Cách căn chỉnh nhóm của bạn với một mẫu lịch làm việc (với các ví dụ)

Tóm lược

Sử dụng lịch làm việc để làm rõ các thành viên trong nhóm nào đang làm việc, khi nào. Một lịch trình làm việc là một tài liệu đơn giản, nhưng bạn có thể lấy tài liệu này lên cấp độ tiếp theo bằng cách thêm các mốc thời gian dự án và bài tập nhiệm vụ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các loại lịch trình làm việc khác nhau, cách bạn có thể tạo một loại và cách một công cụ trực tuyến cung cấp cho bạn sự linh hoạt để thay đổi lịch trình làm việc và cộng tác với các thành viên trong nhóm trên các dự án.

Một lịch trình làm việc là một cách để ghi lại khi các thành viên trong nhóm của bạn đang hoạt động và những gì họ đang làm việc. Loại tài liệu này có vẻ đơn giản, nhưng nó rất cần thiết cho cấu trúc của nhóm bạn. Bằng cách trực quan hóa các nhiệm vụ của nhóm của bạn trước, bạn cho phép hợp tác nhóm và giữ các dự án theo dõi.

Có nhiều loại lịch làm việc để lựa chọn, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Mặc dù việc tạo một mẫu lịch làm việc phức tạp, bạn có thể sử dụng các công cụ lập lịch để tạo các tùy chọn tùy chỉnh vô tận. Sau đó, một khi bạn đã tạo lịch trình làm việc của mình, hãy mang nó đến cuộc sống bằng các công cụ trực tuyến.

Các loại lịch trình làm việc

Lịch trình làm việc khác nhau giữa các ngành công nghiệp, vai trò và quốc gia. Một kỹ sư phần mềm có thể làm việc ca đêm để giữ cho các hệ thống chạy cho công nhân ban ngày và người quản lý hoạt động có thể có lịch trình thay đổi mở rộng để xem qua sản xuất.

Trong khi công ty của bạn có thể tuân theo một lịch trình toàn thời gian truyền thống, nó có thể hữu ích để làm quen với các loại lịch trình làm việc khác. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể đánh giá cao sự linh hoạt với ngày của họ thay vì gắn bó với lịch trình 9 đến 5. Nhưng trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với lịch làm việc của nhóm bạn, hãy đảm bảo kiểm tra với nhóm pháp lý nội bộ của bạn. Luôn đảm bảo tuân theo luật pháp địa phương và liên bang khi gán lịch làm việc.

Toàn thời gian

Một lịch trình toàn thời gian có nghĩa là các thành viên trong nhóm của bạn đang làm việc một tuần làm việc truyền thống. Ví dụ, ở Hoa Kỳ, một lịch trình toàn thời gian có nghĩa là các thành viên trong nhóm hoạt động 40 giờ mỗi tuần theo truyền thống từ 9 giờ sáng đến 5 giờ sáng, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Các quốc gia khác, như Pháp, có thể có các định nghĩa pháp lý khác về những gì "toàn thời gian" có nghĩa là - vì vậy luôn luôn kiểm tra với các đội hợp pháp và nhân sự nội bộ của bạn nếu bạn chưa có.

Nếu bạn sử dụng lịch làm việc này, bạn sẽ thường làm việc cùng lúc với những người khác trong nhóm của bạn. Điều này sẽ làm cho giao tiếp với các đối tác hoặc các bên liên quan dễ dàng hơn. Bạn có thể thiết lập lịch trình toàn thời gian cho các thành viên trong nhóm bằng cách giữ thời hạn và ngày bắt đầu nhiệm vụ trong vòng những giờ này.

Bán thời gian

Thành viên nhóm bán thời gian làm việc ít hơn một tuần làm việc đầy đủ. Bạn có thể có các bộ định thời gian cho các vai trò không cần nhiều công việc, hoặc vì một thành viên trong nhóm không muốn làm việc toàn thời gian. Để thiết lập lịch trình bán thời gian, hãy lưu ý rằng khi những người này có sẵn để làm việc và gán cho họ các nhiệm vụ mà họ có thể làm việc với những người khác trong thời gian được phân bổ.

Có nhiều luật pháp địa phương và liên bang chi phối lịch trình việc bán thời gian nào có thể có sẵn trong khu vực của bạn. Khi nghi ngờ, hãy kiểm tra với nhóm pháp lý nội bộ của bạn để tìm hiểu những lựa chọn bán thời gian nào có sẵn cho các thành viên trong nhóm của bạn, nếu có.

Remote / Flex.

Nhiều công ty đã áp dụng lịch trình từ xa / flex-thời gian để cung cấp cho các thành viên trong nhóm tự do hơn. Tính linh hoạt có thể làm giảm doanh thu nhân viên, dẫn đến giảm chi phí lao động. Lịch trình thời gian linh hoạt có thể yêu cầu giờ làm việc cốt lõi từ 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều, trong khi bốn giờ còn lại là lựa chọn của các thành viên trong nhóm. Trong ví dụ này, miễn là mỗi thành viên trong nhóm hoạt động tám giờ mỗi ngày, họ đã đáp ứng yêu cầu công việc hàng ngày của họ.

Lịch trình Flex không có sẵn cho mọi đội, công ty hoặc quốc gia, nhưng đó có thể là một giải pháp tốt để cung cấp cho nhóm của bạn sự linh hoạt mà họ cần để hoàn thành công việc tốt nhất. Nếu bạn thử loại lịch trình làm việc này, hãy đảm bảo bạn sắp xếp các cuộc tụ họp của nhóm như các cuộc họp và hội thảo trong giờ cốt lõi khi bạn biết mọi người sẽ làm việc.

Lịch làm việc 5-4 / 9

Lịch làm việc 5-4 / 9 là một cách sáng tạo để điều chỉnh giờ toàn thời gian của các thành viên trong nhóm. Trong thiết lập này, các thành viên trong nhóm làm việc 80 giờ trong hai tuần, nhưng họ làm như vậy bằng cách làm việc năm ngày chín giờ trong tuần một, bốn ngày chín giờ trong tuần hai. Điều này mang lại lợi ích cho các thành viên trong nhóm vì họ nhận được một ngày cuối tuần ba ngày mỗi tuần. Sự thay đổi này đối với lịch làm việc nhóm có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc mà không làm gián đoạn giao tiếp với những người khác trong ngành của bạn. Cũng như lịch trình làm việc khác, hãy kiểm tra các hướng dẫn cục bộ và liên bang trước khi cố gắng thực hiện lịch trình này.

2-2, 3-2, 2-3 lịch trình làm việc

Lịch làm việc 2-2, 3-2, 2-3 phổ biến hơn đối với các thành viên trong nhóm làm việc suốt ngày đêm, nhưng nó có thể truyền cảm hứng cho mẫu lịch làm việc của bạn. Trong lịch trình này, các thành viên trong nhóm làm việc trong ca làm việc 12 giờ. Họ làm việc hai ngày, theo sau là hai ngày nghỉ. Sau đó, họ làm việc ba ngày, sau đó là hai ngày nghỉ. Tiếp theo, họ làm việc hai ngày, sau đó là ba ngày nghỉ, trước khi chu kỳ tiếp tục. Lịch trình này có thể chuyển đổi giữa chu kỳ thay đổi ngày và chu kỳ thay đổi ban đêm.

Loại lịch làm việc theo chu kỳ này là tuyệt vời cho các ngành công nghiệp nơi các thành viên trong nhóm cần phải có mặt xung quanh đồng hồ. Nhưng trước khi bạn tiến về phía trước với mẫu này, hãy xác nhận với nhóm pháp lý nội bộ của bạn rằng điều này phù hợp với các hướng dẫn địa phương và liên bang trong khu vực của bạn.

4/10 Lịch trình

Một phiên bản đơn giản hóa của lịch trình trên là 4/10. Trong lịch trình này, các thành viên trong nhóm làm việc trong ca 10 giờ. Các thành viên trong nhóm làm việc bốn ngày trong tuần trước khi nghỉ ba ngày. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể đánh giá cao lịch trình làm việc này vì nó chỉ thêm hai giờ vào ngày làm việc trung bình của họ, nhưng nó mang lại cho họ những ngày cuối tuần ba ngày mỗi cuối tuần. Tương tự như các lịch trình làm việc được điều chỉnh khác, mẫu này có thể không khả dụng trong khu vực của bạn, vì vậy hãy kiểm tra với công ty của bạn trước khi tiến về phía trước.

Chuyển đổi lịch trình làm việc của bạn thành một tài liệu sống

Khi bạn nghĩ về lịch trình làm việc, một bản in truyền thống sẽ xuất hiện trong tâm trí? Nếu vậy, chúng tôi không ngạc nhiên. Đó là bởi vì lịch trình làm việc truyền thống là các tài liệu tĩnh thường được in ra và đăng ở đâu đó trong văn phòng.

Nhưng việc viết lịch trình làm việc của bạn trên giấy đi kèm với một loạt các vấn đề. Từ việc mất tờ giấy để không có đủ không gian để chỉnh sửa, bản in lịch làm việc không để lại chỗ cho lỗi. Điểm của một lịch trình làm việc là làm cho mọi thứ rõ ràng hơn - vì vậy nếu bạn bị lạc trong số một biển giấy tờ, có gì đó không ổn.

Thay vào đó, ausevel lịch trình làm việc của bạn bằng cách tạo nó trong một công cụ lập lịch trình trực tuyến. Bạn sẽ có thể hợp lý hóa lịch trình nhóm, xem ai đang làm việc khi và nắm bắt dữ liệu thời gian thực về các sáng kiến mà mỗi thành viên trong nhóm đang hoạt động.

Quản lý lịch trình làm việc của bạn trong một chế độ xem trực tuyến cũng thực hiện nó vượt xa một danh sách đơn giản các giờ làm việc của nhóm. Với một công cụ ảo, bạn cũng có thể quản lý các yêu cầu của dự án và trách nhiệm của nhóm thành viên ở một nơi. Sau đó, khi bạn thực hiện các điều chỉnh, bạn có thể dễ dàng chia sẻ những bản cập nhật đó với các thành viên trong nhóm trong thời gian thực để mọi người đều ở cùng một trang về việc làm việc khi nào, và về những gì.

6 bước để tạo một mẫu lịch làm việc

Một lịch trình làm việc là một tài liệu đơn giản mô tả các thành viên trong nhóm nào đang hoạt động khi nào. Nhưng bạn có thể lấy tài liệu này ngoài giá trị cốt lõi của nó bằng cách thêm thông tin về Mỗi thành viên trong nhóm sẽ làm việc khi nào. Sử dụng sáu bước này để tăng cường mẫu lịch làm việc của bạn:

1. Căn chỉnh lịch trình làm việc với nhóm của bạn

Bước đầu tiên trong việc tạo mẫu lịch làm việc của bạn là sắp xếp theo lịch trình làm việc của nhóm bạn là gì. Bước này là cơ hội cho bạn và nhóm của bạn sắp xếp lại người sẽ làm việc khi nào.

Mẹo: Luôn kiểm tra với các nhóm nhân sự và hợp pháp của bạn trong giai đoạn này để đảm bảo bạn tuân thủ các hướng dẫn địa phương và liên bang về lịch trình làm việc. Ví dụ, các thành viên trong nhóm nào được phép làm thêm giờ và các thành viên trong nhóm nào không?

2. Xác định ai đang làm việc về những gì

Khi bạn đã căn chỉnh lịch trình làm việc của nhóm, bạn có thể có một cái nhìn toàn diện về bạn những việc cần làm . Bằng cách đó, bạn có thể tạo một khung nhìn hình ảnh lớn về những gì cần phải làm và những ưu tiên nào mà người khác đã có.

Khi bạn thực hiện danh sách của mình, hãy nhập các tác vụ bạn và nhóm của bạn cần hoàn thành vào công cụ trực tuyến của bạn. Bạn có thể muốn bắt đầu với một danh sách nhiệm vụ hàng tuần hoặc hàng tháng; Bằng cách đó, bạn có thể thực hiện một thói quen thường xuyên cập nhật danh sách này.

Bạn cũng nên bao gồm các mục mà các thành viên trong nhóm cần theo dõi, như các cuộc họp, hội thảo và đánh giá hiệu suất.

Mẹo: Khi bạn thực hiện danh sách của mình, hãy nhập các tác vụ bạn và nhóm của bạn cần hoàn thành vào công cụ trực tuyến của bạn. Bạn có thể sử dụng một Cấu trúc phân chia công việc để xác định các nhiệm vụ cần thiết cho mỗi dự án của bạn. Nếu bạn không thể nghĩ về tất cả mọi thứ, đừng lo lắng. Các thành viên trong nhóm có thể thêm vào lịch trình làm việc của họ sau khi họ xem chúng trực tuyến. Họ sẽ có ý tưởng tốt nhất về những gì họ Thời khoá biểu hàng ngày nên bao gồm.

3. Nhãn nhiệm vụ theo thời hạn

Ngoài việc nắm bắt mọi thứ mà nhóm của bạn cần phải làm việc trong những ngày hoặc tuần tới, đảm bảo mỗi sáng kiến có thời hạn đi kèm. Không hiểu rõ về thời điểm làm việc, nhóm của bạn sẽ không thể ưu tiên hiệu quả các nhiệm vụ của họ.

Lưu ý rằng thời hạn của bạn có thể thay đổi khi các mốc thời gian điều chỉnh và điều đó ổn. Làm rõ thời hạn nhiệm vụ - Ngay cả khi chúng chỉ là thời hạn thô bạo - giúp nhóm của bạn hiểu những gì họ nên làm việc khi nào.

Mẹo: Không sao nếu bạn không thể lên kế hoạch trước lịch làm việc của mình. Nhằm mục đích xác thịt các chi tiết của một dự án tại một thời điểm. Thêm những chi tiết vào bạn Công cụ quản lý dự án Để theo dõi các nhiệm vụ, thời hạn và ưu tiên. Sau đó, nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào, công cụ ảo của bạn làm cho lịch trình làm việc của bạn linh hoạt và dễ điều chỉnh.

4. Gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm

Lịch làm việc của bạn cung cấp cho bạn thông tin về những người đang làm việc khi nào. Kết hợp thông tin đó với thời hạn và ưu tiên của mỗi nhiệm vụ để tìm ra ai cần phải làm việc trên những gì. Đặc biệt, việc nhìn thấy thời hạn bên cạnh các nhiệm vụ của bạn có thể giúp bạn xác định có bao nhiêu người bạn cần cho mỗi dự án, và khi những người đó sẽ có sẵn. Sử dụng một Biểu đồ Raci. để phác thảo những gì vai trò và trách nhiệm Các thành viên trong nhóm có cho mỗi dự án.

Khi bạn phân công các thành viên trong nhóm đến các nhiệm vụ, hãy xem xét các câu hỏi sau:

Làm cách nào tôi có thể căn chỉnh lịch thành viên của nhóm với các nhiệm vụ công việc có liên quan?

Mẹo: Khi bạn biết dòng thời gian và nhóm của bạn, hãy mang tất cả mọi người lại với nhau để đóng đinh chi tiết dự án. Bạn thường dễ dàng xác định các điểm mạnh của thành viên trong nhóm và tìm nơi mọi người phù hợp với một dự án khi bạn quan sát hành vi của họ và nhận phản hồi.

5. Tạo ngày bắt đầu cho các nhiệm vụ

Thời hạn cho thấy các thành viên trong nhóm khi hoàn thành các nhiệm vụ, nhưng bạn cũng sẽ cần ánh xạ ngày bắt đầu nhiệm vụ. Các thành viên trong nhóm cần cả thời gian bắt đầu và kết thúc cho các nhiệm vụ để họ có thể lên kế hoạch cho phần còn lại của lịch trình của họ. Bằng cách đó, họ có thể nhường chỗ cho các cuộc họp bất ngờ, phát triển chuyên nghiệp hoặc cá nhân đến DOS.

Mẹo: Một giải pháp thay thế để tạo ngày bắt đầu cho các nhiệm vụ là gán giờ cho một dự án. Điều này mang lại sự linh hoạt của các thành viên trong các ngày bắt đầu nhiệm vụ, trong khi vẫn cung cấp cấu trúc cần thiết. Giờ ước tính cũng đặt điểm chuẩn cho Tỷ lệ sử dụng . Khi một thành viên trong nhóm hoàn thành một nhiệm vụ, họ sẽ đồng hồ các giờ thực tế mà họ đã mất và bạn sẽ so sánh thời gian này cho thời gian bạn đã chỉ định.

6. Tự động hóa và thay đổi khi cần thiết

Một trong những điều tốt nhất về lịch trình làm việc trực tuyến đang sử dụng tích hợp quy tắc và tự động hóa . Cuộc sống làm việc có thể bận rộn-mà không có gì bất ngờ và có rất nhiều phần chuyển động trong một lịch trình làm việc. Sử dụng tự động hóa quản lý dự án để theo dõi những gì nhóm của bạn đang làm việc để ngăn chặn sự kiệt sức và làm việc quá sức.

Một số cách hữu ích để tự động hóa lịch trình làm việc của bạn bao gồm:

Di chuyển công việc xung quanh khi một thành viên trong nhóm bị quá tải

Mẹo: Bây giờ bạn sẽ có một danh sách nhiệm vụ toàn diện với những người được chỉ định và các khung thời gian nhiệm vụ cho mỗi loại. Tại thời điểm này, bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với lịch trình làm việc của mình và yêu cầu các thành viên trong nhóm phản hồi.

Cách xem lịch làm việc của bạn

Khi bạn sử dụng một công cụ trực tuyến để tạo lịch làm việc của mình, bạn sẽ có các tùy chọn để xem nó. Đây là một lợi ích của việc sử dụng phần mềm lập lịch vì các phương thức trực quan khác nhau có thể cho bạn thấy những thứ bạn có thể không thấy khác.

Ví dụ: nếu bạn xem lịch làm việc của mình như một lịch, bạn có thể nhận thấy thời hạn dễ dàng hơn. Nhưng nếu bạn xem lịch trình làm việc của mình như một biểu đồ Gantt, bạn sẽ thấy sự phụ thuộc của dự án rõ ràng hơn.

Dưới đây là một số cách để xem lịch trình làm việc của bạn với Quản lý tác vụ UDN :

Biểu đồ Gantt: MỘT biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh ngang hiển thị lịch làm việc của bạn. Đó là một công cụ trực quan tuyệt vời để hiểu các nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần hoàn thành theo thời gian, cùng với các cột mốc quan trọng và các phụ thuộc.

Xem lịch: Với chế độ xem lịch, bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng về thời điểm thực hiện các nhiệm vụ và cách các nhiệm vụ đó liên quan đến các tác vụ hoặc sự kiện khác xảy ra trong ngày, tuần hoặc tháng của bạn.

Theo danh sách: Khi bạn xem lịch làm việc của mình như một danh sách việc cần làm, bạn sẽ thấy mọi chi tiết đi kèm với mỗi nhiệm vụ. Những mặt hàng này sẽ xuất hiện trong các menu thả xuống cho những thứ như ưu tiên, người được chuyển nhượng, tài liệu đính kèm, thời hạn và ghi chú.

Bảng Kanban: Bảng Kanban Sắp xếp các nhiệm vụ trong lịch làm việc của bạn trong các cột. Theo truyền thống, mỗi cột đại diện cho một giai đoạn làm việc. Bảng Kanban của bạn có thể có các cột được dán nhãn, "để làm", "đang tiến hành," và "Xong." Các nhiệm vụ riêng lẻ - được biểu thị dưới dạng thẻ trên bảng di chuyển qua các cột cho đến khi các thành viên trong nhóm hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

Các chế độ xem lịch biểu khác nhau giúp bạn hình dung các nhiệm vụ nhóm và có được cái nhìn sâu sắc về toàn bộ dự án của bạn. Một số công cụ này kết hợp lợi ích của việc lên lịch với quản lý dự án Vì vậy, bạn có thể xem và làm việc trên các dự án khi họ tiến bộ qua từng giai đoạn.

Trực quan hóa lịch làm việc thành viên nhóm với Quản lý tác vụ UDN

Khi bạn sử dụng một công cụ như Quản lý tác vụ UDN , bạn mở ra những khả năng cho nhóm của bạn. Lịch làm việc của bạn sẽ nhiều hơn một danh sách đơn giản, đó sẽ là một tài liệu sống mà những người khác có thể tương tác, thay đổi khi cần thiết và tích hợp với quản lý tác vụ.

Đưa lịch trình làm việc trực tuyến của bạn sẽ đảm bảo bạn đang quản lý nhóm của mình một cách hiệu quả trong khi tung hứng các trách nhiệm khác. Với cấu trúc phù hợp tại chỗ, nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc tốt nhất của họ.