Cómo crear horarios de proyectos para facilitar el trabajo.

Un nuevo proyecto en el trabajo a menudo señala el comienzo de otra aventura llena de partes interesadas, plazos, entregables yherramientas. Pero si su proyecto es un nuevo lanzamiento de productos, un evento de proveedores, el calendario editorial anual o incluso el empleado a bordo, necesitará un programa de proyecto para que usted lo consiga allí.

Empoderarse de crear un programa de proyecto conplanes claros, los procesos y las responsabilidades son esenciales para mantener a su equipo en camino, saber quién está haciendo qué cuando, y vea cómo se conectan todas las piezas. Si bien puede tomar algún tiempo por adelantado, un programa de proyectos bien hecho aumentará la eficiencia, la responsabilidad y la claridad. Y esas tres palabras son música para los oídos de todos (especialmente a su jefe que le confió este proyecto). Tampoco podrás recortar en elherramientasSe supone que se supone que le ayudan a administrar un proyecto, pero en realidad están haciendo más difícil el proceso.

Es posible que su tarjeta de presentación no tenga el título.gerente de proyectoBajo su nombre, pero adivina qué? Para este proyecto, y muchos encontrarás en el futuro, ese es su papel de facto. ¡Abrázalo! Cuando aprendes a pensar como un gerente de proyecto, estará en camino a hacer un trabajo de trabajo nuevamente.

Cómo crear horarios de proyectos

Ahora que está listo y está dispuesto a seguir adelante como gerente de proyecto, es hora de comenzar a planificar y redactar un programa de proyectos. Dado que el proceso de programación de gestión de proyectos puede sentirse un poco extraño para usted, aquí hay una lista de pasos que puede tomar a medida que construya su plan de proyecto:

Defina los objetivos de su proyecto.Escriba cuáles son los hitos clave o los entregables que harán que este proyecto sea exitoso al final.

Identificar todas las partes interesadas.Haga una lista de cada persona que debe involucrarse en su proyecto, incluso si su función es un simple cierre de sesión.

Determine su fecha límite final.En última instancia, ¿cuándo necesitas terminar completamente con el proyecto? Asegúrese de darse suficiente tiempo para dar cuenta de los conflictos que, sin duda, vendrá a su manera.

Listar cada paso o tarea.Tómese esos hitos y entregables que definió en el Paso 1 y divídícelas en tareas más pequeñas y subtemas para asegurarse de que todas las bases están cubiertas.

Asignar un miembro del equipo responsable de cada tarea.Decida quién asumirá cada tarea y subtare, y será transparente con plazos. Recuerde que sus colegas probablemente tienen otros proyectos al mismo tiempo. Ser consciente de sucarga de trabajoAsí que no se sienten sobrecargados.

Trabajar hacia atrás para establecer fechas de vencimiento para cada tarea.Averigua cuánto tiempo tomará cada tarea para completar (su fecha de inicio y finalización), sabiendo que los retrasos son inevitables. La secuenciación es importante para considerar también, ya que deberán terminar ciertas tareas antes de que se pueda comenzar a otro.

Organiza el horario de su proyecto en uno herramienta , y compártelo con tu equipo.

Ha construido con éxito su plan de proyecto y ahora es importante organizarlo de una manera que todos los involucrados pueden ver y trabajar desde ella. Encontrando unherramienta que puede ayudarte a hacer ambas cosasSerá crítico para su éxito.

Una vez que tenga un horario detallado de proyecto, su tiempo de administración de proyectos práctico disminuirá, y usted (y su equipo) tendrá más horas en el día para gastar en el trabajo de calidad. En última instancia, ¿no es por eso que fuiste contratado?

Programa de ejemplos de programas

Una vez que haya seguido todos los pasos anteriores, tendrá un horario claro que describe el horario y los pasos de su proyecto. A continuación se muestran algunos ejemplos de lo que estos pueden parecer:

Programa de planificación de eventos Ejemplo

¿Planeando un evento virtual? Su horario destacará todo lo que necesita hacerlo, y cuándo, antes de su gran día.

Programa de lanzamiento del producto Ejemplo

Para su próximo nuevo producto, cree una estructura de desglose de trabajo porMapeo de todos tus pasosy las dependencias, luego verlas en uno, un proyecto fácil de compartir para mantener a su equipo en la pista.

Programa de campaña de marketing Ejemplo

Sepa exactamente lo que está sucediendo en una fecha en su campaña de marketing con un plan de proyecto que realice en todas las piezas:

Próximos pasos después de completar el horario de su proyecto

El propósito de unlínea de tiempo del proyectoes hacer más trabajo, de manera más eficiente. Ver la imagen general de su proyecto y crear un plan bien pensado significa menos estrés y más productividad. Una vez que haya completado su plan, hay dos pasos más esenciales para tomar.

Compártelo con tu equipo.

Al compartir su programa de proyecto, los miembros del equipo entenderán claramente sus responsabilidades para el proyecto y tendrán una avenida para dar información sobre sus piezas del plan. Comience enviando el programa de proyectos a todos los involucrados y solicite comentarios específicos (preguntas, inquietudes o ideas).

Manténgase organizado ofreciendo una ubicación central para ofrecer todas las respuestas y dar una fecha límite para promover la acción oportuna de los miembros del equipo. Una vez que haya recopilado todos los comentarios, cree una versión actualizada del programa del proyecto y vuelva a compartirlo con todas las partes interesadas. Además, asegúrese de que su programa de proyectos esté incluido en toda su importante documentación de planificación de proyectos, como su breve de proyecto yresumen ejecutivo .

Adaptándolo a medida que avanza

Heráclito estaba en algo en la antigua Grecia cuando reflexionó que lo único que es constante es el cambio. Eso también va para su plan de proyecto. Una vez que haya expulsado el proyecto, asegúrese de que está revisando su horario de manera consistente. Adáptelo según sea necesario cuando surjan circunstancias imprevistas.

Administrar su programa de proyecto, y todos los activos del proyecto, en una ubicación central ayudarán a todos a tener una sola fuente de verdad y garantizar que se esté utilizando la versión más actualizada del Programa del Proyecto.

Mejorar la eficiencia: Convierta sus planes y horarios en plantillas

Para ahorrar aún más proyectos de planificación de tiempo, use unplantilla probaday deja de reinventar la rueda cada vez que presiona "IR" en un nuevo proyecto.

Si su proyecto actual es un evento anual, por ejemplo, un proveedor Expo, entonces es una obviedad para obtener un programa de proyecto sólido en su lugar, para que pueda construirlo para el siguiente. ¿Y qué otros proyectos trabajan en ese proceso por el mismo proceso cada vez? Por ejemplo, su exposición de proveedores puede compartir tareas comparables con el almuerzo de cliente virtual que está alojando más adelante este año. Tener una plantilla de programas de proyecto significa que podrá lanzar futuros proyectos de manera más rápida y eficiente.

¿Dónde deberías hacer un horario de proyecto?

Si está adoptando un nuevo rol como un gerente de proyecto de facto, así como una forma más eficiente de abordar su trabajo al crear horarios de proyectos, es probablemente el momento de actualizarse aHerramienta todo en uno, también. (Sí, estos existen!)

Herramientas de gestión de trabajoestán disponibles para ayudarlo a crear horarios de proyectos dinámicos e intuitivosGantt-Chart como líneas de tiempoque proporcionan una visibilidad clara en todas las etapas y a todas las partes interesadas. Digamos tanto tiempo a correo electrónico, hojas de cálculo y chats que no se hablan entre sí.

Desarrollar y administrar su programa de proyectos en un sistema centralizado le permite crear cada paso y determinar su duracióncon un calendario de proyecto, construya tareas y subtareas, y asignarlos a la persona correspondiente. A medida que necesita ajustar su plan de proyecto, puede realizar rápidamente el cambio en la herramienta y se notificará a todas las partes interesadas. Diferentes vistas de su horario Se adaptan a todos los estilos de trabajo y aprendizaje y sus flujos de trabajo se reunirán a la perfección porque siempre sabrá quién está haciendo qué cuando.

Trabajo más inteligente, con horarios de proyectos.

Felicitaciones, gerente de proyecto de facto, estás en el camino para trabajar más inteligentemente. Usted tiene la mentalidad y los pasos que necesita para comenzar a renovar-revitalizando: su proceso para proyectos. Puedes hacer todo lo anterior (y más) con un Solución de gestión de trabajome gusta Gestor de tareas UDN . Considere su herramienta todo en uno para el éxito del proyecto. ¡Feliz planificación!