Cara menyelaraskan tim Anda dengan templat jadwal kerja (dengan contoh)

Ringkasan

Gunakan jadwal kerja untuk mengklarifikasi anggota tim mana yang bekerja, kapan. Jadwal kerja adalah dokumen sederhana - tetapi Anda dapat mengambil dokumen ini ke tingkat berikutnya dengan menambahkan jadwal proyek dan tugas tugas. Dalam artikel ini, kami akan menyelam ke berbagai jenis jadwal kerja, bagaimana Anda dapat membuatnya, dan bagaimana alat online memberi Anda fleksibilitas untuk mengubah jadwal kerja Anda dan berkolaborasi dengan anggota tim di seluruh proyek.

Jadwal kerja adalah cara untuk mendokumentasikan ketika anggota tim Anda bekerja dan apa yang sedang mereka kerjakan. Jenis dokumentasi ini mungkin terdengar sederhana, tetapi penting untuk struktur tim Anda. Dengan memvisualisasikan tugas tim Anda di muka, Anda mengaktifkan kolaborasi tim dan menjaga proyek di jalurnya.

Ada banyak jenisJadwal kerjauntuk memilih dari, tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Meskipun membuat templat jadwal kerja kompleks, Anda dapat menggunakan alat penjadwalan untuk membuat opsi penyesuaian tanpa akhir. Kemudian, setelah Anda membuat jadwal kerja Anda, bawa hidup menggunakan alat online.

Jenis jadwal kerja

Jadwal kerja bervariasi antara industri, peran, dan negara. Seorang insinyur perangkat lunak dapat bekerja shift malam untuk menjaga sistem berjalan untuk pekerja siang hari, dan seorang manajer operasi mungkin telah memperpanjang jadwal shift untuk menonton manufaktur.

Sementara perusahaan Anda dapat berpegang pada jadwal penuh waktu tradisional, dapat membantu untuk membiasakan diri dengan jenis jadwal kerja lainnya. Anggota tim Anda dapat menghargai fleksibilitas dengan hari mereka alih-alih menempel pada jadwal 9 hingga 5. Tetapi sebelum membuat perubahan pada jadwal kerja tim Anda, pastikan untuk memeriksa dengan tim hukum internal Anda. Selalu pastikan untuk mengikuti undang-undang lokal dan federal saat menugaskan jadwal kerja.

Beberapa jenis jadwal kerja yang paling umum meliputi:

Waktu penuh

Jadwal penuh waktu berarti anggota tim Anda sedang bekerja seminggu kerja tradisional. Misalnya, di Amerika Serikat, jadwal penuh waktu berarti anggota tim bekerja 40 jam per minggu - secara tradisional dari jam 9 pagi hingga 5 malam, Senin hingga Jumat. Negara-negara lain, seperti Prancis, mungkin memiliki definisi hukum lainnya tentang apa yang "penuh waktu" - jadi selalu periksa dengan tim internal dan SDM Anda jika Anda belum melakukannya.

Jika Anda menggunakan jadwal kerja ini, Anda biasanya akan bekerja pada saat yang sama dengan yang lain di tim Anda. Ini akan membuat komunikasi dengan mitra atau pemangku kepentingan lebih mudah. Anda dapat mengatur jadwal penuh waktu untuk anggota tim Anda dengan menjaga tenggat waktu dan tugas mulai tugas dalam jam-jam ini.

Paruh waktu

Anggota tim paruh waktu bekerja lebih sedikit dari seminggu kerja penuh. Anda mungkin memiliki penghitung waktu untuk peran yang tidak memerlukan pekerjaan sebanyak, atau karena anggota tim tidak ingin bekerja penuh waktu. Untuk mengatur jadwal paruh waktu, mencatat kapan orang-orang ini tersedia untuk bekerja dan menugaskan mereka tugas-tugas yang dapat mereka kerjakan dengan orang lain selama masa-masa yang diberikan.

Ada berbagai undang-undang lokal dan federal yang mengatur apa jadwal kerja paruh waktu mungkin tersedia di daerah Anda. Jika ragu, periksa dengan tim hukum internal Anda untuk mempelajari opsi paruh waktu apa yang tersedia untuk anggota tim Anda, jika ada.

Remote / Flex.

Banyak perusahaan telah mengadopsi jadwal Remote / Flex-Time untuk memberi anggota tim lebih banyak kebebasan. Fleksibilitas dapat mengurangi omset karyawan, yang menghasilkan pengurangan biaya tenaga kerja. Jadwal flex-time mungkin memerlukan jam kerja inti jam 10 pagi hingga 2 siang, sedangkan empat jam lainnya adalah pilihan anggota tim. Dalam contoh ini, selama setiap anggota tim bekerja delapan jam per hari, mereka telah memenuhi persyaratan kerja harian mereka.

Jadwal Flex tidak tersedia untuk setiap tim, perusahaan, atau negara, tetapi mungkin solusi yang baik untuk memberi tim Anda fleksibilitas yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik. Jika Anda mencoba jenis jadwal kerja ini, pastikan Anda menjadwalkan pertemuan tim seperti pertemuan dan lokakarya dalam jam-jam inti ketika Anda tahu semua orang akan bekerja.

5-4 / 9 Jadwal Kerja

Jadwal kerja 5-4 / 9 adalah cara kreatif untuk menyesuaikan jam penuh waktu tim Anda. Dalam pengaturan ini, anggota tim bekerja 80 jam selama dua minggu, tetapi mereka melakukannya dengan bekerja lima hari sembilan jam selama seminggu satu, dan empat hari sembilan jam selama dua minggu. Ini bermanfaat bagi anggota tim karena mereka menerima akhir pekan tiga hari setiap minggu. Perubahan ini ke jadwal kerja tim dapat meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja tanpa mengganggu komunikasi dengan orang lain di industri Anda. Seperti halnya jadwal kerja lainnya, periksa pedoman lokal dan federal sebelum mencoba menerapkan jadwal ini.

2-2, 3-2, 2-3 Jadwal Kerja

Jadwal kerja 2-2, 3-2, 2-3 lebih umum bagi anggota tim yang bekerja sepanjang waktu, tetapi dapat menginspirasi templat jadwal kerja Anda. Dalam jadwal ini, anggota tim bekerja dalam shift 12 jam. Mereka bekerja dua hari, diikuti oleh dua hari libur. Kemudian, mereka bekerja tiga hari, diikuti oleh dua hari libur. Selanjutnya, mereka bekerja dua hari, diikuti oleh tiga hari libur, sebelum siklus berlanjut. Jadwal ini dapat beralih antara siklus shift siang hari dan siklus shift malam.

Jenis jadwal kerja siklus ini sangat bagus untuk industri di mana anggota tim perlu tersedia sepanjang waktu. Tetapi sebelum Anda bergerak maju dengan templat ini, konfirmasi dengan tim hukum internal Anda bahwa ini sejalan dengan pedoman lokal dan federal di daerah Anda.

JADWAL 4/10.

Versi yang disederhanakan dari jadwal di atas adalah 4/10. Dalam jadwal ini, anggota tim bekerja dalam shift 10 jam. Anggota tim bekerja empat hari dalam seminggu sebelum memiliki tiga hari libur. Anggota tim Anda dapat menghargai jadwal kerja ini karena hanya menambah dua jam untuk hari kerja rata-rata mereka, tetapi memberi mereka akhir pekan tiga hari setiap akhir pekan. Mirip dengan jadwal kerja yang disesuaikan lainnya, templat ini mungkin tidak tersedia di daerah Anda, jadi periksa dengan perusahaan Anda sebelum bergerak maju.

Ubah jadwal kerja Anda menjadi dokumen hidup

Ketika Anda memikirkan jadwal kerja, apakah cetakan tradisional terlintas dalam pikiran? Jika demikian, kita tidak terkejut. Itu karena jadwal kerja tradisional adalah dokumen statis yang biasanya dicetak dan diposting di suatu tempat di kantor.

Tetapi menulis jadwal kerja Anda di atas kertas hadir dengan sejumlah masalah. Dari kehilangan kertas menjadi tidak memiliki ruang yang cukup untuk suntingan, jadwal kerja cetakan tidak meninggalkan ruang untuk kesalahan. Titik jadwal kerja adalah untuk membuat segalanya lebih jelas - jadi jika Anda tersesat di antara lautan kertas, ada sesuatu yang salah.

Sebaliknya, perbaikan jadwal kerja Anda dengan membuatnya dalam alat penjadwalan online. Anda akan dapat merampingkan jadwal tim, lihat siapa yang bekerja ketika, dan menangkap data real-time tentang inisiatif yang dikerjakan setiap anggota tim.

Mengelola jadwal kerja Anda dalam tampilan online juga dibutuhkan melampaui hanya daftar sederhana kerja tim kerja. Dengan alat virtual, Anda juga dapat mengelola persyaratan proyek dan tanggung jawab anggota tim di satu tempat. Kemudian, ketika Anda melakukan penyesuaian, Anda dapat dengan mudah membagikan pembaruan tersebut dengan anggota tim secara real-time sehingga semua orang berada di halaman yang sama tentang siapa yang bekerja ketika, dan pada apa.

6 Langkah untuk Membuat Templat Jadwal Kerja

Jadwal kerja adalah dokumen sederhana yang menggambarkan anggota tim mana yang bekerja kapan. Tetapi Anda dapat mengambil dokumen ini di luar nilai intinya dengan menambahkan informasi tentang Setiap anggota tim akan bekerja kapan. Gunakan enam langkah ini untuk meningkatkan templat jadwal kerja Anda:

1. Sejajarkan jadwal kerja dengan tim Anda

Langkah pertama dalam membuat templat jadwal kerja Anda adalah untuk menyelaraskan pada apa jadwal kerja tim Anda. Langkah ini adalah kesempatan bagi Anda dan tim Anda untuk menyelaraskan siapa yang akan bekerja kapan.

Tip:Selalu periksa dengan tim SDM dan hukum Anda selama tahap ini untuk memastikan Anda mematuhi pedoman lokal dan federal tentang jadwal kerja. Misalnya, anggota tim mana yang diizinkan untuk bekerja lembur dan anggota tim mana yang tidak?

2. Identifikasi siapa yang bekerja pada apa

Setelah Anda menyelaraskan jadwal kerja tim Anda, Anda dapat melihat komprehensif pada Andadaftar tugas. Dengan begitu, Anda dapat membuat pandangan besar tentang apa yang perlu dilakukan dan prioritas apa yang sudah dimiliki orang lain.

Ketika Anda membuat daftar, masukkan tugas yang Anda dan tim perlu diselesaikan ke dalam alat online Anda. Anda mungkin ingin memulai dengan daftar tugas mingguan atau bulanan; Dengan begitu, Anda dapat membiasakan secara teratur memperbarui daftar ini.

Anda juga harus memasukkan item yang perlu dilacak oleh anggota tim, seperti pertemuan, lokakarya, dan ulasan kinerja.

Tip:Ketika Anda membuat daftar, masukkan tugas yang Anda dan tim perlu diselesaikan ke dalam alat online Anda. Anda dapat menggunakan astruktur rincian kerjaUntuk mengidentifikasi tugas-tugas yang diperlukan untuk masing-masing proyek Anda. Jika Anda tidak dapat memikirkan segalanya, jangan khawatir. Anggota tim dapat menambah jadwal kerja mereka setelah mereka melihatnya secara online. Mereka akan memiliki ide terbaik tentang apa merekaJadwal harianharus mencakup.

3. Label tugas dengan batas waktu

Selain menangkap semua yang harus dikerjakan oleh tim Anda dalam beberapa hari atau minggu mendatang, pastikan setiap inisiatif memiliki batas waktu yang menyertainya. Tanpa pemahaman yang jelas tentang kapan pekerjaan jatuh tempo, tim Anda tidak akan dapat memprioritaskan tugas mereka secara efektif.

Perhatikan bahwa tenggat waktu Anda dapat berubah sebagai batas waktu menyesuaikan, dan tidak apa-apa. Mengklarifikasi tenggat waktu tugas - bahkan jika mereka hanya tenggat waktu kasar - membantu tim Anda memahami apa yang harus mereka kerjakan kapan.

Tip:Tidak apa-apa jika Anda tidak dapat merencanakan jadwal kerja Anda bulan sebelumnya. Bertujuan untuk menyempurnakan detail satu proyek sekaligus. Tambahkan detail itu ke dalamAlat Manajemen Proyek.untuk melacak tugas, tenggat waktu, dan prioritas. Kemudian, jika Anda perlu melakukan perubahan, alat virtual Anda membuat jadwal kerja Anda fleksibel dan mudah disesuaikan.

4. Tetapkan tugas kepada anggota tim

Jadwal kerja Anda memberi Anda informasi tentang siapa yang bekerja kapan. Gabungkan informasi itu dengan tenggat waktu dan prioritas masing-masing tugas untuk mencari tahu siapa yang perlu mengerjakan apa. Secara khusus, melihat tenggat waktu di sebelah tugas Anda dapat membantu Anda menentukan berapa banyak orang yang Anda butuhkan untuk setiap proyek, dan ketika orang-orang itu akan tersedia. GunakanRACI Chart.untuk menguraikan apaperan dan tanggung jawabAnggota tim harus untuk setiap proyek.

Saat Anda menugaskan anggota tim ke tugas, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

Kapan anggota tim tersedia?

Berapa jam setiap anggota tim harus mengerjakan ini?

Hari apa anggota tim tersedia untuk bekerja?

Bagaimana saya bisa menyelaraskan jadwal anggota tim dengan tugas kerja yang relevan?

Tip:Setelah Anda mengetahui timeline dan tim Anda, bawa semua orang bersama untuk memakukan detail proyek. Seringkali lebih mudah untuk mengidentifikasi kekuatan anggota tim dan menemukan di mana orang-orang cocok dengan proyek ketika Anda mengamati perilaku mereka dan menerima umpan balik.

5. Buat Tanggal Mulai untuk Tugas

Tenggat waktu menunjukkan kepada anggota tim kapan harus menyelesaikan tugas, tetapi Anda juga perlu memetakan tanggal mulai tugas. Anggota tim membutuhkan waktu awal dan akhir untuk tugas sehingga mereka dapat merencanakan sisa jadwal mereka. Dengan begitu, mereka dapat memberi ruang untuk pertemuan yang tidak terduga, pengembangan profesional, atau ke-dos pribadi.

Tip:Alternatif untuk membuat tanggal mulai tugas adalah untuk menetapkan jam ke suatu proyek. Ini memberi anggota tim fleksibilitas pada tanggal mulai tugas, sementara masih memberikan struktur yang dibutuhkan. Diperkirakan jam juga menetapkan tolok ukur untukTingkat pemanfaatan. Begitu seorang anggota tim menyelesaikan tugas, mereka akan menghubungkan jam aktual yang diambilnya dan Anda akan membandingkan waktu ini untuk waktu yang Anda ditugaskan.

6. Otomatis dan berubah sesuai kebutuhan

Salah satu hal terbaik tentang jadwal kerja online menggunakan built-inAturan dan Otomasi. Kehidupan kerja bisa sibuk - itu tidak mengejutkan - dan ada banyak bagian yang bergerak dalam jadwal kerja. Gunakan Otomasi Manajemen Proyek untuk melacak apa yang sedang dikerjakan tim Anda untuk mencegah kelelahan dan pekerjaan berlebihan.

Beberapa cara bermanfaat untuk mengotomatisasi jadwal kerja Anda meliputi:

Menugaskan jam untuk tugas individu

Bergerak bekerja di sekitar ketika satu anggota tim kelebihan beban

Menyesuaikan tenggat waktu ketika proyek diperluas

Tip:Anda sekarang harus memiliki daftar tugas yang komprehensif dengan orang yang ditugaskan dan tugas tugas untuk masing-masing. Pada titik ini, Anda dapat melakukan perubahan yang diperlukan untuk jadwal kerja Anda dan meminta umpan balik kepada anggota tim.

Cara untuk Melihat Jadwal Kerja Anda

Ketika Anda menggunakan alat online untuk membuat jadwal kerja Anda, Anda akan memiliki opsi untuk cara melihatnya. Ini adalah manfaat dari menggunakan perangkat lunak penjadwalan karena berbagai metode visualisasi dapat menunjukkan kepada Anda hal-hal yang mungkin tidak Anda lihat sebaliknya.

Misalnya, jika Anda melihat jadwal kerja Anda sebagai kalender, Anda dapat memperhatikan tenggat waktu lebih mudah. Tetapi jika Anda melihat jadwal kerja Anda sebagai grafik Gantt, Anda akan melihat dependensi proyek lebih jelas.

Berikut adalah beberapa cara untuk melihat jadwal kerja Anda denganUDN Task Manager. :

Gantt Chart:SEBUAHGantt Chart.adalah bagan bar horizontal yang menampilkan jadwal kerja Anda. Ini adalah alat visual yang hebat untuk memahami tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh tim Anda seiring waktu, bersama dengan tonggak utama dan dependensi.

Tampilan Kalender:Dengan tampilan kalender, Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang kapan tugas jatuh tempo dan bagaimana tugas-tugas tersebut berhubungan dengan tugas atau peristiwa lain yang terjadi pada hari, minggu, atau bulan Anda.

Dengan Daftar:Ketika Anda melihat jadwal kerja Anda sebagai daftar tugas, Anda akan melihat setiap detail yang menyertai setiap tugas. Barang-barang ini akan muncul dalam menu drop-down untuk hal-hal seperti prioritas, penerima, dokumen terlampir, tenggat waktu, dan catatan.

Papan Kanban: Papan KanbanAtur tugas dalam jadwal kerja Anda dalam kolom. Secara tradisional, setiap kolom mewakili tahap kerja. Papan kanban Anda mungkin memiliki kolom berlabel, "lakukan," "sedang berlangsung," dan "selesai." Tugas individu - yang diwakili sebagai kartu pada dewan-pindah melalui kolom sampai anggota tim menyelesaikan setiap tugas.

Tampilan jadwal yang berbeda membantu Anda memvisualisasikan tugas-tugas tim dan mendapatkan wawasan tentang seluruh proyek Anda. Beberapa alat ini menggabungkan manfaat penjadwalan denganmanajemen proyekJadi, Anda dapat melihat dan mengerjakan proyek saat mereka maju melalui setiap tahap.

Memvisualisasikan jadwal kerja anggota tim denganUDN Task Manager.

Ketika Anda menggunakan alat seperti UDN Task Manager. , Anda membuka kemungkinan untuk tim Anda. Jadwal kerja Anda akan lebih dari daftar sederhana - ini akan menjadi dokumen hidup yang orang lain dapat berinteraksi, berubah sesuai kebutuhan, dan mengintegrasikan dengan manajemen tugas.

Menempatkan jadwal kerja Anda secara online akan memastikan Anda mengelola tim Anda secara efektif sambil menyulap tanggung jawab lain. Dengan struktur yang tepat di tempatnya, tim Anda dapat mencapai pekerjaan terbaik mereka.