ما هو مخطط علامة فارقة ولماذا هو مفيد؟
ملخص
الرسم البياني المعلم هو مخطط أفقي يمثل أهم خطوات لمشروعك. كل علامة فارقة فريقك يحقق يجلب لك أقرب إلى إكمال المشروع. إلى جانب الحفاظ على دوافع فريقك، فإن مخطط المعلم هو أيضا وسيلة رائعة لإظهار أصحاب المصلحة في المشروع كيف يتقدم مشروعك. في هذه المقالة، نغطي كيفية إنشاء مخطط علامة فارقة وكيف يمكنك استخدامها للاحتفال بالمعالم مع فريقك.
الرسم البياني المعلم هو وسيلة لتصور أهم خطوات مشروعك. كلمعلمايحقق فريقك يجلب لك أقرب إلى إكمال مشروعك - بهذه الطريقة، يوفر المعالم إحساسا بالإنجاز وإظهار فريقك كيف يعمل العمل الذي يقومون به يساهم في هدف المشروع الشامل.
المعالم السياحية ليست مهمة فقط لفريقك - فهي أيضا تبسيط دورك كمدير للمشروع. يمكنك مشاركة مخطط المعلم الخاص بك مع أصحاب المصلحة في المشروع لتصور تقدم مشروعك وتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.
فكيف يمكنك إنشاء مخطط معلم؟
نحن ذاهبون لاستكشاف بعض الطرق المختلفة التي يمكنك معالجة هذه الخطوة في التخطيط لمشروعك. سنقدم أيضا نصائح حول كيفية وضع العلامات والاحتفال بالمعالممعنويات الفريقمتوسط.
ما هو مخطط المعلم؟
الرسم البياني المعلم هو تمثيل مرئي للأهم المهام التي يحتاج فريقك إلى إكمالها طوال المشروع.
في الأساس، تسمح لك معالم بارزة بإلقاء نظرة على ما يجب أن يعمل فريقك من أجله أو فعله بالفعل. فكر فيهم مثل Rungs على سلم - كلما ارتفعت الصعود، كلما اقتربت من إكمال مشروعك.
طرق مختلفة لإنشاء مخططات المعالم
هناك أكثر من طريقة لإنشاء مخطط معلم. يمكنك إضافة معالم معالم إلى قالب جدول زمني للمشروع، وإنشاءمخطط جانتأو استخدام برنامج إدارة العمل مع أداة جدول زمني.
أ مخطط جانتهو مخطط شريط أفقي يستخدم لتوضيح جدول زمني للمشروع أو العمل أو البرنامج. في حين أن مخططات Gantt هي وسيلة رائعة لتصوركالجدول الزمنى للمشروعومعالم بارزة، يمكن أن تكون تستغرق وقتا طويلا لإعدادها وتصبح فوضوي وأنت تضيف المزيد من التفاصيل. يمكنك معرفة كل شيء عن إيجابيات وسلبيات مخططات Gantt في دليلنا الكامل.
أفضل بديل لمخطط Gantt التقليدي هو أداة جدول زمني للمشروع. دعونا نلقي نظرة على فوائد استخدام أداة تخطيط المشاريع المخصصة للمشروع وإنشاء مخطط معلمك.
لماذا يجب عليك استخدام أداة إدارة المشروع لإنشاء مخططات هلامك؟
للحصول على نفس منظر للعين في الطيور لمشروعك أن تقدم مخطط Gantt، استخدم أداة جدول زمني في مكانتك المعينة برنامج إدارة العمل وبعد هناك العديد من المزايا لاستخدام أداة الجدول الزمني عبر مخطط Gantt:
من السهل إعداد أداة الجدول الزمني والصيانة، خاصة عندما تضطر إلى إضافة مهام جديدة أو ضبط المعالم.
يمكن ربط المهام وغيرها من العمل الأساسي بالجدول الزمني الخاص بك وسوف يتم تحديثها في الوقت الفعلي.
بنقرة زر واحدة، يمكنك مشاركة الجدول الزمني الخاص بك مع فريقك أو أصحاب المصلحة.
7 خطوات لإنشاء مخطط معلم
الآن دعونا نسير في عملية إنشاء مخطط لمعالم معلم خطوة بخطوة، بدءا من تحديد أهداف مشروعك.
الخطوة 1: تحديد أهداف المشروع
قبل إنشاء مخطط معالمك، سيتعين عليك تحديد جدول أو أهداف مشروعك العام. إن تحديد أهداف المشروع الخاصة بك يمنح فريقك فهم شامل لنتائج المشروع المستهدف. بهذه الطريقة، يعرف فريقك بالضبط ما يعملون على نحوه ولماذا يهم. ثم حدد جدول زمني تقريبي لمشروعك يبدأ تاريخ بداية ونهاية.
مثال:دعنا نقول أنك مدير اتصالات وشركتك دمج مع واحد آخر. هدف مشروعك الشامل هو دمج الشركتين بنجاح. تاريخ بدء مشروع مشروعك هو إنشاء الإعلان الداخلي، تاريخ الانتهاء هو حدث الشركة العالمية تحتفل بالاندماج الناجح.
الخطوة 2: إنشاء قائمة المهام
الآن بعد أن يكون لديك الجدول الزمني الخام وهدف المشروع الشامل المحدد، حان الوقت لإنشاء قائمة المهام. يجب تسجيل هذه المهام في الترتيب الزمني والربط المثالي بالتواريخ أو التاريخ يتراوح التخفيف من بعض العمل في وقت لاحق من هذه العملية.
مثال:من بين أمور أخرى، ستشمل مهامك الخاصة بالاندماج الشركة إنشاء نشرة إعلانات إعلانية الداخلية، جدولة Q & AMP؛ جلسات مع الموظفين، مؤتمرات صحفية للإعلان عن الاندماج خارجيا، والتخطيط لحدث الاندماج العالمي.
الخطوة 3: تحديد المعالم
لتحديد معالمك التي تحتاجها أولا لفهم بالضبطما هو معلموما ليس كذلك.
الأهداف تميل إلى أن تكون أكثر أهمية من المعالم. يجب أن يحدد الهدف ما يحدث بمجرد نجاح مشروعك وكيف يتماشى مشروعك بأهداف أعمال عامة؛ يتيح لك علامة فارقة أن نتطلع إلى أن نتطلع إلى نقطة قادمة في مشروعك أو مرة أخرى على ما أنجزته بالفعل.
من السهل أيضا الخلط بين المعلم مع التسليم - ومع ذلك، فإن التمييز أكثر قليلا على الأنف هنا. تسليم هو شيء ملموس مثل تقرير أو منتج. المعلم هو أكثر مفاهيمية ويمثل نقطة تفتيش يمكن أن يعمل فريقك من أجله.
يمكنك تحديد ما إذا كان هناك شيء مؤهل كمعلم عن طريق النظر في الأسئلة التالية:
هل تؤثر هذه المهمة على الموعد النهائي الخاص بك؟
هل هذه نقطة مهمة في مشروعك يشير إلى التقدم؟
هل يجب مراجعة هذه المهمة من قبل أصحاب المصلحة؟
هل لا يزال بإمكان المشروع دون هذه المهمة؟
إذا كانت الإجابة بنعم على الإطلاق، إلا أن السؤال الأخير، لقد حددت بنجاح علامة فارقة.
مثال:لبناء مشروع الدمج الخاص بك وإلى دوس، يجب عليك أولا تصنيف كل مبادرة:
إنشاء النشرة الداخلية الإخبارية للإعلان عن الاندماج مهمة.
إرسال النشرة الإخبارية هو تسليم مشروع.
يعلن الإعلان عن الاندماج إلى الشركة (الانتهاء من اثنين إلى دوس أعلاه) هو علامة فارقة.
الخطوة 4: إنشاء الجدول الزمني الخاص بك
الآن حان الوقت لتجميع اللغز وتحويل المهام والأهداف والمراحل والتسليمات والمعالم في جدول زمني. نلقي نظرة على الإطار الزمني الذي أضفته إلى نواتج المشروع الخاصة بك والتحقق مما إذا كانت المراحل طويلة بما فيه الكفاية. هذه أيضا فرصة رائعة للتحقق مما إذا كان هناك أيالتبعياتالتي قد تسبب عنق الزجاجة.
إضافة جميع مهام المشروع والمراحل الخاصة بكأداة الجدول الزمني، حدد التبعيات، وضبط المراحل عند الضرورة ثم تشير إلى الدوس، والتسليمات، والمعالم الرئيسية الرئيسية. بمجرد الانتهاء من الجدول الزمني للمشروع، يجب أن يكون لديكتصور واضح لخطة المشروع بأكملهاوبعد
مثال:المشروع سيكون حجم دمج الشركة بشكل طبيعي بعض المهام أو المراحل التي لا يمكن أن تبدأ حتى يتم إكمال الآخرين. على سبيل المثال، ستحتاج إلى الشعارات المحدثة من فريق التسويق الخاص بك قبل أن تتمكن من إرسال البيان الصحفي الذي يعلن عن الاندماج نفسه. للحفاظ على مشروعك يعمل بسلاسة، تصور هذه التبعيات في الجدول الزمني الخاص بك.
الخطوة 5: مشاركة الجدول الزمني الخاص بك
الآن بعد أن اكتمال الجدول الزمني، سترغب في مشاركتها مع فريقك الفوري لضمان عدم تراجع أي شيء عبر الشقوق. يمكن لفريقك التحقق من تحديد جميع التبعيات، يتم إضافة جميع المعالم في الجدول الزمني، وجميع مراحل المشروع طويلة بما يكفي لتجنب الاختناقات أو مشاكل المشروع الأخرى.
بمجرد التحقق من فريقك المباشر من أن الجدول الزمني جيد للذهاب، شاركه مع فريقك الأوسع. سيعطي هذا للجميع نظرة عامة أفضل على المهام والمراحل التي يتعين عليهم إكمالها للوصول إلى معالم المشروع ووضع اللمسات الأخيرة على المشروع بنجاح.
مثال:أربعة عيون ترى أكثر من اثنين. بعد مشاركة مخطط المعلم الخاص بك مع مدير الاتصالات، يجدون أنك لم تخصيص ما يكفي من الوقت لإعداد Q & AMP الداخلية؛ جلسات للموظفين. سيكون هذا قد تسبب في قدر كبير من الإجهاد على فريق الاتصالات الخاص بك وربما تأثر سلبا بشكل سلبي كيف شعرت بقية الشركة عن الاندماج. عن طريق ضبط الجدول الزمني، يمكنك أن تعطي فريقك وقتا كافيا للتحضير لهذه المرحلة المشروع.
الخطوة 6: إضافة وثائق
خلال الدورة حياة المشروع، سترغب في إضافة أي مستندات أو ملاحظات، والاتصالات ذات الصلة المرتبطة بمشروع المهام أو المراحل أو المعالم ذات الصلة. المخطط المعلم الخاص بك ليس أبدا نهائيا، إنها أداة متزايدة لإدارة المشاريع تحتاج إلى تعديل وإضافتها إلى ذلك دائما ما تكون متزامنة مع مشروعك.
سيساعد توصيل المعلومات ذات الصلة مع الجدول الزمني الخاص بك فريقك في الحفاظ على نظرة عامة على ما تم القيام به، ما هو قيد التقدم، وما زال في قائمة المهام الخاصة بك.
مثال:بمجرد مشاركة فريق التسويق الشعار الجديد، قم بربط الملف على المهمة المعنية في الجدول الزمني الخاص بك. هذا يسمح للجميع بالعمل في المشروع لتحديد موقع الاستخدام بسهولة واستخدامه عند الحاجة.
الخطوة 7: الاحتفال بالمعالم
عندما تصل إلى علامة فارقة، احتفل بذلك! اعتمادا على علامات المعلمين، يمكنك طلب بعض البيتزا للمكتب، دع فريقك يذهب في وقت مبكر بعد ظهر يوم الجمعة، أو إرسال بطاقة هدية للجميع لقهوة محلية. الاعتراف بالعمل الشاق للفريق الخاص بك من خلال الاحتفال بالمعالم الروح المعنوية ويحسن مشاركة فريقك.
في كل مرة يتحقق فيها فريقك من علامة فارقة، فأنت خطوة واحدة أقرب إلى إكمال مشروعك. تتبع تقدم مشروعك في الجدول الزمني الخاص بك وتبادل المعالم مع أصحاب المصلحة - هم، أيضا، سوف نقدر معرفة أن الأمور تتحرك إلى الأمام.
مثال:عمل فريقك بلا كلل لسحب حدث شركة عالمية مدهشة بمناسبة الاندماج الرسمي للشركتين. كان للجميع وقتا رائعا وذكر الرئيس التنفيذي الخاص بك مدى سعادتها بنتيجة الحدث. يمكنك الاحتفال بهذا المعلم من خلال إعطاء فريقك بالكامل يوم الاثنين التالي لإعادة الشحن قبلمشروع نشر الوفاةوبعد
طرق أخرى للتخطيط لمعالمك
في حين أن الجدول الزمني هو أفضل طريقة لتحديد عملك والحصول على نظرة عامة واسعة على المهام والتسليمات والمواعيد النهائية، إلا أن هناك طرق أخرى يمكنك تصورها وتخطيط لمعالمك.
في حين أن هذه المرئيات قد لا تكون أفضل أدوات لإدارة المشاريع، فهي رائعة للعروض التقديمية أوالعصف الذهنيوبعد
في مثالنا على دمج الشركة، قد يرغب فريق الاتصالات في مشاركة نسخة مبسطة من الجدول الزمني مع الشركة بأكملها عند الإعلان عن الاندماج عبر النشرة الإخبارية الداخلية. تقاسم الجدول الزمني الخاص بك مع المئات أو حتى الآلاف من الناس ليس فقط غير ضروري ولكن أيضا محفوف بالمخاطر.
بدلا من ذلك، قم بإنشاء تسليط الضوء على مرئي مبسط لوحات معالم أو إصدار معدلة منمجلس كانانبلذا فإن موظفي الشركة يحصلون على معنى أفضل من الذين يساهمون في ما.
قل وداعا إلى صداع جدول البيانات
إذا كنت مستعدا لمخطورة مخطط Gantt وجرب الجداول الزمنية بدلا من ذلك، تحقق من UDN مدير المهام أداة الجدول الزمني. استخدام واحد من UDN مدير المهام موجودة قوالب الرسم البياني المعياري أو إنشاء الخاصة بك مع أداة الجدول الزمني.
ولا تقلق: إذا كنت قد قمت بالفعل بإنشاء مخطط معلمك في Excel، يمكنكاستيراد ملف CSV الخاص بكمباشرة في UDN مدير المهام وبعد قل وداعا إلى الصداع الناجم عن جدول البيانات و HELLO لتخطيط المشاريع المبسطة.
