Automation 101: ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันได้อย่างไร

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการโครงการ

หากไม่มีการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างทีมและแผนกสมาชิกในทีมจะถูกตัดการเชื่อมต่อจากโครงการและทำให้เกิดผลกระทบต่อประเด็นและทำให้โครงการล้มเหลว

ตามที่รายงานโดยสถาบันการจัดการโครงการ, 33% ของผู้จัดการโครงการอ้างอิงการสื่อสารที่ไม่ดีเป็นสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการแม้ว่า 75-90% ของเวลาของผู้จัดการโครงการจะใช้เวลาสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียและสมาชิกในทีม

หากเป็นปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่ในฐานะผู้จัดการโครงการให้อ่านบล็อกนี้เพื่อเรียนรู้วิธีที่คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติด้วยผู้จัดการงาน UDNเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมของคุณลดการทำงานซ้ำ ๆ และมีประสิทธิผลมากขึ้น

1. แจ้งสมาชิกทีมในการอัปเดตผู้จัดการงาน UDN

ทำงานด้วย: Slack, Microsoft ทีม, Gmail

ผลประโยชน์: ไม่มีภารกิจตกผ่านรอยแตกการอนุมัติแทร็กอย่างรวดเร็วตอบสนองกำหนดเวลาโครงการ

ด้วยงานระยะไกลที่เข้ามาทั่วโลกการแชททีมเป็นที่ที่ทุกคนทำงานในช่วงเวลาทำงาน เขยิบเล็กน้อยในแอปแชททีมของคุณที่แจ้งให้สมาชิกในทีมของคุณทราบถึงงานใหม่ที่ได้รับมอบหมายผู้จัดการงาน UDNหรือเมื่อวันที่ครบกำหนดอยู่ใกล้สามารถช่วยให้พวกเขาอยู่ด้านบนของมัน

นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัตินี้เพื่อติดตามกระบวนการอนุมัติอย่างรวดเร็วโดยแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อต้องมีการตรวจสอบงานโดยพวกเขาช่วยให้คุณทุกคนมีส่วนร่วมในการแก้ไขการแก้ไขปัญหาการอนุมัติ

คุณสามารถใช้ได้ผู้จัดการงาน UDNพื้นเมืองของหย่อนและทีม Microsoftบูรณาการการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับงานใหม่ความคิดเห็นไฟล์แนบการอัปเดตสถานะและเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้รับมอบหมายงาน

อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการส่งการแจ้งเตือนใน Gmail หรือสำหรับการกล่าวถึงใหม่งานที่ต้องชำระและเมื่อมีการอัพเดตวันที่ครบกำหนดคุณสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติด้านล่างโดยใช้แพลตฟอร์มการรวมเช่น Automate.io

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

2. คัดลอกภารกิจจากแอป PM อื่น ๆ ไปที่ผู้จัดการงาน UDN

ทำงานกับ:Asana, Todoist, Trello, Google Tasks

ผลประโยชน์: ทัศนวิสัยข้ามทีม

หากสมาชิกในทีมของคุณใช้แอปการจัดการโครงการที่แตกต่างกันเพื่อติดตามงานประจำวันที่คุณสามารถตั้งค่านี้ได้ผู้จัดการงาน UDNระบบอัตโนมัติเพื่อลดงานซ้ำ ๆ ของพวกเขา

แทนที่จะใช้เวลาในการใช้งานในทีมของคุณในการสร้างงานเดียวกันในหลายแอพเวิร์กโฟลว์นี้สามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นสำหรับการสร้างโดยอัตโนมัติผู้จัดการงาน UDNภารกิจที่มีรายละเอียดทั้งหมดเมื่องานใหม่ถูกสร้างขึ้นในแอปการจัดการโครงการอื่น ๆ

ในฐานะผู้จัดการโครงการหากคุณกำลังจัดการทีมและโครงการหลายรายการที่คุณสามารถรับทราบได้โดยการมีข้อมูลทั้งหมดจากสิ่งที่ทีมงานของคุณกำลังทำงานกับโครงการโครงการ - มองอย่างรวดเร็วเพียงครั้งเดียว ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ส่งเสริมการมองเห็นข้ามทีมและปรับปรุงการทำงานร่วมกันอย่างที่ทุกคนรู้ว่าสมาชิกในทีมของพวกเขากำลังทำงานอยู่

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

หมายเหตุ: ใช้ผู้จัดการงาน UDNS'sนำเข้าอัตโนมัติเพื่อสลับจากแอปอื่น ๆ ไปที่ผู้จัดการงาน UDN

3. กำหนดอัตโนมัติผู้จัดการงาน UDNภารกิจ

ทำงานกับ: ผู้จัดการงาน UDNอัตโนมัติ

ผลประโยชน์: จัดการภาระงานของทีมและประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณไม่ต้องการที่จะอยู่ในสถานการณ์ที่คุณมีงานที่รอดำเนินการ แต่ไม่มีใครในทีมของคุณเริ่มขึ้นกับพวกเขาแม้ว่าพวกเขาจะมีแบนด์วิดธ์ที่จะพาพวกเขาไป ด้วยกระแสของงานที่เข้ามาทุกวันคุณสามารถลืมและสถานการณ์แบบนี้สามารถเกิดขึ้นได้ - หลังจากทั้งหมดเป็นมนุษย์

คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้จากการเกิดขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณโดยการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดงานให้กับสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเมื่องานใหม่ถูกสร้างขึ้นโดยใช้ ผู้จัดการงาน UDNอัตโนมัติ .

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

1. เข้าสู่ระบบของคุณผู้จัดการงาน UDNบัญชีผู้ใช้.

2. คลิกที่ 'อัตโนมัติ 'ปุ่มที่มุมขวาบนและ GT; จากนั้นเลือก 'เพิ่มอัตโนมัติ '

3. เลือกทริกเกอร์และเงื่อนไขที่คุณต้องการเพื่อกำหนดเมื่อระบบอัตโนมัติของคุณควรเริ่มต้น

4. จากนั้นเลือก'เปลี่ยนผู้รับมอบหมาย' เป็นของคุณการกระทำและคุณพร้อมแล้ว

โปรปลาย: คุณสามารถปรับแต่งทริกเกอร์และเงื่อนไขของคุณเพื่อกำหนดงานตามแบนด์วิดท์และความเชี่ยวชาญของบุคคล

4. สำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณผู้จัดการงาน UDNรายละเอียดโครงการ

ทำงานกับ:Google Sheets Airtable

ผลประโยชน์: วิเคราะห์ความคืบหน้าของโครงการและภาระงานของทีม

ทีมของคุณดำเนินงานหลายภารกิจเป็นประจำทุกวันเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการกำลังก้าวไปข้างหน้า หากคุณต้องการเก็บข้อมูลสำรองของรายละเอียดโครงการทั้งหมดของคุณนำเข้าข้อมูลทั้งหมดด้วยตนเองจากผู้จัดการงาน UDNไปยังฐานข้อมูลของคุณไม่ใช่ตัวเลือก ใช้สิ่งนี้ผู้จัดการงาน UDNระบบอัตโนมัติที่จะทำเพื่อคุณ

โดยการมีข้อมูลโครงการทั้งหมดจากผู้จัดการงาน UDNในฐานข้อมูลคุณสามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้โดยการสร้างรายงานเพื่อวิเคราะห์ปริมาณงานของทีมประสิทธิภาพความก้าวหน้าของโครงการและทำการปรับปรุงที่จำเป็น รายงานจะมีประโยชน์เช่นกันเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณต้องการภาพรวมของประสิทธิภาพและการส่งมอบโครงการของทีมของคุณ

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

การดูเหตุการณ์จาก Google Calendar ในผู้จัดการงาน UDNมุมมองปฏิทิน

5. เปลี่ยนอีเมลผู้ติดต่อแบบฟอร์มการตอบสนองและการนัดหมายเป็นผู้จัดการงาน UDNภารกิจ

ทำงานด้วย: Gmail, Google Calendar, Google Forms, Hubspot

ผลประโยชน์: ติดตามภารกิจของทีมทั้งหมดของคุณในที่เดียว

ภารกิจที่เกี่ยวข้องกับโครงการส่วนใหญ่ของคุณเกิดจากอีเมลลูกค้าของคุณส่งให้คุณการประชุมที่คุณกำลังจะเข้าร่วมเป็นผู้นำใหม่หรือแบบฟอร์มที่คุณใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ คุณใช้เวลาลงในการแยกแยะพวกเขาด้วยตนเองผู้จัดการงาน UDNงาน? จากนั้นถึงเวลาที่คุณเปลี่ยนกระบวนการ

ตอนนี้คุณและทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำงานจริงในขณะนี้ผู้จัดการงาน UDNระบบอัตโนมัติเปลี่ยนอีเมลรายชื่อติดต่อแบบฟอร์มการตอบสนองและการนัดหมายลงในผู้จัดการงาน UDNภารกิจในพื้นหลัง - จัดระเบียบทั้งหมดถึง DOS ของคุณในที่เดียวเพื่อให้คุณตรวจสอบได้เร็วขึ้น

คุณสามารถใช้ได้ผู้จัดการงาน UDNการรวมพื้นเมืองของการสร้างการซิงค์แบบ 2 ทางระหว่าง Google ปฏิทินและผู้จัดการงาน UDN เพื่อดูงานทั้งหมดในปฏิทินของคุณและในทางกลับกันได้อย่างง่ายดาย

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

โบนัส: ตรวจสอบคู่มือนี้เกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอัตโนมัติ ! ⭐️

6. เพิ่มงานย่อยและรายการตรวจสอบเพื่อผู้จัดการงาน UDNภารกิจ

ผลประโยชน์: กำหนดกระบวนการและแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นภารกิจ

เทคนิคการจัดการโครงการที่ใช้งานมากที่สุดบางอย่างจากวิธีน้ำตกไปจนถึง CPM เพื่อ Scrum เกี่ยวข้องกับงานที่ทำให้เป็นละออง I.e. การทำลายโครงการขนาดใหญ่ในงานที่มีขนาดกัดเพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำให้เสร็จได้อย่างง่ายดาย

ในฐานะผู้จัดการโครงการเมื่อคุณต้องการให้ทีมของคุณทำตามรายการตรวจสอบชุดหรือกระบวนการสำหรับงานที่ดีที่สุดที่จะมีพวกเขาที่สมาชิกในทีมของคุณสามารถดูได้อย่างง่ายดาย - ภายในรายละเอียดงาน

อย่างไรก็ตามการเพิ่ม Subtasks หรือรายการตรวจสอบในทุกงานด้วยตนเองไม่ได้เป็นไปได้อย่างมนุษย์ปุถุชน นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่สุดที่จะทิ้งมันไว้ที่เพื่อนสนิทของคุณ - ระบบอัตโนมัติ! เวิร์กโฟลว์นี้จะเพิ่มงานย่อยหรือรายการตรวจสอบทุกรายการโดยอัตโนมัติผู้จัดการงาน UDNภารกิจและเป็นแสงนำทางสำหรับทีมของคุณ คุณสามารถปรับแต่งให้ปรับแต่งได้เฉพาะเมื่อตรงกับเกณฑ์บางอย่าง

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

7. เชื่อมต่อที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณเป็นผู้จัดการงาน UDN

ทำงานกับ:Google Drive, Dropbox, OneDrive

ผลประโยชน์: ทีมของคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการในการกำจัดของพวกเขา

เมื่องานใหม่ถูกกำหนดให้กับทุกคนในทีมของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการที่คุณไม่ต้องการปิดกั้นเพราะสมาชิกในทีมของคุณไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินงานนั้น วิธีหนึ่งที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นคือการเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการโดยอัตโนมัติเมื่อ ผู้จัดการงาน UDNงานถูกกำหนดให้กับพวกเขาหรือแนบไฟล์เหล่านั้นโดยตรงภายในผู้จัดการงาน UDNงาน.

ใช้ ผู้จัดการงาน UDNการรวมพื้นเมืองของแอพที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อแนบไฟล์ได้อย่างง่ายดายผู้จัดการงาน UDNงานโดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม หากคุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองระหว่างแอปที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณตามกิจกรรมในผู้จัดการงาน UDNคุณสามารถใช้ Automate.io ทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

8. ติดตามเวลาที่ใช้ไปผู้จัดการงาน UDNภารกิจ

ทำงานด้วย: tognl, clercify, timedoctor, เก็บเกี่ยว

ผลประโยชน์: ตรวจสอบผลผลิตของทีมและลูกค้าใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย

การติดตามเวลาเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการประเมินผลผลิตของสมาชิกในทีมวิเคราะห์ว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการทำภารกิจให้เสร็จสมบูรณ์กำหนดกำหนดเวลาที่เหมือนจริงและเพิ่มใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหากพวกเขากำลังรับเงินตามเวลา

ผู้จัดการงาน UDNแล้วการรวมพื้นเมืองกับแอพติดตามเวลาทำให้ง่ายมากสำหรับคุณในการติดตามเวลาโดยอัตโนมัติสำหรับทุกงานในผู้จัดการงาน UDN .

การเข้าถึงและการใช้ตัวติดตามเวลาเก็บเกี่ยวภายในงานในงานผู้จัดการงาน UDN

วิธีการตั้งค่าระบบอัตโนมัติ :

1. เข้าสู่ระบบของคุณผู้จัดการงาน UDNบัญชี & gt; ไปที่การบูรณาการ

2. เลือกแท็บการติดตามเวลาและเลือกแอปติดตามเวลาที่คุณต้องการ

3. เชื่อมต่อแอพติดตามเวลาของคุณเพื่อผู้จัดการงาน UDN

โบนัสอัตโนมัติ : ในฐานะผู้จัดการโครงการหากคุณต้องรับผิดชอบในการสร้างความมั่นใจว่าทีมของคุณได้รับเงินตามเวลาสำหรับการทำงานของพวกเขาคุณสามารถตั้งค่าระบบอัตโนมัติที่เพิ่มใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติxeroหรือลายเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ในผู้จัดการงาน UDN .

สิ่งนี้ล้อมรอบรายการที่จำเป็นผู้จัดการงาน UDNระบบอัตโนมัติที่คุณควรตั้งค่าเป็นผู้จัดการโครงการเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมและบันทึกทีมของคุณ 5-6 ชั่วโมงทุกสัปดาห์ อย่างไหนผู้จัดการงาน UDNAutomation จากรายการนี้คุณตื่นเต้นมากที่สุดที่จะลองเป็นผู้จัดการโครงการหรือไม่?

หากคุณกำลังมองหาแนวคิดอัตโนมัติเพิ่มเติมด้วยผู้จัดการงาน UDNตรวจสอบ automate.io ผู้จัดการงาน UDNการบูรณาการหน้าเพื่อสำรวจความเป็นไปได้ทั้งหมดและเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติวันนี้