Comment aligner votre équipe avec un modèle de planification de travail (avec des exemples)

Sommaire

Utilisez un horaire de travail pour clarifier lesquels les membres de l'équipe travaillent, quand. Un horaire de travail est un document simple - mais vous pouvez prendre ce document au niveau suivant en ajoutant des délais de projet et des tâches. Dans cet article, nous plongerons dans les différents types d'horaires de travail, comment vous pouvez en créer un et comment un outil en ligne vous donne la possibilité de modifier votre horaire de travail et de collaborer avec les membres de l'équipe à travers des projets.

Un horaire de travail est un moyen de documenter lorsque vos membres de votre équipe travaillent et ce qu'ils travaillent. Ce type de documentation pourrait sembler simple, mais il est essentiel que la structure de votre équipe. En visualisant à l'avance les tâches de votre équipe, vous activez la collaboration d'équipe et de conserver des projets sur la bonne voie.

Il y a beaucoup de types de Horaires de travail choisir parmi les besoins de votre entreprise. Bien que la création d'un modèle de planification de travail est complexe, vous pouvez utiliser des outils de planification pour créer des options de personnalisation sans fin. Ensuite, une fois que vous avez créé votre horaire de travail, mettez-la à la vie en utilisant des outils en ligne.

Types d'horaires de travail

Les horaires de travail varient entre les industries, les rôles et les pays. Un ingénieur logiciel peut fonctionner le quart de nuit pour garder les systèmes à exécuter des travailleurs de jour, et un gestionnaire d'opérations peut avoir des horaires de travail prolongés pour veiller sur la fabrication.

Bien que votre entreprise puisse coller à un horaire traditionnel à temps plein, il peut être utile de vous familiariser avec d'autres types de programmes de travail. Les membres de votre équipe peuvent apprécier la flexibilité avec leur journée au lieu de coller à un horaire de 9 à 5. Mais avant de modifier le calendrier de travail de votre équipe, assurez-vous de vérifier votre équipe juridique interne. Assurez-vous toujours de suivre les lois locales et fédérales lors de l'attribution des horaires de travail.

Certains des types de planifications de travail les plus courants incluent:

À plein temps

Un horaire à temps plein signifie que vos membres de l'équipe travaillent une semaine de travail traditionnelle. Par exemple, aux États-Unis, un horaire à temps plein signifie que les membres de l'équipe travaillent 40 heures par semaine, traditionnellement de 9h à 5 heures du matin du lundi au vendredi. D'autres pays, tels que la France, pourraient avoir d'autres définitions juridiques de ce que signifie «à temps plein» - donc toujours vérifier avec vos équipes internes juridiques et humaines si vous ne l'avez pas déjà fait.

Si vous utilisez ce programme de travail, vous travaillerez généralement en même temps que d'autres dans votre équipe. Cela rendra la communication avec des partenaires ou des parties prenantes plus facilement. Vous pouvez configurer un programme à temps plein pour que vos membres de votre équipe en gardant des délais et des dates de démarrage de tâches dans ces heures.

À temps partiel

Les membres de l'équipe à temps partiel travaillent moins d'une semaine de travail complète. Vous pouvez avoir des tiers partiels pour les rôles qui ne nécessitent pas autant de travail ou parce qu'un membre de l'équipe ne veut pas travailler à temps plein. Pour mettre en place des horaires à temps partiel, procédez comme une note du moment où ces personnes sont disponibles pour travailler et leur attribuer des tâches qu'ils peuvent travailler avec d'autres personnes sur ces temps alloués.

Il existe une variété de lois locales et fédérales qui régissent les horaires de travail à temps partiel disponibles dans votre région. En cas de doute, vérifiez avec votre équipe juridique interne pour apprendre quelles options à temps partiel sont disponibles pour vos membres de votre équipe, le cas échéant.

Télécommande

De nombreuses entreprises ont adopté des horaires de temps à distance / flexibles pour donner plus de liberté de membres de l'équipe. La flexibilité peut réduire le chiffre d'affaires des employés, ce qui entraîne une réduction des coûts de main-d'œuvre. Un calendrier de flexibilité peut nécessiter des heures de travail de 10h à 14h, tandis que les quatre autres heures sont le choix des membres de l'équipe. Dans cet exemple, tant que chaque membre de l'équipe travaille huit heures par jour, ils ont satisfait à leurs besoins quotidiens.

Les horaires Flex ne sont pas disponibles pour chaque équipe, entreprise ou pays, mais ce qui peut être une bonne solution pour donner à votre équipe la flexibilité dont ils ont besoin pour obtenir leur meilleur travail. Si vous essayez ce type de planification de travail, assurez-vous de planifier des réunions d'équipe telles que des réunions et des ateliers au cours des heures de base lorsque vous savez que tout le monde sera au travail.

Calendrier de travail 5-4 / 9

Le programme de travail 5-4 / 9 est un moyen créatif d'ajuster les heures à temps plein de vos membres de l'équipe. Dans cette configuration, les membres de l'équipe travaillent 80 heures sur deux semaines, mais ils le font en travaillant cinq jours de neuf heures au cours de la première semaine et de quatre jours de neuf heures au cours de la semaine deux. Cela profite aux membres de l'équipe parce qu'ils reçoivent un week-end de trois jours toutes les deux semaines. Cette modification de l'horaire de travail de l'équipe pourrait améliorer l'équilibre travail-vie personnelle sans perturber la communication avec d'autres personnes dans votre secteur. Comme avec d'autres horaires de travail, vérifiez les directives locales et fédérales avant d'essayer de mettre en œuvre ce calendrier.

2-2, 3-2, 2-3 calendrier de travail

Le calendrier de travail de 2-2, 3-2, 2-3 est plus courant pour les membres de l'équipe qui travaillent 24 heures sur 24, mais cela pourrait inspirer votre modèle de planification de travail. Dans ce calendrier, les membres de l'équipe travaillent dans des quarts de 12 heures. Ils travaillent deux jours sur, suivis de deux jours de congé. Ensuite, ils travaillent trois jours sur, suivis de deux jours de congé. Ensuite, ils travaillent deux jours sur deux jours, suivis de trois jours de congé, avant que le cycle ne continue. Cette planification peut basculer entre des cycles de jour et des cycles de nuit.

Ce type de calendrier de travail cyclique est idéal pour les industries où les membres de l'équipe doivent être disponibles 24h / 24. Mais avant de passer de l'avant avec ce modèle, confirmez avec votre équipe juridique interne que cela correspond aux directives locales et fédérales de votre région.

Horaire 4/10

Une version simplifiée de l'horaire ci-dessus est le 4/10. Dans ce calendrier, les membres de l'équipe travaillent dans des quarts de 10 heures. Les membres de l'équipe travaillent quatre jours de la semaine avant d'avoir trois jours de congé. Les membres de votre équipe pourraient apprécier ce calendrier de travail car il ne fait que deux heures à leur journée de travail moyen, mais cela leur donne des week-ends de trois jours tous les week-ends. Semblable à d'autres horaires de travail ajustés, ce modèle peut ne pas être disponible dans votre région, alors vérifiez auprès de votre entreprise avant d'aller de l'avant.

Transformez votre calendrier de travail dans un document de vie

Lorsque vous pensez aux horaires de travail, une impression traditionnelle vous vient-elle à l'esprit? Si oui, nous ne sommes pas surpris. C'est parce que les horaires de travail traditionnels sont des documents statiques qui sont généralement imprimés et affichés quelque part au bureau.

Mais écrire votre horaire de travail sur papier vient avec une multitude de problèmes. De perdre le papier à ne pas avoir assez d'espace pour les modifications, les impressions de travail de travail ne laissent pas de place à une erreur. Le point d'un horaire de travail consiste à rendre les choses plus claires - donc si vous vous perdez parmi une mer de papiers, quelque chose ne va pas.

Au lieu de cela, Uplevel votre horaire de travail en la créant dans un outil de planification en ligne. Vous serez en mesure de rationaliser les horaires d'équipe, de voir qui travaille à l'heure actuelle et de capturer des données en temps réel sur les initiatives que chaque membre de l'équipe travaille.

La gestion de votre horaire de travail dans une vue en ligne l'emporte également au-delà d'une simple liste des heures de travail de l'équipe. Avec un outil virtuel, vous pouvez également gérer les exigences du projet et les responsabilités des membres de l'équipe au même endroit. Ensuite, lorsque vous effectuez des ajustements, vous pouvez facilement partager ces mises à jour avec les membres de l'équipe en temps réel afin que tout le monde soit sur la même page de qui travaille quand et sur quoi.

6 étapes pour créer un modèle de planification de travail

Un horaire de travail est un document simple qui décrit lesquels les membres de l'équipe travaillent lorsque. Mais vous pouvez prendre ce document au-delà de sa valeur fondamentale en ajoutant également des informations sur Chaque membre de l'équipe travaillera quand. Utilisez ces six étapes pour augmenter votre modèle de planification de travail:

1. Alignez les horaires de travail avec votre équipe

La première étape de la création de votre modèle de planification de travail consiste à aligner sur le calendrier de travail de votre équipe. Cette étape est une chance pour vous et votre équipe d'aligner sur qui fonctionnera quand.

Pointe: Vérifiez toujours avec vos équipes h et juridiques au cours de cette étape pour vous assurer que vous vous conformez aux directives locales et fédérales sur les horaires de travail. Par exemple, quels membres de l'équipe sont autorisés à travailler des heures supplémentaires et quels sont les membres de l'équipe?

2. Identifier qui travaille sur quoi

Une fois que vous avez aligné les horaires de travail de votre équipe, vous pouvez examiner un aspect complet de votre liste de choses à faire . De cette façon, vous pouvez créer une vue d'ensemble de ce qui doit être fait et quelles priorités d'autres ont déjà.

Lorsque vous effectuez votre liste, entrez les tâches que vous avez besoin de vous accéder à votre outil en ligne. Vous voudrez peut-être commencer par une liste de tâches hebdomadaire ou mensuelle; De cette façon, vous pouvez avoir l'habitude de mettre à jour régulièrement cette liste.

Vous devriez également inclure des articles que les membres de l'équipe doivent garder une trace de, comme des réunions, des ateliers et des examens de performance.

Pointe: Lorsque vous effectuez votre liste, entrez les tâches que vous avez besoin de vous accéder à votre outil en ligne. Vous pouvez utiliser un Structure de panne de travail identifier les tâches requises pour chacun de vos projets. Si vous ne pouvez pas penser à tout, ne vous inquiétez pas. Les membres de l'équipe peuvent ajouter à leurs horaires de travail une fois qu'ils les voyagent en ligne. Ils auront la meilleure idée de ce que leur horaire quotidien devrait inclure.

3. Equipement des tâches par date limite

En plus de capturer tout ce que votre équipe doit travailler dans les prochains jours ou semaines, assurez-vous que chaque initiative ait une date limite d'accompagnement. Sans une compréhension claire du moment où le travail est dû, votre équipe ne sera pas en mesure de prioriser efficacement leurs tâches.

Notez que vos délais peuvent changer sous forme de délais d'ajustement et c'est bon. Clarifier les délais de tâche, même si ce ne sont que des délais approximatifs, aide votre équipe à comprendre ce qu'ils devraient travailler quand.

Pointe: C'est bon si vous n'êtes pas incapable de planifier vos horaires de travail à l'avance à l'avance. Visez à préciser les détails d'un projet à la fois. Ajoutez ces détails dans votre Outil de gestion de projet[dix]garder une trace des tâches, des délais et des priorités. Ensuite, si vous devez apporter des modifications, votre outil virtuel rend vos horaires de travail flexibles et faciles à ajuster.

4. Attribuer des tâches aux membres de l'équipe

Votre horaire de travail vous donne des informations sur l'OMS qui travaille quand. Combinez cette information avec les délais et les priorités de chaque tâche de déterminer qui doit travailler sur quoi. En particulier, voir des délais à côté de vos tâches peut vous aider à déterminer le nombre de personnes dont vous avez besoin pour chaque projet, et lorsque ces personnes seront disponibles. Utiliser un Graphique RACI Pour décrire quoi rôles et responsabilités Les membres de l'équipe ont pour chaque projet.

Lorsque vous attribuez des membres de l'équipe aux tâches, examinez les questions suivantes:

Quand les membres de l'équipe sont-ils disponibles?

Combien d'heures chaque membre de l'équipe doit-il travailler à ce sujet?

Quels jours sont des membres de l'équipe disponibles pour le travail?

Comment puis-je aligner les horaires membres de l'équipe avec des tâches de travail pertinentes?

Pointe: Une fois que vous connaissez votre chronologie et votre équipe, apportez ensemble tout le monde pour clouer les détails du projet. Il est souvent plus facile d'identifier les forces des membres de l'équipe et de trouver où les gens s'inscrivent dans un projet lorsque vous observez leurs comportements et de recevoir des commentaires.

5. Créer des dates de début pour des tâches

Les délais indiquent aux membres de l'équipe lorsque vous devez terminer les tâches, mais vous devrez également modifier les dates de démarrage des tâches. Les membres de l'équipe ont besoin de temps de départ et de fin pour des tâches afin de pouvoir planifier le reste de leurs horaires. De cette façon, ils peuvent faire place à des réunions inattendues, au développement professionnel ou à des dons personnels.

Pointe: Une alternative à la création de dates de début pour les tâches est d'attribuer des heures à un projet. Cela donne à la flexibilité des membres de l'équipe sur les dates de démarrage des tâches, tout en fournissant la structure nécessaire. Les heures estimées définissent également des points de repère pour Taux d'utilisation . Une fois qu'un membre de l'équipe complète une tâche, ils cloueront les heures réelles qu'il leur ont fallu et vous allez comparer cette fois au moment de votre affectation.

6. Automatisez et changez au besoin

L'une des meilleures choses sur les horaires de travail en ligne utilise l'intégré Règles et automatisation . TRAVAIL La vie peut être occupée - ce n'est pas une surprise - et il y a beaucoup de pièces mobiles dans un horaire de travail. Utilisez l'automatisation de la gestion de projet pour suivre ce que votre équipe travaille pour prévenir l'épuisement professionnel et le surmenage.

Certaines façons utiles d'automatiser votre horaire de travail incluent:

Affectation d'heures à des tâches individuelles

Déplacer des travaux sur quand un membre de l'équipe est surchargé

Ajuster les délais lorsque les projets sont étendus

Pointe: Vous devez désormais avoir une liste de tâches complète avec les personnes assignées et les délais de tâche pour chacun. À ce stade, vous pouvez apporter des modifications nécessaires à votre horaire de travail et demander aux membres de l'équipe des commentaires.

Façons de voir votre horaire de travail

Lorsque vous utilisez un outil en ligne pour créer votre horaire de travail, vous aurez des options pour la manière de le voir. Il s'agit d'un avantage d'utiliser des logiciels de planification car différentes méthodes de visualisation peuvent vous montrer des choses que vous n'avez peut-être pas vue autrement.

Par exemple, si vous affichez votre calendrier de travail en tant que calendrier, vous remarquerez peut-être des délais plus facilement. Mais si vous voyagez votre horaire de travail en tant que carte Gantt, vous verrez plus clairement les dépendances du projet.

Voici quelques façons de voir votre horaire de travail avec Gestionnaire de tâches UDN[dix] :

Diagramme de Gantt: UNE diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontal qui affiche votre horaire de travail. C'est un excellent outil visuel pour comprendre les tâches dont votre équipe doit comporter au fil du temps, ainsi que des jalons clés et des dépendances.

Vue du calendrier: Avec View Calendar, vous aurez une idée précise du moment où les tâches sont dues et la manière dont ces tâches se rapportent à d'autres tâches ou événements se produisent dans votre journée, votre semaine ou votre mois.

Par liste: Lorsque vous affichez votre calendrier de travail en tant que liste de tâches, vous verrez chaque détail qui accompagne chaque tâche. Ces articles apparaîtront dans des menus déroulants pour des raisons telles que la priorité, le cessionnaire, les documents joints, les délais et les notes.

Kanban Boards: Boards Kanban Organisez des tâches dans votre horaire de travail dans les colonnes. Traditionnellement, chaque colonne représente une étape de travail. Votre conseil kanban peut avoir des colonnes étiquetées, "faire" "en cours" et "fait". Tâches individuelles - qui sont représentées comme des cartes sur la planche - passent à travers les colonnes jusqu'à ce que les membres de l'équipe complètent chaque tâche.

Les différentes vues de l'horaire vous aident à visualiser les tâches d'équipe et à mieux comprendre votre projet. Certains de ces outils combinent les avantages de la programmation avec gestion de projet[dix]Vous pouvez donc visualiser et travailler sur des projets lors de la progression de chaque étape.

Visualisez les horaires de travail des membres de l'équipe avec Gestionnaire de tâches UDN[dix]

Lorsque vous utilisez un outil comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] , vous ouvrez des possibilités pour votre équipe. Votre horaire de travail sera plus qu'une simple liste, ce sera un document vivant que d'autres peuvent interagir avec, changer si nécessaire et s'intégrer à la gestion des tâches.

Mettre votre programme de travail en ligne vous permettra de gérer efficacement votre équipe tout en jonglant d'autres responsabilités. Avec la bonne structure en place, votre équipe peut accomplir leur meilleur travail.