5 Gründe, warum Projektarbeitspläne versagen und wie sie vermeiden soll

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie versuchen, ein neues zu beginnenProjektarbeitsplanaber das Team ist weniger als begeistert. Irgendwie bringt all diese herausfordernden High-School-Gruppenprojekte in den Sinn, nicht wahr? Teamwork bedeutet, irgendwie eine Besetzung von Charakteren zu bekommen, die alle unterschiedliche Ideen, Kommunikationsstile und Investitionen in die habenProjektZusammenarbeiten und das kann eine Herausforderung sein - ob Sie in der High School oder in der Berufswelt sind.

Die Wahrheit ist, Arbeitsprojekte können sogar unordentlich sein als die Schul. Tatsächlich gibt es mehr auf dem Anteil mit schlechter Projektleistung in der Arbeitswelt als eine schlechte Note. DieProjektmanagementInstitut berichtet, dass9,9% des jeden Dollars investiertwird aufgrund eines schlechten Projekts verschwendetPlanung. Darüber hinaus,Der Standish Group Chaos-BerichtFindet, dass nur 29% der IT-Projekte erfolgreich sind und 19% als völlige Ausfälle gelten. Das klingt nach viel Zeit - und Geld verschwendet.

Mit Teams, die auf der ganzen Welt zusammenarbeiten und zwischen Organisationen zusammenarbeiten, ist es wichtiger als je zuvor, das zu beherrschenProjektplanungsprozess.. Ein klares habenProjektmanagementDer Arbeitsplan spart Ihnen Laden von Zeit und Geld, indem Sie Ihr Projekt für den Erfolg einstellen. Aber zuerst ist es hilfreich, zu verstehen, wo die meisten Projektarbeitspläne fehlschlagen und wie Sie sicherstellen können, dass Sie ein A + erhalten.

5 Gründe, warum Projektarbeitspläne versagen

1. falsch ausgerichtete Vision und Mangel an Stakeholder Buy-In

Nach Forbes, 25% der Technologieprojekte scheitern, 20% zeigen keine Investitionsrendite an, und 50% müssen, um die Zeit zu überarbeiten, wenn sie fertig sind. Das ist keine sehr vielversprechende Statistik! Laut Führungskräften aus Führungskräften sind ein Mangel an klaren Zielen37% des Projektausfalls. Ohne klare Ziele werden Sie feststellen, dass Anforderungen, Aufgaben und Fristen, sie nicht zusammenbinden können. Wenn Sie an Ihre eigenen Projekte denken, sind nicht diejenigen ohne klare Ziele oder wo Sie nicht mit der Vision an Bord sind, in der normalerweise diejenigen, die von Ihrem Radar fallen, als andere, dringende Projekte kommen Ihren Weg?

Wenn das Projekt, das Sie führen, nicht klare Ziele haben und das Team den Wert nicht sehen kann, werden sie nicht in das Bewegen des Projekts investiert, wenn er einen Haken erreicht - vor allem, wenn sie bereits pessimistisch sind beginnt Entweder wissen sie nicht, was ich tun soll, um das Projekt auf Kurs zurückzuholen, oder sie fühlen sich nicht motiviert an.

Stärken Sie Ihr Team, indem Sie ihnen den vollständigenUmfangder Dokumentation, um ihnen zu helfen, jeden Schritt des Projekts zu verstehen. Projektpläne helfen, ihre Verantwortung zu kennzeichnen, die Kontrollpunkte, wie sie gemessen werden, die Endziele und den Wert, den sie nach Fertigstellung sehen werden. Durch das Malen eines klaren Bildes für das Team können Sie sicherstellen, dass jeder in die Vision kauft und ihr Engagement von Anfang an versteht. Dies führt dazu, dass auch Aufgaben identifiziert werdenAußerhalb Ihres Umfangs .

Frage mich, wie man einen Projektplan schreibt? Eine der einfachsten Wege, um ein zu gewährleistenTolles Projekt-Kick-offJedes Mal ist es, Vorlagen zu verwenden. Ein ... kreierenProjektplanvorlage.Mit Aufgaben, Timeline, verwendeten Werkzeugen, benötigten Ergebnisse, die jedem zugeordnet sindAufgabeund harte Fristen. Sobald Sie diese Vorlage haben, können Sie es doppelten und einfach für Ihre nächsten Projekte anpassen. Hier sind einigeKostenlose Beispiele für einfache Projektpläne .

2. Kein klarer Kommunikationsprozess

Warst du jemals in einem Team, in dem eine Person eine E-Mail bevorzugte, ein bevorzugter Slack, und ein anderer ging früher an Ihren Schreibtisch und webart in Updates über einen schnellen Chat? Projekte scheitern, wenn Manager in der Minutie der Aufgaben stecken und nicht organisiert werdenProjektkommunikationsmanagement.. Es ist wichtig, dass Ihr Projektarbeitsplan einen Standardprozess für die Kommunikation enthält, einen Rhythmus von Updates und einen Prozess für Anfragen einstellt. Ineffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sind zwei derTop-Ursachen für Stress am Arbeitsplatz. Wenn Stakeholder Seiten von E-Mails ausgraben oder ständig nach Updates fragen müssen, werden sie frustriert und ihre Motivation dips.

Bereitstellen Ihres Teams mit effizienter und einfach zu bedienenderProjektsichtbarkeit und Management-SoftwareUm ihnen zu helfen, nimmt die Reibung ab und hilft Ihrem Projekt erfolgreich. Wählen Sie ein Werkzeug und einen Prozess aus, der alle Ihre Kommunikationsanforderungen erfüllt, und bleiben Sie während des gesamten Projekts mit. Dies bedeutet, dass Sie sich hinsetzen müssen, wenn Sie Ihren Projektplanentwurf erstellen und alle Kommunikationsformen in Betracht ziehen, die Sie während des gesamten Projekts benötigen.

Das hilfreichste Werkzeug ist einer, der mit Ihren anderen Werkzeugen integriert ist - wie locker oderZwangsversteigerung- also Kommunikation, Zusammenarbeit, Asset-Speicher und Freigabe ist für die gesamte Projektgruppe vollständig sichtbar. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf die benötigten Ressourcen hat.

3. Unrealistische Ziele und Fristen

Wenn Sie Fristen schlagen, ist eines der größten Probleme der Projektmanager. Und Informationen über Informationen über Teams teilen nicht weit zurück. Wenn Sie an Projekte denken, an denen Sie gearbeitet haben, warten Sie darauf, dass jemand anderes seine Aufgaben absolviert oder kritische Informationen teilen, ist eines der größten Engpässe. Die Gesamtfrist des Projekts ändert sich nicht, nur weil eine Person das Fälligkeitsdatum der Aufgabe verpasst hat. Wenn ein Projekt zu einem kreischenden Halt kommt, sind die Menschen schnell, um Finger zu zeigen, frustriert zu werden, und beginnen, durch weniger als sternige Arbeiten, um die verlorene Zeit auszugleichen.

Die Wahrheit ist, es wird immer Speed-Höcker geben, also stellen Sie sicher, dass Sie auf Aufgaben auf Aufgaben bauen, damit Sie sie unterbringen können. Machen Sie beim Erstellen Ihres Projektarbeitsplans heraus, wie die Aufgaben voneinander abhängig sind, also wissen Teammitglieder, mit denen sie zusammenarbeiten müssen, und wann.

Eine Möglichkeit, Ihr Projekt auszubilden und nicht unrealistische Erwartungen zu setzen, ist mit einemGantt-Diagramm. Ein Gantt-Diagramm ist eine interaktive Timeline, die Ihnen einen vollständigen Ansicht des Fortschritts, des Arbeitsbereichs des Projekts, des Arbeitsbereichs und der Abhängigkeiten ergibt. Dies hilft Ihnen, mögliche Engpässe zu erkennen, die betriebliche Ineffizienzen verursachen können. VerwendetKanban oder Scrum Boards können Ihnen auch helfen, Ihr Projekt zu planenindem sie eine hohe Ansicht der Teampflichten bereitstellen.

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm von Anfang an einstellen, hilft Ihnen auch, Ihren visuellen Teammitgliedern zu erkennen, wie sie persönlich beeinflussenProjekt Zeitleiste. Dies motiviert das Team, ihre Projektaufgaben zu priorisieren und ihre Teile pünktlich abzuschließen.

4. Schlecht zugewiesene Ressourcen und Teammitglieder

Welche Rolle haben Sie in Schulgruppenprojekten gespielt? Hast du die ganze Arbeit selbst angenommen? Vielleicht haben Sie sich darauf einverstanden, bestimmte Aufgaben anzunehmen, aber Sie wurden mit anderen Projekten überlastet und den Ball fallen lassen.

Entsprechend derProjektmanagement Institute 2018 Umfrage, 21% der Projekte scheitern aufgrund von begrenzten oder steuerpflichtigen Ressourcen, undunzureichende Ressourcenprognose.macht um 18% der Projektausfälle aus. Geld, Zeit, Zeit und Bandbreite, kann ein Projekt leicht töten. Als Projektmanager ist es wichtig, alle Ressourcen in Betracht zu ziehen, die Sie benötigen - einschließlich der Teambandbreite - beim Bau Ihres Projektarbeitsplans. Wenn die Arbeitsbelastung optimiert ist, steigt die Produktivität. Aber wenn es nicht ist, kann es zu Burnout oder Ausrücken führen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Fragen leicht durch Planung vermeiden könnenRessourcenzuteilung.und Abbinieren von Workloads von Anfang an. Werkzeuge wie UDN-Task-ManagerRessourcekann Ihnen helfen, die Aufgaben für Ihr Projekt aus einer Team-Workflow-Perspektive zu visualisieren, indem Sie die Sichtbarkeit und Flexibilität ergeben, um Arbeitsbelastungen auszugleichen. Wenn Teams in der Lage sind, ihre Aufgaben zu verwalten, können sie Termine treffen und helfen, andere Ressourcen wie Zeit und Geld zu erhalten.

Einrichten Ihres Projektabschnitts Um einen Ressourcen-Tracker aufzunehmen, können Sie mögliche Engpässe sofort identifizieren. Seit95% der ArbeiterBericht mit mehr als einem Team oder Projekt, das gleichzeitig mit einem Team arbeitet, und Ihr Team mit Workload-Sichtbarkeit bietet ihnen dabei, ihre Aufgaben in der gesamten Projekte zu priorisieren und ihre Verpflichtungen mit anderen Projektmanagern oder Teams zu kommunizieren. Diese Glättungskommunikation hilft den Teammitgliedern, die Unterbrechungen zu minimieren, und gibt ihnen mehr Zeit, um sich auf die produktive Arbeit zu konzentrieren.

5. Trennen Sie die Werkzeuge und Mangel an Flexibilität, um den Kurs richtig zu sein

Die Technologie lässt unser Leben oft so viel einfacher, aber wenn Ihr Projektarbeitsplan mehrere Werkzeuge und Teams enthält, die an verschiedene Prozesse verwendet werden, kann es Sie schnell einschalten. Während Ihr Projekt möglicherweise an einem sonnigen Tag mit dem Wind an Ihrem Rücken segeln könnte, stehen alle Teams auf Stürme.

Eines der wichtigsten Elemente des Projektmanagements ist in der Lage, zu identifizieren und natürlich zu korrigieren, wenn Hindernisse auftauchen. Wenn Ihre Tools nicht verbunden sind und die Informationen, die Ihr Team benötigt, nicht an einem Ort, können Sie nicht in der Lage sein, dass die potenziellen Eisberge unter der Oberfläche drucken werden.

Laut McKinsey., Mitarbeiter verbringen fast 20% der Arbeitswoche, um Informationen zu suchen und zu sammeln. Wenn Tools nicht angeschlossen sind, verschwenden Teams die Zeit, um E-Mail-Ketten zu graben, und direkte Nachrichten, um alle Angaben zu erhalten, die sie benötigen. Dies isst dies nicht nur wertvolles Zeit, sondern es kann ein Projekt völlig vom Kurs klopfen, wenn die Menschen nicht die am stärksten aktualisierten Vermögenswerte oder Informationen erhalten.

Ihr Projektplan sollte auch die für das Projekt benötigten Tools enthalten, in denen Sie das Projekt Assets halten, und welche Werkzeuge Sie verwenden, um den Erfolg zu überwachen oder zu messen. Als Beispiel,UDN-Task-ManagerIntegriert in andere Werkzeuge wie Slack, Jira, Salesforce und Adobe Creative Cloud.

Diese Integrationen stellen sicher, dass alles für das Projekt an einem Ort ist. Neben der Speicherzeit können Sie einen zentralen Ort zum Nachverfolgen aller Aufgaben und deren Abhängigkeiten erstellen. Auf diese Weise können Sie sehen, wo sich jede Aufgabe befindet und der möglicherweise Hilfe benötigt, um das Projekt mitzubringen.

Team: Zusammen erreicht jeder mehr

Beim Herstellen eines Projektarbeitsplans kann sich entmutigend spüren, insbesondere wenn Sie eine vielfältige Gruppe zum Erfolg führen. Ein klare Arbeitsplan-Umriss und ein etablierter Kommunikationsprozess, der Teammitglieder und Interessengruppen für eine gemeinsame Vision ausgerichtet ist. Definieren, welche Werkzeuge Sie von Anfang an für Kommunikation und Zieleinrichtung verwenden, hilft jedem, was die Erwartungen sind. Indem Sie diese Planungstricke vermeiden und Ihr Team für den Erfolg einstellen, können Sie mehr als Zeit und Geld für das Unternehmen sparen - Sie werden es schaffen!

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