έναρξη του έργου: Το πρώτο βήμα για την επιτυχή διαχείριση του έργου

Περίληψη

βεβαιώνει την έναρξη του έργου ώστε να θέσει ένα ισχυρό θεμέλιο για ένα νέο έργο. Είναι η πρώτη από τις πέντε φάσεις διαχείρισης του έργου, όταν περιγράφει γιατί κάνεις το έργο και τι επιχειρηματική αξία που θα παραδώσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να εξασφαλίσει buy-in από βασικά ενδιαφερόμενα μέρη. Σε αυτό το άρθρο, να περιγράψετε γιατί τα θέματα έναρξης του έργου και το περίγραμμα τέσσερα βασικά βήματα για να ξεκινήσετε το έργο σας μακριά στο δεξί πόδι.

«Έναρξη Ας δούμε την πρώτη στιγμή, ένα πολύ καλό μέρος για να ξεκινήσετε.»

Δεν μπορεί να τραγουδά με φόντο την Αυστριακές Άλπεις, αλλά φασκόμηλο συμβουλές Julie Andrews’ ισχύει εξίσου και για τη διαχείριση του έργου όσο και για τη μουσική. Μια καλή αρχή καθορίζει μια απαραίτητη βάση για τηντην επιτυχή διαχείριση του έργου. Και με την έναρξη του έργου, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι έχετε τον έλεγχο όλες τις σωστές θέσεις πριν το τέρμα του έργου σου.

Τι είναι η έναρξη του έργου;

έναρξη του έργου είναι το πρώτο βήμα για την έναρξη ενός νέου έργου. Κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης του έργου, θα καθορίσει γιατί κάνεις το έργο και τι επιχειρηματική αξία που θα παραδώσει, στη συνέχεια χρησιμοποιούν τις πληροφορίες αυτές για να ασφαλείς buy-in από βασικά ενδιαφερόμενα μέρη.

Ο όρος «έναρξη του έργου» προέρχεται από μιαμοντέλο πέντε φάσεωνΔημιουργήθηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI). PMI περιγράφει αυτό το μοντέλο στον Οδηγό τους για τον Φορέα Διαχείρισης Έργου της Γνώσης, επίσης γνωστή ως ηPMBOK® Οδηγός. Το μοντέλο διαιρεί τον κύκλο ζωής ενός έργου σε αυτά τα πέντε στάδια:

Την έναρξη του έργου: Ορίστε ευρέως το έργο σας και ασφαλή buy-in.

Προγραμματισμός Έργου: Δημιουργία λεπτομερώς τους στόχους και έναν οδικό χάρτη του έργου.

Εκτέλεση έργου: Ξεκινήστε το έργο σας χρησιμοποιώντας πληροφορίες από τα δύο πρώτα βήματα.

Απόδοση του έργου: Μετρήστε την αποτελεσματικότητα χρησιμοποιώνταςΒασικοί δείκτες απόδοσης (KPI) .

Κλείσιμο έργου: Debrief με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Έργο του σχεδιασμού για την έναρξη του έργου σε σχέση με

Κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης του έργου, να ορίσετε το έργο σας σε υψηλό επίπεδο, προκειμένου να αποδείξει επιχειρηματική αξία της. Μόλις εξασφαλίσετε buy-in από βασικά ενδιαφερόμενα μέρη και να αποδείξει ότι το σχέδιό σας είναι εφικτό, μπορείτε στη συνέχεια να προχωρήσουμε στηνΠρογραμματισμός Έργουφάση. Αυτό είναι όταν ορίζετε σαςσυγκεκριμένοι στόχοι , παραδοτέα, καιΕργαλείο οδούμε περισσότερες λεπτομέρειες. Σκεφτείτε το αυτό τον τρόπο, θέλετε να παρέχουν αρκετές πληροφορίες για ασφαλή έγκριση κατά τη φάση εκκίνησης, στη συνέχεια, περνούν το χρόνο διευθέτηση των λεπτομερειών της μελέτης του έργου, αφού πάρει το πράσινο φως.

Γιατί το θέμα φάση έναρξης του έργου;

Ξεκινώντας ένα νέο έργο είναι συναρπαστικό, αλλά είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η πρωτοβουλία σας θα προσθέσει πραγματικά αξία πριν από το άλμα στο στάδιο του σχεδιασμού. Αυτός είναι όπου έναρξη του έργου έρχεται σε προσφέρει μια δομημένη προσέγγιση για να αποδείξει την επιχείρησή περίπτωση που το έργο σας και να αποδείξει ότι η δουλειά που θα κάνουμε είναι εφικτό. έναρξη του έργου διασφαλίζει επίσης ότι θηλιά στο ενδιαφερόμενους νωρίς, ώστε να μπορείτε να εξασφαλίσετε βασικών πόρων, αύξηση της προβολής για το έργο σας, και να αποτρέψει δαπανηρές οδοφράγματα στον δρόμο.

Η διαδικασία έναρξης του έργου: 4 βήματα για να ξεκινήσετε

Έτσι, έχετε καταλήξει σε μια όμορφη νέο έργο ιδέα, τώρα τι; Εδώ είναι πώς να προσεγγίσουμε αυτό το πρώτο στάδιο της διαχείρισης του έργου και να θέσει ένα γερό θεμέλιο για το νέο σας έργο.

1. Δημιουργήστε ένα χάρτη του έργου ή την επιχείρησή περίπτωση

Σε αυτό το πρώτο βήμα, θα αποδείξει γιατί το έργο σας είναι απαραίτητο και τι όφελος που θα επιφέρει. Μπορείτε να το κάνετε αυτό είτε μεΧάρτης έργουή έναεπαγγελματική υπόθεση. Τα δύο αυτά έγγραφα ακολουθούν την ίδια βασική ιδέα, δεδομένου ότι είναι τόσο χρησιμοποιείται για να περιγράψει τις βασικές λεπτομέρειες του έργου και γήπεδο πρωτοβουλία σας για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η κύρια διαφορά μεταξύ τους είναι το πεδίο εφαρμογής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα χάρτη του έργου για τις μικρότερες πρωτοβουλίες, καθώς και των επιχειρήσεων ισχύει για τα μεγάλα έργα που απαιτούν σημαντικούς πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χάρτη του έργου για επανασχεδιασμό της αρχικής σελίδας της εταιρείας σας, και επιχειρηματικό περίπτωση για μια rebrand σε επίπεδο εταιρείας.

Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε ένα χάρτη του έργου ή επαγγελματικά περίπτωση, αυτή είναι η ευκαιρία σας να αποδείξετε πόσο το έργο σας θα προσθέσει αξία των επιχειρήσεων και γιατί θα πρέπει να έχετε συγκεκριμένους πόρους, όπως τα μέλη του προϋπολογισμού, τον εξοπλισμό, ή ομάδα. Εδώ είναι μια πρόχειρη πρότυπο για το τι αυτά τα δύο έγγραφα που συνήθως περιλαμβάνουν:

Ένας χάρτης του έργου αποδεικνύει γιατί το έργο σας είναι σημαντικό, τι θα συνεπάγεται, και οι οποίοι θα εργάζονται σε αυτό, όλα μέσα από τα ακόλουθα στοιχεία:

Γιατί: Οι στόχοι και ο σκοπός του έργου

Τι : ΟΠεδίο εφαρμογής του έργου, Συμπεριλαμβανομένων περίγραμμα των σαςΠροϋπολογισμός έργου

Ο οποίος: Κλειδί τα ενδιαφερόμενα μέρη, τους χορηγούς του έργου, καθώς και τα μέλη της ομάδας έργου

Μια περίπτωση που η επιχειρηματική δραστηριότητα περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία ενός χάρτη του έργου, μαζί με αυτά τα πρόσθετα στοιχεία:

Μια ολοκληρωμένη χρηματοοικονομική ανάλυση, καθώς και εκτίμηση της απόδοσης της επένδυσης (ROI) του έργου σας θα φέρει

Η ανάλυση των κινδύνων του έργου καιΣχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Ένα σχέδιο δράσης που περιλαμβάνει το πώς οι αποφάσεις θα λαμβάνονται (όπωςΔιάγραμμα ρατσέτας), ένασχέδιο επικοινωνίαςΚαι τα επόμενα βήματα που θα πάρετε, αν η επιχείρηση σας έχει εγκριθεί

2. Αναγνώριση των κύριων ενδιαφερόμενων μερών και το βήμα του έργου σας

Έπειτα επάνω, καθορίζει ποιος πρέπει να υπογράφει για καταστατικός χάρτης του έργου ή την επιχείρησή σας περίπτωση. Αυτό περιλαμβάνει τα κύρια ενδιαφερόμενα μέρη που έχουν λόγο στην έκβαση του έργου, για παράδειγμα, εκτελεστικό ηγέτες, τους χορηγούς του έργου, ή διατμηματικών ομάδων που ζητάτε προϋπολογισμό ή τους πόρους σας από. Αν δεν είστε σίγουροι ποιος βασικούς ενδιαφερόμενους σας, ρωτήστε τον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις:

Ποιος πρέπει να εγκρίνει το έργο μου;

Ποιος θα παρέχει πόρους για το έργο μου;

Ποιος μπορεί να επηρεάσει το έργο μου;

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναανάλυση των εμπλεκόμενων φορέων του έργουγια να εξασφαλίσει ότι δεν είστε πάνω από οποιαδήποτε σημαντικούς παίκτες. Η μεθοδολογία αυτή περιλαμβάνει τη διαίρεση των ενδιαφερομένων σε τέσσερις κύριες ομάδες: άτομα με υψηλή επιρροή και υψηλά επιτόκια, υψηλή επιρροή και χαμηλό ενδιαφέρον, χαμηλό επιρροή και υψηλά επιτόκια, και χαμηλή επιρροή και χαμηλό επιτόκιο. Ο καθένας στο πρώτο κάδο (υψηλή επιρροή και υψηλά επιτόκια) είναι πιθανόν αποτελούν βασικό παράγοντα που θα πρέπει να εγκρίνει το έργο σας κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης.

Εκτός από τα κύρια ενδιαφερόμενα μέρη, τώρα είναι μια καλή στιγμή για τον εντοπισμό άλλων ατόμων που μπορεί να επηρεαστούν από ή ενδιαφέρονται για το έργο σας. Αν και αυτοί οι άνθρωποι δεν πρέπει να εγκρίνει επισήμως την πρωτοβουλία σας, ίσως είναι χρήσιμο να τους δώσει μια πρόωρη heads-up, ειδικά αν αυτό το έργο θα επηρεάσει την εργασία τους. Μπορούν επίσης να είναι σε θέση να παράσχει πρόσθετη στήριξη με τη μορφή διορατικότητα ή πόρων.

Να πάρει buy-in των ενδιαφερομένων κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης, όχι μόνο σας βοηθά ασφαλή έγκριση, υποστήριξη και πόρους, αυξάνει επίσης την προβολή του έργου και αποτρέπει δαπανηρές οδοφράγματα αργότερα στον κύκλο ζωής του έργου.

3. Εκτελέστε μια μελέτη σκοπιμότητας

Σε αυτό το σημείο έχετε έριξε το έργο σας, αποδεικνύοντας ότι προσθέτει αξία και να ταιριάζει με την παρέα σας είναι συνολικήστρατηγικό σχέδιο. Τώρα, ήρθε η ώρα να τρέξει έναμελέτη σκοπιμότηταςΓια να επιβεβαιώσετε το έργο σας είναι δυνατό με τους πόρους που έχετε στη διάθεσή σας.

Με απλά λόγια, μια μελέτη σκοπιμότητας αξιολογεί κατά πόσον το έργο σας θα μπορούσε να είναι επιτυχής. Απαντά στις ακόλουθες ερωτήσεις:

Μήπως η ομάδα μου να έχει τους απαιτούμενους πόρους για να ολοκληρωθεί αυτό το έργο;

Θα υπάρξει αρκετή απόδοση της επένδυσης (ROI) για να κάνουν αυτό το έργο αξίζει να επιδιωχθεί;

Εάν μπορείτε να απαντήσετε ναι σε δύο ερωτήσεις, έχετε μια σταθερή λογική να προχωρήσουμε με το έργο σας. Αν μελέτη σκοπιμότητας σας καταλήγει στο συμπέρασμα ότι δεν έχετε αρκετό προϋπολογισμό ή τους πόρους, έχετε δημιουργήσει ένα ισχυρό επιχείρημα για να πάει πίσω στους ενδιαφερόμενους φορείς και να ζητήσει περισσότερα. Και αν ROI του έργου σας δεν είναι μέχρι τον ταμπάκο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα για να τσίμπημα σαςσχέδιο έργου-ή ακολουθήσει μια διαφορετική ευκαιρία εξ ολοκλήρου.

Οι μελέτες σκοπιμότητας χρησιμοποιούνται συνήθως για μεγαλύτερα έργα που απαιτούν σημαντικούς πόρους της εταιρείας. Μπορεί να μην χρειαστεί να εκτελέσετε μια μελέτη σκοπιμότητας για μικρότερα έργα με ελάχιστο μακροπρόθεσμο αντίκτυπο. Μπορείτε επίσης να παραλείψετε αυτό το βήμα αν έχετε διαχειριστεί ένα παρόμοιο έργο στο παρελθόν, οι ανταγωνιστές σας έχουν ήδη επιτύχει με παρόμοια πρωτοβουλία ή έχετε εκτελέσει μια παρόμοια μελέτη σκοπιμότητας κατά τα τελευταία τρία χρόνια. Λάβετε υπόψη ότι μια μελέτη σκοπιμότητας απαιτεί χρόνο και πόρους για να ολοκληρωθεί, οπότε βεβαιωθείτε ότι είναι πραγματικά απαραίτητο προτού να βουτήξετε.

4. Συναρμολογήστε την ομάδα και τα εργαλεία σας

Τώρα που το έργο σας έχει εγκριθεί και αποδεδειγμένη σκοπιμότητα, μπορείτε τελικά να αρχίσετε να συγκεντρώνετε την ομάδα, το χώρο εργασίας και τα εργαλεία σας. Εδώ είναι μερικοί δείκτες για να ξεκινήσετε:

Μια καλή ομάδα μπορεί να προχωρήσει σε μεγάλο βαθμό στην πραγματοποίηση του έργου σας επιτυχία,Και μπορεί να χρειαστεί χρόνος για να βρούμε άτομα με τις σωστές εμπειρίες και δεξιότητες. Είναι καλή ιδέα να ξεκινήσετε τη διαδικασία το συντομότερο δυνατόν μόλις επιβεβαιωθεί το έργο σας - ειδικά αν χρειαστεί να προσλάβετε νέους υπαλλήλους ή ενσωματωμένους εργολάβους. Και ανάλογα με τις διαδικασίες της εταιρείας σας, ίσως χρειαστεί να υποβάλετε αίτημα εκ των προτέρων για να επανατοποθετήσετε τους υπάρχοντες υπαλλήλους στο έργο σας.

Εξετάστε το πώς θέλετε να οργανώσετε το δικό σας δομή ομάδας . Για παράδειγμα, θέλετε μια απλή ιεραρχική δομή με τα μέλη της ομάδας που αναφέρουν στην ενιαία ομάδα οδηγεί - ή κάνει πιο νόημα να διαιρέσετε την ομάδα σας με γεωγραφική περιοχή;

Όπου εργάζεστε μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε.Εάν σχεδιάζετε να διαχειριστείτε το έργο σας εξ αποστάσεως, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή υποδομή που έχει συσταθεί για να διαχειριστείτε έναεικονική ομάδα. Και αν η ομάδα σας θα εργαστεί στο χώρο, να έχετε κατά νου ότι ίσως χρειαστεί να ζητήσετε χώρο γραφείων πολύ νωρίτερα από σαςΣυνάντηση του έργου .

Επιλέξτε τα σωστά εργαλεία.Σκεφτείτε πώς η ομάδα σας θα συνεργαστεί σε καθημερινές εργασίες - για παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το Google Docs ή πιο ισχυρόΛογισμικό διαχείρισης έργου? Μπορεί να θέλετε να εξετάσετε ένα εργαλείο όπως UDN Task Manager , που σας επιτρέπει να συγκεντρώσετε την επικοινωνία ομάδας σε ένα μέρος, να αναθέσετε εργασίες με σαφείς ιδιοκτήτες και ημερομηνίες λήξης και να οργανώνετε εύκολα έργα με τρόπο που είναι προσαρμοσμένο για την ομάδα σας.

Επόμενο: Σχεδιασμός έργου

Η φάση έναρξης έργου σας εξουσιοδοτεί να τοποθετήσετε ένα ισχυρό θεμέλιο για το έργο σας. Εξασφαλίζει ότι αποδεικνύετε την ανάγκη της επιχείρησης για το έργο σας, ασφαλείς τις απαραίτητες εγκρίσεις, επιβεβαιώστε τη σκοπιμότητα της εργασίας σας και αρχίστε να συγκεντρώνετε την ομάδα σας.

Με αυτό έγινε, είστε ελεύθεροι να ολοκληρώσετε τις λεπτομέρειες σαςσχέδιο έργουΚαι καθορίστε τους συγκεκριμένους στόχους, τα παραδοτέα, ορόσημα και το χάρτη οδού. Τόσο χαρούμενος σχεδιασμός, και εδώ είναι σε πολλές μεγάλες αρχές έργου (και οι επιτυχίες του έργου) για να έρθουν.