Panduan definitif untuk perangkat lunak perencanaan proyek

Setiap suksesproyekmembutuhkan A.rencana besar. Tetapi bagaimana Anda dapat mengembangkan rencana proyek yang dapat ditindaklanjuti dan mudah diimplementasikan?

Lebih dari28% dari proyek berakhir gagalKarena perkiraan yang tidak akurat dan proyek yang burukperencanaan. Untuk perusahaan yang tidak menyadari nilai dalam perencanaan proyek, itu bisa berarti banyak waktu, sumber daya, dan upaya yang terbuang. Di Amerika Serikat saja, kegagalan proyek harganya sekitar $ 50 miliar dalam kinerja yang buruk dan kehilangan pendapatan.

Dari meminimalkan stres untuk menghilangkanLingkup creep.untuk mengelola tenggat waktu yang sulit, memiliki yang sederhanapeta jalanDari semua kegiatan proyek memastikan bahwa tim tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana. Merencanakan proyek membantu manajer proyek untuk merancangnyacakupan, tetapkan tanggung jawab yang diperlukan, buat anggaran, dan putuskan tindakan di masa depan.

Apa itu perencanaan proyek?

Perencanaan proyek adalah langkah penting dalam siklus hidup proyek yang memandu tim dalam menciptakan ruang lingkupnya, memantau hasil, dan melaksanakan proyek.

Ini membantu tim mendapatkan kejelasan pada tujuan akhir proyek dan bagaimana mereka dapat dicapai dalam anggaran, jadwal, dan jadwal yang telah ditentukan.

Penundaan proyek, overruns anggaran, dan pengerjaan ulang yang tidak perlu dapat dihindari dengan perencanaan proyek yang tepat. Tidak peduli seberapa sederhana proyek dapat terlihat atau tekanan pada Anda untuk memulai, menghabiskan waktu untuk perencanaan sangat sepadan dengan waktu dan usaha. Latihan perencanaan proyek terperinci dapat membantu menentukan kegiatan proyek, roadmap masa depan, dan jadwal proyek. Langkah-langkahnya termasuk mengidentifikasi:

Apa itu perangkat lunak perencanaan proyek?

Ketika lebih dari itu77% dari proyek berkinerja tinggiGunakan perangkat lunak rencana proyek, Anda pasti tidak ingin milik Anda tertinggal.

Tidak perlu bagi anggota tim Anda untuk tenggelam dalam beberapa spreadsheet, catatan tempel, atau pertemuan zoom mingguan untuk tetap di jalurnya. ProyekPerencanaan Perangkat Lunakdapat melakukan itu untuk Anda.

Perangkat lunak perencanaan proyek membantu tim merencanakan, mengatur, dan mengimplementasikan proyek secara efisien. Ini mengotomatiskan alur kerja, memfasilitasi kolaborasi yang mulus, dan mempercepat pengiriman proyek.

Dengan alat perencanaan proyek yang sesuai, tim Anda dapat fokus pada apa yang penting dan membiarkan perangkat lunak melakukan pengangkatan berat. Alat perencanaan proyek yang kuat sepertiUDN Task Manager.dapat membantu Anda memantau kemajuan kerja, berkolaborasi pada dokumen bersama, dan berkomunikasi secara real-time dengan tim Anda.

Tim dengan kebutuhan proyek sederhana dapat memilih aPapan Kanbanatau daftar periksa sederhana. Tim yang bekerja pada proyek-proyek yang kompleks mungkin memerlukan alat yang lebih kuat untuk membantu mereka beralih lebih cepat, menampilkan laporan kemajuan yang disesuaikan, atau dengan mudah mengelola banyakProyek Agile .

Menggunakan alat perencana proyek dapat merampingkan perencanaan proyek dan mengoptimalkanpengelolaan sumber dayauntuk memastikan tidak ada slip melalui retakan.

Berbagai jenis perangkat lunak perencanaan proyek

Jika Anda sedang mempertimbangkan instalasi alat perencanaan proyek, pertama-tama cari tahu jenis perangkat lunak yang kemungkinan akan sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Mari selami lebih dalam ke alat perencanaan proyek yang berbeda, bagaimana mereka dapat membantu, dan mengapa Anda harus mempertimbangkanmanajemen proyekperangkat lunak di tempat pertama.

Ada dua jenis perangkat lunak perencanaan proyek:

Apakah Anda memerlukan perangkat lunak perencanaan proyek?

Memilih alat perencanaan proyek tidak perlu menantang. Jika tim Anda tahu apa yang mereka inginkan, mereka hanya dapat memilih perangkat lunak yang paling cocok dengan daftar kebutuhan mereka.

Tetapi bagaimana jika tim Anda tidak yakin dengan fitur yang diperlukan? Dalam hal ini, Anda perlu mengajukan pertanyaan yang tepat untuk mengidentifikasi di mana mereka membutuhkan dukungan.

Karena setiap alat memiliki fitur, fungsi, dan harga yang berbeda, pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu menghilangkan apa yang tidak diinginkan oleh tim. Untuk memulai, ambil tampilan yang lebih dalam ke dalam perencanaan proyek, alur kerja, dan pekerjaan dalam proses untuk memperhatikan jika ada gejala-gejala ini:

Kurangnya organisasi yang efektif

Apakah tim Anda berjuang dengan masalah organisasi? Beberapa tanda-tanda teliti dapat dilewatkan tenggat waktu, file yang salah tempat, atau kurangnya saling pengertian di antara anggota tim.

Jika Anda melihat sesuatu seperti ini, ini adalah indikator yang cukup bagus bahwa perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari perangkat lunak perencanaan proyek sepertiUDN Task Manager., yang dapat membantu tim Anda lebih terorganisir. Komunikasi real-time, pandangan yang jelas tentang tonggak proyek, dan snapshot holistik dari kemajuan proyek dapat membantu mencegah penundaan.

Masalah dengan komunikasi tim

Lebih dari29% dari proyek gagalkarena komunikasi tim yang buruk. Ketika ada banyak pemangku kepentingan yang terlibat, komunikasi cepat dan mulus sangat penting untuk kesuksesan proyek.

Jika Anda menghadapi masalah dengan memfasilitasi saluran komunikasi yang jelas antara anggota tim proyek lintas fungsi, konsultan eksternal, dan pengguna akhir, pertimbangkan untuk memperkenalkan alat perencanaan proyek ke dalam persamaan.

Berhenti mengirim beberapa email - alih-alih, tag pengguna di dalamUDN Task Manager., di mana mereka dapat mengakses hub terpusat dari file dan dokumen. Menjaga semuanya di satu tempat memungkinkan tim untuk bekerja lebih efisien, mengurangi waktu dan pemborosan sumber daya dalam proses.

Perencanaan proyek yang tidak akurat

Kurangnya perencanaan proyek adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi tim proyek. SesuaiState of Project Management Survey, lebih dari 42% manajer proyek melaporkan bahwa mereka memerlukan dukungan perencanaan yang lebih baik.

Menggunakan perangkat lunak perencanaan proyek, Anda akan dapat mengubah diskusi menjadi hasil nyata dengan menciptakan air terjun yang tepat atauLincahrencana. Membayangkanpath kritisanalisis dan tenggat waktu dengan menggunakanUDN Task Manager.Satu-klik satu klikGantt Charts. .

Karena alat perencanaan proyek Anda dapat menyimpan semua data proyek Anda, tim dapat dengan mudah meninjau jadwal dan anggaran proyek sebelumnya. Ini akan membantu dalam membuat estimasi proyek masa depan yang lebih jelas untuk kutipan tim dan klien Anda.

Namun, memiliki perangkat lunak perencanaan proyek tidak akan secara otomatis menjadi obat mujarab untuk semuanya salah dalam suatu proyek. Meskipun itu memberi tim Anda alat yang tepat untuk pekerjaan itu, mereka masih perlu tahu bagaimana alat dapat membantu mereka.

Memahami Manfaat Alat Perencanaan Proyek

Perencanaan yang terburu-buru dapat mengganggu komunikasi tim - dan stres seluruh tim jika ada proyekaktivitastidak pergi berencana.

Memperkenalkan perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu meningkatkan kolaborasi tim dan menyederhanakan berbagi file, memungkinkan organisasi Anda untuk skala lebih cepat dan lebih efisien. Perangkat lunak perencanaan online dapat sangat fleksibel dan beradaptasi dengan baik untuk alur kerja dan kebutuhan tim.

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana alat perencanaan proyek dapat membantu merampingkan proyek Anda dan mempercepat pengiriman yang lebih cepat dan tepat waktu.

Perencanaan, pengorganisasian, dan penjadwalan yang ditingkatkan

Perencanaan danpenjadwalan.sangat penting untuk kesuksesan proyek. Memanfaatkan alat perencanaan proyek dapat membantu menetapkan sumber daya, mendelegasikan tugas, menjadwalkan jadwal, dan membuat tonggak proyek dengan mudah.

Meskipun perangkat lunak tidak perlu benar-benar diperlukan untuk ini, memilikinya membantu tim Anda merencanakan seluruh proyek dari inisiasi ke pengiriman akhir. Memprioritaskan tugas, mengotomatiskan alur kerja rutin, dan mengidentifikasi dependensi menjadi jauh lebih mudah.

Kolaborasi yang lebih cepat

MiskinStakeholder.Kolaborasi adalah alasan umum untuk kegagalan proyek. Lebih dari55% dari tim proyekmengatakan bahwa mereka tidak jelas tentang tujuan proyek pamungkas.

Karena sebagian besar tim proyek terdiri dari karyawan interdisipliner, mereka harus berhubungan satu sama lain secara konsisten. Kesenjangan komunikasi dapat menyebabkan keterlambatan dan pemborosan sumber daya yang dapat dihindari.

Sederhanakan kolaborasi tim Anda menggunakan alat perencanaan proyek yang membuat semua komunikasi di satu tempat. Dengan Templat Kolaborasi Tim, dasbor kustom, dan fitur pemberian tag,UDN Task Manager.Membuat kolaborasi lebih mudah bagi tim di seluruh lantai, negara, dan bahkan benua.

Delegasi yang lebih mudah, akses file, dan berbagi

Alat perencanaan proyek memberikan visibilitas ke dalam beban kerja tim, memungkinkan manajer untuk mendelegasikantugas proyekefisien. Dengan perangkat lunak yang kuat seperti UDN Task Manager. , Anda akan dapat melihat tugas yang ditugaskan oleh tanggal dan prioritas, memvisualisasikan kemajuan kerja dan meningkatkan fokus secara otomatis.

Anggota tim secara instan mengetahui tugas yang ditugaskan dan dapat menyelesaikannya sesuai prioritas yang telah ditentukan. Slip-up potensial diminimalkan dengan pengingat otomatis yang dikirim ke tim sebelum tenggat waktu.

Alat Perencanaan Proyek menawarkan basis data cloud terpusat untuk menyimpan file dan dokumen dengan aman.UDN Task Manager.memungkinkan pengguna membuat perubahan pada file asli, meninggalkan komentar atau anotasi apa pun, dan memelihara perubahan log untuk meningkatkan transparansi.

Peningkatan mitigasi risiko

Setiap manajer proyek tahu cara baku tembak. Tapi tidak secara harfiah! Manajer hebat selalu menjaga pandangan mata burung dari kemajuan proyek untuk memastikan semuanya berjalan, mengidentifikasi dan menghilangkan kemacetan potensial apa pun sebagai dan ketika mereka terjadi.

Perangkat lunak perencanaan proyek sepertiUDN Task Manager.dapat berupa sahabat manajer proyek. Ini membantu denganmempertaruhkanStrategi Mitigasi, MencegahLingkup creep.dengan mengerahkan penanggulangan langsung untuk menghindari keterlambatan atau selip. Ini pada gilirannya meningkatkan efisiensi tim secara keseluruhan, mengoptimalkan sumber daya, dan menjaga anggaran proyek tetap diperiksa.

Memungkinkan kerja jarak jauh

Apakah Anda mengelola tim yang berlokasi di seluruh negara atau benua? Bawa karyawan Anda bersama dengan mengintegrasikanAlat Perencanaan Proyek OnlineItu menggunakan alur kerja yang disesuaikan, ruang kerja digital, dan fungsionalitas pelaporan yang kuat untuk membuat semua pemangku kepentingan mendapat informasi.

MenggunakanUDN Task Manager.Untuk membatasi kemajuan kerja, mencegah penundaan, dan membongkar silo di tim yang didistribusikan secara geografis.

Mengelola kompleksitas dan membantu skala tim proyek

Banyak tim lebih suka menjaga perencanaan proyek tetap sederhana dengan menggunakan catatan tempel atau spreadsheet. Dengan satu orang yang bertanggung jawab atas semua data, tim akhirnya menghabiskan waktu yang cukup lama mencoba untuk mendapatkan pembaruan proyek.

Untuk tim proyek untuk berhasil dan tetap kompetitif, menggunakan perangkat lunak proyek yang cocok adalah yang harus dimiliki - terutama saat mengelolaPortofolio proyekatau tugas yang lebih kompleks.

Apa tantangan perangkat lunak perencanaan proyek?

Perencanaan proyek dapat rumit, mewajibkan tim untuk memiliki keterampilan khusus industri dan keahlian perencanaan proyek yang diperlukan. Selain diberi tahu tentang teknik proyek terbaru, Anda perlu memastikan bahwa proyek tetap dalam batas waktu, ruang lingkup, dan anggaran yang telah ditentukan.

Proyek gagalBahkan dengan alat perencanaan proyek yang paling efektif, hibridaMetodologi Manajemen Proyek., dan tim proyek.

Sebelum membeli perangkat lunak perencanaan proyek, pertimbangkan tantangan yang mungkin dihadapi tim Anda dalam mengimplementasikan dan mengelolanya.

Sistem Legacy dan Masalah Infrastruktur

Sistem warisan adalah perangkat lunak yang ditempatkan di server perusahaan di kantor fisik mereka dan dikelola oleh tim TI internal.

Maklum, organisasi telah menginvestasikan sumber daya yang cukup besar dalam pembelian, pelaksanaan, pemeliharaan, dan meningkatkan sistem ini. Mereka mungkin tidak menyadari bahwa sistem warisan ini tidak lagi relevan, kompetitif, atau bahkan cocok untuk kebutuhan canggih karyawan mereka.

Banyak pemangku kepentingan mungkin tidak ingin menggunakan alat perencanaan proyek baru yang inovatif, bahkan jika mereka mengetahui manfaat potensial.

Untuk memodifikasi setiap kepribadian yang tahan perubahan dan mendapatkan pembelian eksekutif, manajer proyek perlu mengkomunikasikan peningkatan dalam hasil organisasi yang akan datang sebagai hasilnya.

Keahlian spesifik perangkat lunak yang memadai

Membeli alat perencanaan proyek mungkin sederhana, tetapi menemukan anggota tim dengan pengetahuan untuk mengimplementasikannya dapat menantang.

Implementasi perangkat lunak perencanaan proyek yang kompleks atau lebih besar biasanya memerlukan tingkat keahlian dan pengalaman eksekusi yang lebih besar.

Perusahaan kecil mungkin harus meluangkan waktu menemukan bakat yang sesuai dengan perpaduan yang tepat dari keterampilan dan pengalaman untuk memungkinkan implementasi yang efektif.

Izin dan persyaratan tingkat pengguna yang kompleks

Setiap perusahaan membutuhkan sistem aman yang dilindungi kata sandi untuk semua pemangku kepentingannya. Menerapkan alat perencanaan proyek akan membutuhkan berbagai anggota tim internal, manajer, dan eksekutif untuk memiliki izin dan hak tingkat pengguna mereka sendiri berdasarkan peran dan tanggung jawab mereka.

Misalnya, anggota tim TI dapat diberikan akses lengkap karena mereka perlu melakukan pembaruan, peningkatan, dan perubahan yang relevan pada alat. Seorang karyawan yang melekat pada proyek tertentu tidak perlu diberi akses ke ruang proyek lain kecuali mereka sendiri.

Banyak implementasi alat perencanaan proyek keuangan juga dapat memerlukan kepatuhan hukum dan hukum dengan kebijakan perusahaan, standar, aturan, dan peraturan khusus industri.

Masalah integrasi dan antarmuka pihak ketiga

Tidak ada perusahaan yang menggunakan hanya satu perangkat lunak. Bahkan menggunakan perusahaan yang lebih kecil25-50 Solusi perangkat lunak-AS-A-Service (SAAS)Rata-rata pada tahun 2021. Ini penting untuk alat perencanaan proyek untuk kompatibel dengan perangkat lunak lain.

Manajer proyek perlu mengetahui kompatibilitas perangkat lunak dan kebutuhan integrasi alat yang berbeda untuk memahami bagaimana mereka saling melengkapi.

Misalnya, alat perencanaan proyek keuangan perlu kompatibel dengan alat yang saat ini digunakan untuk mengelola proyek, pembayaran dan penagihan, manajemen kontrak, CRM, dll.

Fitur apa yang harus Anda cari dalam perangkat lunak perencanaan proyek?

Apakah Anda siap untuk mendapatkan alat perencanaan proyek untuk perusahaan Anda? Sebelum melanjutkan, lihat fitur-fitur teratas untuk dipertimbangkan saat mencari yang tepat.

Semua alat tidak dibuat sama. Meskipun banyak alat perencanaan proyek dibundel dalam perangkat lunak manajemen proyek yang lebih luas, fungsionalitas dan penggunaannya mungkin berbeda.

Berikut adalah beberapa parameter untuk dipertimbangkan ketika membaca opsi perangkat lunak perencanaan proyek:

Kemampuan untuk berskala

Pertumbuhan adalah tujuan nomor satu pada setiap daftar tugas CEO.53% eksekutif perusahaanMemahami bahwa pertumbuhan adalah kunci untuk kelangsungan hidup dan kesuksesan perusahaan.

Alat perencanaan proyek yang menawarkan fitur terbatas tidak akan dapat menandingi dinamika bisnis atau kebutuhan pasar yang berkembang di masa depan.

Ketika sebuah perusahaan tumbuh, kebutuhan, prioritas, dan tujuannya juga berubah. Pastikan alat perencanaan proyek Anda menjadi enabler pertumbuhan dan bukan pengganggu pertumbuhan. Pilih satu yang memungkinkan Anda menambahkan fungsionalitas baru, modul tambahan, ruang penyimpanan, atau lebih banyak anggota tim.

Kustomisasi dan integrasi yang andal

Setiap kebutuhan dan prioritas perusahaan berbeda. Perangkat lunak manajemen proyek serbaguna akan memungkinkan Anda mengkonfigurasi alat untuk kebutuhan spesifik tim internal, tujuan bisnis, dan pemangku kepentingan eksternal.

Alat perencanaan proyek online sepertiUDN Task Manager.Memungkinkan tim proyek mengakses file dari mana saja, menyesuaikan dasbor, dan beralih antara berbagai tampilan berdasarkan prioritas mereka.

Pastikan bahwa alat perencanaan proyek yang Anda pilih juga kompatibel dengan perangkat lunak pihak ketiga. Karena perusahaan menggunakan banyak program untuk proses kerja mereka, memiliki alat yang kompatibel dengan satu sama lain membantu merampingkan alur kerja dan mempercepat pengiriman proyek.

Sesuai dengan kebutuhan Anda

Sama seperti daftar tugas membantu ketika Anda pergi berbelanja, memiliki daftar fitur yang harus dimiliki membantu ketika memilih antara alat perencana proyek online.

Klasifikasi kebutuhan Anda ke dalam daftar 'must-have' dan 'nice-to-have'. Bandingkan berbagai alat berdasarkan fitur mereka dan lihat apakah mereka dapat membantu proyek rencana tim Anda dengan sukses.

Setelah alat tertentu memeriksa semua kotak dalam daftar yang harus dimiliki, pindah ke daftar yang bagus untuk dimiliki. Ini dapat membantu Anda dengan cepat mempersempit opsi untuk menemukan yang tepat untuk kebutuhan unik perusahaan Anda.

Mendukung metodologi manajemen proyek Anda

60% dari manajer proyekLebih suka menggunakan pendekatan hybrid yang menggabungkan metode iteratif dan prediktif untuk memberikan proyek.

Sebagian besar manajer proyek lebih disukaiMetodologi Manajemen Proyek.. Bahkan jika mereka tidak memilih satu pendekatan, kebanyakan dari mereka menggunakan kombinasi dua atau lebih untuk meningkatkan tingkat keberhasilan proyek mereka.

Berikut adalah beberapa metodologi manajemen proyek yang paling populer dan banyak digunakan yang merupakan mayoritas alat perencana proyek bekerja dengan:

Kesempatan untuk uji coba gratis

Penyesalan pembeliadalah nyata. Mengapa tidak mengambilpercobaan gratisSebelum membeli dan lihat cara kerjanya?

Cari tahu apakah alat perencanaan proyek memberi Anda kemampuan untuk menguji drive perangkat lunak secara gratis. Melakukan ini akan membantu tim Anda memahami apa yang mereka cari dari alat perencana proyek mereka.

Cari tahu apakah alat dapat disesuaikan, kompatibel dengan alat lain yang Anda gunakan, dan cukup sederhana untuk diintegrasikan dengan alur kerja internal Anda.

Tidak ada alat yang sempurna, tetapi dengan sedikit penelitian dan ulasan menyeluruh, Anda akan dapat menemukan salah satu yang menandai sebagian besar kebutuhan perencanaan proyek Anda.

Berapa biaya perangkat lunak perencanaan proyek?

ItubiayaPerangkat lunak perencanaan proyek adalah faktor penting dalam pembeliannya. Setiap perusahaan memiliki anggaran perangkat lunak terlepas dari ukuran dan sifat mereka dan menginginkan pengembalian investasi terbaik.

Karena alat perencanaan proyek dibanderol secara berbeda, perhatikan tentang bagaimana harga mereka terstruktur. Sementara banyak perusahaan membebankan biaya tetap per bulan, yang lain memiliki biaya bulanan per pengguna.

Salah satu cara terbaik untuk memutuskan apakah suatu alat tepat untuk perusahaan Anda adalah menentukan penghematan atau keuntungan terbesar yang bisa diberikannya kepada Anda. Jika alat perencanaan proyek membantu Anda mengotomatiskan tugas manual, mengoptimalkan sumber daya, dan meningkatkan pengiriman proyek tepat waktu, itu bisa menjadi sangat cocok.

Mengapa cobaUDN Task Manager.Sebagai alat perencana proyek Anda?

Perangkat lunak perencanaan proyek yang membantu Anda memetakan proyek Anda, menghasilkan laporan yang disesuaikan, dan memungkinkan komunikasi yang mulus di antara anggota tim mungkin hanya apa yang dibutuhkan proyek Anda.

Seperti alat perencanaan proyek yang intuitif dan sederhanaUDN Task Manager.dapat membantu tim Anda bekerja lebih efisien bersama.

UDN Task Manager.Membantu tim merencanakan, mengembangkan, dan melaksanakan proyek dengan lancar dari inisiasi untuk meluncurkan dan mencapai tujuan individu, tim, dan organisasi mereka. Coba A.uji coba dua minggu gratisuntuk melihat bagaimanaUDN Task Manager.dapat membantu Anda mengubah alur kerja internal, menyelaraskan pemangku kepentingan, dan melaksanakan semua proyek dengan mulus.