Automatisierung 101: Wie Projektmanager sie verwenden können, um die Zusammenarbeit zu verbessern

Kommunikation ist der Schlüssel im Projektmanagement.

Ohne eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen würden Teammitglieder vom Projekt voneinander getrennt und einen Domino-Effekt von Problemen verursachen und das Projekt sogar fehlschlagen.

Nach A. Bericht des Projektmanagement-Instituts , 33% der Projektmanager zitieren eine schlechte Kommunikation, um eine Ursache für den Projektfehler zu sein, selbst wenn 75-90% der Zeit eines Projektmanagers mit Interessengruppen und Teammitgliedern verbringen wird.

Wenn dies ein Problem ist, das Sie als Projektmanager aufweisen, lesen Sie diesen Blog, um zu erfahren, wie Sie die Automatisierung mit verwenden können UDN-Task-Manager Um Ihre Teamkollaboration zu verbessern, senken Sie sich wiederholende Arbeiten und seien Sie produktiver.

[fünfzehn]1. Benachrichtigen Sie Teammitglieder auf Updates in UDN-Task-Manager

Nutzen : Keine Aufgaben fallen durch die Risse, Fast-Tracks-Zulassungen, treffen Projektfristen

Mit der Remote-Arbeit übernommen die Welt, von der Teamchats, wo jeder während der Arbeitszeit aktiv ist. Ein leichter Nudge in Ihrer Teamchat-App, der Ihre Teammitglieder einer neuen Aufgabe benachrichtigt, die in zugewiesen wird UDN-Task-Manager Oder wenn ein Fälligkeitsdatum in der Nähe ist, kann ihnen dabei helfen, darüber zu bleiben.

Sie können auch diese Automatisierung einrichten, um den Genehmigungsprozess schnell zu verfolgen, indem Sie die Interessengruppen benachrichtigen, wenn eine Aufgabe von ihnen überprüft werden muss, und Sie alle hinten speichern, um genehmigungsbasierte Blocker zu lösen.

Sie können benutzen UDN-Task-Manager Ureinwohner Locker und Microsoft-Teams. Integration zur automatischen Automatisierung von Benachrichtigungen für neue Aufgaben, Kommentare, Anlagen, Statusupdates und wenn die Aufgabenzuordnungen geändert werden.

Wenn Sie jedoch Benachrichtigungen über Google Mail senden möchten, oder für neue Erwähnungen, fällige Aufgaben, und wenn fällige Datumsangaben aktualisiert werden, können Sie die folgenden Automatisierung unter Verwendung einer Integrationsplattform wie Automate.IO einrichten.

Wenn Ihre Teammitglieder verschiedene Projektmanagement-Apps verwenden, um ihre Alltagsaufgaben zu verfolgen, können Sie dies einrichten UDN-Task-Manager Automatisierung, um ihre sich wiederholende Arbeit zu reduzieren.

Anstelle Ihres Teams verbringen Sie Zeit, die gleiche Aufgaben in mehreren Apps zu erstellen, kann dieser Workflow die Dinge die Dinge leichter machen, indem Sie automatisch erstellen UDN-Task-Manager Aufgaben mit allen Details, wenn in anderen Projektmanagement-Apps eine neue Aufgabe erstellt wird.

Wenn Sie als Projektmanager mehrere Teams und Projekte verwalten, können Sie immer informiert werden, indem Sie alle Informationen von dem, was Ihr Team an der Timeelines arbeitet, auf einen einzigen Blick arbeitet. Während der Workflow die Sichtbarkeit von Cross-Team fördert und die Zusammenarbeit verbessert, wie jeder weiß, woran ihre Teammitglieder arbeiten.

Als Projektmanager möchten Sie nicht in einem Szenario sein, in dem Sie anhängigen Aufgaben haben, aber niemand in Ihrem Team hat angefangen, auch wenn sie die Bandbreite haben, um sie aufzunehmen. Mit einem täglichen Aufgabenstrom können Sie vergessen und Szenarien so passieren - danach sind wir menschlich.

Sie können dies vermeiden, indem Sie die Produktivität Ihres Teams steigern, indem Sie einen Workflow einrichten, der den entsprechenden Teammitgliedern automatisch Aufgaben zuweist, wenn neue Aufgaben mit erstellt werden UDN-Task-Manager Automationen .

2. Klicken Sie auf die ' Automatisieren' Taste in der oberen rechten Ecke & gt; dann wählen Sie ' Automatisierung hinzufügen '.

3. Wählen Sie Ihre gewünschten Auslöser und Bedingungen aus, um festzulegen, wann Ihre Automatisierung beginnen soll.

4. Wählen Sie dann aus 'Ändern Sie den Befehlszuordnungen' als Ihre Aktion und Sie sind alle eingestellt.

Pro-Tipp : Sie können Ihre Auslöser und Bedingungen anpassen, um Aufgaben auf der Grundlage einer Bandbreite und des Fachwissens einer Person zuzuweisen.

Ihr Team führt täglich mehrere Aufgaben aus, um sicherzustellen, dass das Projekt voranschreitet. Wenn Sie eine Sicherung aller Projektdetails aufrechterhalten möchten, importieren Sie alle Daten manuell von UDN-Task-Manager in Ihre Datenbank ist keine Option. Benutze das UDN-Task-Manager Automatisierung, um es für Sie zu tun.

Durch alle Projektdaten von UDN-Task-Manager In einer Datenbank können Sie es in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln, indem Sie Berichte erstellen, um den Fortschritt Ihres Teams, der Fortschritte Ihres Teams, der Fortschritte des Teams zu analysieren und bei Bedarf Verbesserungen zu treffen. Die Berichte werden auch in praktisch, wenn Ihre Interessengruppen einen Überblick über die Effizienz- und Projektergebnisse Ihres Teams wünschen.

Anzeigen von Ereignissen aus Google Calendar in UDN-Task-Manager Calendar-Ansicht

Die meisten Ihrer projektbezogenen Aufgaben stammen entweder von einer E-Mail-Adresse Ihres Clients sendet Ihnen, ein Treffen, das Sie besuchen, ein neues Lead oder ein Formular, das Sie verwenden, um alle Informationen mit Ihrem Projekt zu sammeln. Verbringst du Zeit manuell, um sie manuell einzeln zu bringen UDN-Task-Manager Aufgaben? Dann ist es an der Zeit, dass Sie den Prozess geändert haben.

Jetzt können Sie und Ihr Team darauf konzentrieren, die tatsächliche Aufgabe zu erhalten, die dies getan wird UDN-Task-Manager Die Automatisierung macht Ihre E-Mails, Kontakte, Formenreaktionen und Termine in UDN-Task-Manager Aufgaben im Hintergrund - Organisieren Sie alle Ihre TO-DOS an einem Ort, um sie schneller zu überprüfen.

Sie können benutzen UDN-Task-Manager Native Integration zum Erstellen 2-Wege-Synchronisierung zwischen Google Calendar und UDN-Task-Manager So können Sie einfach alle Aufgaben auf Ihrem Kalender anzeigen und umgekehrt.

Nutzen : Setzen Sie einen Prozess ein und teilen Sie größere Projekte in Aufgaben ein

Einige der am stärksten verwendeten Projektmanagementtechniken von der Wasserfallmethode bis zum CPM bis zum Scrum beinhalten Zerstäubungsaufgaben, d. H. Brechen größerer Projekte in bissgroßen Aufgaben, damit Ihr Team sie leicht abschließen kann.

Wenn Sie als Projektmanager benötigen, wenn Sie Ihr Team benötigen, um einer festgelegten Checkliste oder einem Prozess für eine bestimmte Aufgabe zu folgen, ist es am besten, sie zu haben, wo Ihre Teammitglieder es leicht sehen können - in den Aufgabendetails.

Das Hinzufügen von Unteraufgaben oder Checklisten an jede Aufgabe ist jedoch manuell nicht möglich. Deshalb ist es am besten, es Ihrer Sidekick-Automation zu verlassen! Dieser Workflow fügt jedem Neuen automatisch Untertasks oder Checkliste hinzu UDN-Task-Manager Aufgabe und das Leitlicht für Ihr Team sein. Sie können es weiter anpassen, um nur zu laufen, wenn er bestimmte Kriterien entspricht.

Nutzen : Ihr Team verfügt über alle erforderlichen Informationen zur Verfügung

Wenn jemandem in Ihrem Team eine neue Aufgabe zugewiesen ist, möchten Sie als Projektmanager nicht blockiert, da Ihre Teammitglieder keinen Zugriff auf alle Informationen haben, die zum Ausführen dieser Aufgabe erforderlich sind. Eine Möglichkeit, dass Sie dies nicht passieren, ist nicht, indem Sie automatisch den Zugriff auf die erforderlichen Dateien erhalten, wenn a UDN-Task-Manager Aufgabe ist ihnen zugewiesen oder diese Dateien direkt in der UDN-Task-Manager Aufgabe.

Verwenden UDN-Task-Manager Native Integration mit Cloud-Speicher-Apps Dateien problemlos anhängen UDN-Task-Manager Aufgaben, ohne die Plattform zu verlassen. Wenn Sie maßgeschneiderte Workflows zwischen Ihren Cloud-Speicher-Apps erstellen möchten, basierend auf der Aktivität in UDN-Task-Manager , können Sie Automate.io verwenden, um dies zu ermöglichen.

Time-Tracking ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es ermöglicht Projektmanager, die Produktivität ihrer Teammitglieder zu bewerten, analysieren, wie lange es dauert, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen, realistische Fristen einzustellen und Rechnungen auch an die Kunden aufzuheben, wenn sie zu der Zeit bezahlt werden.

UDN-Task-Manager 'S Native Integration mit TIME-Tracking-Apps macht es Ihnen super leicht, die Zeit für jede Aufgabe automatisch zu verfolgen UDN-Task-Manager .

1. Melden Sie sich bei Ihrem an UDN-Task-Manager Account & gt; Gehen Sie zu Integrationen

2. Wählen Sie die Registerkarte Time-Tracking aus und wählen Sie Ihre gewünschte Time-Tracking-App aus

Bonusautomation. : Wenn Sie als Projektmanager auch dafür verantwortlich sind, dass Ihr Team für ihre Arbeit rechtzeitig gezahlt wird, können Sie eine Automatisierung einrichten, die automatisch eine Rechnung an Ihren Client erhebt Xero oder Streifen Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist UDN-Task-Manager .

Dies gilt die Liste der wichtigsten UDN-Task-Manager Automatisierung Sie sollten als Projektmanager eingerichtet sein, um die Teamkollaboration zu verbessern und jedes Team 5-6 Stunden pro Woche zu retten. Welcher UDN-Task-Manager Automatisierung aus dieser Liste sind Sie am meisten aufgeregt, als Projektmanager zu versuchen?

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