5 redenen waarom projectwerkplannen falen en hoe ze te vermijden

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Je probeert een nieuwe te startenprojectwerkplanMaar het team is minder dan enthousiast. Kinda brengt aan het oog op al die uitdagende projecten van de middelbare school, toch? Teamwork betekent op de een of andere manier een cast van personages krijgen die allemaal verschillende ideeën, communicatielijlen en investeringen in deprojectom samen te werken en dat kan een uitdaging zijn - of je nu op de middelbare school of de professionele wereld bent.

De waarheid is, werkprojecten kunnen nog messer zijn dan school. In feite is er meer op het spel met slechte projectprestaties in de werkwereld dan een arme kwaliteit. DeProject managementInstituut meldt dat9,9% van elke geïnvesteerde dollarwordt verspild vanwege het slechte projectplanning. Daarbovenop,Het Standish Group Chaos-rapportVindt dat slechts 29% van de IT-projecten succesvol zijn en 19% wordt beschouwd als totale storingen. Dat klinkt als veel tijd - en geld - verspild.

Met teams samenwerken over de hele wereld en tussen organisaties, is het cruciaaler dan ooit om deProjectplanningsproces. Een duidelijkheid hebbenproject managementWerkplan bespaart u veel tijd en geld door uw project in te stellen voor succes. Maar eerst is het nuttig om te begrijpen waar de meeste projectwerkplannen falen en hoe je ervoor zorgen dat de jouwe een A + krijgt.

5 redenen waarom projectwerkplannen mislukken

1. verkeerd uitgelijnd visie en een gebrek aan buy-in stakeholder

Volgens Forbes, 25% van de technologieprojecten mislukken ronduit, 20% toont geen rendement op investering, en 50% hoeft te herwerken tegen de tijd dat ze klaar zijn. Dat is geen veelbelovende statistiek! Volgens Executive Leaders is er een gebrek aan duidelijke doelstellingen voor37% van het project falen. Zonder duidelijke doelen vindt u dat eisen, taken en deadlines niets hebben om ze samen te binden. Als u denkt aan uw eigen projecten, zijn de mensen niet zonder duidelijke doelen of waar u niet aan boord bent met de visie meestal degenen die van uw radar vallen, zoals andere, meer dringende projecten komen op uw manier?

Als het project dat u leidt, heeft geen duidelijke doelen en kan het team de waarde niet zien, ze worden niet geïnvesteerd in het verplaatsen van het project, evenals een haakje - vooral als ze het al pessimistisch zijn start. Of ze zullen niet weten wat ze moeten doen om het project terug te krijgen op koers, of ze zullen zich niet gemotiveerd voelen.

Merg je team in staat door ze het vol te makendomeinvan documentatie om hen te helpen bij het begrijpen van elke stap van het project. Projectplannen helpen hun verantwoordelijkheid in kaart te brengen, de checkpoints, hoe ze zullen worden gemeten, de einddoelen en de waarde die ze zullen zien bij voltooiing. Door een duidelijk beeld voor het team te schilderen, kunt u ervoor zorgen dat iedereen in de visie koopt en hun toewijding vanaf het begin begrijpt. Dit doen zal ook helpen om taken te identificeren die zijnuit je bereik .

Vraagt ​​u zich af hoe u een projectplan kunt schrijven? Een van de gemakkelijkste manieren om eenGeweldige projectkick-offElke keer is om sjablonen te gebruiken. Maak eenProjectplan SjabloonMet taken, tijdlijn, gebruikte gereedschappen, levels die nodig zijn, die aan elk zijn toegewezentaaken harde deadlines. Zodra u die sjabloon hebt, kunt u het dupliceren en aanpassen deze voor uw volgende projecten. Hier zijn een paarVrije voorbeelden van eenvoudige projectplannen .

2. Geen duidelijk communicatieproces

Ben je ooit in een team geweest waar een persoon die de voorkeur heeft aan e-mail, een voorkeurslack, en een ander graag naar je bureau en weven in updates via een snelle chat? Projecten mislukken wanneer managers vast komen te zitten in de minutatie van taken en ongeorganiseerdProjectcommunicatiebeheer. Het is belangrijk dat uw projectwerkplan een standaardproces voor communicatie omvat, het instellen van een ritme van updates en een proces voor verzoeken. Inefficiënte communicatie en samenwerking zijn twee van deTopoorzaken van stress op de werkplek. Wanneer stakeholders door pagina's van e-mails moeten graven of voortdurend om updates vragen, raken ze gefrustreerd en hun motivatie dips.

Uw team voorzien van efficiënt en eenvoudig te gebruikenProject Zichtbaarheid en beheersoftwareOm hen te communiceren afnemende wrijving en helpt uw ​​project te slagen. Kies een tool en het proces dat aan al uw communicatiebehoeften voldoet, en vast te houden tijdens het hele project. Dit betekent dat je moet gaan zitten terwijl je je projectplan overzicht maakt en alle vormen van communicatie overwegen die je het hele project nodig hebt.

De meest nuttige tool is er een die integreert met je andere gereedschappen - zoals slap ofVerkoopsteam- Dus communicatie, samenwerking, activa-opslag en delen is volledig zichtbaar voor de hele projectgroep. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de middelen die ze nodig hebben.

3. Onrealistische doelen en deadlines

Deadlines raken is een van de grootste problemen waarmee projectmanagers worden geconfronteerd. En het delen van informatie over teams is niet ver achter. Als je denkt aan projecten waar je aan hebt gewerkt, wachtend op iemand anders om hun taken te voltooien of kritieke informatie te delen, is een van de grootste knelpunten. De algehele project-deadline verandert niet alleen omdat een persoon de vervaldatum van hun taak heeft gemist. Wanneer een project naar een krijsende stop komt, zijn mensen snel om vingers te wijzen, gefrustreerd raken en beginnen met het doorbreken van minder dan-stellaire werk om een ​​verloren tijd te maken.

De waarheid is, er zullen altijd snelheidsbumpjes zijn, dus zorg ervoor dat je opvulling op taken bouwt, zodat je ze kunt herstellen. Wanneer u uw projectwerkplan maakt, moet u in kaart brengen hoe de taken afhankelijk zijn van elkaar, zodat teamleden weten wie ze moeten samenwerken met en wanneer.

Eén manier om uw project in kaart te brengen en niet te voorkomen dat de onrealistische verwachtingen is bepaald door eenGantt-diagram. Een Gantt-diagram is een interactieve tijdlijn die u een volledig beeld geeft van de voortgang van het project, werkbereik en afhankelijkheden. Dit helpt u potentiële knelpunten te zien die operationele inefficiënties kunnen veroorzaken. Gebruik makend vanKanban of Scrum Boards kunnen u ook helpen bij het plannen van uw projectdoor een beeld op hoog niveau van teamverantwoordelijkheden te bieden.

Een Gantt-grafiek instellen vanaf het begin zal ook helpen uw meer visuele teamleden te zien hoe zij de persoonlijk van invloed zijn op deproject tijdlijn. Dit motiveert het team om hun projecttaken prioriteit te geven en hun stukken op tijd te voltooien.

4. Slecht toegewezen middelen en teamleden

In schoolgroepsprojecten, welke rol speelde je? Heb je zelf al het werk aangenomen? Misschien stemde u ermee in om bepaalde taken aan te nemen, maar u bent overbelast met andere projecten en liet de bal vallen.

Volgens deProject Management Instituut 2018 Survey, 21% van de projecten faalt als gevolg van beperkte of belastingsmiddelen, enOntoereikende hulpbronnenvoorspellingenis goed voor 18% van de projectstoringen. Geen geld meer, tijd en bandbreedte kunnen gemakkelijk een project doden. Als projectmanager is het belangrijk om alle middelen te beschouwen die u nodig heeft - inclusief teambandbreedte - bij het bouwen van uw projectwerkplan. Wanneer de werklast is geoptimaliseerd, neemt de productiviteit toe. Maar wanneer dat niet het geval is, kan het leiden tot burn-out of ontkoppeling.

Het goede nieuws is dat je deze problemen gemakkelijk kunt vermijden door te plannentoewijzing van middelenen het toewijzen van workloads uit het begin. Gereedschap zoals Udn taakmanagerBronkan u helpen de taken voor uw project te visualiseren vanuit een teamworkflow-perspectief, waardoor u de zichtbaarheid en flexibiliteit geeft om workloads in evenwicht te brengen. Wanneer teams hun taken kunnen beheren, kunnen ze deadlines ontmoeten, helpen bij het bewaren van andere middelen zoals tijd en geld.

Uw projectplan instellen Om een ​​resource-tracker op te nemen, kunt u meteen potentiële knelpunten identificeren. Sinds95% van de werknemersMeld het samenwerken met op meer dan één team of projecten tegelijkertijd, het leveren van uw team met zichtbaarheid van de werkbelasting helpt hen om hun taken uit te voeren in projecten en hun toezeggingen met andere projectmanagers of teams communiceren. Deze soepel communicatie, helpt teamleden het minimaliseren van onderbrekingen, en geeft ze meer tijd om te focussen op productief werk.

5. Ontkoppelde gereedschappen en gebrek aan flexibiliteit om te corrigeren

Technologie maakt ons leven vaak zo veel gemakkelijker, maar wanneer uw projectwerkplan meerdere hulpmiddelen en teams bevat die aan verschillende processen worden gebruikt, kan het u snel aanzetten. Terwijl je project misschien op een zonnige dag kan varen met de wind aan je rug, worden alle teams geconfronteerd met stormen.

Een van de belangrijkste elementen van projectbeheer is in staat om te identificeren en te koken - correct wanneer obstakels verschijnen. Als uw gereedschappen niet zijn aangesloten en de informatie die uw teambehoeften nodig heeft, is u niet op één plek, u kunt de potentiële ijsbergen niet zien die onder het oppervlak opdoemen.

Volgens McKinseyMedewerkers besteden bijna 20% van de werkweek die op zoek zijn naar en het verzamelen van informatie. Wanneer er geen gereedschap is verbonden, verspillen teams tijd om door e-mailketens en directe berichten te graven om alle details die ze nodig hebben te krijgen. Niet alleen eet dit kostbare tijd op, maar het kan een project volledig van de koers kloppen als mensen niet de meest bijgewerkte activa of informatie krijgen.

Uw projectplan moet ook de tools bevatten die nodig zijn voor het project, waar u het projectactiva houdt, en welke hulpmiddelen u gebruikt om succes te volgen of te meten. Als voorbeeld,Udn taakmanagerIntegreert met andere hulpmiddelen zoals Slack, Jira, Salesforce en Adobe Creative Cloud.

Deze integraties zorgen ervoor dat alles voor het project op één plaats staat. Naast de tijd, kunt u een gecentraliseerde locatie creëren voor het volgen van alle taken en hun afhankelijkheden. Op deze manier kun je zien waar elke taak staat en die misschien hulp nodig heeft om het project mee te verplaatsen.

Team: samen bereikt iedereen meer

Het maken van een projectwerkplan kan zich ontmoedigend voelen, vooral wanneer u degene bent die een diverse groep naar succes leidt. Een duidelijk werkplan overzicht en een gevestigd communicatieproces Empower-teamleden en belanghebbenden om op één lijn te komen op een gemeenschappelijke visie. Het definiëren van welke hulpmiddelen die u gebruikt vanaf het begin voor communicatie- en doelinstelling helpt iedereen te weten wat de verwachtingen zijn. Door deze planning-valkuilen te vermijden en je team in te stellen voor succes, doe je meer dan tijd en geld voor het bedrijf - je zult het halen!

Bekijk deze berichten voor verder lezen: