Hva er et Milestone Chart og hvorfor er det gunstig?
Sammendrag
Et Milestone Chart er et horisontalt diagram som markerer de viktigste trinnene i prosjektet ditt. Hver milepæl teamet ditt oppnår bringer deg nærmere å fullføre prosjektet. I tillegg til å holde teamet motivert, er et Milestone Chart også en fin måte å vise prosjektinteressenter hvordan prosjektet ditt går. I denne artikkelen dekker vi hvordan du lager et milepældiagram og hvordan du kan bruke den til å feire milepæler med teamet ditt.
Et Milestone Chart er en måte å visualisere de viktigste trinnene i prosjektet ditt. Hver Milestone Teamet ditt oppnådder bringer deg nærmere å fullføre prosjektet - på denne måten gir milepæler en følelse av prestasjon og vise ditt lag hvordan arbeidet de gjør bidrar til det overordnede prosjektmålet.
Milepæler er ikke bare viktige for teamet ditt - de forenkler også din rolle som prosjektleder. Du kan dele ditt milepældiagram med Prosjektets interessenter Å visualisere prosjektets fremgang og sikre at alle er på samme side.
Så hvordan kan du lage et milepældiagram?
Vi skal utforske noen av de forskjellige måtene du kan takle dette trinnet i å planlegge prosjektet ditt. Vi vil også gi tips om hvordan markering og feiring milepæler vil beholde Team Morale. høy.
Hva er et milepældiagram?
Et Milestone Chart er en visuell representasjon av de viktigste oppgavene at teamet ditt trenger å fullføre gjennom et prosjekt.
I hovedsak kan milepæler deg ta en titt på hva laget ditt må jobbe mot eller allerede har gjort. Tenk på dem som rungs på en stige - jo høyere du klatrer, jo nærmere får du å fullføre prosjektet ditt.
Ulike måter å lage milestone diagrammer
Det er mer enn én måte å skape et milepældiagram på. Du kan legge til milepæler i prosjektets tidslinjemal, lage en Gantt Chart. , eller bruk en arbeidsstyringsprogramvare med et tidslinjeverktøy.
EN Gantt Chart. er et horisontalt bar diagram som brukes til å illustrere en tidslinje av et prosjekt, arbeid eller program. Mens Gantt-diagrammer er en fin måte å visualisere din prosjektplan Og milepæler, de kan være tidkrevende å sette opp og bli rotete som du legger til flere detaljer. Du kan lære alt om fordeler og ulemper med Gantt-diagrammer i vår fulle guide.
Det beste alternativet til et tradisjonelt Gantt-diagram er et moderne prosjektets tidslinjeverktøy. La oss ta en titt på fordelene med å bruke et utpekt prosjektplanlegging og tidslinjeverktøy for å lage ditt milepældiagram.
Hvorfor skal du bruke et prosjektstyringsverktøy for å lage dine milepældiagrammer?
For å få samme fugleperspektiv av prosjektet ditt som et Gantt-diagram tilbyr, bruk et tidslinjeverktøy i din utpekte Arbeidsadministrasjonsprogramvare . Det er flere fordeler med å bruke et tidslinjeverktøy over et Gantt-diagram:
Et tidslinjeverktøy er enkelt å sette opp og vedlikeholde, spesielt når du må legge til nye oppgaver eller justere milepæler.
Oppgaver og annet underliggende arbeid kan knyttes til din tidslinje og vil oppdatere i sanntid.
Med et klikk på en knapp, kan du dele din tidslinje med teamet eller interessentene dine.
7 trinn for å lage et milepælskart
La oss nå gå gjennom prosessen med å lage et Milestone Chart trinn for trinn, som begynner med å definere prosjektmålene dine.
Trinn 1: Definer prosjektmål
Før du lager ditt Milestone Chart, må du skissere dine generelle prosjekt tidslinje og mål. Å definere prosjektmålene gir teamet ditt en grundig forståelse av ditt målrettede prosjektutfall. På denne måten vet teamet ditt nøyaktig hva de jobber med, og hvorfor det betyr noe. Deretter definerer du en tøff tidslinje for prosjektet ditt som begynner med en start- og sluttdato.
Eksempel: La oss si at du er en kommunikasjonsdirektør, og firmaet ditt fusjonerer med en annen. Ditt overordnede prosjektmål er å fusjonere de to selskapene med hell. Startdatoen for prosjektet ditt er opprettelsen av den interne kunngjøringen, sluttdatoen er den globale selskapsarrangementet som feirer den vellykkede fusjonen.
Trinn 2: Opprett en oppgaveliste
Nå som du har ditt tide tidslinje og overordnede prosjektmål som er definert, er det på tide å lage en oppgaveliste. Disse oppgavene skal registreres i kronologisk rekkefølge og ideelt knyttet til datoer eller datoområder for å lindre noe arbeid senere i denne prosessen.
Eksempel: Blant annet vil dine oppgaver for selskapet fusjonen inkludere etableringen av det interne kunngjøringsnyhetsbrevet, planlegging Q & Amp; en økter med ansatte, pressekonferanser for å kunngjøre fusjonen eksternt, og planlegge den globale fusjonsarrangementet.
Trinn 3: Identifiser milepæler
For å identifisere dine milepæler må du først forstå nøyaktig Hva en milepæl er og hva det ikke er.
Målene har en tendens til å være viktigere enn milepæler. Et mål bør skissere hva som skjer når prosjektet ditt er vellykket og hvordan prosjektet ditt justerer seg med generelle forretningsmål; En milepæl lar deg ta en titt til et kommende punkt i prosjektet eller tilbake på det du allerede har oppnådd.
Det er også lett å forvirre en milepæl med en leverbar - men forskjellen er litt mer på nesen her. En leveranse er noe konkret som en rapport eller et produkt. En milepæl er mer konseptuell og markerer et kontrollpunkt som laget ditt kan fungere mot.
Du kan identifisere om noe kvalifiserer som en milepæl ved å vurdere følgende spørsmål:
Påvirker denne oppgaven din frist?
Er dette et viktig poeng i prosjektet ditt som indikerer fremgang?
Skal denne oppgaven bli vurdert av dine interessenter?
Kan prosjektet fortsatt være ferdig uten denne oppgaven?
Hvis svaret er ja til alt, men det siste spørsmålet har du med suksess identifisert en milepæl.
Eksempel: For å bygge ut fusjonsprosjektet og til DOS, må du først kategorisere hvert initiativ:
Opprette det interne nyhetsbrevet for å kunngjøre fusjonen er en oppgave.
Sende ut nyhetsbrevet er et leverbart prosjekt.
Å annonsere fusjonen til selskapet (ferdigstillelsen av de to to-dosene) er en milepæl.
Trinn 4: Lag din tidslinje
Nå er det på tide å montere puslespillet og gjøre dine oppgaver, mål, faser, leveranser og milepæler i en tidslinje. Ta en titt tilbake på tidsrammer du har lagt til prosjektets leveranser og kontrollerer om fasene er lenge nok. Dette er også en flott mulighet til å sjekke om det er noen avhengigheter som kan forårsake en flaskehals.
Legg til alle dine prosjektoppgaver og faser til din Tidslinjeverktøy , Definer avhengigheter, juster fasene om nødvendig, og angi deretter til-dos, leveranser og viktige milepæler. Når du har fullført prosjektets tidslinje, bør du ha en Klar visualisering av hele prosjektplanen din .
Eksempel: Et prosjekt Størrelsen på en fusjonsfusjon vil selvfølgelig ha noen oppgaver eller faser som ikke kan komme i gang før andre er fullført. For eksempel trenger du de oppdaterte logoer fra ditt markedsføringsteam før du kan sende ut pressemeldingen som annonserer fusjonen selv. For å holde prosjektet ditt kjører jevnt, visualiser disse avhengighetene i tidslinjen.
Trinn 5: Del din tidslinje
Nå som tidslinjen er fullført, vil du dele den med ditt umiddelbare lag for å sikre at ingenting gled gjennom sprekkene. Teamet ditt kan verifisere at alle avhengigheter er definert, alle milepæler legges til tidslinjen, og alle prosjektfaser er lenge nok til å unngå flaskehalser eller andre prosjektproblemer.
Når ditt umiddelbare lag har bekreftet at tidslinjen er god å gå, dele den med ditt bredere lag. Dette vil gi alle en bedre oversikt over oppgavene og fasene de må fullføre for å nå prosjektets milepæler og til slutt fullføre prosjektet med hell.
Eksempel: Fire øyne ser mer enn to. Etter å ha delte Milestone Chart med en kommunikasjonsbehandling, finner de at du ikke tilordnet nok tid til å forberede den interne Q & Amp; en økter for ansatte. Dette ville ha forårsaket mye stress på kommunikasjonsteamet ditt og potensielt negativt påvirket hvordan resten av selskapet følte seg om fusjonen. Ved å justere tidslinjen, kan du gi laget ditt nok tid til å forberede seg på denne prosjektfasen.
Trinn 6: Legg til dokumentasjon
Gjennom prosjektets livssyklus , Du vil legge til dokumenter, notater og relevant kommunikasjon knyttet til prosjektet til de respektive oppgaver, faser eller milepæler. Milestidsdiagrammet ditt er aldri endelig - det er et voksende prosjektstyringsverktøy som må endres og legges til, så det er alltid synkronisert med prosjektet ditt.
Koble til relevant informasjon med tidslinjen vil hjelpe teamet ditt til å holde oversikt over hva som er gjort, hva som skjer, og hva som fortsatt er på din gjøremålsliste.
Eksempel: Når markedsføringsgruppen har delt den nye logoen, kobler du filen til den respektive oppgaven i tidslinjen. Dette gjør at alle andre jobber med prosjektet for å enkelt finne og bruke designet når det trengs.
Trinn 7: Feire milepæler
Når du kommer til en milepæl, feire det! Avhengig av hva Milestone merker, kan du bestille litt pizza til kontoret, la teamet gå tidlig på en fredag ettermiddag, eller sende alle et gavekort for en lokal kaffebar. Å anerkjenne lagets harde arbeid ved å feire milepæler øker moralen og forbedrer lagets engasjement.
Hver gang laget ditt kontrollerer en milepæl, er du et skritt nærmere å fullføre prosjektet ditt. Fortsett å spore prosjektets fremgang med tidslinjen og dele milepæler med interessenter - de vil også sette pris på å vite at ting beveger seg fremover.
Eksempel: Teamet ditt har jobbet utrettelig for å trekke av det mest fantastiske globale selskapsarrangementet som markerer den offisielle fusjonen av de to selskapene. Alle hadde en flott tid, og din administrerende direktør nevnte selv hvor glad de er med utfallet av arrangementet. Du kan feire denne milepælen ved å gi hele laget ditt følgende mandag til å lade opp før Prosjekt Post Mortem .
Andre måter å planlegge dine milepæler
Mens en tidslinje er den beste måten å skissere arbeidet ditt og få en ekspansiv oversikt over oppgaver, leveranser og tidsfrister, er det andre måter du kan visualisere og planlegge dine milepæler.
Mens disse visualiseringene kanskje ikke er de beste prosjektstyringsverktøyene, er de gode for presentasjoner eller Brainstorming .
I vårt eksempel på fusjonen fusjon, kan kommunikasjonsteamet ditt ønske å dele en forenklet versjon av tidslinjen med hele firmaet når de annonserer fusjonen via det interne nyhetsbrevet. Deling av tidslinjen med hundrevis eller tusenvis av mennesker er ikke bare unødvendig, men også risikabelt.
I stedet lager du en forenklet visuell å markere bare milepæler eller en modifisert versjon av din Kanban styre Så selskapets ansatte får en bedre følelse av hvem som bidrar til hva.
Si farvel til regnearkhodepine
Hvis du er klar til å dike Gantt-diagrammet og prøve tidslinjer i stedet, sjekk ut UDN Task Manager S tidslinjeverktøy. Bruk en av UDN Task Manager Er eksisterende Milestone Chart Templates. Eller lag din egen med tidslinjeverktøyet.
Og ikke bekymre deg: Hvis du allerede har opprettet Milestone-diagrammet ditt i Excel, kan du Importer din CSV-fil direkte inn i det UDN Task Manager . Si farvel til regneark-indusert hodepine og hei til strømlinjeformet prosjektplanlegging.
