Den endelige guide til Projektering Software

Enhver succesfuldprojekthar brug for enstore plan. Men hvordan kan du udvikle et projekt plan, der er handlingsrettet og let at gennemføre?

Mere end28% af projekterne ender med svigtendepå grund af unøjagtige skøn og dårlig projektplanlægning. For virksomheder, der ikke indser værdien i projekteringen, kan det betyde en masse spildt tid, ressourcer og indsats. I USA alene, svigt projekt koster omkring $ 50 milliarder i dårlige resultater og indtægtstab.

Fra minimere stress til at eliminereomfanget krybetil at styre vanskelige deadlines, der har et enkeltkøreplanaf alle projektaktiviteter sikrer, at holdet ved, hvad de skal gøre og hvordan. Planlægning af et projekt hjælper projektledere til at designe sinOmfanget, Tildele nødvendige ansvar, skabe budgetter, og beslutte den fremtidige kurs for handling.

Hvad er planlægning projekt?

Projektplanlægning er et afgørende skridt i projektets levetid, der guider teamet i at skabe sit anvendelsesområde, overvågning projektleverancer, og udførelse af projektet.

Det hjælper holdet komme klarhed om projektets endelige mål, og hvordan de kan opnås inden for foruddefinerede budgetter, tidslinjer og tidsplaner.

Projekt forsinkelser, budgetoverskridelser og unødvendig ekstraarbejde kan undgås med ordentlig projektplanlægning. Ligegyldigt hvor simpelt et projekt kan se eller trykket på dig at starte, bruge tid på planlægning er værd at tid og kræfter. En detaljeret projektplanlægning motion kan hjælpe med at definere projektets aktiviteter, fremtidige køreplan og projektplaner. Trinnene indbefatter identifikation:

Hvad er projekteringssoftwaren?

Når mere end77% af højtydende projekterbrug projektplan software, du sikkert ikke ønsker din at blive ladt tilbage.

Der er ikke behov for dine teammedlemmer til at drukne i flere regneark, huskesedler eller ugentlige Zoom møder at blive på sporet. Projektplanlægning softwarekan gøre det for dig.

Projektering software hjælper teams med at planlægge, organisere og gennemføre projekter effektivt. Det automatiserer arbejdsgange, letter sømløse samarbejde, og accelererer levering projekt.

Med et passende projekt planlægningsværktøj, kan dit team fokusere på, hvad der er vigtigt og lade softwaren gøre det tunge løft. Kraftfulde projekteringsanvisninger værktøjer somUDN Task Managerkan hjælpe dig med at overvåge arbejdstempo, samarbejde om delte dokumenter, og kommunikere i realtid med dit team.

Hold med simpel projekt behov kan vælge enKanban Boardeller simpel tjekliste. Hold arbejder på komplekse projekter kan kræve mere robuste værktøjer til at hjælpe dem ITERATE- hurtigere, fremvise tilpassede statusrapporter, eller ubesværet håndtere et væld afAgile projekter .

Ved hjælp af Project Planner værktøjer kan strømline planlægningen og optimere projektressourcestyringfor at sikre intet glider gennem revner.

Forskellige typer projekteringssoftwaren

Hvis du drøfter installationen af et projekt planlægningsværktøj, først finde ud, hvilken type software, der vil sandsynligvis passer dit holds behov.

Lad os dykke dybere ind i de forskellige projekt planlægningsværktøjer, hvordan de kan hjælpe, og hvorfor du bør overvejeprojektledelsesoftware i første omgang.

Der er to forskellige former for projekteringssoftwaren:

Har du brug for projekteringssoftwaren?

At vælge et projekt planlægningsværktøj behøver ikke at være udfordrende. Hvis dit hold ved, hvad de vil, kan de simpelthen vælge den software, der bedst matcher deres liste over behov.

Men hvad nu hvis dit hold er usikker på de funktioner der kræves? I så fald er du nødt til at stille de rigtige spørgsmål for at identificere, hvor de har brug for støtte.

Da hvert værktøj har forskellige funktioner, funktionaliteter og priser, kan disse spørgsmål hjælpe med at fjerne, hvad holdet ikke ønsker. For at starte, tage et dybere kig ind i din projektplanlægning, arbejdsgange, og igangværende arbejder for varsel, hvis nogen af disse symptomer findes:

Mangel på effektiv organisation

Kæmper dit hold med organisationsproblemer? Nogle af fortællingsskiltet kan gå glip af deadlines, fejlplacerede filer eller manglende gensidig forståelse blandt holdmedlemmer.

Hvis du bemærker noget som dette, er det en temmelig god indikator, at din virksomhed kan drage fordel af en projektplanlægningssoftware som f.eksUDN Task Manager, som kan hjælpe dit hold med at blive mere organiseret. Real-time-kommunikation, et klart billede af projektmilestonerne og et holistisk øjebliksbillede af projektets fremskridt, kan hjælpe med at forhindre forsinkelser.

Problemer med teamkommunikation

Mere end29% af projekterne fejlerpå grund af dårlig holdkommunikation. Når der er mange involverede interessenter, er hurtig og sømløs kommunikation afgørende for projektsucces.

Hvis du står over for problemer med at lette en klar kommunikationskanal mellem tværfunktionelle projektgrupper, overveje eksterne konsulenter og slutbrugere, overveje at introducere projektplanlægningsværktøjer i ligningen.

Afslut med at sende flere e-mails - i stedet tag brugerne indenforUDN Task Manager, hvor de kan få adgang til et centraliseret hub af filer og dokumenter. At holde alt på ét sted giver holdene mulighed for at arbejde mere effektivt, hvilket reducerer tid og ressourceaffald i processen.

Unøjagtig projektplanlægning

Manglende projektplanlægning er en af ​​de største udfordringer, der står over for projektgrupper. Som prState of Project Management Survey, Mere end 42% af projektledere rapporterer, at de kræver bedre planlægningsstøtte.

Ved hjælp af projektplanlægningssoftware kan du være i stand til at dreje diskussioner til reelle resultater ved at skabe det rigtige vandfald ellerAdrætplan. Visualiserekritiske vejAnalyse og deadlines ved at brugeUDN Task Manager'S one-clickGantt Charts. .

Da dine projektplanlægningsværktøjer kan gemme alle dine projektdata, kan hold nemt gennemgå tidligere projekttidslinjer og budgetter. Dette vil hjælpe med at gøre klarere fremtidige projektoverslag til dit team og klient citater.

Men at have projektplanlægningssoftware vil ikke automatisk være et panacea for alt, der går galt i et projekt. Selvom det giver dit team de rigtige værktøjer til jobbet, skal de stadig vide, hvordan værktøjet kan hjælpe dem.

Forstå fordelene ved projektplanlægningsværktøjer

Forvaltet planlægning kan forstyrre holdkommunikation - og stress hele holdet, hvis et projektaktivitetgår ikke til planlægning.

Introduktion til projektplanlægningssoftware kan hjælpe med at øge holdsamarbejdet og forenkle fildeling, hvilket gør det muligt for din organisation at skalere hurtigere og mere effektivt. Online Planning Software kan være meget fleksibel og tilpasse sig godt til teamarbejdere og behov.

Lad os se nærmere på, hvordan projektplanlægningsværktøjer kan hjælpe med at strømline dit projekt og accelerere hurtigere og på-time levering.

Forbedret planlægning, organisering og planlægning

Planlægning og.planlægninger afgørende for projektsucces. Brug af et projektplanlægningsværktøj kan hjælpe med at tildele ressourcer, delegere opgaver, planlægge tidslinjer og oprette projektmilestonerne bekvemt.

Selvom softwaren ikke er strengt nødvendigt, for dette, at det hjælper dit hold til at planlægge hele projektet fra starten til den endelige levering. Prioritering af opgaver, automatisering af rutinemæssige arbejdsgange og identifikation af afhængigheder bliver så meget lettere.

Hurtigere samarbejde

FattigeStakeholder.Samarbejde er en almindelig grund til projektfejl. Mere end55% af projektgruppernesig at de ikke er tydelige på de ultimative projektmål.

Da de fleste projektgrupper består af tværfaglige medarbejdere, skal de være i kontakt med hinanden konsekvent. Kommunikationsgab kan forårsage ellers undgås forsinkelser og spild af ressourcer.

Forenkle dit teamsamarbejde ved hjælp af et projektplanlægningsværktøj, der holder al kommunikation på ét sted. Med Team Collaboration skabeloner, brugerdefinerede dashboards og tagging funktioner,UDN Task ManagerGør samarbejde lettere for hold på tværs af gulve, lande og endda kontinenter.

Lettere delegation, filadgang og deling

Projektplanlægningsværktøjer giver synlighed i team arbejdsbelastninger, så ledere kan delegereProjektopgaver.effektivt. Med kraftig software som f.eks UDN Task Manager , du vil kunne se tildelte opgaver ved behørig dato og prioritet, visualisere arbejdsproces og øge fokus automatisk.

Teammedlemmer kender straks deres tildelte opgaver og kan fuldføre dem som pr. Foruddefinerede prioriteter. Eventuelle potentielle slip-ups minimeres med automatiserede påmindelser sendt til holdet før deadlines.

Projektplanlægningsværktøjer tilbyder en centraliseret cloud database for sikkert at gemme filer og dokumenter.UDN Task ManagerGør det muligt at foretage ændringer i den oprindelige fil, efterlade kommentarer eller annoteringer, og opretholde en ændringslog for at øge gennemsigtigheden.

Forbedret risikobegrænsning

Hver projektleder ved, hvordan man ildfugt. Ikke bogstaveligt talt, selvom! Store ledere holder altid en fugleperspektiv af projektets fremskridt for at sikre, at alt går til planlægning, identificerer og eliminerer eventuelle flaskehalse, som og når de opstår.

Projektplanlægningssoftware somUDN Task Managerkan være en projektlederens bedste ven. Det hjælper medrisikomindske strategier, forebyggelseomfanget krybeved at implementere øjeblikkelige modforanstaltninger for at undgå forsinkelser eller glidning. Dette forbedrer igen den samlede hold effektivitet, optimerer ressourcer og holder projektbudgettet i kontrol.

Aktiverer fjernarbejde

Administrerer du teams placeret på tværs af lande eller kontinenter? Bringe dine medarbejdere sammen ved at integrere enOnline projektplanlægningsværktøjder bruger tilpassede arbejdsgange, et digitalt arbejdsområde og en kraftig rapporteringsfunktionalitet til at holde alle interessenter informeret.

BrugUDN Task ManagerFor at begrænse arbejde i gang, forhindre forsinkelser og afmontere siloer i geografisk distribuerede hold.

Forvægter kompleksitet og hjælper projektgrupper skalaer

Mange hold foretrækker at holde projektplanlægning enkel ved at bruge klistermærker eller regneark. Med en person, der har ansvaret for alle data, slutter holdet at bruge betydelig tid på at forsøge at få projektopdateringer.

For projektteams for at lykkes og forblive konkurrencedygtige, er implementering af passende projektsoftware et must-have - især når man styrerProjektporteføljereller mere komplekse opgaver.

Hvad er udfordringerne i projektplanlægningssoftware?

Projektplanlægning kan være kompliceret, hvilket kræver, at hold har industrispecifikke færdigheder og den nødvendige projektplanlægningsekspertise. Ud over at blive informeret om de seneste projektteknikker, skal du sikre, at projektet forbliver inden for den foruddefinerede frist, omfang og budget.

Projekter mislykkesSelv med de mest effektive projektplanlægningsværktøjer, HybridProjektstyringsmetoder, og projektteams.

Før du køber projektplanlægningssoftware, skal du overveje de udfordringer, dit hold kan stå over for i implementering og styring af det.

Legacy systemer og infrastrukturproblemer

Legacy Systems er software, der er indrettet i virksomhedens servere i deres fysiske kontorer og styres af det interne it-hold.

Forståeligt har organisationer investeret betydelige ressourcer i indkøb, implementering, vedligeholdelse og opgradering af disse systemer. De kan ikke indse, at disse arvsystemer ikke længere er relevante, konkurrencedygtige eller endog egnede til deres medarbejders avancerede behov.

Mange interessenter ønsker måske ikke at bruge innovative nye projektplanlægningsværktøjer, selvom de er opmærksomme på de potentielle fordele.

For at ændre eventuelle ændringsresistente personer og få Executive Buy-in, skal projektledere kommunikere forbedringen i organisatoriske resultater, der vil komme som følge heraf.

Tilstrækkelig software specifik ekspertise

Indkøb af et projektplanlægningsværktøj kan være enkelt, men at finde holdemedlemmerne med viden om at gennemføre det kan være udfordrende.

Kompleks eller større projektplanlægning Software implementeringer kræver typisk et større niveau af ekspertise og udførelsesoplevelse.

Mindre virksomheder må muligvis bruge lidt tid på at finde det rette talent med den rigtige blanding af færdigheder og erfaring for at muliggøre en effektiv implementering.

Komplekse tilladelser og krav til brugerniveau

Hvert firma har brug for sikre systemer, der er passwordbeskyttet for alle sine interessenter. Implementering af et projektplanlægningsværktøj vil kræve forskellige interne holdmedlemmer, ledere og ledere for at få deres egne tilladelser til brugerniveau og rettigheder baseret på deres roller og ansvar.

For eksempel kan et it-holdmedlem få fuld adgang, da de skal foretage opdateringer, opgraderinger og relevante ændringer i værktøjet. En medarbejder, der er knyttet til et bestemt projekt, behøver ikke få adgang til ethvert andet projektrum undtagen deres egne.

Mange finansielle projektplanlægningsværktøjsimplementeringer kan også kræve, at juridisk og lovbestemt overholdelse af virksomhedspolitikker, industrispecifikke standarder, regler og regler.

Tredjeparts integration og grænsefladeproblemer

Intet firma bruger kun en software. Selv mindre virksomheder bruger25-50 Software-AS-A-Service (SAAS) løsningerI gennemsnit i 2021. Det er vigtigt, at et projektplanlægningsværktøj er kompatibelt med anden software.

Projektledere skal være opmærksomme på softwarekompatibilitet og integrationsbehovene i forskellige værktøjer til at forstå, hvordan de supplerer hinanden.

For eksempel skal et finansielt projektplanlægningsværktøj være kompatibelt med de værktøjer, der i øjeblikket anvendes til styring af projekter, betaling og fakturering, kontraktstyring, CRM osv.

Hvilke funktioner skal du kigge efter i projektplanlægningssoftware?

Er du helt indstillet til at få et projektplanlægningsværktøj til din virksomhed? Før du fortsætter, skal du tjekke de øverste funktioner, der skal overvejes, når du søger efter den rigtige.

Alle værktøjer er ikke lavet det samme. Selvom mange projektplanlægningsværktøjer kommer bundtet i bredere projektstyringssoftware, kan deres funktionaliteter og anvendelser afvige.

Her er et par parametre at overveje, når du påvirker projektplanlægningssoftwaremuligheder:

Evne til at skalere

Væksten er det første mål om hver CEO's opgaveliste.53% af selskabets ledereForstå, at væksten er nøglen til virksomhedens overlevelse og succes.

Et projektplanlægningsværktøj, der tilbyder begrænsede funktioner, vil ikke kunne matche op til virksomhedens dynamik eller udviklede markedsbehov i fremtiden.

Når et selskab vokser, ændres dens behov, prioriteter og mål også. Sørg for, at dit projektplanlægningsværktøj bliver en vækst-enabler og ikke en vækstforstyrrende. Vælg en, der giver dig mulighed for at tilføje nye funktionaliteter, yderligere moduler, lagerplads eller flere holdmedlemmer.

Tilpasninger og pålidelige integrationer

Hver virksomheds behov og prioriteter er forskellige. Alsidig Project Management Software giver dig mulighed for at konfigurere værktøjet til de specifikke behov i det interne team, forretningsmål og eksterne interessenter.

Et online projektplanlægningsværktøj som f.eksUDN Task ManagerLad os projicere teams få adgang til filer fra hvor som helst, tilpasse dashboards og skifte mellem forskellige visninger baseret på deres prioriteter.

Sørg for, at projektplanlægningsværktøjet du vælger, er også kompatibelt med tredjeparts software. Da virksomheder bruger flere programmer til deres arbejdsprocesser, hjælper de værktøjer, der er kompatible med hinanden, strømline arbejdsgange og fremskynde projektlevering.

Passer til dine behov

Ligesom en til-do-list hjælper, når du handler, har du en liste over must-have-funktioner, der vælger, når du vælger mellem online-projektplanlæggerværktøjer.

Klassificere dine behov i 'must-have' og 'nice-to-have' lister. Sammenlign de forskellige værktøjer baseret på deres funktioner og se om de kan hjælpe dine holdplanprojekter med succes.

Når et specifikt værktøj tjekker alle boksene i den must-have-liste, skal du gå videre til den hyggelige liste. Dette kan hjælpe dig med hurtigt at indsnævre indstillingerne for at finde den, der passer til din virksomheds unikke behov.

Støtter din projektstyringsmetode

60% af projektledereforetrækker at bruge en hybrid tilgang, der kombinerer iterative og prædiktive metoder til at levere projekter.

De fleste projektledere har en favoriseretProjektstyringsmetode. Selvom de ikke vælger en tilgang, bruger de fleste af dem en kombination af to eller flere til at forbedre deres projektsuccesrate.

Her er et par af de mest populære og bredt anvendte projektstyringsmetoder, som flertallet af projektplanlæggerværktøjer arbejder med:

Mulighed for en gratis prøveversion

Køberens angerer ægte. Hvorfor ikke tage engratis prøveversionfør køb og se, hvordan det virker?

Find ud af, om projektplanlægningsværktøjet giver dig mulighed for at teste drev softwaren gratis. Gør dette vil hjælpe dit hold med at forstå, hvad de søger fra deres projektplanlæggerværktøj.

Find ud af, om værktøjet kan tilpasses, er kompatibelt med andre værktøjer, du bruger, og simpelt nok til at integrere med dine interne arbejdsgange.

Intet værktøj er perfekt, men med en smule forskning og grundig gennemgang vil du kunne finde en, der flåter de fleste af dine projektplanlægningsbehov.

Hvor meget koster projektplanlægningssoftware?

Detkosteaf projektplanlægningssoftware er en væsentlig faktor i købet. Hvert firma har et softwarebudget uanset deres størrelse og natur og ønsker det bedste investeringsafkast.

Da projektplanlægningsværktøjer er prissat forskelligt, se nærmere på, hvordan deres prisfastsættelse er struktureret. Mens mange virksomheder opkræver en fast pris pr. Måned, har andre et månedligt gebyr pr. Bruger.

En af de bedste måder at afgøre, om et værktøj er rigtigt for din virksomhed, er at bestemme de største besparelser eller gevinst, det kan give dig. Hvis projektplanlægningsværktøjet hjælper dig med at automatisere manuelle opgaver, optimere ressourcer og øge projektleverandøren på Time, kan det være en god pasform.

Hvorfor prøveUDN Task ManagerSom dit projektplanlægger værktøj?

Project Planning Software, der hjælper dig med at kortlægge dine projekter, generere tilpassede rapporter, og aktivere sømløs kommunikation blandt holdmedlemmer kan være lige hvad dit projekt har brug for.

Et intuitivt, simpelt projektplanlægningsværktøj somUDN Task Managerkan hjælpe dine hold arbejde mere effektivt sammen.

UDN Task ManagerHjælper teams plan, udvikler og udfører projekter jævnt fra indvielsen for at lancere og nå deres individuelle, team og organisatoriske mål. Prøv A.Gratis to-ugers prøveversionat se hvordanUDN Task ManagerKan hjælpe dig med at omdanne interne arbejdsgange, justere interessenter og udføres problemfrit alle projekter.