プロジェクトの開始：プロジェクト管理を成功させる最初のステップ

概要

プロジェクトの開始は、あなたが新しいプロジェクトのための強力な基盤を築くことを保証します。プロジェクトをやっている理由とそれがどのビジネス価値を提供するのかを概説すると、5つのプロジェクト管理フェーズの最初のものです。その後、その情報を使用して、主要な利害関係者からのバイインを保護することができます。この記事では、プロジェクトの開始が重要な理由を説明し、右足でプロジェクトを開始するための4つの重要な手順を4つのキーステップで説明します。

「最初は始めましょう。

歌っていないかもしれませんオーストリアのアルプスを背景に、Julie AndrewsのSage Adviceは、音楽とのようにプロジェクト管理と同様に適用されます。良い始まりは必要な基礎を築きますプロジェクト管理を成功させる。そしてプロジェクトの開始では、プロジェクトがキックオフする前にすべての正しいボックスをチェックすることを確認できます。

プロジェクトの開始とは何ですか？

プロジェクトの開始は、新しいプロジェクトを開始する最初のステップです。プロジェクト開始段階では、プロジェクトを行っている理由と、それが提供するビジネス価値を確立し、その情報を使用してその情報を使用して、主要な利害関係者からのバイインを保護します。

「プロジェクト開始」という用語はAから来ています5相モデルプロジェクト管理研究所（PMI）によって作成されました。 PMIは、このモデルをプロジェクト管理体のガイドに概説しています。PMBOK®ガイド。モデルはプロジェクトのライフサイクルをこれら5つの段階に分割します。

プロジェクトの開始：プロジェクトと安全なバイインを広く定義します。

プロジェクト計画：詳細な目標とプロジェクトのロードマップを作成します。

プロジェクトの実行：最初の2つのステップからの情報を使用してプロジェクトを起動します。

プロジェクトのパフォーマンス：効果を測定してください主なパフォーマンスインジケータ（KPIS）。

プロジェクトの閉鎖：ステークホルダーとの報告。

プロジェクト開始対プロジェクト計画

プロジェクトの開始フェーズの間、そのビジネス値を実証するために、プロジェクトを高レベルで定義します。あなたが主要な利害関係者からのバイインを確保し、あなたのプロジェクトが実行可能であることを証明したら、あなたはその後進行しますプロジェクト計画段階。それがあなたがあなたを定義するときです具体的な目的 又 成果物、とプロジェクトロードマップさらに詳細に。このように考えてください - あなたは開始段階の間に承認を確保するのに十分な情報を提供したいと思います。

プロジェクトの開始段階が重要なのはなぜですか？

新しいプロジェクトを開始することはエキサイティングですが、あなたのイニシアチブが計画段階に飛び込む前に実際に価値を追加することを確認することが重要です。それが、プロジェクトの開始が入ってきたところで、プロジェクトのビジネスケースを実証するための構造化アプローチを提供し、あなたがする作業が実行可能であることを証明します。プロジェクトの開始はまた、あなたが早めにステークホルダーにループすることを確実にしているので、あなたは不可欠なリソースを確保し、あなたのプロジェクトのための視認性を増し、そして道路を犠牲にするのを防ぎます。

プロジェクト開始プロセス：開始するための4つのステップ

それで、あなたは魅力的な新しいプロジェクトのアイデアを思いついています。これはプロジェクト管理のこの最初の段階に近づき、そしてあなたの新しいプロジェクトのための堅実な基盤を築く方法です。

1.プロジェクトチャーターまたはビジネスケースを作成します

この最初のステップでは、プロジェクトが必要な理由、そしてそれがもたらす恩恵を受けるのかを示します。あなたはどちらのAでもこれを行うことができますプロジェクト計画書またはA.ビジネスケース。これら2つの文書は、両方とも主なプロジェクトの詳細を概説し、ステークホルダーへのイニシアチブを概説するために使用されるので、同じ基本的な考えに従います。それらの主な違いはスコープです - あなたはより小さなイニシアチブのためにプロジェクトチャーター、そして大きなリソースを必要とするより大きなプロジェクトのためのビジネスケースを使用することができます。たとえば、会社のホームページの再設計、および会社全体のレブランドのビジネスケースのためのプロジェクトチャーターを作成することができます。

プロジェクトチャーターやビジネスケースを使用しているかどうかにかかわらず、プロジェクトにビジネス価値を追加する方法、および予算、機器、またはチームメンバーなどの特定のリソースが必要な理由を実証するチャンスです。これは、これら2つの文書が通常含まれているものの大まかなテンプレートです。

プロジェクトチャーターは、あなたのプロジェクトが重要なのか、なぜそれが伴うもの、そしてそれに取り組むか、そしてそのすべての要素を通してそれを取り組むのかを示しています：

どうして：プロジェクトの目標と目的

何： プロジェクトの範囲あなたの概要を含むプロジェクト予算

WHO：主要な利害関係者、プロジェクトスポンサー、およびプロジェクトチームメンバー

ビジネスケースには、プロジェクトチャーターのすべてのコンポーネントが含まれています。

あなたの投資収益率の見積もりを含む包括的な財務分析（ROI）

プロジェクトリスクとAの分析リスク管理計画

決定がどのように行われるかを含む行動計画（RACIチャート）、A通信計画あなたのビジネスケースが承認された場合にあなたが取る次のステップと次のステップ

2.主要な利害関係者を特定し、あなたのプロジェクトをピッチします

次に、プロジェクトチャーターやビジネスケースで誰がサインオフする必要があるかを決定します。これには、プロジェクトの結果、例えば、エグゼクティブリーダー、プロジェクトスポンサー、またはバジェットやリソースを要求しているところで、プロジェクトの結果を示す主要な利害関係者が含まれます。あなたがあなたの主要な利害関係者が誰であるかわからない場合は、次の質問をしてください。

誰が私のプロジェクトを承認する必要がありますか？

誰が私のプロジェクトのためのリソースを提供しますか？

誰が私のプロジェクトに影響を与えることができますか？

Aを作成することもできますプロジェクトステークホルダー分析重要なプレーヤーを見下ろうとしていないことを確認する。この方法論は、ステークホルダーを4つの主要グループに分割することを含みます。影響が高いものと高い関心、高い影響、低利害性、低い影響、高関心、低い影響と低い関心が低い。最初のバケツ（高い影響と高い興味）の人は、開始段階の間にあなたのプロジェクトを承認する必要がある重要な利害関係者です。

主要な利害関係者以外にも、今、あなたのプロジェクトに影響を与えるか、またはあなたのプロジェクトに興味があるかもしれない他の個人を特定するのにも良い時間です。これらの人々は正式にあなたのイニシアチブを承認する必要はありませんが、特にこのプロジェクトが彼らの仕事に影響を与えるならば、それは彼らに早期のヘッドアップを与えるのが役に立つかもしれません。彼らはまた、洞察や資源の形で追加の支持を提供することができるかもしれません。

開始段階の間にステークホルダーの購入の取得は、承認、サポート、およびリソースを確保するのに役立ちます。プロジェクトの視認性を高め、プロジェクトライフサイクルで後で費用のかかる障害を防ぎます。

3.実現可能性調査を実行します

この時点であなたはあなたのプロジェクトを投げ、それが価値を追加し、あなたの会社の全体的にフィットすることを実証しました戦略計画。今、それはAを実行する時が来ました実現可能性研究あなたのプロジェクトを確認するためにあなたがあなたの処分であなたが持っているリソースで可能です。

簡単に言えば、実現可能性調査では、プロジェクトが成功したかどうかを評価します。次の質問に答えます。

私のチームにはこのプロジェクトを完了するための要求されたリソースがありますか？

このプロジェクトを追求する価値があるように投資収益率（ROI）はありますか？

両方の質問にYESに答えることができれば、プロジェクトで前進するための根拠が強いです。あなたの実現可能性研究が十分な予算やリソースを持っていないと結論付けているならば、あなたは利害関係者に戻ってもっとリクエストするための強力なケースを作成しました。そして、あなたのプロジェクトのROIが嗅ぎえにならない場合は、そのデータを使ってあなたを微調整することができますプロジェクト計画- 全体的に異なる機会を追求します。

実現可能性研究は通常、重要な企業資源を必要とするより大きなプロジェクトに使用されます。長期的な影響を最小限に抑えながら、小規模プロジェクトのための実現可能性調査を実行する必要はないかもしれません。また、この手順をスキップすることも、過去に同様のプロジェクトを管理した場合は、競合他社が既に同様のイニシアチブで成功しているか、過去3年間で同様の実現可能性調査を実行しています。実現可能性調査には時間とリソースが完了するまでに留意してください。

4.チームとツールを組み立てます

プロジェクトが承認され、その実現可能性が証明されているので、ついにチーム、ワークスペース、およびツールを組み立てることができます。これがあなたが始めるためのいくつかのポインタです：

良いチームはあなたのプロジェクトを成功させるのに長い道のりを上げることができます、そしてそれは正しい経験とスキルを持つ人々を見つけるのに時間がかかることがあります。プロジェクトが確認されるとすぐにこのプロセスを開始することをお勧めします。そして会社の手続きに応じて、既存の従業員をプロジェクトに再割り当てするために事前に要求を提出する必要があるかもしれません。

あなたの整理をどのように整理したいかを検討してください チーム構造 。たとえば、チームメンバーがシングルチームリードに報告している単純な階層構造を望みますか - またはチームを地理的な地域で分割することを理解していますか。

あなたが働くところにどのように仕事をするかに影響を与えることができます。プロジェクトをリモートで管理することを計画している場合は、必ずAを管理するために設定されていることを確認してください。仮想チーム。そして、あなたのチームが職場で働くならば、あなたはあなたの事前に事前にオフィススペースを要求する必要があるかもしれないことに留意してください。プロジェクトキックオフ会 。

正しいツールを選択してください。あなたのチームが毎日のタスクでどのように働くかを検討してください - たとえば、電子メール、Google Docs、またはより堅牢な電子メールを使用します。プロジェクト管理ソフトウェア？あなたはツールを考えたいと思うかもしれません UDNタスクマネージャー これにより、チームコミュニケーションを一箇所に集中させることができ、クリアオーナーと期日の日付を持つタスクを割り当て、チームに合わせた方法でプロジェクトを簡単に整理します。