Automation 101: Hvordan projektledere kan bruge det at forbedre samarbejdet
Kommunikation er nøglen i projektledelse.
Uden ordentlig kommunikation mellem teams og afdelinger, ville teammedlemmer blive afbrudt fra projektet og årsag en dominoeffekt af problemer og endda få projektet til at mislykkes.
Ifølge A.rapporterer fra Project Management Institute, 33% af projektledere nævner dårlig kommunikation at være en årsag til fiasko projekt, selv når 75-90% af en projektlederens tid bliver brugt kommunikere med interessenter og teammedlemmer.
Hvis dette er et problem, du står som projektleder, læse denne blog for at lære, hvordan du kan bruge automatisering medUDN Task Managerat forbedre din teamsamarbejde, reducere gentaget arbejde, og være mere produktive.
1. Informer teammedlemmer om opdateringer påUDN Task Manager
Virker med: Slack, Microsoft Teams, Gmail
Fordel: Ingen opgaver falder gennem revner, fast-spor godkendelser, deadlines mødes projekt
Med fjernbetjening arbejde at overtage verden, hold chats er hvor alle er aktiv i arbejdstiden. En lille puf inde i dit hold chat app, der giver besked dit team medlemmer af en ny opgave, der tildeles iUDN Task Managereller når en forfaldsdato er nær kan hjælpe dem med at forblive på toppen af det.
Du kan også oprette denne automatisering til fast-track godkendelsesprocessen ved anmeldende parter, når en opgave skal gennemgås af dem, så du sparer hele frem og tilbage involveret i løsningen af godkendelse-baserede blokkere.
Du kan brugeUDN Task Manager’S nativeSlack. og Microsoft Teams.integration til at automatisere meddelelser om nye opgaver, kommentarer, vedhæftede filer, statusopdateringer, og når der skiftes opgave transporthavere.
Men hvis du ønsker at sende meddelelser om Gmail eller til ny nævner, opgaver grund, og når forfaldsdatoer er opdateret, kan du oprette automatisering nedenfor ved hjælp af en integrationsplatform ligesom Automate.io.
Hvordan at oprette automatisering :
2. Kopier opgaver fra andre PM apps tilUDN Task Manager
Arbejder med:Asana, Todoist, Trello, Google Opgaver
Fordel: Synlighed Cross-hold
Hvis dine teammedlemmer bruger forskellige projektstyringsværktøjer apps til at spore deres daglige opgaver kan du oprette denneUDN Task Managerautomatisering for at reducere deres gentaget arbejde.
I stedet for dit team at bruge tid at skabe de samme opgaver på tværs af flere apps, kan denne arbejdsgang gøre tingene lettere for dem ved automatisk at opretteUDN Task Manageropgaver med alle detaljer, når en ny opgave oprettes i andre projektledelse apps.
Som projektleder, hvis du administrerer flere teams og projekter, du kan altid blive informeret ved at have alle oplysninger fra, hvad dit team arbejder på at projektet tidslinjer - ved et enkelt blik. Mens arbejdsgangen fremmer tværs af hold synlighed og forbedrer samarbejdet som alle ved, hvad deres teammedlemmer arbejder på.
Hvordan at oprette automatisering :
Bemærk: BrugUDN Task Managers 'automatisk importat skifte fra en hvilken som helst anden appUDN Task Manager
3. Automatisk tildeleUDN Task ManagerOpgaver.
Arbejder med: UDN Task ManagerAutomations.
Fordel: Administrer hold arbejdsbyrde og effektivitet
Som projektleder, behøver du ikke ønsker at være i en situation, hvor du har ventende opgaver, men ingen på dit hold er begyndt på dem, selv når de har den båndbredde til at tage dem på. Med en strøm af opgaver, der kommer ind på en daglig basis, kan du glemme og scenarier som dette kan ske - efter alle vi er menneskelige.
Du kan undgå at det sker, og øge dit holds produktivitet ved at oprette en arbejdsproces, tildeler automatisk opgaver til de relevante teammedlemmer, når nye opgaver er skabt ved hjælp UDN Task ManagerAutomations. .
Hvordan at oprette automatisering :
1. Log ind på dinUDN Task Managerkonto.
2. Klik på ’Automatisere'knappen i øverste højre hjørne & gt; vælg derefter ’Tilføj automatisering '.
3. Vælg dine ønskede udløsere og betingelser, der skal defineres, når din automatisering skal starte.
4. Vælg derefter'Skift erhverver' som dinHandling og du er helt indstillet.
Pro Tip: Du kan tilpasse dine udløsere og betingelser for at tildele opgaver baseret på en persons båndbredde og ekspertise.
4. Sikkerhedskopier alle dineUDN Task ManagerProjektoplysninger.
Fungerer med:Google ark, lufttabelt
Fordel: Analyser projektets fremskridt og hold arbejdsbyrde
Dit hold udfører flere opgaver dagligt for at sikre, at projektet går fremad. Hvis du vil opretholde en sikkerhedskopi af alle dine projektoplysninger, importerer alle data manuelt fraUDN Task Managertil din database er ikke en mulighed. Brug denneUDN Task ManagerAutomatisering til at gøre det for dig.
Ved at have alle projektdata fraUDN Task ManagerI en database kan du gøre den til brugbare indsigter ved at oprette rapporter for at analysere dit holds arbejdsbyrde, effektivitet, projektets fremskridt og foretage forbedringer, hvor det er nødvendigt. Rapporterne vil også være praktisk, når dine interessenter ønsker et overblik over dit holds effektivitet og projektleverancer.
Sådan opretter du automatiseringen :
Visning af begivenheder fra Google Kalender iUDN Task Manager'S kalendervisning
5. Drej e-mails, kontakter, form svar og aftaler tilUDN Task ManagerOpgaver.
Arbejder med: Gmail, Google Kalender, Google Forms, HUBSPOT
Fordel: Spor alt dit holds opgaver på ét sted
De fleste af dine projektrelaterede opgaver stammer enten fra en e-mail, din klient sender dig, et møde, du er ved at deltage, en ny ledelse eller en formular, du bruger til at samle alle de oplysninger, der er relateret til dit projekt. Bruger du tid manuelt at specificere dem iUDN Task Manageropgaver? Så er det tid, du har ændret processen.
Nu kan du og dit hold fokusere på at få den faktiske opgave udført, mens detteUDN Task ManagerAutomatisering gør dine e-mails, kontakter, form svar og aftaler tilUDN Task ManagerOpgaver i baggrunden - organiserer al din til-dos på ét sted for dig at tjekke dem hurtigere.
Du kan brugeUDN Task ManagerS native integration for at skabe2-vejs synkronisering mellem Google Kalender ogUDN Task Manager For nemt at se alle opgaver på din kalender og vice versa.
Sådan opretter du automatiseringen :
Bonus: Tjek denne vejledning om fordelene ved at brugeautomatiseret projektstyringssoftware ! ⭐️
6. Tilføj underopgaver og checklister tilUDN Task ManagerOpgaver.
Fordel: Sæt en proces og opdele større projekter i opgaver
Nogle af de mest anvendte projektstyringsteknikker fra vandfaldsmetoden til CPM til Scrum involverer forstøvningsopgaver, dvs. at bryde større projekter i bit-size opgaver, så dit hold kan nemt fuldføre dem.
Som projektleder, når du har brug for dit team til at følge en sæt checkliste eller en proces for en bestemt opgave, er det bedst at få dem, hvor dine holdmedlemmer kan se det nemt - inde i opgavens detaljer.
Men tilføjer undertasker eller checklister til hver opgave manuelt ikke menneskeligt muligt. Derfor er det bedst at forlade det til din sidekick-automatisering! Denne workflow tilføjer automatisk subtasks eller en tjekliste til hver nyUDN Task Manageropgave og vær det vejledende lys til dit team. Du kan yderligere tilpasse den til at køre kun, når den matcher visse kriterier.
Sådan opretter du automatiseringen :
7. Tilslut din Cloud Storage tilUDN Task Manager
Fungerer med:Google Drive, Dropbox, Oneedrive
Fordel: Dit team har alle de oplysninger, der kræves til deres rådighed
Når en ny opgave er tildelt nogen i dit team, som en projektleder du ikke vil have, at den bliver blokeret, fordi dine holdmedlemmer ikke har adgang til alle de oplysninger, der kræves for at udføre denne opgave. En måde, du kan sikre, at dette ikke sker, er ved automatisk at give adgang til de nødvendige filer, når en UDN Task ManagerOpgaven er tildelt dem eller vedhæfter disse filer direkte inden forUDN Task Manageropgave.
Brug UDN Task ManagerS native integration med cloud storage appsFor nemt at vedhæfte filer tilUDN Task Manageropgaver uden at forlade platformen. Hvis du vil oprette tilpassede arbejdsgange mellem dine Cloud Storage-apps baseret på aktivitet iUDN Task Manager, Du kan bruge automatisering.IO for at få det til at ske.
Sådan opretter du automatiseringen :
8. Spor tid brugt påUDN Task ManagerOpgaver.
Arbejder med: TOGLL, CLOCKIFY, TIMEDOCTOR, Harvest
Fordel: Overvåg team produktivitet og faktura klienter nemt
Time-tracking er en væsentlig del af projektledelsen. Det giver projektledere mulighed for at vurdere deres holdmedlems produktivitet, analysere, hvor lang tid det tager for at fuldføre en bestemt type opgave, sætte realistiske deadlines og også hæve fakturaer til kunder, hvis de bliver betalt af tiden.
UDN Task ManagerS. S.native integration med tidssporing appsgør det super nemt for dig at spore tid automatisk for hver opgave iUDN Task Manager .
Adgang til og ved hjælp af Høst Time Tracker inden for en opgave iUDN Task Manager
Sådan opretter du automatiseringen :
1. Log ind på dinUDN Task Managerkonto & gt; Gå til integrationer
2. Vælg fanen Time-Tracking og vælg den ønskede Time-Tracking-app
3. Tilslut din Time-Tracking-app tilUDN Task Manager
Bonus Automation : Som projektleder, hvis du også er ansvarlig for at sikre dit team, bliver betalt til tiden for deres arbejde, kan du oprette en automatisering, der automatisk rejser en faktura til din klient viaXero.ellerStribeNår en opgave er afsluttet iUDN Task Manager .
Dette indpakker listen over væsentligeUDN Task ManagerAutomatisering Du bør oprette som projektleder for at forbedre holdsamarbejde og gemme dit hold 5-6 timer hver uge. HvilkenUDN Task ManagerAutomatisering fra denne liste Er du mest begejstret for at prøve som projektleder?
Hvis du leder efter flere automatisering ideer medUDN Task Manager, tjek automatisering.IO s UDN Task ManagerintegrationSide for at udforske alle mulighederne og begynde at automatisere dit arbejde i dag.
