9 estrategias para gestionar con éxito múltiples proyectos

Si está administrando un equipo o programa, es probable que tenga múltiples proyectos en progreso al mismo tiempo. Pero hacer un seguimiento de todas las piezas en movimiento puede ser complicado, y rápido. Sin un buen proceso para administrar múltiples proyectos, es difícil saber qué trabajo para priorizar, cómo ayudar a su equipogestionar efectivamente su carga de trabajo, y si todo se está haciendo a tiempo.

Afortunadamente, hay una mejor manera. Ya sea que esté luchando para organizar y administrar el trabajo en múltiples proyectos o garantizar que su equipo tenga una carga de trabajo manejable, estas diez estrategias lo ayudarán a mantener todo en la pista.

1. Designar un lugar para albergar todos sus proyectos.

Problema:Falta de visibilidad en todos sus proyectos.

Solución:Planifique y administre todos los proyectos de su equipo en el mismo lugar.

Por ejemplo, si estás gestionando unHoja de ruta del productoCon múltiples lanzamientos de productos, querrá saber exactamente cuántos lanzamientos hay, lo que incluye cada uno, y cuando cada uno está sucediendo. La planificación y la gestión de todos sus lanzamientos en un solo lugar le permite ver rápidamente todo lo que está en progreso y el estado de toda su hoja de ruta. ¿Qué debe usar como herramienta de gestión multi-proyecto? Si aún no estás usando uno, un proyecto oPlataforma de gestión de trabajoEs el mejor tipo de herramienta para el trabajo, e idealmente uno es flexible, fácil de usar y colaborativo. EnGestor de tareas UDNNosotros (no sorpresa) piensa Gestor de tareas UDNes una gran opciónconsiderar.

2. Definir metas, planes, responsabilidades y expectativas al principio.

Problema: Estás viendo inconsistencias en entregables y procesos.

Solución: Definir claramente los objetivos, los planes y las responsabilidades.

Sin un flujo de trabajo estándar o un proceso de planificación de proyectos, es probable que cada proyecto se gestione de manera diferente. Como resultado, los entregables son inconsistentes, el tiempo se desperdicia la configuración de un nuevo proceso cada vez, y es más probable que el trabajo caiga a través de las grietas.

Para solucionar esto, asegúrate de que elPlan, proceso y responsabilidades.Entre su equipo se desprenden desde el principio. A nivel del proyecto, esto significa que está claramente que describe los objetivos, cada paso y pieza de trabajo que debe completarse, cuando cada uno está programado, y quién será responsable de ello. Asegúrese de construir también a tiempo para recibir comentarios y aprobaciones, lo que puede disminuir fácilmente si se apresura a completar un proyecto sin un plan claro.

A continuación, haga planes, procesos y responsabilidades claras en elnivel de programa. Establezca objetivos a nivel de equipo y comunique claramente los proyectos que lo ayudarán a lograrlos. Los objetivos de su proyecto deben ayudar a su equipo a lograrlos y, a su vez, estos objetivos del equipo ayudarán a su compañía a cumplir sus objetivos.

Para cosechar todo elBeneficios de la gestión de proyectos., establece algunas convenciones de todo el equipo. Por ejemplo, para grandes proyectos, puede necesitar clientes potenciales para crear unresumen del proyectoAntes de describir elplan de proyecto. Además, haga plantillas para proyectos que su equipo lo haga a menudo. Ayudarán a garantizar que los proyectos se ejecuten de la misma manera cada vez, sin tener que volver a pensar cada pequeño paso que entró en ellos.

3. Priorizar el trabajo que hará más impacto.

Problema: No estás seguro de qué proyectos priorizar para su equipo.

Solución: Mire cómo las escaleras de los proyectos hasta los objetivos de la compañía más grandes. ¿Qué tendrá más impacto? Comience allí.

Si bien podría ser tentador para quitarte los proyectos más fáciles de resistir. En su lugar, priorizarlos según lo que hará el mayor impacto en suobjetivos de la empresa. "Sus principales prioridades deben alinearse con estos objetivos y ayudarlo a acercar un paso más para alcanzarlos",dice el escritor Kasey Fleisher Hickey. Así, priorice el trabajo estratégicamente en un nivel macro (es decir, presionando un proyecto de bajo impacto al siguiente trimestre) y micro nivel (organizando su diariolista de quehaceresen orden de importancia).

Por ejemplo, su equipo podría estar trabajando en cincolanzamiento de productosal mismo tiempo. Mientras son todos sobre lo mismo.Tamaño en términos de esfuerzo. Y el trabajo requerido para completar, uno de ellos tiene el potencial de tener un impacto mucho mayor en los nuevos ingresos de los clientes que los otros cuatro. Sin embargo, un segundo tendría el mayor impacto en la retención de clientes y la LTV. Ya que sabe que LTV es una prioridad más alta para la compañía, querrá asegurarse de que el segundo producto esté completamente personal antes de decidir quién tiene tiempo para trabajar en los proyectos de menor prioridad.

No solo podrás asignar mejor el tiempo yGestionar recursos, pero no te dejará en la oscuridad preguntándose si sus proyectos contribuirán a los objetivos de la compañía.

4. Empower a su equipo para que sea flexible cuando las prioridades cambien

Problema:Su equipo no tiene una forma fácil de rastrear prioridades cambiantes y reasignar el trabajo.

Solución:Obtenga una vista de pájaro de todo el trabajo de su equipo.

Establecer prioridades del equipo y alinear en el trabajo es clave, pero también lo es lo suficientemente flexible como para pivotar cuando lo necesite. Pero si realiza un seguimiento de su trabajo en hojas de cálculo y las listas de tareas de alto en múltiples herramientas, puede ser difícil saber en lo que su equipo está trabajando a la vez. Como resultado, cuando cambian las prioridades, no sabe lo que necesitan para reprogramar, qué tan ocupado es todo el mundo, o cómo rastrear el trabajo que está poniendo en espera. Una forma en que puede prevenir esto es implementando unproceso de control de cambio .

Al compartir una fuente central de verdad con su equipo, puede administrar múltiples proyectos sin preocuparse por las prioridades cambiantes. Debido a que el trabajo de todos es visible, puede obtener un sentido rápido del ancho de banda de su equipo y las tareas actuales. Luego, si necesita volver a priorizar las tareas, puede hacerlo sin preocuparse, la tarea se perderá por completo.

Finalmente, recuerde mantener el flujo de comunicación sin conexión y encendido. Ya sea en su herramienta de gestión de proyectos o en suReunión regular 1-1, compruebe con los miembros de su equipo sobresu carga de trabajoy doble comprobar que todo está en camino.

5. Gestionar y comunicar las expectativas claramente.

Problema:Usted y sus partes interesadas están alineadas mal por lo que está sucediendo cuando.

Solución:Comunicarse donde sucede el trabajo.

Los equipos que sufren problemas de comunicación lo hacen porque carecen de visibilidad en su trabajo, el trabajo de su socio y su trabajo de las partes interesadas multifuncionales. Cuando no tiene información sobre el trabajo que otros están haciendo, carece del contexto para comprender por qué los plazos están cambiando, si las prioridades siguen siendo las mismas, y cómo está progresando el proyecto.

Cuando ustedGestionar la comunicación donde ocurre el trabajo., usted permite a su equipo y sus partes interesadas multifuncionales con el contexto completo detrás de su trabajo. Con actualizaciones en tiempo real, todos tienen acceso a cómo el trabajo también está progresando.

La mejor manera de hacer esto constantemente es encontrar una herramienta de gestión de trabajo que le permita compartirActualizaciones de estado y progreso.Justo donde está sucediendo el trabajo. En lugar de obtener datos y actualizaciones a través de hojas de cálculo, documentos y otras herramientas, puede recopilar fácilmente la información con el clic de un botón, y compártalo con las partes interesadas en otro clic.

6. Mire el trabajo a través de proyectos para equilibrar las cargas de trabajo y las líneas de tiempo.

Problema:No está seguro de cuánto (o poco) trabaje cada compañero de equipo individual tiene en su plato.

Solución:Asegúrese de tener una manera de ver las cargas de trabajo de los empleados en todos los proyectos.

Hay un segundo escollo para planificar cada proyecto en un lugar diferente: no tiene la manera de ver todo el trabajo que una sola persona está haciendo en todos sus diferentes proyectos. Esto significa que usted es más o menos confiado en su equipo para informarle cuando las cargas de trabajo son demasiado o muy poco. Esto dificulta que se adelante a los problemas, como los plazos perdidos, antes de que se pierdan de control, o (en el lado flojado) reconocen el talento subutilizado.

Administrar todos sus proyectos en el mismo lugar es un buen primer paso para resolver esto. Pero a continuación, querrá ver todas las tareas en cada proyecto, a las que están asignadas y sus rangos de fecha para que puedaEmpleados de sobrebooked y línea de tiempo del proyectoconflictos Luego, puede diferir, eliminar o volver a delegar tareas para mantener sus proyectos en camino. No todas las herramientas tienen filtros que permiten esto, así que asegúrese de elegir uno que haga.

Por ejemplo, puede tener un diseñador que sea responsable de una pequeña tarea, como editar un par de fotos, para su próximo lanzamiento de productos, pero también diseñar, imprimir y entregar folletos, tarjetas de presentación y carteles para una conferencia. ¡Pasando el próximo mes! Al mismo tiempo, otro diseñador tiene un ancho de banda adicional. Si está mirando la carga de trabajo de todos lado a lado, puede detectar rápidamente esta discrepancia y reasignar el trabajo en consecuencia.

7. Ajuste los horarios del proyecto para maximizar la productividad del equipo.

Problema:Las fechas de inicio de los proyectos no están coordinadas y, como resultado, los empleados están empapados, el trabajo se bloquea y los proyectos se retrasan.

Solución:Programe cada proyecto con su portafolio completo en mente.

Incluso el proyecto planeado más cuidadosamente puede hacerse descarrilado si no está programado con el alcance completo del trabajo de su equipo durante el mes, el trimestre o el año en mente. Por ejemplo, si intenta iniciar tres actualizaciones web diferentes al mismo tiempo, podrían terminar en conflicto entre sí o arrastrarse más de lo esperado porque su equipo está tratando de hacer demasiado a la vez.

En su lugar, programe y coordine el trabajo de su equipo con el alcance completo de su programa en mente y considere implementar unadministracion de incidentesplan. Aquí hay algunos consejos:

STOBER START FECHA PARA PROYECTOS SIMILARES:Especialmente, si tiene el mismo grupo que trabaja en múltiples proyectos, puede ser útil escalonar las fechas de inicio y finalización de cada una para que las personas no intenten terminar su trabajo por cinco proyectos diferentes al mismo tiempo. En su lugar, podrán centrarse en uno antes de pasar a la siguiente.

Cuidado con las dependencias:¿Necesita completar esa revisión de la infraestructura antes de construir un nuevo sitio web? Si es así, programe el proyecto dependiente para después de su fecha de finalización planificada de la primera.

Bandera Duplicar Tareas:Si tiene la misma pieza de trabajo en dos proyectos diferentes, consolidándolo. Asegúrese de que la pieza de trabajo, ya sea a bordo de un nuevo proveedor o un equipo de compra para filmar videos para el marketing, se realiza a tiempo para mantener ambos proyectos en la pista.

El tiempo puede hacer toda la diferencia para mantener múltiples proyectos en la pista y ayudar a su equipo a ser sumás productivo .

8. Delegar trabajo, pero retener la visibilidad.

Problema:Hay una línea fina entre Micromanaging y siendo un gerente ausente. ¿Cómo puedes caminar?

Solución:Comparta una fuente central de verdad con su equipo, para que pueda registrarse en el trabajo cuando sea necesario.

Ningún gerente, ya sea ungerente de productos vs. gerente de proyecto-Wants para ser un microMOMANAGER, pero perder de vista las tareas y sentir que está en la oscuridad sobre el trabajo que se está haciendo en su equipo puede hacer que sea casi imposible ser un líder efectivo. La buena noticia es que hay esperanza.

Al compartir una sola fuente de verdad con su equipo, tiene la manera de rastrear todo el trabajo que todos están haciendo. Cuando todo el trabajo de su equipo vive en un proyecto compartido centralmente, puede obtener una visión de un vistazo a lo que hay en la placa de todos, cuando se deben las tareas y cómo están progresando. De esa manera, puede registrarse en las tareas si es necesario, sin microgestionarlas.

9. Pista y guarde sus flujos de trabajo, en lugar de reinventar la rueda cada vez

Problema:Usted está reconstruyendo sus flujos de trabajo al comienzo de cada proyecto.

Solución:Template y simplifica el proceso de planificación de su proyecto.

Imagina esto: acabas de terminar tu trimestralCAMPAÑA de Marketing, y te estás preparando para el próximo trimestre. Pero no recuerda lo que establece exactamente su trabajo, ha cambiado tanto desde entonces, y ya está administrando múltiples proyectos como es. No estás seguro de cuáles son los componentes iniciales. ¿Cómo replica la campaña sin asegurarse de no perderte tareas cruciales?

Deja de reinventar la rueda al comienzo de cada proyecto. En su lugar, template y simplifica cómo inicia sus proyectos. De esa manera, puede usar sus flujos de trabajo como plantillas una y otra vez. Cuando sea el momento de coordinar un nuevo proyecto, simplemente comience con su plantilla personalizada, para que pueda aumentar de manera más rápida y eficiente.

Además, asegúrese de actualizar su plantilla regularmente con nuevas tareas o pasos que ha agregado al proceso o los nuevos flujos de trabajo que está construyendo. Piense en su plantilla como un documento vivo: para tener el proceso más efectivo y eficiente, debe seguir actualizándolo con las mejores prácticas y nuevas ideas. Finalmente, asegúrese de mantener su plantilla en la fuente central de la verdad de su equipo para que todos tengan acceso a ella, y puede comenzar el proyecto fácilmente.

Administrar múltiples proyectos con éxito, cada vez

Como unjefe de equipo, administrar múltiples proyectos al mismo tiempo es a menudo una realidad del trabajo. Esperemos que estos consejos le ayuden a realizar un seguimiento de todas las piezas en movimiento de su programa, permanezcan organizadas, golpean sus plazos y alcancen sus metas, cada vez.