Ghidul definitiv pentru software-ul de planificare a proiectului

Fiecare succesproiectare nevoie de A.Planul mare. Dar cum puteți dezvolta un plan de proiect care poate fi acționat și ușor de implementat?

Mai mult decât28% din proiectele se terminăDatorită estimărilor inexacte și a proiectului săracplanificare. Pentru companiile care nu realizează valoarea în planificarea proiectelor, ar putea însemna o mulțime de timp, resurse și eforturi pierdute. În Statele Unite, eșecul proiectului costă aproximativ 50 de miliarde de dolari în pierderea slabă și pierderea veniturilor.

De la minimizarea stresului la eliminareaDomeniul de aplicarePentru gestionarea termenelor dificile, având un simpluFoaia de parcursDin toate activitățile proiectului asigură că echipa știe ce să facă și cum. Planificarea unui proiect ajută managerii de proiect să își proiectezeDomeniul de aplicare, alocați responsabilități necesare, creați bugete și decideți viitorul curs de acțiune.

Ce este planificarea proiectului?

Planificarea proiectului este un pas critic în ciclul de viață al proiectului care ghidează echipa în crearea domeniului său de aplicare, a livrărilor de monitorizare și executarea proiectului.

Ajută echipa să obțină claritatea obiectivelor finale ale proiectului și cum pot fi realizate în bugetele predefinite, termenele și programele.

De întârzierile proiectului, depășirea bugetului și redresarea inutilă poate fi evitată cu o planificare adecvată a proiectelor. Indiferent cât de simplu poate arăta un proiect sau presiunea asupra dvs., petrecerea timpului de planificare este bine în valoare de timp și efort. Un exercițiu detaliat de planificare a proiectului poate ajuta la definirea activităților proiectului, a foii de parcurs viitoare și a programelor de proiect. Etapele includ identificarea:

Ce este software-ul de planificare a proiectului?

Când mai mult decât77% din proiectele de înaltă performanțăUtilizați software-ul planului de proiect, cu siguranță nu doriți ca dvs. să fie lăsată în urmă.

Nu este nevoie ca membrii echipei dvs. să se înece în mai multe foi de calcul, note lipicioase sau întâlniri zoom săptămânale pentru a rămâne pe drumul cel bun. ProiectSoftware de planificarepoate face asta pentru tine.

Software-ul de planificare a proiectelor ajută la planificarea, să organizeze și să implementeze eficient proiectele. Acesta automatizează fluxurile de lucru, facilitează colaborarea fără probleme și accelerează livrarea proiectului.

Cu un instrument adecvat de planificare a proiectelor, echipa dvs. se poate concentra asupra a ceea ce este important și permite software-ului să facă ridicarea grea. Instrumente puternice de planificare a proiectelor cum ar fiManager de sarcini UDN.vă poate ajuta să monitorizați progresul muncii, să colaborați pe documentele partajate și să comunicați în timp real cu echipa dvs.

Echipele cu nevoi simple de proiect pot alege oKanban Board.sau lista de verificare simplă. Echipele care lucrează la proiecte complexe pot necesita instrumente mai robuste pentru a le ajuta să iteze mai repede, să prezinte rapoarte personalizate de progres sau să gestioneze fără efort o multitudine deProiecte agile .

Utilizarea instrumentelor Planificator de proiect pot eficientiza planificarea proiectului și optimizareamanagementul resurselorPentru a vă asigura că nimic nu scapă prin crăpături.

Diferite tipuri de software de planificare a proiectului

Dacă deliberezi instalarea unui instrument de planificare a proiectului, aflați mai întâi tipul de software care va corespunde probabil nevoilor echipei dvs.

Să se aruncăm mai adânc în diferitele instrumente de planificare a proiectului, cum pot ajuta, și de ce ar trebui să luați în consideraremanagement de proiectsoftware-ul în primul rând.

Există două tipuri diferite de software de planificare a proiectului:

Aveți nevoie de software de planificare a proiectelor?

Alegerea unui instrument de planificare a proiectului nu trebuie să fie o provocare. Dacă echipa dvs. știe ce doresc, ei pot alege pur și simplu software-ul care se potrivește cel mai bine cu lista de nevoi.

Dar dacă echipa dvs. nu este sigură de caracteristicile necesare? În acest caz, trebuie să întrebați întrebările corecte pentru a identifica unde au nevoie de sprijin.

Deoarece fiecare instrument are caracteristici diferite, funcționalități și prețuri, aceste întrebări pot ajuta la eliminarea a ceea ce echipa nu dorește. Pentru a începe, luați o privire mai profundă în planificarea proiectului, fluxurile de lucru și lucrați în desfășurare pentru a observa dacă există vreunul dintre aceste simptome:

Lipsa unei organizații eficiente

Echipa dvs. se luptă cu problemele de organizare? Unele dintre semnele indicative pot fi pierdute termenele limită, dosarele greșite sau lipsa unei înțelegeri reciproce în rândul membrilor echipei.

Dacă observați ceva de genul acesta, este un indicator destul de bun că compania dvs. poate beneficia de un software de planificare a proiectului, cum ar fiManager de sarcini UDN., care vă poate ajuta echipa să se organizeze mai mult. Comunicare în timp real, o viziune clară a etapelor de proiect și o instantaneu holistic a progresului proiectului poate ajuta la prevenirea unor întârzieri.

Probleme cu comunicarea echipei

Mai mult decât29% din proiecte eșueazăDatorită comunicării sărace a echipei. Atunci când există multe părți interesate implicate, comunicarea rapidă și perfectă este esențială pentru succesul proiectului.

Dacă vă confruntați cu probleme cu facilitarea unui canal clar de comunicare între membrii echipei de proiect inter-funcționale, consultanții externi și utilizatorii finali, luați în considerare introducerea instrumentelor de planificare a proiectelor în ecuație.

Renunțați la trimiterea mai multor e-mailuri - în schimb, etichetați utilizatorii din interiorManager de sarcini UDN., unde pot accesa un centru centralizat de fișiere și documente. Păstrarea totul într-un singur loc permite echipelor să funcționeze mai eficient, reducerea pierderii timpului și a resurselor în acest proces.

Planificarea proiectelor inexacte

Lipsa planificării proiectului este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă echipele de proiect. ConformStudiul de management al proiectului, mai mult de 42% dintre managerii de proiect raportează că necesită un sprijin mai bun de planificare.

Folosind software-ul de planificare a proiectului, veți putea transforma discuțiile în rezultate reale prin crearea cascadei potrivite sauAgilplan. Vizualizațitraiectorie criticăAnaliza și termenele limită prin utilizareaManager de sarcini UDN.S-a făcut un clicGantt Grafice .

Deoarece instrumentele dvs. de planificare a proiectului pot stoca toate datele dvs. de proiect, echipele pot examina cu ușurință termenele și bugetele proiectului anterior. Acest lucru va ajuta la realizarea unor estimări mai clare de proiect pentru echipa dvs. și citatele clientului dvs.

Cu toate acestea, software-ul de planificare a proiectelor nu va fi automat un panaceu pentru tot ceea ce merge prost într-un proiect. Deși oferă echipei dvs. instrumentele potrivite pentru slujbă, ei vor mai trebui să știe cum poate ajuta instrumentul.

Înțelegerea beneficiilor instrumentelor de planificare a proiectelor

Planificarea s-au grăbit să perturbe comunicarea echipei - și să sublinieze întreaga echipă dacă orice proiectactivitatenu merge la plan.

Introducerea software-ului de planificare a proiectelor poate ajuta la stimularea colaborării echipei și simplificarea partajării de fișiere, permițând organizației dvs. să scară mai repede și mai eficient. Software-ul de planificare online poate fi foarte flexibil și adaptează bine fluxurilor de lucru și nevoilor echipei.

Să aruncăm o privire mai atentă la modul în care instrumentele de planificare a proiectului vă pot ajuta să eficientizați proiectul și să accelerați livrarea mai rapidă și la timp.

Îmbunătățirea planificării, organizării și programării

Planificare șiprogramaresunt esențiale pentru succesul proiectului. Utilizarea unui instrument de planificare a proiectului poate ajuta la atribuirea resurselor, a delegate sarcini, calendarii de programare și a crea etapele de proiect convenabil.

Chiar dacă software-ul nu este strict necesar pentru aceasta, având ajutorul echipei dvs. să planifice întregul proiect de la inițierea la livrarea finală. Prioritizarea sarcinilor, automatizarea fluxurilor de lucru de rutină și identificarea dependențelor devine mult mai ușoară.

Colaborare mai rapidă

Săracipărțile interesateColaborarea este un motiv comun pentru eșecul proiectului. Mai mult decât55% din echipele de proiectSpuneți că nu sunt clare cu privire la obiectivele finale ale proiectului.

Deoarece majoritatea echipelor de proiect sunt alcătuite din angajați interdisciplinari, ei trebuie să fie în contact între ele în mod consecvent. Diferențele de comunicare pot provoca întârzieri și pierderi de resurse altfel.

Simplificați colaborarea echipei dvs. utilizând un instrument de planificare a proiectului care păstrează toată comunicarea într-un singur loc. Cu Șabloane de colaborare a echipei, tablouri de bord personalizate și funcții de etichetare,Manager de sarcini UDN.Face o colaborare mai ușoară pentru echipele între etaje, țări și chiar continente.

Delegație mai ușoară, acces la fișiere și partajare

Instrumentele de planificare a proiectelor oferă vizibilitate în volumul de lucru în echipă, permițând managerilor să delegeSarcini de proiecteficient. Cu software puternic, cum ar fi Manager de sarcini UDN. , veți putea vedea sarcini atribuite datorită datelor și priorității, vizualizarea progresului de lucru și creșterea automat a focalizării.

Membrii echipei știu instantaneu sarcinile atribuite și le pot completa conform priorităților predefinite. Orice alunecare potențială sunt minimizate cu mementouri automate trimise echipei înainte de termenele limită.

Instrumentele de planificare a proiectelor oferă o bază de date centralizată pentru cloud pentru a stoca în siguranță fișiere și documente.Manager de sarcini UDN.Permite utilizatorilor să facă modificări în fișierul original, să lasă comentarii sau la orice adnotare și să mențină un jurnal de schimbare pentru a spori transparența.

Îmbunătățirea diminuării riscurilor

Fiecare manager de proiect știe cum să lupte. Nu literalmente, totuși! Marele manageri păstrează întotdeauna o viziune oculară a păsărilor asupra progresului proiectului pentru a se asigura că totul merge să planifice, să identifice și să elimine orice blocaj potențiale ca și când apar.

Software de planificare a proiectului cum ar fiManager de sarcini UDN.poate fi cel mai bun prieten al managerului de proiect. Ajută lariscStrategii de atenuare, prevenireaDomeniul de aplicareprin implementarea unor contramăsuri imediate pentru a evita întârzierile sau alunecarea. Acest lucru, la rândul său, îmbunătățește eficiența globală a echipei, optimizează resursele și păstrează bugetul proiectului.

Permite funcționarea la distanță

Gestionați echipele situate pe țări sau continente? Adu-ți angajații împreună prin integrarea unuiInstrumentul de planificare a proiectelor onlinecare utilizează fluxurile de lucru personalizate, un spațiu de lucru digital și o puternică funcționalitate de raportare pentru a informa toate părțile interesate.

UtilizareManager de sarcini UDN.Pentru a limita lucrările în curs de desfășurare, preveniți întârzierile și demontarea silozurilor în echipele distribuite din punct de vedere geografic.

Gestionează complexitatea și ajută la scala echipelor de proiect

Multe echipe preferă păstrarea simplă a planificării proiectului, folosind note sau foi de calcul lipicios. Cu o persoană responsabilă de toate datele, echipele încearcă să petreacă un timp considerabil încercând să obțină actualizări de proiect.

Pentru ca echipele de proiect să reușească și să rămână competitiv, implementarea unui software de proiect adecvat este o necesitate - mai ales atunci când gestioneazăPortofolii de proiect.sau sarcini mai complexe.

Care sunt provocările software-ului de planificare a proiectelor?

Planificarea proiectului poate fi complicată, necesitând echipe să aibă competențe specifice industriei și expertiza necesară de planificare a proiectului. În plus față de a fi informat cu privire la cele mai recente tehnici de proiect, trebuie să vă asigurați că proiectul rămâne în limita de timp predefinită, domeniul de aplicare și bugetul.

Proiectele eșueazăChiar și cu cele mai eficiente instrumente de planificare a proiectelor, hibridMetodologii de management al proiectelor, și echipe de proiect.

Înainte de achiziționarea software-ului de planificare a proiectelor, luați în considerare provocările pe care echipa dvs. se poate confrunta în implementarea și gestionarea acestuia.

Sisteme vechi și probleme de infrastructură

Legacy Systems sunt software găzduite în serverele companiei în birourile lor fizice și gestionate de echipa IT internă.

În mod evident, organizațiile au investit resurse considerabile în achiziționarea, implementarea, menținerea și modernizarea acestor sisteme. Ei nu pot să-și dea seama că aceste sisteme moștenite nu mai sunt relevante, competitive sau chiar potrivite pentru nevoile avansate ale angajaților lor.

Multe părți interesate nu doresc să utilizeze noi instrumente inovatoare de planificare a proiectelor, chiar dacă sunt conștienți de beneficiile potențiale.

Pentru a modifica orice personale rezistente la schimbare și obțineți buy-in Executive, managerii de proiect vor trebui să comunice îmbunătățirea rezultatelor organizaționale care vor veni ca rezultat.

Expertiză specifică software-ului

Achiziționarea unui instrument de planificare a proiectului poate fi simplă, dar găsirea membrilor echipei cu cunoștințele pentru a pune în aplicare, poate fi o provocare.

Implementările software complexe sau mai mari ale proiectelor necesită de obicei un nivel mai mare de expertiză și experiență de execuție.

Companiile mai mici ar putea fi nevoite să petreacă ceva timp Găsirea talentului adecvat cu amestecul corect de competențe și experiență pentru a permite implementarea eficientă.

Permisiuni complexe de utilizator și cerințe

Fiecare companie are nevoie de sisteme sigure care sunt protejate prin parolă pentru toate părțile interesate. Implementarea unui instrument de planificare a proiectului va solicita diverși membri ai echipei interne, manageri și directori să aibă propriile permisiuni și drepturi de utilizator pe baza rolurilor și responsabilităților lor.

De exemplu, un membru al echipei IT poate avea acces complet, deoarece acestea trebuie să facă actualizări, upgrade-uri și modificări relevante ale instrumentului. Un angajat atașat la un anumit proiect nu trebuie să aibă acces la niciun alt spațiu al proiectului, cu excepția propriei lor.

Multe implementări ale instrumentelor de planificare financiară pot necesita, de asemenea, respectarea legală și legală a politicilor companiei, a standardelor, regulilor și regulamentelor specifice industriei.

Probleme de integrare și interfață terță parte

Nici o companie nu utilizează doar un singur software. Chiar și firme mai mici25-50 Soluții Software-As-A-Service (SaaS)În medie în 2021. Este esențial ca un instrument de planificare a proiectului să fie compatibil cu alte software.

Managerii de proiect trebuie să fie conștienți de compatibilitatea software-ului și de nevoile de integrare a diferitelor instrumente pentru a înțelege modul în care se completează reciproc.

De exemplu, un instrument financiar de planificare a proiectului trebuie să fie compatibil cu instrumentele utilizate în prezent pentru gestionarea proiectelor, plății și facturării, gestionarea contractelor, CRM etc.

Ce caracteristici ar trebui să căutați în software-ul de planificare a proiectului?

Sunteți setați să obțineți un instrument de planificare a proiectului pentru compania dvs.? Înainte de a continua, verificați caracteristicile de top pentru a vă gândi la căutarea celui potrivit.

Toate instrumentele nu sunt făcute la fel. Deși multe instrumente de planificare a proiectului se îmbină în software-ul mai larg de management al proiectelor, funcționalitățile și utilizările lor pot diferi.

Iată câțiva parametri care trebuie luați în considerare la pernotarea opțiunilor de planificare a proiectelor:

Abilitatea de a scala.

Creșterea este obiectivul numărul unu pe lista de sarcini a fiecărui CEO.53% dintre directorii companieiÎnțelegeți că creșterea este cheia supraviețuirii și succesului companiei.

Un instrument de planificare a proiectelor care oferă caracteristici limitate nu va putea să se potrivească cu dinamica afacerii sau să evolueze nevoile pieței în viitor.

Când o companie crește, nevoile, prioritățile și obiectivele se schimbă, de asemenea. Asigurați-vă că instrumentul dvs. de planificare a proiectului devine un factor de creștere și nu un disruptor de creștere. Alegeți unul care vă permite să adăugați noi funcționalități, module suplimentare, spațiu de stocare sau mai mulți membri ai echipei.

Personalizări și integrare fiabile

Nevoile și prioritățile companiei sunt diferite. Software-ul de management de proiect versatil vă va permite să configurați instrumentul pentru nevoile specifice ale echipei interne, obiectivele de afaceri și părțile interesate externe.

Un instrument online de planificare a proiectului, cum ar fiManager de sarcini UDN.Permite echipelor de proiect să acceseze fișiere de oriunde, să personalizeze tablourile de bord și să comutați între diversele opinii pe baza priorităților acestora.

Asigurați-vă că instrumentul de planificare a proiectului pe care îl alegeți este, de asemenea, compatibil cu software-ul terț. Întrucât companiile utilizează mai multe programe pentru procesele lor de lucru, au instrumente compatibile între ele, ajută la simplificarea fluxurilor de lucru și accelerează livrarea proiectului.

Se potriveste nevoilor dumneavoastra

La fel ca o listă de sarcini vă ajută când mergeți la cumpărături, având o listă de caracteristici trebuie să vă ajute atunci când alegeți între instrumentele de planificare a proiectului online.

Clasificați-vă nevoile în listele "Must-au" și "Nice-To-Hous". Comparați diferitele instrumente bazate pe caracteristicile lor și vedeți dacă vă pot ajuta să vă proiectați cu succes proiectele de echipă.

Odată ce un instrument specific verifică toate casetele din lista must-are, treceți la lista de la Nisa-to-au. Acest lucru vă poate ajuta să restrângeți rapid opțiunile pentru a găsi cel care este potrivit pentru nevoile unice ale companiei dvs.

Suportă metodologia de management de proiect

60% din managerii de proiectPrefer utilizarea unei abordări hibride care combină metodele iterative și predictive pentru a furniza proiecte.

Majoritatea managerilor de proiect au favorizatMetodologia managementului de proiect. Chiar dacă nu aleg o abordare, majoritatea utilizează o combinație de două sau mai multe pentru a-și îmbunătăți rata de succes a proiectului.

Iată câteva dintre cele mai populare și utilizate metodologii de management de proiect pe care majoritatea instrumentelor de planificare a proiectului funcționează cu:

Oportunitate pentru un proces gratuit

Regretul cumparatoruluie real. De ce nu luați aîncercare gratuităÎnainte de a cumpăra și a vedea cum funcționează?

Aflați dacă instrumentul de planificare a proiectului vă oferă posibilitatea de a testa unitatea software-ului gratuit. Făcând acest lucru vă va ajuta echipa să înțeleagă ceea ce caută din instrumentul de planificare a proiectului.

Aflați dacă instrumentul poate fi personalizat, este compatibil cu alte instrumente pe care le utilizați și suficient de simplu pentru a vă integra cu fluxurile de lucru interne.

Niciun instrument nu este perfect, dar cu un pic de cercetare și o revizuire aprofundată, veți putea găsi una care bifați cea mai mare parte a nevoilor dvs. de planificare a proiectului.

Cât costă software-ul de planificare a proiectului?

În costDin programul de planificare a proiectului este un factor semnificativ în achiziția sa. Fiecare companie are un buget de software, indiferent de dimensiunea și natura lor și dorește cea mai bună rentabilitate a investiției.

Deoarece instrumentele de planificare a proiectelor sunt evaluate diferit, examinați cu atenție modul în care prețurile lor sunt structurate. În timp ce multe companii percep un cost fix pe lună, alții au o taxă lunară pe utilizator.

Una dintre cele mai bune modalități de a decide dacă un instrument este potrivit pentru compania dvs. este de a determina cele mai mari economii sau câștiguri pe care le-ar putea oferi. Dacă instrumentul de planificare a proiectului vă ajută să automatizați sarcinile manuale, să optimizați resursele și să stimulați livrarea de proiecte la timp, ar putea fi o potrivire excelentă.

De ce încercațiManager de sarcini UDN.Ca instrument de planificare a proiectului dvs.?

Software de planificare a proiectelor care vă ajută să vă deplasați proiectele, să generați rapoarte personalizate și să activați comunicarea fără probleme între membrii echipei poate fi exact ceea ce are nevoie de proiect.

Un instrument intuitiv și simplu de planificare a proiectului cum ar fiManager de sarcini UDN.vă poate ajuta echipele să lucreze mai eficient împreună.

Manager de sarcini UDN.Ajută echipele să planifice, să dezvolte și să executeze fără probleme la inițiere și să-și atingă obiectivele individuale, de echipă și organizaționale. Încercați a.Procesul gratuit de două săptămânipentru a vedea cumManager de sarcini UDN.vă poate ajuta să transformați fluxurile de lucru interne, să aliniați părțile interesate și să executați fără probleme toate proiectele.