realizovat projekty efektivně. Automatizuje pracovní postupy, usnadňuje bezproblémovou spolupráci a urychluje doručení projektu.
S příslušným nástrojem pro plánování projektu se váš tým může zaměřit na to, co je důležité a nechat software udělat těžké zvedání. Výkonné projektové plánováníSprávce úloh UDNvám může pomoci sledovat průběh práce, spolupracovat na sdílených dokumentech a komunikovat v reálném čase s vaším týmem.
Týmy s jednoduchými potřebami projektu si mohou vybrat aKanban Boardnebo jednoduchý kontrolní seznam. Týmy pracující na komplexních projektech mohou vyžadovat více robustnějších nástrojů, které jim pomohou iterovat rychleji, představit přizpůsobené zprávy o pokroku nebo bez námahy řídit množstvíAgilní projekty .
Použití nástrojů plánovače projektu mohou zefektivnit plánování projektu a optimalizovatSpráva zdrojůZajistit nic přes praskliny.
Různé typy projektového plánování softwaru
Pokud uvažujete o instalaci nástroje pro plánování projektu, nejprve zjistíte typ softwaru, který bude pravděpodobně vyhovovat potřebám vašeho týmu.
Pojďme se ponořit hlouběji do různých nástrojů pro projektování, jak mohou pomoci, a proč byste měli zvážitprojektový managementna prvním místě.
Existují dva různé druhy projektového plánovacího softwaru:
Potřebujete software pro projektování?
Výběr nástroje pro plánování projektu nemusí být náročný. Pokud váš tým ví, co chtějí, mohou jednoduše vybrat software, který nejlépe odpovídá jejich seznamu potřeb.
Ale co když váš tým není jistý vlastností potřebných? V takovém případě musíte klást správné otázky, abychom zjistili, kde potřebují podporu.
Vzhledem k tomu, že každý nástroj má různé funkce, funkce a ceny, tyto otázky mohou pomoci odstranit, co tým nechce. Chcete-li začít, vezměte hlubší pohled do vašeho projektového plánování, pracovních postupů a probíhajících prací, abyste si všimli, zda některý z těchto příznaků existuje:
Nedostatek efektivní organizace
Má váš tým boj s otázkami organizace? Některé z oznamovacích značek lze zmeškat termíny, nesprávně umístěné soubory nebo nedostatek vzájemného porozumění mezi členy týmu.
Pokud si všimnete něco takového, je to docela dobrý indikátor, který může vaše společnost těžit z projektového plánovacího softwaru, jako jeSprávce úloh UDN, což může pomoci vašemu týmu být organizováni. Komunikace v reálném čase, jasný pohled na projektové milníky a holistický snímek pokroku projektu může pomoci zabránit jakýmkoliv zpožděním.
Problémy s týmovou komunikací
Více než29% projektů selhávákvůli špatné komunikaci týmu. Pokud existuje mnoho zúčastněných stran, rychlá a bezproblémová komunikace je nezbytná pro úspěch projektu.
Pokud čelíte otázkám s usnadňováním jasného kanálu komunikace mezi členy křížového projektového projektu, externími konzultanty a koncovými uživateli, zvažte zavádění nástrojů pro plánování projektu do rovnice.
Ukončete odesílání více e-mailů - místo toho, uživatelé tag uvnitřSprávce úloh UDN, kde mohou přistupovat k centralizovanému rozbočovači souborů a dokumentů. Udržet vše na jednom místě umožňuje týmům pracovat efektivněji, snižování času a ztráta zdrojů v procesu.
Nepřesné plánování projektu
Nedostatek projektového plánování je jedním z největších výzev, kterým čelí projektové týmy. PodleStav průzkumu řízení projektůVíce než 42% projektových manažerů hlásí, že vyžadují lepší podporu plánování.
Použití softwaru pro plánování projektu budete moci vypnout diskuse do skutečných výsledků vytvořením správného vodopádu neboAgilníplán. Vizualizovatkritická cestaAnalýza a termíny použitímSprávce úloh UDNJediný kliknutíGantt grafy .
Vzhledem k tomu, že nástroje pro projektování projektu mohou ukládat všechna data projektu, týmy mohou snadno přezkoumat předchozí časové lhůty projektu a rozpočtů. To vám pomůže při řešení problémů pro budoucí odhady projektu pro vaše tým a klientské citáty.
Software pro plánování projektu však nebude automaticky všelékovou pro vše, co se děje v projektu. Ačkoli to dává vašemu týmu správné nástroje pro tuto práci, budou stále potřebovat vědět, jak jim nástroj může pomoci.
Pochopení výhod nástrojů pro plánování projektů
Spěchané plánování může narušit týmovou komunikaci - a zdůraznit celý tým, pokud nějaký projektaktivitanechodí do plánu.
Zavedení softwaru pro plánování projektu může pomoci zvýšit spolupráci týmu a zjednodušit sdílení souborů, což umožňuje vaší organizaci měřítko rychleji a efektivněji. Online plánovací software může být vysoce flexibilní a dobře přizpůsobit pracovním postupům a potřebám týmu.
Podívejme se při bližším pohledu na to, jak nástroje pro plánování projektu mohou pomoci zefektivnit váš projekt a urychlit rychlejší a včasné dodání.
Vylepšené plánování, organizování a plánování
Plánování a.plánováníjsou kritické pro úspěch projektu. Využití nástroje pro plánování projektu může pomoci přiřadit zdroje, delegovat úkoly, harmonogram časové harmonogramy a vytvářet mezníky projektu pohodlně.
I když pro to software není nutný, což pomáhá vašemu týmu naplánovat celý projekt od zahájení konečné dodávky. Prioritizace úkolů, automatizace běžných pracovních postupů a identifikační závislosti se stává mnohem snazší.
Rychlejší spolupráce
Chudýzúčastněný účetSpolupráce je společným důvodem selhání projektu. Více než55% projektových týmůŘekněte, že nejsou jasné na konečných cílů projektu.
Vzhledem k tomu, že většina projektových týmů se skládá z interdisciplinárních zaměstnanců, musí být v kontaktu s nimi konzistentně v kontaktu. Komunikační mezery mohou způsobit jinak vyhýbatelné zpoždění a plýtvání zdrojů.
Zjednodušte spolupráci s týmem pomocí nástroje pro plánování projektu, který udržuje veškerou komunikaci na jednom místě. S Šablony společností týmů, vlastní řídicí panely a funkce označování,Správce úloh UDNusnadňuje spolupráci pro týmy napříč podlahami, zeměmi a dokonce i kontinenty.
Snadnější delegování, přístup souborů a sdílení
Nástroje pro projektování projektu poskytují viditelnost do pracovní zátěže týmu, což umožňuje manažerům delegátiProjektové úkolyefektivně. S výkonným softwarem jako Správce úloh UDN , budete moci zobrazit přiřazené úkoly podle dat a prioritou, vizualizaci průběhu práce a automaticky se zvyšovat.
Členové týmu okamžitě znají své přidělené úkoly a mohou je dokončit podle předdefinovaných priorit. Jakékoliv potenciální skluzy jsou minimalizovány automatizovanými připomenutím odeslanými do týmu před termínem.
Nástroje pro plánování projektu nabízejí centralizovanou databázi cloud pro bezpečné ukládání souborů a dokumentů.Správce úloh UDNUmožňuje uživatelům provádět změny původního souboru, ponechat komentáře nebo nějaké anotace a udržovat protokol změny ke zvýšení transparentnosti.
Vylepšené zmírnění rizika
Každý projektový manažer ví, jak Firefight. Ne doslova, i když! Skvělé manažeři vždy udržují pozornost ptačího pohledu na projekt projektu, aby bylo zajištěno, že vše bude plánovat, identifikovat a eliminovat případné překážky, jakou a kdy se vyskytnou.
Software pro plánování projektuSprávce úloh UDNmůže být nejlepším přítelem projektového manažera. Pomáhá s. \ Trizikostrategie zmírnění, prevenceOblast působnosti Creep.nasazením okamžitých protiopatření, aby se zabránilo zpožděním nebo sklouznutí. To zase zlepšuje celkovou účinnost týmu, optimalizuje zdroje a udržuje rozpočet projektu v kontrole.
Umožňuje vzdálené fungování
Správujete týmy umístěné v zemích nebo kontinentů? Přiveďte své zaměstnance společně integracíOnline projektový plánovací nástrojTo využívá přizpůsobené pracovní postupy, digitální pracovní prostor a výkonnou funkci pro hlášení, aby se všechny zúčastněné strany informovaly.
PoužitíSprávce úloh UDNPro omezení probíhajícího postupu zabránit zpožděním a demontáži sila v geograficky distribuovaných týmech.
Spravuje složitost a pomáhá měřítku projektových týmů
Mnoho týmů dává přednost udržování plánování projektu jednoduché pomocí lepkavých poznámek nebo tabulek. S jednou osobou, která má na starosti všechna data, týmy skončí trávit značný čas, který se snaží získat aktualizace projektu.
Pro projektové týmy uspět a zůstat konkurenceschopné, nasazení vhodného projektového softwaru je nutné - zejména při řízeníProjektová portfolianebo složitější úkoly.
Jaké jsou výzvy pro projektové plánování?
Projektové plánování může být komplikované, vyžadující týmy mít dovednosti specifické pro průmysl a nezbytné odborné znalosti pro projektování projektu. Kromě toho, že je informován o nejnovějších projektových technikách, musíte zajistit, aby projekt zůstal v předdefinovaném časovém limitu, rozsahu a rozpočtu.
Projekty selhávajíI s nejúčinnějším nástrojem pro projektování projektu, hybridníMetodiky pro řízení projektůa projektové týmy.
Před nákupem projektového plánování softwaru zvažte výzvy, kterým může váš tým čelit při implementaci a správě.
Legacy systémy a otázky infrastruktury
Legacy Systems jsou software umístěný na serverech společnosti ve svých fyzických úřadech a řízených interním IT týmem.
Pochopitelně organizací investovaly značné zdroje při nákupu, provádění, údržbě a modernizaci těchto systémů. Nesmí si uvědomit, že tyto starší systémy již nejsou relevantní, konkurenceschopné nebo dokonce vhodné pro pokročilé potřeby svých zaměstnanců.
Mnoho zúčastněných stran nemusí používat inovativní nové nástroje pro projektové plánování, i když jsou si vědomi potenciálních dávek.
Chcete-li upravit jakékoli pervisty odolné proti změně a získáte exekutivní buy-in, projektoví manažeři budou muset sdělit vylepšení v organizačních výsledcích, které budou mít výsledek.
Dostatečné znalosti specifické pro software
Nákup nástroje pro plánování projektu může být jednoduchý, ale nalezení členů týmu se znalostmi k implementaci může být náročné.
Komplexní nebo větší projektové plánování implementace softwaru typicky vyžadují větší úroveň zkušeností s odborností a realizací.
Menší společnosti mohou muset strávit nějaký čas zjištění vhodného talentu se správnou kombinací dovedností a zkušeností, které umožňují efektivní implementaci.
Komplexní oprávnění a požadavky na úrovni uživatelů
Každá společnost potřebuje zabezpečené systémy, které jsou chráněny heslem pro všechny její zúčastněné strany. Implementace nástroje pro plánování projektu bude vyžadovat různé členy interního týmu, manažery a vedoucí pracovníci, kteří mají vlastní oprávnění a práva na úrovni uživatelů založenou na jejich rolích a povinnostech.
Člen IT týmu může být například úplný přístup, protože potřebují provést aktualizace, upgrady a příslušné změny nástroje. Zaměstnanec připojený k konkrétnímu projektu nemusí mít přístup k jinému projektovému prostoru, s výjimkou vlastního.
Mnoho implementací nástrojů pro plánování finančního projektu může také vyžadovat právní a zákonné dodržování politik společnosti, normy specifické pro průmysl, pravidly a předpisy.
Integrace třetích stran a problémy rozhraní
Žádná společnost nevyužívá pouze jeden software. Ještě menší firmy25-50 Software-as-A-Service (SAAS) řešenív průměru v roce 2021. Je nezbytné, aby nástroj pro plánování projektu byl kompatibilní s jiným softwarem.
Projektoví manažeři si musí být vědomi softwarové kompatibility a integračních potřeb různých nástrojů, aby pochopili, jak se navzájem doplňují.
Například nástroj pro plánování finančního projektu musí být kompatibilní s nástroji, které se v současné době používají pro správu projektů, plateb a fakturace, správy smluv, CRM atd.
Jaké funkce byste měli hledat v projektovém plánování softwaru?
Jste všichni nastaveni, abyste získali nástroj pro plánování projektu pro vaši společnost? Před pokračováním, podívejte se na nejvyšší funkce, které chcete zvážit při hledání správného.
Všechny nástroje nejsou stejné. Ačkoli mnoho nástrojů pro projektové plánování je dodáváno v širším softwaru pro řízení projektů, jejich funkce a použití se mohou lišit.
Zde je několik parametrů, které považují za zvážení možností plánování projektu:
Schopnost měřítko
Růst je cíl číslo jedna na každém seznamu generálního ředitele.53% vedoucích pracovníků společnostiChápu, že růst je klíčem k přežití a úspěchu společnosti.
Nástroj pro projektový plánování, který nabízí omezené funkce, nebude schopen shodovat se do obchodní dynamiky nebo vyvíjející se potřeby trhu v budoucnu.
Když společnost roste, jeho potřeby, priority a cíle se také mění. Zajistěte, aby se nástroj pro plánování projektu stala růstem růstu a ne růstovým disruptorem. Vyberte si ten, který vám umožní přidat nové funkce, další moduly, úložný prostor nebo více členů týmu.
Přizpůsobení a spolehlivé integrace
Potřebuje a priority každé společnosti se liší. Všestranný software pro správu projektů vám umožní konfigurovat nástroj pro specifické potřeby interního týmu, obchodních cílů a externích zúčastněných stran.
Online nástroj pro plánování projektu, jako jeSprávce úloh UDNUmožňuje projektové týmy přístup k souborům odkudkoliv, přizpůsobit řídicí panely a přepínat mezi různými názory na základě jejich priorit.
Ujistěte se, že nástroj pro plánování projektu, který si vyberete, je také kompatibilní s softwarem třetích stran. Vzhledem k tomu, že společnosti používají více programů pro své pracovní procesy, mají nástroje, které jsou kompatibilní s sebou, pomáhá zefektivnit pracovní postupy a urychlit doručení projektu.
Vyhovuje vašim potřebám
Stejně jako seznam úkolů pomáhá při nakupování, mít seznam musí mít funkce, které pomáhají při výběru mezi nástroji online plánovače projektu.
Klasifikovat své potřeby do "MUSÍ" a "NICE-to-mít" seznamy. Porovnejte různé nástroje založené na jejich funkcích a zjistěte, zda mohou úspěšně pomoci projektům týmu.
Jakmile se specifický nástroj zkontroluje všechny pole v moštu, přejděte na seznam Nice-to-mít. To vám může pomoci rychle zúžit možnosti najít ten, který je vhodný pro jedinečné potřeby vaší společnosti.
Podporuje metodiku řízení projektů
60% projektových manažerůDávejte přednost používání hybridního přístupu, který kombinuje iterativní a prediktivní metody pro poskytování projektů.
Většina projektových manažerů má příznivěMetodika řízení projektů. I když si nevybírají jeden přístup, většina z nich používá kombinaci dvou nebo více, aby zlepšila jejich úspěšnost projektu.
Zde je několik nejoblíbenějších a široce používaných metodik pro řízení projektů, které většina projektových plánovačů projektů pracuje s:
Příležitost pro zkušební verzi zdarma
Kupujícího svědomíje skutečný. Proč nebratzkušební verze zdarmaPřed nákupem a zjistit, jak to funguje?
Zjistěte, zda vám nástroj pro plánování projektu poskytne možnost testovat řídit software zdarma. To vám pomůže vašemu týmu pochopit, co hledají ze svého projektového plánovače.
Zjistěte, zda lze nástroj přizpůsobit, je kompatibilní s jinými nástroji, které používáte, a dostatečně jednoduché pro integraci s interními pracovními postupy.
Žádný nástroj není dokonalý, ale s trochou výzkumu a důkladného přezkumu budete moci najít jeden, který zaškrtne většinu vašich potřeb plánování projektu.
Kolik stojí projektové plánování softwaru?
. \ TnákladySoftware pro plánování projektu je významným faktorem ve svém nákupu. Každá společnost má rozpočet softwaru bez ohledu na jejich velikost a povahu a chce nejlepší návratnost investic.
Vzhledem k tomu, že projektové nástroje projektu jsou ceny odlišně ceny, podívejte se na to, jak je jejich ceny strukturovány. Zatímco mnoho firem účtují fixní náklady měsíčně, jiní mají měsíční poplatek za uživatele.
Jedním z nejlepších způsobů, jak se rozhodnout, zda je nástroj správný pro vaši společnost, je určit největší úspory nebo zisk, který by vám mohl dát. Pokud nástroj pro plánování projektu vám pomůže automatizovat ruční úlohy, optimalizovat zdroje a zvýšit doručení projektu včas, mohlo by to být skvělé fit.
Proč pokusSprávce úloh UDNJako váš projekt plánovač projektu?
Software pro plánování projektu, který vám pomůže mapovat své projekty, vytvářet přizpůsobené zprávy a umožnit bezproblémovou komunikaci mezi členy týmu mohou být jen to, co potřebuje vaše projekty.
Intuitivní, jednoduchý projekt plánování projektuSprávce úloh UDNmůže pomoci vašim týmům pracovat efektivněji společně.
Správce úloh UDNPomáhá plánům týmů, rozvíjet se a vykonávat projekty hladce od zahájení zahájení a dosažení jejich individuálního, týmu a organizačních cílů. Vyzkoušejte A.Zdarma dvoutýdenní pokusvidět jakSprávce úloh UDNMůže vám pomoci transformovat interní pracovní postupy, zarovnat zúčastněné strany a hladce provádět všechny projekty.
