A projekt megkezdése: Az első lépés a sikeres projektmenedzsmenthez

Összefoglaló

A projekt megkezdése biztosítja, hogy erős alapot fektessen egy új projekthez. Ez az első öt projektmenedzsment fázis, amikor vázolja meg, miért csinálja a projektet és milyen üzleti értéket fogsz szállítani. Ezután felhasználhatja ezt az információt a kulcsfontosságú érdekeltek beszerzéséhez. Ebben a cikkben azt írják, hogy miért a projekt megkezdése kérdések és vázlat négy fő lépést kell kezdeni a projekt le a jobb lábát.

- Kezdjük elején, nagyon jó helyet kezdeni.

Lehet, hogy nem lehet énekelni Az osztrák Alpok hátterének ellenére, de Julie Andrews Sage tanácsadása éppúgy is alkalmazza a projektmenedzsmentet, mint a zene. A jó kezdet egy szükséges alapot hoz létreSikeres projektmenedzsment. És projekt megkezdése, akkor győződjön meg róla, ellenőrzése minden a megfelelő dobozokat, mielőtt a projekt indul.

Mi a projekt megkezdése?

A projekt megkezdése az első lépés az új projekt megkezdéséhez. A projekt iniciációs fázisában megállapítja, hogy miért csinálja a projektet és milyen üzleti értéket fogsz szállítani - aztán ezt az információt használja a kulcsfontosságú érdekeltek beszerzéséhez.

A "Project Initiation" kifejezés aÖtfázisú modella Project Management Intézet (PMI) által létrehozott. A PMI felvázolja ezt a modellt az útmutatóban a projektmenedzsment tudás testületének, más névenPMBOK® Útmutató. A modell egy projekt életciklusát osztja el az öt szakaszba:

Projekt megkezdése: Nagyjából határozza meg a projektet és biztonságos bevásárlást.

Projekt tervezés: Részletes célok létrehozása és egy projekt ütemterve.

Projekt végrehajtása: Indítsa el a projektet az első két lépésből származó információk használatával.

Projekt teljesítménye: Mérje meg a hatékonyságotFőbb teljesítménymutatók (KPI) .

Projektzárás: Keresés az érdekeltekkel.

A projekt megkezdése vs. projekttervezés

A projekt iniciációs fázisában magas szinten határozza meg a projektet az üzleti értékének bizonyításához. Miután a kulcsfontosságú érdekelt felek beszerzését biztosítja, és bizonyítja, hogy a projekt megvalósítható, akkor továbblép aprojekt tervezésfázis. Ez az, amikor meghatározza az ÖnKülönleges célok , szállítmányozók és Project Roadmaprészletesebben. Gondolj erre az útra - Szeretne elegendő információt biztosítani az iniciációs fázisban történő jóváhagyás érdekében, majd töltsön el időt a projekt tervezési részleteinek, miután megkapta a zöld fényt.

Miért van a projekt iniciációs fázis?

Az új projekt elindítása izgalmas, de fontos, hogy megbizonyosodjon róla, hogy a kezdeményezés valójában hozzáadja az értéket, mielőtt ugrik a tervezési fázisba. Ez az, ahol a Project Initiation be van kapcsolva - strukturált megközelítést kínál a projekt üzleti ügyének bizonyításához, és bizonyítja, hogy a munka, amit meg fog tenni. A projekt megkezdése azt is biztosítja, hogy korán az érdekelteknél lopja, így biztosíthatja az alapvető erőforrásokat, láthatja a projektet, és megakadályozhatja a költséges roadblockokat az úton.

A projekt iniciációs folyamat: 4 lépés az induláshoz

Tehát jöttél fel egy új projekt ötletével - most? Itt van, hogyan kell megközelíteni az első fázisban a projekt menedzsment és feküdt egy szilárd alapot az új projekt.

1. Hozzon létre egy projekt alapszabálya vagy üzleti ügyben

Az első lépésben, ha bizonyítja, hogy miért a projekt szükséges, és mi hasznot fog hozni. Ezt megteheti akár egykézikönyvvagy aüzleti ügy. E két dokumentumot ugyanezt alapvető ötlet, mert ők mind a használt felvázolni kulcsfontosságú projekt részleteit és a hangmagasság a kezdeményezését, hogy az érdekelt felek. A fő különbség köztük hatálya-használhatja a projekt charter kisebb kezdeményezések és üzleti ügy nagyobb projektek, amelyek jelentős erőforrásokat. Például előfordulhat, hogy hozzon létre egy projektet charta újratervezése a cég honlapján, és egy üzleti ügy egy vállalati szintű rebrand.

Függetlenül attól, hogy használja a projekt charter, akár üzleti ügyben, ez a lehetőség, hogy bebizonyítsa, hogy a projekt növeli üzleti értéket és miért van szükség külön erőforrások, mint a költségvetés, felszerelés, vagy a csapat tagjai. Íme egy durva sablon, amit a két dokumentum jellemzően tartalmaz:

A projekt charter bizonyítja, hogy miért a projekt fontos, hogy mit von maga után, és ki fogja dolgozni rajta, egész a következő elemeket tartalmazza:

Miért: A projekt célja és célja

Mit: AzA projekt terjedelme, beleértve az Ön vázlatátprojekt költségvetés

Ki : Kulcsfontosságú érdekeltek, projektszponzorok és projektcsapat tagjai

A Business Case magában foglalja a projekt charter összes összetevőjét, valamint ezeket a kiegészítő elemeket:

Átfogó pénzügyi elemzés, beleértve a befektetés megtérülésének becslését (ROI)

A projektkockázatok elemzése és akockázatkezelési terv

Olyan cselekvési terv, amely magában foglalja a döntéseket (például aRaci diagram), akommunikációs terv, és a következő lépések meghozzák, ha üzleti ügye jóváhagyásra kerül

2. Határozza meg a kulcsfontosságú érdekelt feleket és helyezze el a projektet

Ezután határozza meg, hogy ki kell jelentkeznie a projekt charter vagy üzleti ügye. Ez magában foglalja a kulcsfontosságú érdekeltek, akiknek beleszólásuk a kimenetele a projekt-például végrehajtó vezetők, a projekt szponzor, vagy kereszt-funkcionális csoportok, hogy kérsz költségvetési vagy erőforrásokat. Ha nem vagy biztos benne, hogy ki a kulcsfontosságú érdekeltjei, kérdezd meg magad a következő kérdéseket:

Ki kell jóváhagynia a projektemet?

Ki biztosítja az erőforrásokat a projektemhez?

Ki befolyásolhatja a projektemet?

Létrehozhat egyProjekt érdekképviseleti elemzésAnnak biztosítása érdekében, hogy ne hagyja figyelmen kívül a fontos szereplőket. Ez a módszer magában foglalja a elosztjuk érdekeltek négy fő csoportba: ezek a nagy befolyást, és nagy érdeklődést, nagy befolyást és alacsony érdeklődés, alacsony befolyása, és nagy érdeklődést, és alacsony befolyása és az alacsony érdeklődés. Bárki, aki az első vödör (nagy befolyása, és nagy érdeklődést) valószínűleg a fő érdekelt, hogy hagyja jóvá a projekt során a kezdeti fázisban.

Eltekintve a kulcsfontosságú érdekeltek, most is egy jó ideje, hogy azonosítsa a személyek, akik hatással lehetnek az érdeklődő, vagy a projekt. Miközben ezeknek az embereknek nem kell hivatalosan jóváhagyni kezdeményezését, hasznos lehet nekik egy korai heads-up, különösen, ha ez a projekt hatással lesz munkájukra. Képesek lehetnek további támogatást nyújtani betekintés vagy erőforrások formájában.

Az iniciációs fázis során az érdekelt felek bevásárlásának megszerzése nemcsak segíti a jóváhagyást, a támogatást és az erőforrások biztonságát - szintén növeli a projekt láthatóságot, és megakadályozza a költséges roadblockokat később a projekt életciklusában.

3. Futtasson egy megvalósíthatósági tanulmányt

Ezen a ponton a projektet hozta létre, és bizonyította, hogy hozzáadja az értéket, és illeszkedik a vállalathozstratégiai terv. Most itt az ideje, hogy futtassa amegvalósíthatósági tanulmányA projekt megerősítéséhez az Ön rendelkezésére álló erőforrásokkal lehetséges.

Egyszerűen fogalmazva, egy megvalósíthatósági tanulmány értékeli, hogy a projekt sikeres lehet-e. A következő kérdésekre válaszol:

Van-e csapatom a szükséges erőforrásoknak a projekt befejezéséhez?

Elég lesz a befektetés (ROI), hogy ezt a projektet érdemes elérni?

Ha mindkét kérdésre igen válaszolhat, akkor szilárd oka van, hogy előre haladjon a projektjével. Ha a megvalósíthatósági tanulmány arra a következtetésre jutott, hogy nincs elég költségvetési vagy erőforrásokat, létrehozott egy erős eset, hogy menjen vissza az érdekelt felek és kérésre több. És ha a projekt ROI nem a snuff, akkor ezt az adatokat használhatjaprojekt terv- Teljes mértékben folytatja a másik lehetőséget.

A megvalósíthatósági tanulmányokat jellemzően nagyobb projektekre használják, amelyek jelentős vállalati erőforrásokat igényelnek. Lehet, hogy nem kell megvalósíthatósági tanulmányt futtatnia a kisebb projektekhez, minimális hosszú távú hatással. Ezt a lépést is kihagyhatja, ha a múltban hasonló projektet irányított, a versenytársak már sikeresek egy hasonló kezdeményezéssel, vagy az elmúlt három évben hasonló megvalósíthatósági tanulmányt futtatnak. Ne feledje, hogy egy megvalósíthatósági tanulmány időt és erőforrásokat vesz igénybe, ezért győződjön meg róla, hogy valóban szükséges, mielőtt merülne.

4. Szerelje össze a csapatot és eszközöket

Most, hogy a projekt jóváhagyása és megvalósíthatósága bizonyított, végül elkezdheti összeszerelni a csapatot, a munkaterületet és az eszközöket. Íme néhány mutató, hogy elkezdhesse:

Egy jó csapat hosszú utat tehet a projekt sikerének,És időt vehet igénybe, hogy megtalálja az embereket a megfelelő tapasztalatokkal és készségekkel. Jó ötlet, hogy ezt a folyamatot a lehető leghamarabb elindítsa, ha a projekt megerősítést nyer, különösen, ha új alkalmazottakat vagy fedélzeti vállalkozókat kell bérbeadnia. És attól függően, hogy a cég eljárásai, akkor lehet, hogy el kérését előre átminősítése meglévő alkalmazottak a projekthez.

Fontolja meg, hogyan kívánja megszervezni csapatszerkezet . Például, akkor egy egyszerű hierarchikus struktúrát szeretne csapattagokkal jelenteni az egyetlen csapat vezetése - vagy érdemes megosztani csapatát földrajzi régióban?

Ahol a munka befolyásolhatja, hogyan működik.Ha távolról kívánja kezelni a projektet, győződjön meg róla, hogy a megfelelő infrastruktúra avirtuális csapat. És ha a csapat dolgozik a helyszínen, ne feledje, hogy lehet, hogy kérésre irodaterület jóval aA projekt kick-off találkozója .

Válassza ki a megfelelő eszközöket.Fontolja meg, hogy a csapat a napi feladatokon dolgozik-e - például az e-mailt, a Google Dokumentumokat, vagy robusztusabbProjektmenedzsment szoftver? Lehet, hogy egy olyan eszközt szeretne figyelembe venni UDN feladatkezelő , Amely lehetővé teszi, hogy központosítani a csapat kommunikációját egy helyen, hozzá feladatok egyértelmű tulajdonosok és a határidők, és könnyen szervez projektek oly módon, hogy személyre szabott a csapat.

Következő: Projekttervezés

A projekt iniciációs fázis felhatalmazza Önt arra, hogy erős alapot teremtsen a projekthez. Biztosítja, hogy bizonyítsa az üzleti szükségletet a projekthez, biztonságos jóváhagyásokat, megerősítse munkájának megvalósíthatóságát, és kezdje össze a csapatát.

Ezzel történt, szabadon véglegesítheti az Ön részleteitprojekt tervés meghatározza a konkrét célokat, eredményeket, mérföldköveket, és a projekt ütemterv. Olyan boldog tervezés, és itt sok nagyszerű projekt kezdete (és projekt sikerei) jönnek.