Iniziazione del progetto: il primo passo alla gestione del progetto di successo

Sommario

L'avvio del progetto garantisce di deporre una solida base per un nuovo progetto. È la prima delle cinque fasi di gestione del progetto, quando delineo perché stai facendo il progetto e quale valore commerciale consegnerà. Quindi, è possibile utilizzare tali informazioni per proteggere il buy-in dagli stakeholder chiave. In questo articolo, descriviamo il motivo per cui l'avvio del progetto conta e delinea quattro passaggi chiave per avviare il tuo progetto sul piede giusto.

"Iniziamo fin dall'inizio, un ottimo posto dove iniziare."

Potremmo non cantare Contro uno sfondo delle Alpi austriache, ma la consulenza Sage di Julie Andrews si applica altrettanto bene alla gestione del progetto come fa alla musica. Un buon inizio stabilisce una base necessaria perGestione del progetto di successo. E con l'iniziazione del progetto, puoi assicurarti di controllare tutte le caselle giuste prima che il tuo progetto

Qual è l'iniziazione del progetto?

L'avvio del progetto è il primo passo per avviare un nuovo progetto. Durante la fase di inizio del progetto, stabilisci perché stai facendo il progetto e quale valore aziendale consegnerà, quindi utilizzare tali informazioni per proteggere il buy-in da parti interessate.

Il termine "iniziazione del progetto" viene da aModello a cinque fasicreato dall'istituto di gestione del progetto (PMI). PMI delinea questo modello nella loro guida al corpo della Gestione dei progetti di conoscenza, noto anche come ilGuida PMBOK®.. Il modello divide il ciclo di vita di un progetto in queste cinque fasi:

Inizio progetto: Definire ampiamente il tuo progetto e proteggere il buy-in.

Pianificazione del progetto: Crea obiettivi dettagliati e una tabella di marcia del progetto.

Esecuzione del progetto: Avvia il tuo progetto utilizzando le informazioni dei primi due passaggi.

Performance del progetto: Misurare l'efficacia usandoIndicatori chiave delle prestazioni (KPI) .

Chiusura del progetto: Debriefing con gli stakeholder.

Iniziazione del progetto vs. Pianificazione del progetto

Durante la fase di inizio del progetto, si definisce il progetto ad un livello elevato per dimostrare il suo valore commerciale. Una volta assicurato il buy-in dagli stakeholder chiave e dimostra che il tuo progetto è fattibile, poi vai avanti verso ilpianificazione del progettofase. È quando definisci il tuoobiettivi specifici , prodotti finali, eProgetto Roadmap.più in dettaglio. Pensalo in questo modo - vuoi fornire informazioni sufficienti per garantire l'approvazione durante la fase di iniziazione, quindi trascorrere del tempo stirare i dettagli di pianificazione del progetto dopo aver ottenuto la luce verde.

Perché la fase di iniziazione del progetto ha importanza?

Iniziare un nuovo progetto è eccitante, ma è importante assicurarsi che la tua iniziativa effettivamente aggiunga valore prima di saltare nella fase di pianificazione. Ecco dove arriva l'iniziazione del progetto offre un approccio strutturato per dimostrare il caso aziendale del tuo progetto e dimostrare che il lavoro che farai è fattibile. L'avvio del progetto garantisce inoltre di farlo in modo avanzato negli stakeholder, quindi è possibile proteggere le risorse essenziali, acquisire visibilità per il tuo progetto e prevenire costosi blocchi di bordo lungo la strada.

Processo di inizio del progetto: 4 passaggi per iniziare

Quindi hai trovato una nuova idea di progetto allettante, ora cosa? Ecco come avvicinarsi a questa prima fase di gestione del progetto e deporre una solida base per il tuo nuovo progetto.

1. Creare una carta per il progetto o un caso di business

In questo primo passo, dimostra perché il tuo progetto è necessario e quale beneficio porterà. Puoi farlo con entrambiCharter del progettoo A.cassa aziendale. Questi due documenti seguono la stessa idea fondamentale, poiché sono utilizzati entrambi per ilineare i dettagli chiave del progetto e lanciare la tua iniziativa alle parti interessate. La principale differenza tra loro è l'ambito di applicazione, è possibile utilizzare una carta del progetto per iniziative più piccole e un caso di business per progetti più grandi che richiedono risorse significative. Ad esempio, è possibile creare una carta del progetto per una riprogettazione della homepage della tua azienda e un caso di business per un rebrand a largo aziendale.

Indipendentemente dal fatto che tu usi una carta del progetto o un caso di business, questa è la tua occasione per dimostrare come il tuo progetto aggiungerà il valore aziendale e il motivo per cui hai bisogno di risorse specifiche come budget, attrezzature o membri del team. Ecco un modello ruvido di ciò che questi due documenti includono in genere:

Un charter del progetto dimostra perché il tuo progetto è importante, cosa comporterà e chi funzionerà su di esso, tutto attraverso i seguenti elementi:

Come mai: Gli obiettivi e lo scopo del progetto

Che cosa: IlScopo del progetto, incluso un contorno del tuobudget del progetto

Chi: Stakeholder chiave, sponsor del progetto e membri del team di progetto

Un business case include tutti i componenti di un charter del progetto, insieme a questi elementi aggiuntivi:

Un'analisi finanziaria completa, inclusa una stima del ritorno sull'investimento (ROI) il tuo progetto porterà

Un'analisi dei rischi di progetto e aPiano di gestione dei rischi

Un piano d'azione che include in che modo le decisioni saranno effettuate (come aGrafico RaCi.), unPiano di comunicazionee prossimi passi che scatti se il tuo caso aziendale è approvato

2. Identificare le parti interessate chiave e tono il tuo progetto

Avanti in alto, determinare chi ha bisogno di firmare sul tuo progetto charter o business case. Ciò include le principali parti interessate che hanno un diritto nel risultato del tuo progetto, ad esempio, leader esecutivi, sponsor del progetto o team incrociati che stai richiedendo il budget o le risorse. Se non sei sicuro di chi sono le tue parti interessate chiave, chiediti le seguenti domande:

Chi ha bisogno di approvare il mio progetto?

Chi fornirà risorse per il mio progetto?

Chi può influenzare il mio progetto?

Puoi anche creare unAnalisi degli stakeholder del progettoAssicurarsi di non aver trascurato a tutti i giocatori importanti. Questa metodologia implica dividere le parti interessate in quattro gruppi principali: quelli con alta influenza e alto interesse, alta influenza e basso interesse, bassa influenza e alto interesse e bassa influenza e basso interesse. Chiunque nel primo secchio (alta influenza e alto interesse) è probabilmente una stakeholder chiave che dovrebbe approvare il tuo progetto durante la fase di iniziazione.

A parte le parti interessate, ora è anche un buon momento per identificare altri individui che possono essere influenzati o interessati al tuo progetto. Mentre queste persone non hanno bisogno di approvare ufficialmente la tua iniziativa, potrebbe essere utile dare loro un capitolo precoce, soprattutto se questo progetto avrà un impatto sul proprio lavoro. Possono anche essere in grado di fornire un ulteriore supporto sotto forma di intuizione o risorse.

Ottenere il buy-in di partita durante la fase di iniziazione non solo ti aiuta a garantire l'approvazione, il supporto e le risorse, aumenta anche la visibilità del progetto e previene costose roadblock in seguito nel ciclo di vita del progetto.

3. Esegui uno studio di fattibilità

A questo punto hai lanciato il tuo progetto, dimostrando che aggiunge valore e si adatta al complesso della tua aziendapiano strategico. Ora, è il momento di eseguire astudio di fattibilitàPer confermare il tuo progetto è possibile con le risorse che hai a tua disposizione.

In poche parole, uno studio di fattibilità valuta se il tuo progetto potrebbe avere successo. Risponde alle seguenti domande:

La mia squadra ha le risorse richieste per completare questo progetto?

Ci sarà abbastanza ritorno sull'investimento (ROI) per rendere questo progetto da perseguire questo progetto?

Se riesci a rispondere sì a entrambe le domande, hai una soluzione solida per andare avanti con il tuo progetto. Se il tuo studio di fattibilità conclude che non hai abbastanza budget o risorse, hai creato un caso forte per tornare alle parti interessate e richiedere di più. E se il ROI del tuo progetto non è all'altezza di tabacco, puoi usare i dati per modificare il tuoschema del progetto-Se perseguire una diversa opportunità interamente.

Gli studi di fattibilità sono generalmente utilizzati per progetti più grandi che richiedono risorse aziendali significative. Potresti non aver bisogno di eseguire uno studio di fattibilità per progetti più piccoli con un impatto minimo a lungo termine. Puoi anche saltare questo passaggio Se hai gestito un progetto simile in passato, i tuoi concorrenti stanno già succedendo con un'iniziativa simile, o hai eseguito uno studio di fattibilità simile negli ultimi tre anni. Tieni presente che uno studio di fattibilità richiede tempo e risorse da completare, quindi assicurati che sia davvero necessario prima di immergerti.

4. Assemblare la tua squadra e strumenti

Ora che il tuo progetto è approvato e la sua fattibilità ha dimostrato, puoi finalmente iniziare a assemblare la tua squadra, l'area di lavoro e gli strumenti. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare:

Una buona squadra può fare una lunga strada nel rendere il tuo progetto un successo,E può richiedere del tempo per trovare persone con le giuste esperienze e abilità. È una buona idea iniziare questo processo il prima possibile una volta confermato il tuo progetto, specialmente se è necessario assumere nuovi dipendenti o contraenti a bordo. E a seconda delle procedure della vostra azienda, potrebbe essere necessario presentare una richiesta in anticipo per riassegnare i dipendenti esistenti al progetto.

Considera come vuoi organizzare il tuo Struttura della squadra . Ad esempio, vuoi una semplice struttura gerarchica con i membri del team che riportano con lead di squadra singola - o ha più senso dividere la tua squadra dalla regione geografica?

Dove lavori può influenzare come lavori.Se hai intenzione di gestire il tuo progetto in remoto, assicurati di avere l'infrastruttura giusta impostata per gestire Asquadra virtuale. E se la tua squadra lavorerà in loco, tieni presente che potresti aver bisogno di richiedere lo spazio ufficio con largo anticipo del tuoRiunione di inizio del progetto .

Scegli gli strumenti giusti.Considera come il tuo team lavorerà insieme sulle attività quotidiane, ad esempio, userete e-mail, documenti di Google o più robustiSoftware di gestione del progetto? Potresti voler considerare uno strumento come UDN Task Manager , che ti permette di centralizzare la comunicazione del team in un unico posto, assegnare compiti con i proprietari chiari e le date dovute e organizzare facilmente progetti in un modo che è fatto su misura per la tua squadra.

Accanto: Pianificazione del progetto

La fase di inizio del progetto ti consente di deporre una solida base per il tuo progetto. Assicura di provare la necessità di attività per il tuo progetto, sicure approvazioni necessarie, confermare la fattibilità del tuo lavoro e inizia a assemblare la tua squadra.

Con quello fatto, sei libero di finalizzare i dettagli del tuoschema del progettoe determinare i tuoi obiettivi specifici, i risultati, le pietre miliari e la roadmap di progetto. Così felice pianificazione, ed ecco a molti grandi inizi del progetto (e progetti i successi) a venire.