ما هو تحليل أصحاب المصلحة ولماذا مهم؟
فكر في مشروعك كفلس تم ترشيح الأوسكار. لقد فزت، وعليك أن ترتفع وتعطي خطابك الكبير. من تحب؟
في إدارة المشاريع، سيكون هؤلاء الأشخاص أصحاب المصلحة في المشروع - الأشخاص الذين لديهم حصة في مشروعك وساعدوا في الوصول إلى هناك بطريقة ما. يمكن لأصحاب المصلحة في المشروع تختلف من الأشخاص الذين يقومون بالعمل إلى الأشخاص الذين يوافقون على العمل على الأشخاص الذين تقومون بالعمل لكنهم كلهم مهمون.
صدق ذلك أم لا، يمكن أن يكون تحديد أصحاب المصلحة في المشروع أصعب من إعداد خطاب قبول الأوسكار الخاص بك. هذا هو المكان الذي يمكن أن تأتي فيه خريطة تحليل أصحاب المصلحة. من خلال إنشاء خريطة تحليل أصحاب المصلحة، يمكنك بسهولة تحديد وإدارة أصحاب المصلحة في المشاريع. في هذه المقالة، سنرشيك من خلال كيفية إنشاء خريطة تحليل أصحاب المصلحة وزيادة تأثير مشروعك. إليك الطريقة.
ما هو أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع؟
أصحاب المصلحة في المشروع هم الأشخاص الذين يستطيعون التأثير أو التأثير من قبل المشروع الذي تعمل عليه. يمكن لأصحاب المصلحة أن يأتي من كل مستوى من مستويات المنظمة، من المساهمين الفرديين إلى كبار المديرين التنفيذيين - ولكن إذا كانوا متورطين في مشروعك، فهي مهمة. حتى إذا لم يشارك أصحاب المصلحة مباشرة في العمل اليومي للمشروع، فربما لا يزال يتأثر بنتيجةها.
ما هي خريطة تحليل أصحاب المصلحة؟
تعد خريطة تحليل أصحاب المصلحة وسيلة لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع وتأثيرها على المشروع بناء على جوانب رئيسيين: تأثير أصحاب المصلحة ومصلحة أصحاب المصلحة. يمكن أن تساعدك خريطة أصحاب المصلحة في فهم أي أصحاب المصلحة لديهم تأثير كبير ومنخفض على مشروعك وأصحاب المصلحة لديهم مصلحة عالية أو منخفضة في عملك. بهذه الطريقة، يمكنك التواصل بشكل فعال مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع - بالطريقة التي تعمل بشكل أفضل لهم.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة؟
بمجرد إنشاء خريطة، فإن إدارة أصحاب المصلحة هي عملية التواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع. مع إدارة أصحاب المصلحة، يمكنك التأكد من أنك تقاسم المستوى الصحيح من المعلومات مع أصحاب المصلحة في الوقت المناسب - سواء كانت هذه التحديثات على مستوى المهام، أو تقارير حالة المشروع العادية، أو نظرة عامة على البرنامج الأكبر.
جزء كبير من إدارة أصحاب المصلحة في المشروع يخلقخطة تواصلوبعد كجزء من خطة الاتصال الخاصة بك، توضيح أي قناة-إرسال بريد إلكتروني، والمراسلة، يجب استخدام أصحاب المصلحة من منصة إدارة العمل ومتى، كيف ينبغي إبلاغ التفاصيل المختلفة، ومن المسؤول عن كل من القنوات المختلفة.
كيفية تحديد أصحاب المصلحة في المشروع
بمعنى واسع، يمكن أن يتأثر الجميع تقريبا بنتيجة مشروعك. ولكن في ادارة مشروع وأصحاب المصلحة في المشروع هم الأشخاص الذين يشاركون - في بعض السعة - في عملية صنع القرار في مشروعك. قد تكون هذه أصحاب المصلحة المهمةين الذين يوافقون على نواتج المشروع، أو قد يكونون هم أعضاء الفريق يقومون بالعمل للحصول على نقطة من النقطة أ إلى النقطة باء - أعضاء جمهورك المستهدف هم أيضا أصحاب المصلحة في المشروع، لأنهم الأكثر تأثرا بالقرارات تصنع.
في الأساس، يمكنك تحديد أصحاب المصلحة في المشروع من خلال طرح سؤال واحد بسيط: "هل سيكون العمل الذي أقوم به يؤثر على هذا الشخص؟" إذا كانت الإجابة بنعم، فمن المحتمل أن تكون أصحاب مصلحة المشروع.
من المهم أن نلاحظ أنه ليس كل شخص يتأثر بمشروعك لديه رأي في كيفية استمراره. ، مثل تلك التي سنناقشها في هذه المقالة، هي أولئك الذين لديهم رأي في نتائج المشروع. إن معرفة من هم أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يمكنهم مساعدتك في تحسين علاقات أصحاب المصلحة واكتسابهم من الأشخاص الذين يهمهم معظمهم.
النوعان من أصحاب المصلحة التي قد تواجهها في مشروعك
على نطاق واسع، هناك نوعان أصحاب المصلحة في المشاريع: أصحاب المصلحة الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين. من المحتمل أن يكون أصحاب المصلحة الداخليين الذين تفكروا فيه عندما تفكر في أصحاب المصلحة. وهي تشمل أي شخص يعمل في شركتك - من تقاريرك المباشرة إلى القيادة التنفيذية - التي استثمرت في مشروعك. من ناحية أخرى، أصحاب المصلحة الخارجيين هم أي شخص خارج مؤسستك. قد تكون هذه عملاء أو وكالة أو مقاولين أو مستخدمين أو مستثمرين أو مورديين أو مساهمين خارجيين آخرين.
مدير المشروع
أعضاء فريق المشروع
مدير محفظة المشاريع و / أومدير البرنامج
راعي المشروع، إذا لديك واحدة
القادة التنفيذيين
فرق داخلية متعددة الوظائف
عملاء
المقاولون
الباطن
المستخدمين
المستثمرين
الموردون
فوائد إجراء تحليل أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة الجيدين يجلبون الكثير لمشروعك. خلال مرحلة تخطيط المشاريع، أصحاب المصلحة هم دليلك لمعرفة المكان الذي يجب أن يذهب إليه المشروع. يمكن لأصحاب المصلحة الداخليين دعمك في تطوير ميزانية أوخطة إدارة المواردللمشروع. معرفة من الذي يمكن أن يساعدك أصحاب المصلحة الخارجيين في تعيين نطاق المشروع الخاص بك وأهداف المشروعوبعد بعد ذلك، بمجرد تجاوز المشروع، يمكن لأصحاب المصلحة في المشروع الجيد الدعم، والمساعدة عندما تخطئ الأمور، والحفاظ على دوافع فريقك.
من الواضح أن فهم أصحاب المصلحة في المشروع يمكنهم مساعدتك في الحصول على مشروعك وإعدام مشروعك بشكل أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدك تحليل أصحاب المصلحة في:
كسب المزيد من الدعم والموارد
زيادة رؤية المشروع، خاصة لأصحاب المصلحة التنفيذيين
منع حواجز الطرق المكلفة في وقت لاحق في دورة المشروع
التواصل من خلال القنوات الصحيحة في الوقت المناسب
مشاركة المستوى الصحيح من المعلومات مع أصحاب المصلحة
4 خطوات لإنشاء خريطة تحليل أصحاب المصلحة
إن تحديد وإدارة أصحاب المصلحة في المشروع هو وسيلة رائعة لوضع نفسك للحصول على مشروع ناجح. عندما يتم شراء أصحاب المصلحة الرئيسيين للمشروعين، فإنهم يقرضون الدعم الذي يمكن أن يكون حاسما خلال دورة حياة المشروع. بدلا من ذلك، من دون أصحاب المصلحة الداعمين، يمكنك أن تجد نفسك الاضطرار إلى تحديد توقعات أصحاب المصلحة المتوسطة المشروع، والتي يمكن أن تؤدي إلى تغييرات ومخاطر المشروع غير الضرورية. لتجنب ذلك، فيما يلي الخطوات الأربع التي تحتاجها لإنشاء خريطة فعالة لتحليل أصحاب المصلحة.
الخطوة 1: تحديد أصحاب المصلحة
قبل أن تتمكن من إدارة توقعات أصحاب المصلحة، تحتاج أولا إلى معرفة من هم أصحاب المصلحة في المشروع. تأكد من حساب أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. لمعرفة من هم أصحاب المصلحة في المشروع، اسأل نفسك:
من يهتم بهذا المشروع؟
من سوف يتأثر بهذا المشروع؟
من يستطيع التأثير على هذا المشروع؟
من يستطيع الموافقة على / رفض هذا المشروع؟
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تتبع أصحاب المصلحة الخاصة بك، فكر في إنشاءالرسم البياني الريجيأو سجل أصحاب المصلحة لتتبع من هو الجميع، لماذا يهم، وما تأثيرها على المشروع سيكون. قبل الانتقال إلى الخطوة الثانية، قم بفحص عقلاني أخيرا. اسال نفسك:
هل هناك أي أصحاب مصلحة داخليين آخرين يجب أن أدركهم، مثل مديري موارد الموارد أو مدراء Project Project؟
هل قمت بتضمين جميع قادة المشاريع والمديرين الرئيسيين؟
هل هناك أي أصحاب مصلحة خارجيين أفتقدوا الذين قد يتأثرون بنتائج هذا المشروع؟
الخطوة 2: تحديد مستويات الفائدة النفوذ لأصحاب المصلحة
إشراك أصحاب المصلحة العالي يمكن أن تأخذ بالفعل مشروعك إلى المستوى التالي. أفضل طريقة لضمان المشاركة العالية هي إنشاء خريطة واضحة لأصحاب المصلحة تحدد مستوى التأثير لكل فائدة كل أصحاب المصلحة. هذه الشبكة - تسمى أحيانا تسمى شبكة مصلحة الطاقة أو ماتريكس الفائدة - هي أفضل طريقة لتصور مجموعات أصحاب المصلحة الأربع الرئيسية الخاصة بك.
المجموعات الأربعة الرئيسية أصحاب المصلحة هي:
تأثير كبير ومصلحة عالية.من المرجح أن تكون موافقات المشروع الخاصة بك ورعاة. خارجيا، قد تكون هذه أيضا شركاء رئيسيين أو عملاء. تأكد من أنك تحقق مع هؤلاء أصحاب المصلحة بانتظام وضمان محاذاة توقعاتك. خلال المشروع، تأكد من التعاون بنشاط مع هذه أصحاب المصلحة في المشروع - يمكنك التفكير فيهم كاعبين رئيسيين في فريق أصحاب المصلحة.
تأثير كبير وانخفاض الفائدة.هؤلاء الناس منع أو دعم مشروعك، لكن ربما لا يهتمون بذلك. قد يكونون من الشركاء البعيدين عبر الوظائف أو القيادة التنفيذية في شركتك. تأكد من أن هؤلاء أصحاب المصلحة يدركون أساسيات المشروع الخاصة بك واطلب من طاقتك العالية وأصحاب المصلحة العالية لمساعدتك في إدارة العلاقة إذا لزم الأمر. ضع في اعتبارك أنه، حتى لو كان لديهم فائدة منخفضة، قد يتأثر عملهم بعملك، ولا تريد أن تأتي هذه الحقيقة بمثابة مفاجأة غير متوقعة. خلال المشروع، احتفظ بهذا أصحاب المصلحة في المشروع على مستوى عال لضمان راضين عن تقدم المشروع.
تأثير منخفض ومصلحة عالية.من المحتمل أنك لا تحتاج إلى موافقة من هذه المجموعة من أصحاب المصلحة، خاصة في تفاصيل المشروع المبكر. من الأهم من ذلك أن نقوم بحلقة هؤلاء أصحاب المصلحة خلال الخطوة 4. أثناء المشروع، احتفظ بهذا أصحاب المصلحة في المشروع.
تأثير منخفض وانخفاض الفائدة.هذه هي أصحاب المصلحة الثانوية. اعتمادا على حجم وتعقيد عملك، قد ترغب في حلها في شبه منتظم تقارير حالة المشروع أو لا تحميمهم على الإطلاق حتى النهاية. ومع ذلك، خلال مشروع المشروع، تأكد من أنك تحقق مع هؤلاء أصحاب المصلحة في حال هل يريدون أن يصبحوا أكثر مشاركة.
الخطوة 3: فهم احتياجات أصحاب المصلحة
الحقيقة هي أنه قد يختلف بعض أصحاب المصلحة مع عناصر معينة من المشروع. كدير مدير المشروع، فإن مسؤوليتك مسؤولية فهم احتياجاتها وجهات نظرها وتأتي إلى حل لا يؤثر سلبا على نجاح المشروع. إنها ليست عملك للقيام بكل ما يقدمه أصحاب المصلحة في المشروع - لكن مهمتك للاستماع وفهم احتياجاتهم.
في بعض الأحيان، ما يشعر وكأنه "أصحاب المصلحة الصعبة" هو مجرد شخص لديه أولويات مختلفة منك. ربما يكون عملك تعطيل بعض عملهم. إذا حاولت رؤية الأشياء من وجهة نظرهم، فستكون لديك فرصة أفضل لإيجاد حل - وتحويل الموقف إلى سيناريو Win-Win.
عندما تكون في شك، ضع نفسك في أحذية الشخص الآخر. اسال نفسك:
ما الذي يحتاجون اليه؟
ما مستوى الاتصالات التي يريدونها؟
ما هي استراتيجية الاتصال الأكثر فعالية؟
هل هناك أي تأثيرات أو مؤثرا لهؤلاء أصحاب المصلحة؟
كيف يمكنك تحديد مصالح أصحاب المصلحة بدقة بدقة؟
الخطوة 4: الحفاظ على أصحاب المصلحة في الحلقة
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة والفكر فيما يتعلق باحتياجاتهم، تأكد من أنك تدعوها إلى جلسات تخطيط المشروع واجتماع رحلاتك، إذا كان لديك واحدة. يجب على أصحاب المصلحة الرئيسيين أيضا تسجيل الدخولميثاق المشروع ، خطة المشروع ، أهداف المشروع، ونطاق المشروعوبعد
نظرا لأن مشروعك يجري، فتأكد من تحديث أي أصحاب المصلحة المعنيين حول التغييرات والتقدم. بالإضافة إلى زيادة الرؤية، فإن توثيق عملياتك في وقت مبكر يقلل من خطر أي خطأ في الطريق.
على الرغم من أنه يجب عليك أن تهدف إلى دعوة مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة المختلفين، فتأكد دائما من إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة الرئيسيين. لا تحتاج إلى موافقة على كل شيء من الجميع. عندما تكون موضع شك، عد إلى خريطة تحليل أصحاب المصلحة لتحديد من يحتاج إلى حلق.
قد تلتقي ببعض أصحاب المصلحة - طاقة عالية وأصحاب المصلحة العالية، على سبيل المثال - في كثير من الأحيان لمناقشة المشروع والتعامل مع أي تحديات غير متوقعة. ولكن للحفاظ على بقية أصحاب المصلحة في الحلقة، أرسل العاديةتحديثات حالة المشروعمع المعالم المكتمل مؤخرا، أي حاصرات، والخطوات التالية. نوصي بإرسال تحديث كل أسبوعين، أو أكثر تواترا إذا كنت تدير مبادرة معقدة.
أصحاب المصلحة المشتركة رسم الخرائط
لا يوجد حل مثالي لتواصل أصحاب المصلحة. ولكن فيما يلي المزالق الأكثر شيوعا وكيف يمكنك تجنبها:
عدم وجود الحدود
مشكلة:أصحاب المصلحة في المشاريع الفاكهة تسببالنطاق زحفوبعد
المحلول:تنفيذ عملية التحكم في التغيير.
في بعض الأحيان، يمكن لأصحاب مصلحة المشاريع الفارضة أن يكون لها تأثير سلبي. لقد أمضيت الكثير من الوقت في التخطيط لمشروعك وأفترضالإنجازات- ولكن إذا كان لدى الكثير من أصحاب المصلحة أفكارا للتسليمات الجديدة، أو الجداول الزمنية المحدثة، أو الميزانيات المعدلة، فإن مشروعك يمكن أن يطرح بسرعة.
أفضل طريقة لإقامة حدود مع أصحاب المصلحة هي تنفيذ عملية مراقبة التغيير. من خلال إنشاء عملية لاقتراح، مراجعة، وقبول التغييرات في نطاق مشروعك، يمكنك التأكد من أن مشروعك ديناميكي وحديث، دون القلق بشأن النطاق الزحف. هناك أربعة عناصر لعملية التحكم في التغيير:
يقدم أصحاب المصلحة في المشروع طلب تغيير.
أصحاب المصلحة الرئيسيين مراجعة الطلب.
الموافقة أو الرفض أو تأجيل التغيير.
اضبط نطاق المشروع أو الأهداف وفقا لذلك.
نسيان إدراج أصحاب المصلحة
مشكلة:خلال مرحلة تحديد أصحاب المصلحة الأولية، نسيت عن أصحاب مصلحة لديه مصلحة عالية في هذه المبادرة.
المحلول:إشراك فريق المشروع الخاص بك خلال مرحلة تحديد أصحاب المصلحة.
حتما، قد تنسى أصحاب مصلحة متشابكة، أو تفكر في أصحاب المصلحة، لكن ننسى إضافتها إلى قائمة أصحاب المصلحة الخاصة بك أو حساب مستوى التأثير الخاص بهم. هذه الأنواع من الأخطاء تحدث - لكنك تريد تجنبها قدر الإمكان، خاصة بالنسبة لأصحاب المصلحة الذين لديهم تأثير كبير أو اهتمام.
أفضل طريقة للتأكد من أن هذا لا يحدث هو إشراك فريق المشروع الخاص بك أثناء عملية تحديد أصحاب المصلحة. النظر في عقد جلسة العصف الذهني للفريق لتحديد وتصنيف كل صاحب مصلحة حتى لا يترك أحد من القائمة. إذا كنت لا تزال غير متأكد، فقم بتشغيل القائمة من قبل مديرك أو راعي المشروع للتأكد من أنك لا تفتقد أي شخص يجب إدراجه. عندما يكون في شك - اسأل!
لا تجلب أصحاب المصلحة في وقت مبكر بما فيه الكفاية
مشكلة:لقد طردت بالفعل مشروعك، ثم بدأ تحليل أصحاب المصلحة.
المحلول:في المرة القادمة، قم بإنشاء خريطة تحليل أصحاب المصلحة مقدما.
هذا هو واحد واضح، ولكن الأمر يستحق بما في ذلك. إذا نسيت أصحاب مصلحة، فاستخدم ذلك كفرصة تعليمية لمشروعك التالي. على سبيل المثال، إذا نسيت القيام به خريطة تحليل أصحاب المصلحة الخاصة بك حتى بعدإفتتاح المشروع، قم بإجراء ملاحظة لنفسك للقيام بذلك في المرة القادمة.
مفتاح إدارة أصحاب المصلحة هو وضوح
لضمان إيقاف تشغيل مشروعك بدون عقبة، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن توقعات أصحاب المصلحة الخاصة بك تطابق نواتج مشروعك - بمعنى آخر، تحتاج إلى زيادة وتشجيع الوضوح عبر مشروعك.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي مع أداة إدارة العمل، مثل UDN مدير المهام وبعدأدوات إدارة العملتساعدك على تنسيق الأشخاص والعمل في جميع مستويات مؤسستك. لمعرفة المزيد، اقرأ لدينا مقدمة لإدارة العمل وبعد
