Cómo alinear a su equipo con una plantilla de horario de trabajo (con ejemplos)

Resumen

Use un horario de trabajo para aclarar qué miembros del equipo están funcionando, cuándo. Un programa de trabajo es un documento simple, pero puede tomar este documento al siguiente nivel agregando plazos de proyecto y asignaciones de tareas. En este artículo, se sumergiremos en los diferentes tipos de horarios de trabajo, cómo puede crear uno, y cómo una herramienta en línea le brinda la flexibilidad para cambiar su horario de trabajo y colaborar con los miembros del equipo en los proyectos.

Un programa de trabajo es una forma de documentar cuando los miembros de su equipo están trabajando y en qué están trabajando. Este tipo de documentación puede sonar simple, pero es esencial para la estructura de su equipo. Al visualizar las tareas de su equipo con anticipación, usted permite la colaboración del equipo y mantener los proyectos en la pista.

Hay muchos tipos deprogramas de trabajopara elegir, dependiendo de las necesidades de su negocio. Aunque la creación de una plantilla de horario de trabajo es compleja, puede usar herramientas de programación para crear opciones de personalización sin fin. Luego, una vez que haya creado su horario de trabajo, llévelo a la vida usando herramientas en línea.

Tipos de horarios de trabajo

Los horarios de trabajo varían entre las industrias, los roles y los países. Un ingeniero de software puede funcionar el turno de la noche para mantener los sistemas que se ejecutan para los trabajadores diurnos, y un gerente de operaciones puede tener programas de cambio prolongados para observar la fabricación.

Si bien su empresa puede apegarse a un horario de tiempo completo tradicional, puede ser útil familiarizarse con otros tipos de horarios de trabajo. Los miembros de su equipo pueden apreciar la flexibilidad con su día en lugar de adherirse a un horario de 9 a 5. Pero antes de realizar cualquier cambio en el horario de trabajo de su equipo, asegúrese de consultar con su equipo legal interno. Siempre asegúrese de seguir las leyes locales y federales al asignar horarios de trabajo.

Algunos de los tipos más comunes de horarios de trabajo incluyen:

Tiempo completo

Un horario de tiempo completo significa que los miembros de su equipo están trabajando una semana laboral tradicional. Por ejemplo, en los Estados Unidos, un horario de tiempo completo significa que los miembros del equipo trabajan 40 horas por semana, tradicionalmente de 9 a.m. a 5 p.m., de lunes a viernes. Otros países, como Francia, podrían tener otras definiciones legales de lo que significa "tiempo completo", así que siempre consulte con sus equipos internos legales y de recursos humanos si aún no lo ha hecho.

Si usa este horario de trabajo, generalmente trabajará al mismo tiempo que otros en su equipo. Esto facilitará la comunicación con los socios o partes interesadas. Puede configurar un horario de tiempo completo para los miembros de su equipo manteniendo las fechas de inicio de los plazos y tareas dentro de estas horas.

Medio tiempo

Los miembros del equipo a tiempo parcial trabajan menos que una semana laboral completa. Es posible que tenga temporizadores parciales para roles que no requieren tanto trabajo, o porque un miembro del equipo no quiere trabajar a tiempo completo. Para configurar horarios de tiempo parcial, tomar nota de cuándo estas personas estén disponibles para trabajar y asignarles tareas que puedan trabajar con otros durante los tiempos asignados.

Hay una variedad de leyes locales y federales que rigen lo que los horarios de trabajo a tiempo parcial pueden estar disponibles en su área. En caso de duda, consulte con su equipo legal interno para saber qué opciones de tiempo parcial están disponibles para los miembros de su equipo, si corresponde.

Remoto / flexible

Muchas compañías han adoptado horarios remotos / a tiempo flexibles para darles a los miembros del equipo más libertad. La flexibilidad puede reducir la rotación de los empleados, lo que resulta en costos laborales reducidos. Un horario de tiempo flexible puede requerir horas de trabajo básicas de 10am a 2pm, mientras que las otras cuatro horas son la elección de los miembros del equipo. En este ejemplo, siempre que cada miembro del equipo trabaje ocho horas por día, han cumplido con su requisito de trabajo diario.

Los horarios de Flex no están disponibles para cada equipo, compañía o país, pero puede ser una buena solución para darle a su equipo la flexibilidad que necesitan para hacer su mejor trabajo. Si intenta este tipo de horario de trabajo, asegúrese de programar reuniones de equipos como reuniones y talleres dentro de las horas principales cuando sepa que todos estarán en el trabajo.

Horario de trabajo 5-4 / 9

El horario de trabajo 5-4 / 9 es una forma creativa de ajustar las horas de tiempo completo de los miembros del equipo. En esta configuración, los miembros del equipo trabajan 80 horas durante dos semanas, pero lo hacen trabajando cinco días de nueve horas durante la semana uno, y cuatro días de nueve horas durante la semana dos. Esto beneficia a los miembros del equipo porque reciben un fin de semana de tres días cada dos semanas. Este cambio en el programa de trabajo en equipo podría mejorar el equilibrio de la vida laboral sin interrumpir la comunicación con otros en su industria. Al igual que con otros horarios de trabajo, verifique las pautas locales y federales antes de intentar implementar este horario.

2-2, 3-2, 2-3 Horario de trabajo

El horario de trabajo 2-2, 3-2, 2-3 es más común para los miembros del equipo que trabajan alrededor del reloj, pero podría inspirar su plantilla de horario de trabajo. En este horario, los miembros del equipo trabajan en turnos de 12 horas. Trabajan dos días, seguidos de dos días libres. Luego, trabajan tres días, seguidos de dos días libres. A continuación, trabajan dos días, seguido de tres días libres, antes de que continúe el ciclo. Este programa puede cambiar entre ciclos de cambio de día y ciclos de turnos nocturnos.

Este tipo de horario de trabajo cíclico es ideal para las industrias donde los miembros del equipo deben estar disponibles durante todo el día. Pero antes de avanzar con esta plantilla, confirme con su equipo legal interno que esto está en línea con las directrices locales y federales en su área.

Calendario 4/10

Una versión simplificada del horario anterior es el 4/10. En este horario, los miembros del equipo trabajan en turnos de 10 horas. Los miembros del equipo trabajan cuatro días de la semana antes de tener tres días libres. Los miembros de su equipo podrían apreciar este horario de trabajo porque solo agrega dos horas a su día laboral promedio, pero les da fines de semana de tres días todos los fines de semana. Similar a otros horarios de trabajo ajustados, es posible que esta plantilla no esté disponible en su área, así que consulte con su compañía antes de avanzar.

Transforme su horario de trabajo en un documento vivo

Cuando piensas en los horarios de trabajo, ¿se viene a la mente una impresión tradicional? Si es así, no estamos sorprendidos. Esto se debe a que los horarios de trabajo tradicionales son documentos estáticos que normalmente se imprimen y publican en algún lugar de la oficina.

Pero escribir su horario de trabajo en papel viene con una gran cantidad de problemas. Desde perder el papel para no tener suficiente espacio para las ediciones, los programas de trabajo, las impresiones no salen de la habitación por error. El punto de un horario de trabajo es hacer que las cosas sean más claras, así que si se pierde entre un mar de papeles, algo es malo.

En su lugar, aumente su horario de trabajo al crearlo en una herramienta de programación en línea. Podrás agilizar los horarios de los equipos, consulte quién está trabajando cuando, y capture los datos en tiempo real sobre las iniciativas en cada miembro del equipo está funcionando.

La administración de su horario de trabajo en una vista en línea también lo lleva más allá de una simple lista de horas de trabajo de equipo. Con una herramienta virtual, también puede administrar los requisitos del proyecto y las responsabilidades de los miembros del equipo en un solo lugar. Luego, cuando realice ajustes, puede compartir fácilmente las actualizaciones con los miembros del equipo en tiempo real para que todos estén en la misma página acerca de la OMS funciona cuando, y en qué.

6 pasos para crear una plantilla de horario de trabajo

Un programa de trabajo es un documento simple que describe qué miembros del equipo están trabajando cuando. Pero puede tomar este documento más allá de su valor central al agregar información sobre Cada miembro del equipo estará trabajando cuando. Use estos seis pasos para aumentar su plantilla de horario de trabajo:

1. Alinee los horarios de trabajo con su equipo.

El primer paso para crear su plantilla de horario de trabajo es alinearse en lo que es el horario de trabajo de su equipo. Este paso es una oportunidad para que usted y su equipo se alineen en quién trabajará cuando.

Propina:Siempre consulte con su HR y sus equipos legales durante esta etapa para garantizar que esté cumpliendo con las pautas locales y federales sobre los horarios de trabajo. Por ejemplo, ¿qué miembros del equipo se les permite trabajar horas extras y qué miembros del equipo no son?

2. Identifica quién está trabajando en lo que

Una vez que haya alineado los horarios de trabajo de su equipo, puede echar un vistazo integral a sulista de quehaceres. De esa manera, puede crear una gran vista de la imagen de lo que se debe hacer y qué prioridades ya tienen otras.

Cuando realice su lista, ingrese las tareas que usted y su equipo deben completar en su herramienta en línea. Es posible que desee comenzar con una lista de tareas semanales o mensuales; De esa manera, puede hacer una costumbre de actualizar regularmente esta lista.

También debe incluir artículos que los miembros del equipo deben realizar un seguimiento de, como reuniones, talleres y reseñas de desempeño.

Propina:Cuando realice su lista, ingrese las tareas que usted y su equipo deben completar en su herramienta en línea. Puedes usar unestructura de desglose del trabajoPara identificar las tareas requeridas para cada uno de sus proyectos. Si no puedes pensar en todo, no te preocupes. Los miembros del equipo pueden agregar a sus horarios de trabajo una vez que los vean en línea. Tendrán la mejor idea de lo que suhorario diarioDebería incluir.

3. Tareas de etiqueta por fecha límite

Además de capturar todo lo que su equipo debe trabajar en los próximos días o semanas, asegúrese de que cada iniciativa tenga una fecha límite de acompañamiento. Sin la comprensión clara de cuándo se debe el trabajo, su equipo no podrá priorizar de manera efectiva sus tareas.

Tenga en cuenta que sus plazos pueden cambiar a medida que se ajustan las líneas de tiempo, y eso está bien. Aclarando los plazos de la tarea, incluso si solo son fábricas ásperas, ayudan a su equipo a entender lo que deberían trabajar cuando.

Propina:Está bien, si no puede planificar su horario de trabajo meses de anticipación. Apunta a pulir los detalles de un proyecto a la vez. Añade los detalles a tuHerramienta de gestión de proyectosPara realizar un seguimiento de las tareas, plazos y prioridades. Luego, si necesita realizar algún cambio, su herramienta virtual hace que sus horarios de trabajo sean flexibles y fáciles de ajustar.

4. Asignar tareas a los miembros del equipo.

Su horario de trabajo le brinda información sobre quién está funcionando cuando. Combine esa información con los plazos y prioridades de cada tarea para averiguar quién necesita estar trabajando en qué. En particular, ver los plazos junto a sus tareas puede ayudarlo a determinar la cantidad de personas que necesita para cada proyecto, y cuando esas personas estarán disponibles. Utilizar unaCarta de raciPara esbozar lo quefunciones y responsabilidadesLos miembros del equipo tienen para cada proyecto.

A medida que asigna a los miembros del equipo a las tareas, considere las siguientes preguntas:

¿Cuándo están disponibles los miembros del equipo?

¿Cuántas horas tiene cada miembro del equipo para trabajar en esto?

¿Qué días están disponibles los miembros del equipo para el trabajo?

¿Cómo puedo alinear los horarios de los miembros del equipo con las tareas de trabajo relevantes?

Propina:Una vez que conozca su línea de tiempo y su equipo, reúna a todos para que clavan los detalles del proyecto. A menudo es más fácil identificar las fortalezas de los miembros del equipo y encontrar dónde encajan las personas en un proyecto cuando observa sus comportamientos y recibe comentarios.

5. Crear fechas de inicio para tareas.

Las fechas límite muestran a los miembros del equipo cuando completan las tareas, pero también deberá asignar fechas de inicio de tareas. Los miembros del equipo necesitan horarios de inicio y finalización para tareas para que puedan planificar el resto de sus horarios. De esa manera, pueden hacer espacio para reuniones inesperadas, desarrollo profesional o personal a DOS.

Propina:Una alternativa a la creación de fechas de inicio para las tareas es asignar horas a un proyecto. Esto le da a los miembros del equipo la flexibilidad en las fechas de inicio de la tarea, mientras que aún proporciona la estructura necesaria. Horas estimadas también se establecen puntos de referencia paraTasas de utilización. Una vez que un miembro del equipo completa una tarea, registrarán las horas reales que les tomó y se comparará este momento hasta el momento en que asignó.

6. Automatizar y cambiar según sea necesario.

Una de las mejores cosas sobre los horarios de trabajo en línea está utilizando incorporadoReglas y automatización.. La vida laboral puede ocuparse, eso no es sorprendente, y hay muchas partes móviles en un horario de trabajo. Utilice la automatización de la administración de proyectos para rastrear lo que está trabajando su equipo para evitar quemar y trabajar en exceso.

Algunas formas útiles de automatizar su horario de trabajo incluyen:

Asignación de horas a tareas individuales.

Mover el trabajo alrededor cuando un miembro del equipo está sobrecargado

Ajuste de los plazos cuando los proyectos se extienden.

Propina:Ahora debería tener una lista de tareas integral con las personas asignadas y los plazos de tarea para cada uno. En este punto, puede realizar cualquier cambio necesario en su horario de trabajo y solicitar comentarios de los miembros del equipo.

Formas de ver su horario de trabajo

Cuando use una herramienta en línea para crear su horario de trabajo, tendrá opciones para cómo verla. Esto es un beneficio del uso del software de programación porque diferentes métodos de visualización pueden mostrarle cosas que puede no haber visto de otra manera.

Por ejemplo, si ve su horario de trabajo como calendario, puede notar plazos más fácilmente. Pero si ve su programa de trabajo como un gráfico Gantt, verá las dependencias del proyecto con mayor claridad.

Aquí hay algunas maneras de ver su horario de trabajo conGestor de tareas UDN :

Gráfico de gantt: A Gráfico de ganttes un gráfico de barras horizontales que muestra su horario de trabajo. Es una gran herramienta visual para comprender las tareas que su equipo necesita completar con el tiempo, junto con los hitos clave y las dependencias.

Vista del calendario:Con la vista del calendario, tendrá una idea clara de cuándo se deben pagar las tareas y cómo esas tareas se relacionan con otras tareas o eventos que ocurren en su día, semana o mes.

Por lista:Cuando vea su programa de trabajo como una lista de tareas de tareas, verá cada detalle que acompaña a cada tarea. Estos artículos se presentarán en menús desplegables para cosas como prioridad, cesionario, documentos adjuntos, plazos y notas.

Tableros de Kanban: Tableros de KanbanOrganice tareas en su horario de trabajo en columnas. Tradicionalmente, cada columna representa una etapa de trabajo. Su placa kanban podría tener columnas etiquetadas, "para hacer", "en progreso", y "Hecho". Tareas individuales: que están representadas como tarjetas en la junta directiva a través de las columnas hasta que los miembros del equipo completen cada tarea.

Las diferentes vistas de los programas lo ayudan a visualizar las tareas de equipo y obtener información sobre todo su proyecto. Algunas de estas herramientas combinan los beneficios de la programación congestión de proyectosAsí que puede ver y trabajar en proyectos a medida que avancen a través de cada etapa.

Visualizar los horarios de trabajo de los miembros del equipo conGestor de tareas UDN

Cuando usas una herramienta como Gestor de tareas UDN , abres las posibilidades de su equipo. Su horario de trabajo será más que una lista simple: será un documento vivo con el que otros puedan interactuar, cambie según sea necesario e integrarse con la gestión de tareas.

Poner su horario de trabajo en línea le asegurará que está administrando su equipo de manera efectiva mientras hace malabares con otras responsabilidades. Con la estructura correcta en su lugar, su equipo puede lograr su mejor trabajo.