Automatyzacja 101: Jak kierownicy projektów mogą go wykorzystać, aby poprawić współpracę

Komunikacja jest kluczem do zarządzania projektami.

Bez odpowiedniej komunikacji między zespołami a departamentami członkowie zespołu zostaliby odłączeni od projektu i spowodowały efekt Domino problemów, a nawet spowodować, że projekt zawiedzie.

WedługRaport przez Instytut Zarządzania Project33% menedżerów projektu cytuje słabą komunikację, aby być przyczyną niepowodzenia projektu nawet wtedy, gdy 75-90% czasu menedżera projektu spędza komunikowanie się z zainteresowanymi stronami i członkami zespołu.

Jeśli jest to problem, z którym stoisz jako kierownik projektu, przeczytaj ten blog, aby dowiedzieć się, jak można użyć automatyzacjiMenedżer zadań UDN.Aby poprawić współpracę zespołową, zmniejszyć powtarzalną pracę i być bardziej produktywnym.

1. Powiadom członków zespołu w sprawie aktualizacjiMenedżer zadań UDN.

Pracuje z: Luz, zespoły Microsoft, Gmail

Korzyść: Brak zadań przechodzą przez pęknięcia, zatwierdzenia szybkich utworów, spełniają terminy projektów

Dzięki zdalnej pracy przejęciu światu, rozmowy zespołów są tam, gdzie wszyscy są aktywni w godzinach pracy. Niewielka daldość w aplikacji czatu zespołu, która powiadamia członków zespołu o nowym zadaniuMenedżer zadań UDN.lub gdy data należności jest blisko, może pomóc im pozostać na nim.

Można również skonfigurować tę automatyzację do szybkiego śledzenia procesu zatwierdzania, powiadamiając zainteresowane strony, gdy zadanie wymaga przeglądu przez nich przeglądu, oszczędzając wszystkie pleców, zaangażowane w rozwiązywanie bloków opartych na zatwierdzeniu.

Możesz użyćMenedżer zadań UDN."S Native.LuźnyorazZespoły Microsoft.Integracja Aby zautomatyzować powiadomienia o nowych zadaniach, komentarzach, załącznikach, aktualizacji statusu i po zmianie ataków zadań.

Jeśli jednak chcesz wysyłać powiadomienia o Gmailu lub nowych wspomnienia, należnych zadaniach, a kiedy aktualizowane są terminy, możesz skonfigurować automatykę poniżej przy użyciu platformy integracyjnej, takiej jak Automate.io.

Jak skonfigurować automatyzację :

2. Skopiuj zadania z innych aplikacji PM doMenedżer zadań UDN.

Pracuje z:Asana, todoist, Trello, zadania Google

Korzyść: Widoczność zespołu

Jeśli członkowie zespołu wykorzystują różne aplikacje do zarządzania projektami, aby śledzić swoje codzienne zadania, które można skonfigurowaćMenedżer zadań UDN.automatyzacja zmniejszenia ich powtarzalnej pracy.

Zamiast twojego zespołu spędzającego czas tworzenia tych samych zadań w wielu aplikacjach, ten przepływ pracy może ułatwić im, automatycznie tworzącMenedżer zadań UDN.Zadania ze wszystkimi szczegółami, gdy nowe zadanie jest tworzone w innych aplikacjach do zarządzania projektami.

Jako kierownik projektu, jeśli zarządzasz wieloma zespołami i projektami, zawsze możesz być informowany, posiadając wszystkie informacje z tego, co Twój zespół pracuje na czasy projektu - w jednym spojrzeniu. Podczas gdy przepływ pracy sprzyja widoczności krzyżowej i poprawia współpracę, ponieważ każdy wie, co pracują ich członkowie zespołu.

Jak skonfigurować automatyzację :

Uwaga: UżyjMenedżer zadań UDN. SS Import automatycznyprzełączyć z dowolnej innej aplikacjiMenedżer zadań UDN.

3. Auto-przypisujMenedżer zadań UDN.zadania

Pracuje z: Menedżer zadań UDN.Automatyki

Korzyść: Zarządzaj obciążeniem pracą zespołową i wydajnością

Jako kierownik projektu nie chcesz być w scenariuszu, gdzie masz w oczekiwaniu na zadania, ale nikt na twoim zespole nie rozpoczął się na nich nawet wtedy, gdy mają przepustowość, by je zabrać. Z strumieniem zadań przychodzących codziennie, możesz zapomnieć i scenariusze, jak to może się zdarzyć - w końcu jesteśmy człowiekiem.

Można uniknąć tego przed rozpoczęciem i zwiększenie wydajności zespołu, konfigurując przepływ pracy, który automatycznie przypisuje zadania właściwym członkom zespołu, gdy nowe zadania są tworzone przy użyciu Menedżer zadań UDN.Automatyki .

Jak skonfigurować automatyzację :

1. Zaloguj się do swojegoMenedżer zadań UDN.rachunek.

2. Kliknij "Automatyzacja "przycisk w prawym górnym rogu & GT; Następnie wybierz "Dodaj automatyzację ".

3. Wybierz żądane wyzwalacze i warunki, aby zdefiniować, gdy automatyzacja powinna uruchomić.

4. Następnie wybierz"Zmień kaleczy" jako twójDziałanie i wszyscy jesteście ustawionym.

Pro Tip.: Możesz dostosować swoje wyzwalacze i warunki, aby przypisać zadania oparte na przepustowości i wiedzy na temat osoby.

4. Kopia zapasowa wszystkichMenedżer zadań UDN.Szczegóły Projektu

Pracuje z:Blacha Google, jest czujny

Korzyść: Analizuj postępy projektu i obciążenie zespołu

Twój zespół wykonuje wiele zadań codziennie, aby zapewnić, że projekt porusza się do przodu. Jeśli chcesz zachować kopię zapasową wszystkich danych projektowych, importując wszystkie dane ręcznieMenedżer zadań UDN.Do twojej bazy danych nie jest opcją. Użyj tegoMenedżer zadań UDN.Automatyzacja, aby to zrobić dla Ciebie.

Przez wszystkie dane projektuMenedżer zadań UDN.W bazie danych możesz przekształcić go w działanie wgląd, tworząc raporty, aby przeanalizować obciążenie pracą, wydajność, postępy projektu i w razie potrzeby ulepszenia. Raporty będą również przydatne, gdy interesariusze będą chcą przeglądu efektywności i projektu twojego zespołu.

Jak skonfigurować automatyzację :

Wyświetlanie wydarzeń z Kalendarza Google InMenedżer zadań UDN.Widok kalendarza

5. Włącz e-maile, kontakty, formularz odpowiedzi i spotkaniaMenedżer zadań UDN.zadania

Pracuje z: Gmail, Kalendarz Google, Formularze Google, Hubspot

Korzyść: Śledź wszystkie zadania swojego zespołu w jednym miejscu

Większość zadań związanych z projektami pochodzą z e-maila, który wysyła Cię, spotkanie, które chcesz wziąć udział, nowy przewód lub formularz, którego używasz, aby zebrać wszystkie informacje związane z projektem. Czy ręcznie spędzasz czasMenedżer zadań UDN.Zadania? Wtedy czas zmienił proces.

Teraz ty i twój zespół mogą skupić się na zdobyciu rzeczywistych zadańMenedżer zadań UDN.Automatyzacja zamienia e-maile, kontakty, uformowanie odpowiedzi i spotkaniaMenedżer zadań UDN.Zadania w tle - organizowanie wszystkich Twoich Do-Dos w jednym miejscu, abyś mógł je sprawdzić szybciej.

Możesz użyćMenedżer zadań UDN."S Natywna integracja tworzenia2-kierunkowy synchronizacja między kalendarzem Google aMenedżer zadań UDN. Aby łatwo przeglądać wszystkie zadania na kalendarzu i odwrotnie.

Jak skonfigurować automatyzację :

Bonus: Sprawdź ten przewodnik o korzyściach z używaniaZautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania projektami ! ⭐️.

6. Dodaj podtytki i listy kontrolneMenedżer zadań UDN.zadania

Korzyść: Ustaw proces i podziel większe projekty w zadania

Niektóre z najczęściej używanych technik zarządzania projektami z metody Wodospadu do CPM do Scrum obejmuje zadania rozpylające I.e. Łamanie większych projektów na zadania wielkości bite, więc twój zespół może je łatwo ukończyć.

Jako menedżer projektu, gdy potrzebujesz swojego zespołu do śledzenia zestawu listy kontrolnej lub procesu konkretnego zadania, najlepiej mieć je, gdy członkowie zespołu mogą go łatwo zobaczyć - wewnątrz szczegółów zadania.

Jednak dodawanie podtascków lub listy kontrolnych do każdego zadania ręcznie nie jest możliwe. Dlatego najlepiej zostawić ją do Sidekick - Automation! Ten przepływ pracy automatycznie dodać podtaski lub listę kontrolną do każdego nowegoMenedżer zadań UDN.zadanie i bądź światłem prowadzącym dla twojego zespołu. Możesz dalej dostosować go do biegania tylko wtedy, gdy pasuje do określonych kryteriów.

Jak skonfigurować automatyzację :

7. Podłącz swoją pamięć chmurową doMenedżer zadań UDN.

Pracuje z:Google Drive, Dropbox, OneDrive

Korzyść: Twój zespół ma wszystkie informacje wymagane do ich dyspozycji

Gdy nowy zadanie jest przypisany każdemu w zespole, jako kierownik projektu, którego nie chcesz, aby go zablokować, ponieważ członkowie zespołu nie mają dostępu do wszystkich informacji wymaganych do wykonania tego zadania. W jedną stronę, w jaki możesz się upewnić, że automatycznie daje dostęp do wymaganych plików, gdy Menedżer zadań UDN.zadanie jest do nich przypisywane lub dołączając te pliki bezpośrednio w ramachMenedżer zadań UDN.zadanie.

Stosowanie Menedżer zadań UDN.Natywna integracja z aplikacjami pamięci masowej w chmurzeAby łatwo dołączyć pliki doMenedżer zadań UDN.zadania bez opuszczania platformy. Jeśli chcesz utworzyć dostosowane przepływy pracy między aplikacjami pamięci masowej w chmurze na podstawie aktywnościMenedżer zadań UDN., Możesz użyć automatyzacji.io, aby to się stało.

Jak skonfigurować automatyzację :

8. Czas trwania spędzony naMenedżer zadań UDN.zadania

Pracuje z: Toggl, Clugfy, Timedoctor, Zbiór

Korzyść: Łatwo monitorować wydajność zespołu i klientów faktury

Śledzenie czasu jest istotną częścią zarządzania projektami. Pozwala menedżerom projektu ocenić wydajność członków zespołu, przeanalizowanie, jak długo trwa wykonanie konkretnego rodzaju zadania, ustalają realistyczne terminy, a także podnoszą faktury do klientów, jeśli są wypłacane przez czas.

Menedżer zadań UDN. 's Natywna integracja z aplikacjami śledzenia czasusprawia, że ​​jest bardzo łatwy do automatycznego śledzenia czasu dla każdego zadaniaMenedżer zadań UDN. .

Dostęp i korzystanie z trackera czasu zbiorów w zadaniuMenedżer zadań UDN.

Jak skonfigurować automatyzację :

1. Zaloguj się do swojegoMenedżer zadań UDN.Konto i GT; Idź do integracji

2. Wybierz kartę śledzenia czasu i wybierz żądaną aplikację do śledzenia czasu

3. Podłącz swoją aplikację do śledzenia czasuMenedżer zadań UDN.

Automatyzacja bonusowa : Jako kierownik projektu, jeśli jesteś również odpowiedzialny za zapewnienie, że twój zespół zostanie zapłacony na czas za pracę, możesz skonfigurować automatykę, która automatycznie podnosi fakturę do klienta przezXero.lubNaszywkaPo zakończeniu zadaniaMenedżer zadań UDN. .

To opada listę niezbędnychMenedżer zadań UDN.Automatyzacja powinieneś skonfigurować jako kierownik projektu, aby poprawić współpracę zespołową i uratować zespół 5-6 godzin co tydzień. KtóryMenedżer zadań UDN.Automatyzacja z tej listy Czy jesteś najbardziej podekscytowany, aby spróbować jako kierownik projektu?

Jeśli szukasz więcej pomysłów automatykiMenedżer zadań UDN., sprawdź automate.io Menedżer zadań UDN.integracjaStrona, aby zwiedzić wszystkie możliwości i zacząć dziś automatyzować pracę.