¿Qué es un gráfico de hitos y por qué es beneficioso?

Resumen

Una tabla de hitos es una tabla horizontal que marca los pasos más importantes de su proyecto. Cada hito que su equipo logra acercarse a completar el proyecto. Además de mantener su equipo motivado, una tabla de hitos también es una excelente manera de mostrar las partes interesadas del proyecto cómo está progresando su proyecto. En este artículo, cubrimos cómo crear una tabla de hitos y cómo puede usarlo para celebrar los hitos con su equipo.

Una tabla de hitos es una forma de visualizar los pasos más importantes de su proyecto. CadahitoSu equipo logra acercarse a completar su proyecto, de esta manera, los hitos brindan un sentido de logro y muestran a su equipo cómo el trabajo que están haciendo contribuye al objetivo del proyecto general.

Los hitos no son solo importantes para su equipo, sino que también simplifican su papel como el gerente del proyecto. Puedes compartir tu gráfico de hitos conpartes interesadas del proyectoPara visualizar el progreso de su proyecto y asegúrese de que todos estén en la misma página.

Entonces, ¿cómo puedes crear una tabla de hitos?

Vamos a explorar algunas de las diferentes maneras en que puede abordar este paso para planificar su proyecto. También proporcionaremos consejos sobre cómo se mantendrán marcando y celebrando hitos.moral de equipoelevado.

¿Qué es una tabla de hitos?

Una tabla de hitos es una representación visual de las tareas más importantes que su equipo debe completarse a lo largo de un proyecto.

Esencialmente, los hitos le permiten echar un vistazo a lo que su equipo tiene que trabajar o ya ha hecho. Piense en ellos como los peldaños en una escalera, cuanto más alto se suba, cuanto más cerca llegue a completar su proyecto.

Diferentes formas de crear gráficos de hitos

Hay más de una forma de crear una tabla de hitos. Puede agregar hitos a la plantilla de línea de tiempo de su proyecto, cree unGráfico de gantt, o use un software de gestión de trabajo con una herramienta de línea de tiempo.

A Gráfico de ganttes un gráfico de barras horizontales que se utiliza para ilustrar una línea de tiempo de un proyecto, trabajo o programa. Mientras que los gráficos de Gantt son una excelente manera de visualizar sucronograma del proyectoY los hitos, pueden llevar mucho tiempo para establecerse y volverse desordenado mientras agregue más detalles. Puedes aprender todo sobre los pros y los contras de los gráficos Gantt en nuestra guía completa.

La mejor alternativa a un gráfico de Gantt tradicional es una herramienta de línea de tiempo moderna. Echemos un vistazo a los beneficios de usar una herramienta de planificación y planificación de proyectos designados para crear su gráfico de hitos.

¿Por qué debería usar una herramienta de gestión de proyectos para crear sus gráficos hitos?

Para obtener la misma vista de pájaro de su proyecto que ofrece un gráfico de Gantt, use una herramienta de línea de tiempo en su designadoSoftware de gestión de trabajo. Hay varias ventajas de usar una herramienta de línea de tiempo sobre un gráfico Gantt:

Una herramienta de línea de tiempo es fácil de configurar y mantener, especialmente cuando debe agregar nuevas tareas o ajustar hitos.

Las tareas y otros trabajos subyacentes se pueden vincular a su línea de tiempo y se actualizarán en tiempo real.

Con un clic de un botón, puede compartir su línea de tiempo con su equipo o partes interesadas.

7 pasos para crear una tabla de hitos

Ahora vamos a caminar por el proceso de crear una tabla de hitos paso a paso, comenzando a definir los objetivos de su proyecto.

Paso 1: Definir objetivos del proyecto

Antes de crear su gráfico de hitos, tendrá que describir su línea de tiempo y metas del proyecto general. Definir sus objetivos del proyecto le brinda a su equipo una comprensión profunda de su resultado objetivo objetivo. De esta manera, su equipo sabe exactamente de qué están trabajando y por qué importa. Luego, defina una línea de tiempo aproximada para su proyecto que comienza con una fecha de inicio y finalización.

Ejemplo:Digamos que usted es un director de comunicaciones y su compañía está fusionando con otra. El objetivo de su proyecto en general es fusionar con éxito las dos compañías. La fecha de inicio de su proyecto es la creación del anuncio interno, la fecha de finalización es el evento de la compañía global que celebra la fusión exitosa.

Paso 2: Crea una lista de tareas

Ahora que tiene su línea de tiempo aproximada y la meta del proyecto en general, es hora de crear una lista de tareas. Estas tareas deben registrarse en orden cronológico e idealmente vinculadas a fechas o rangos de fechas para aliviar algunos trabajos más adelante en este proceso.

Ejemplo:Entre otras, sus tareas para la fusión de la compañía incluirán la creación del boletín informativo del anuncio interno, programando Q & Amp; a sesiones con empleados, presione conferencias para anunciar la fusión externamente y planificar el evento de la fusión global.

Paso 3: Identificar hitos

Para identificar sus hitos, primero debe entender exactamenteQue hito esY lo que no es.

Los objetivos tienden a ser más importantes que los hitos. Un objetivo debe describir lo que sucede una vez que su proyecto tiene éxito y cómo se alinea su proyecto con los objetivos comerciales generales; Un hito le permite echarle un vistazo a un punto próximo en su proyecto o de vuelta a lo que ya ha logrado.

También es fácil confundir un hito con una entrega, sin embargo, la distinción es un poco más en la nariz aquí. Una entrega es algo tangible como un informe o un producto. Un hito es más conceptual y marca un punto de control del que su equipo puede trabajar.

Puede identificar si algo califica o no como un hito al considerar las siguientes preguntas:

¿Esta tarea afecta su fecha límite?

¿Es este un punto significativo en su proyecto que indica el progreso?

¿Debería esta tarea ser revisada por sus partes interesadas?

¿Se puede completar el proyecto sin esta tarea?

Si la respuesta es sí a todas, excepto la última pregunta, ha identificado con éxito un hito.

Ejemplo:Para desarrollar su proyecto de fusión y a DOS, primero debe categorizar cada iniciativa:

Creación del boletín interno para anunciar la fusión es una tarea.

Enviando el boletín es un proyecto entregable.

Anunciando la fusión a la Compañía (la finalización de los dos de los dos a-dos) es un hito.

Paso 4: Crea tu línea de tiempo

Ahora es el momento de reunir el rompecabezas y convertir sus tareas, metas, fases, entregables y hitos en una línea de tiempo. Eche un vistazo a los plazos que agregó a los entregables de su proyecto y verifique si las fases son lo suficientemente largas. Esta es también una gran oportunidad para comprobar si hay algunadependenciasEso podría causar un cuello de botella.

Agregue todas sus tareas de proyecto y fases a suHerramienta de línea de tiempo, Defina las dependencias, ajuste las fases donde sea necesario y luego indique a DOS, entregables y hitos clave. Una vez que haya finalizado la línea de tiempo de su proyecto, debe tener unVisualización clara de todo su plan de proyecto. .

Ejemplo:Un proyecto El tamaño de una fusión de la empresa tendrá naturalmente algunas tareas o fases que no pueden comenzar hasta que se completen otros. Por ejemplo, necesitará los logotipos actualizados de su equipo de marketing antes de poder enviar el comunicado de prensa anunciando la fusión en sí. Para evitar que su proyecto se ejecute sin problemas, visualice estas dependencias en su línea de tiempo.

Paso 5: Comparte tu línea de tiempo

Ahora que la línea de tiempo está completa, querrá compartirlo con su equipo inmediato para asegurarse de que nada se deslizó a través de las grietas. Su equipo puede verificar que todas las dependencias se han definido, todos los hitos se agregan a la línea de tiempo, y todas las fases del proyecto son lo suficientemente largas para evitar cuellos de botella u otros problemas del proyecto.

Una vez que su equipo inmediato haya verificado que la línea de tiempo es buena para ir, compártala con su equipo más amplio. Esto le dará a todos una mejor descripción general de las tareas y fases que tienen que completar para alcanzar los hitos del proyecto y finalmente finalizar el proyecto con éxito.

Ejemplo: Cuatro ojos ven más de dos. Después de compartir su gráfico de hitos con un gerente de comunicaciones, descubra que no asignó tiempo suficiente para preparar el Q & Amp interno; una sesiones para los empleados. Esto habría causado una gran cantidad de estrés en su equipo de comunicaciones y potencialmente influenciado negativamente en cómo se sintió el resto de la compañía sobre la fusión. Al ajustar la línea de tiempo, puede darle suficiente tiempo para prepararse para prepararse para esta fase de proyecto.

Paso 6: Añadir documentación

Durante elCiclo de vida del proyecto, querrá agregar cualquier documento, notas y comunicación relevante asociada con el proyecto a las tareas, fases o hitos respectivos. Su gráfico de hitos nunca es final, es una herramienta de gestión de proyectos en crecimiento que debe modificarse y agregarse para que siempre esté sincronizado con su proyecto.

Conexión de la información relevante con su línea de tiempo ayudará a su equipo a mantener una visión general de lo que se ha realizado, lo que está en progreso, y lo que aún está en su lista de tareas tareas.

Ejemplo:Una vez que el equipo de marketing ha compartido el nuevo logotipo, vincule el archivo a la tarea respectiva en su línea de tiempo. Esto permite a todos los demás trabajando en el proyecto para ubicar y usar fácilmente el diseño cuando sea necesario.

Paso 7: Celebra HITOS

Cuando llegas a un hito, cégamelo! Dependiendo de lo que marca el hito, puede ordenar una pizza en la oficina, deje que su equipo vaya temprano en un viernes por la tarde, o envíe a todos una tarjeta de regalo para una cafetería local. Reconocer el arduo trabajo de su equipo al celebrar los hitos aumenta la moral y mejora el compromiso de su equipo.

Cada vez que su equipo comprueba un hito, se acerca un paso para completar su proyecto. Siga el seguimiento del progreso de su proyecto con su línea de tiempo y comparta hitos con las partes interesadas: ellos también apreciarán saber que las cosas están avanzando.

Ejemplo:Su equipo ha trabajado incansablemente para sacar el evento de la compañía global más increíble que marca la fusión oficial de las dos compañías. Todos se lo pasaron genial y su CEO incluso mencionaron lo felices que están con el resultado del evento. Podrías celebrar este hito al brindar a todo su equipo el siguiente lunes a la recarga antes de laProyecto Post Mortem .

Otras formas de planificar tus hitos.

Si bien una línea de tiempo es la mejor manera de describir su trabajo y obtener una descripción expansiva de tareas, entregables y plazos, hay otras formas en que puede visualizar y planificar sus hitos.

Si bien estas visualizaciones pueden no ser las mejores herramientas de gestión de proyectos, son excelentes para presentaciones olluvia de ideas .

En nuestro ejemplo, la fusión de la empresa, su equipo de comunicaciones puede querer compartir una versión simplificada de la línea de tiempo con toda la compañía cuando está anunciando la fusión a través del boletín interno. Compartir su línea de tiempo con cientos o incluso miles de personas no solo es innecesario, sino también arriesgado.

En su lugar, cree una visual simplificada que resalte solo los hitos o una versión modificada de suTablero de kanbanPor lo tanto, los empleados de la compañía tienen un mejor sentido de quién está contribuyendo a qué.

Di adiós a los dolores de cabeza de hoja de cálculo

Si está listo para deshacerse del gráfico de Gantt y pruebe las líneas de tiempo, eche un vistazoGestor de tareas UDNHerramienta de línea de tiempo. Usar uno deGestor de tareas UDN'S existentePlantillas de gráficos de hitoso cree el suyo propio con la herramienta Línea de tiempo.

Y no se preocupe: si ya ha creado su gráfico de hitos en Excel, puedeImporte su archivo CSVdirectamente enGestor de tareas UDN. Dígale adiós a los dolores de cabeza inducidos por la hoja de cálculo y hola a la planificación de proyectos simplificados.