Ce este o diagramă de referință și de ce este benefică?

rezumat

O diagramă de referință este o diagramă orizontală care marchează cele mai importante pași ale proiectului dvs. Fiecare piatră de hotar realizează echipa dvs. vă aduce mai aproape de completarea proiectului. Pe lângă menținerea echipei dvs. motivată, o diagramă de referință este, de asemenea, o modalitate excelentă de a arăta părților interesate de proiect cum progresează proiectul dvs. În acest articol, acoperăm cum să creăm o diagramă de referință și cum îl puteți folosi pentru a sărbători etapele cu echipa dvs.

O diagramă de referință este o modalitate de a vizualiza cele mai importante pași ale proiectului dvs. FiecareMilestone.Echipa dvs. realizează vă aduce mai aproape de completarea proiectului dvs. - în acest fel, reperele oferă un sentiment de realizare și să vă arătați echipei cum lucrează contribuie la obiectivul general al proiectului.

Milestone nu sunt importante pentru echipa dvs. - De asemenea, vă simplifică rolul de manager de proiect. Puteți să vă împărtășiți graficul de referințăPersoane interesate de proiectPentru a vizualiza progresul proiectului dvs. și pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină.

Deci, cum puteți crea o diagramă de referință?

Vom explora unele dintre diferitele moduri în care puteți aborda acest pas în planificarea proiectului. Vom oferi, de asemenea, sfaturi despre modul în care marcarea și celebrarea etapelor vor fi păstrateTeam Morale.înalt.

Ce este o diagramă de referință?

O diagramă de referință este o reprezentare vizuală a celor mai importante sarcini pe care echipa dvs. trebuie să o completeze pe tot parcursul unui proiect.

În esență, reperele vă permit să aruncați o privire la ceea ce echipa dvs. trebuie să lucreze sau sa făcut deja. Gândiți-vă la ei ca niște trepte pe o scară - cu cât vă urcați mai mult, cu atât mai aproape de a vă completa proiectul.

Modalități diferite de a crea diagrame de referință

Există mai multe modalități de a crea o diagramă de referință. Puteți adăuga repere la șablonul de cronologie al proiectului dvs., creați oGantt Chart.sau utilizați un software de gestionare a muncii cu un instrument de cronologie.

A Gantt Chart.este o diagramă orizontală a barului folosit pentru a ilustra o cronologie a unui proiect, a unui program sau a unui program. În timp ce diagramele Gantt reprezintă o modalitate excelentă de a vă vizualizaprogramul proiectuluiȘi etapele, ele pot fi consumatoare de timp pentru a se înființa și a deveni dezordonată pe măsură ce adăugați mai multe detalii. Puteți afla toate despre avantajele și dezavantajele diagramelor Gantt din ghidul nostru complet.

Cea mai bună alternativă la o diagramă tradițională Gantt este un instrument modern de cronologie de proiect. Să aruncăm o privire la beneficiile utilizării unui instrument de planificare și cronologie desemnat pentru a vă crea diagrama de referință.

De ce ar trebui să utilizați un instrument de gestionare a proiectului pentru a vă crea graficele de referință?

Pentru a obține aceeași vizualizare a proiectului dvs. pe care o oferă o diagramă Gantt, utilizați un instrument de cronologie în desemnatSoftware de gestionare a muncii. Există mai multe avantaje pentru utilizarea unui instrument de cronologie pe o diagramă Gantt:

Un instrument de cronologie este ușor de configurat și menținut, mai ales atunci când trebuie să adăugați sarcini noi sau să ajustați reperele.

Sarcinile și alte lucrări de bază pot fi legate de cronologia dvs. și vor actualiza în timp real.

Cu un clic pe un buton, puteți să vă împărtășiți cronologia cu echipa sau cu părțile interesate.

7 pași pentru a crea o diagramă de referință

Acum, să mergem prin procesul de creare a unei diagrame de referință pas cu pas, începând cu definirea obiectivelor proiectului.

Pasul 1: Definirea obiectivelor proiectului

Înainte de a vă crea graficul de referință, va trebui să vă evidențiați cronologia generală a proiectului și obiectivele. Definirea obiectivelor proiectului vă oferă echipei dvs. o înțelegere aprofundată a rezultatului dvs. de proiect vizat. În acest fel, echipa dvs. știe exact ce lucrează și de ce contează. Apoi, definiți o cronologie brută pentru proiectul dvs. care începe cu o dată de început și de încheiere.

Exemplu:Să presupunem că sunteți director de comunicare, iar compania dvs. se îmbină cu altul. Obiectivul dvs. de proiect este de a îmbina cele două companii cu succes. Data de începere a proiectului dvs. este crearea anunțului intern, data de încheiere este evenimentul global al companiei care sărbătorește fuziunea cu succes.

Pasul 2: Creați o listă de sarcini

Acum, că aveți definit obiectivul dur de cronologie și proiectul dvs. greu, este timpul să creați o listă de sarcini. Aceste sarcini ar trebui înregistrate în ordine cronologică și în mod ideal legați de datele sau intervalele de date pentru a atenua unele lucrări mai târziu în acest proces.

Exemplu:Printre altele, sarcinile dvs. pentru fuziunea companiei vor include crearea newsletter-ului de anunțuri interne, programarea Q & AMP; o sesiune cu angajați, conferințe de presă pentru a anunța fuziunea externă și planificarea evenimentului global de fuziune.

Pasul 3: Identificați reperele

Pentru a vă identifica etapele, trebuie mai întâi să înțelegeți exactCe este o piatră de hotarȘi ce nu este.

Obiectivele tind să fie mai importante decât etapele. Un obiectiv ar trebui să contureze ce se întâmplă odată ce proiectul dvs. are succes și modul în care proiectul dvs. se aliniază cu obiectivele generale de afaceri; O piatră de hotar vă permite să vă bucurați de un punct viitoare în proiectul dvs. sau înapoi la ceea ce ați realizat deja.

De asemenea, este ușor să confundați o piatră de hotar cu un livrare - cu toate acestea, distincția este puțin mai mult pe nas aici. O livrare este ceva tangibil ca un raport sau un produs. O piatră de hotar este mai conceptuală și marchează un punct de control pe care echipa dvs. poate lucra.

Puteți identifica dacă ceva se califică ca o piatră de hotar, luând în considerare următoarele întrebări:

Această sarcină are impact asupra termenului dvs. limită?

Este un punct semnificativ în proiectul dvs. care indică progresul?

Ar trebui ca această sarcină să fie revizuită de către părțile interesate?

Proiectul poate fi încă finalizat fără această sarcină?

Dacă răspunsul este da tuturor, dar la ultima întrebare, ați identificat cu succes o piatră de hotar.

Exemplu:Pentru a construi proiectul dvs. de fuziune și la-DOS, trebuie să clasificați mai întâi fiecare inițiativă:

Crearea newsletter-ului intern pentru a anunța fuziunea este o sarcină.

Trimiterea newsletter-ului este un proiect livrat.

Anunțarea fuziunii către companie (finalizarea celor două la-DOS) este o piatră de hotar.

Pasul 4: Creați-vă cronologia

Acum este timpul să asamblați puzzle-ul și să vă transformați sarcinile, obiectivele, fazele, livrările și reperele într-o cronologie. Aruncați o privire înapoi la termenele pe care le-ați adăugat la livrările dvs. de proiect și verificați dacă fazele sunt suficient de lungi. Aceasta este, de asemenea, o mare oportunitate de a verifica dacă există vreunuldependențecare ar putea provoca un blocaj.

Adăugați toate sarcinile și fazele proiectului dvs. la dvs.Instrumentul de cronologie, definiți dependențele, ajustați fazele acolo unde este necesar și apoi indicați la-DOS, rezultate și etape cheie. Odată ce ați finalizat cronologia proiectului, ar trebui să aveți aVizualizarea clară a întregului plan de proiect .

Exemplu:Un proiect Dimensiunea fuziunii unei companii va avea în mod natural anumite sarcini sau faze care nu pot începe până când alții nu sunt finalizați. De exemplu, veți avea nevoie de logo-urile actualizate de la echipa dvs. de marketing înainte de a putea trimite comunicatul de presă care anunță fuziunea în sine. Pentru a vă menține fără probleme proiectul, vizualizați aceste dependențe în cronologia dvs.

Pasul 5: Distribuiți-vă cronologia

Acum că cronologia este completă, veți dori să o împărtășiți cu echipa dvs. imediată pentru a vă asigura că nimic nu a alunecat prin crăpături. Echipa dvs. poate verifica dacă au fost definite toate dependențele, toate etapele sunt adăugate la cronologie, iar toate fazele proiectului sunt suficient de lungi pentru a evita blocajele sau alte probleme de proiect.

Odată ce echipa dvs. imediată a verificat că cronologia este bună să mergeți, să o împărtășiți cu echipa dvs. mai largă. Acest lucru va oferi tuturor o mai bună prezentare generală a sarcinilor și fazelor pe care trebuie să le completeze pentru a ajunge la etapele proiectului și, eventual, finalizați proiectul cu succes.

Exemplu: Patru ochi văd mai mult de două. După partajarea graficului dvs. de referință cu un manager de comunicații, ei constată că nu ați alocat suficient timp pentru a pregăti Q & AMP intern; o sesiune pentru angajați. Acest lucru ar fi cauzat o mare stres asupra echipei dvs. de comunicații și a influențat în mod negativ modul în care restul companiei sa simțit despre fuziune. Prin ajustarea cronologiei, sunteți în măsură să oferiți echipei dvs. timp suficient pentru a vă pregăti pentru această fază de proiect.

Pasul 6: Adăugați documentație

Pe tot parcursulciclul de viață al proiectului, veți dori să adăugați orice documente, note și comunicații relevante asociate proiectului la sarcinile, fazele sau etapele respective. Graficul dvs. de referință nu este niciodată final - este un instrument de gestionare a proiectului în creștere, care trebuie să fie modificat și adăugat la acest lucru este întotdeauna în sincronizare cu proiectul dvs.

Conectarea informațiilor relevante cu cronologia dvs. vă va ajuta echipa să păstreze o imagine de ansamblu asupra a ceea ce sa făcut, ceea ce este în desfășurare și ce este încă pe lista dvs. de sarcini.

Exemplu:Odată ce echipa de marketing a împărtășit noul logo, conectați fișierul la sarcina respectivă din cronologia dvs. Acest lucru permite tuturor celorlalți să lucreze la proiect să localizeze cu ușurință și să utilizeze designul atunci când este necesar.

Pasul 7: Celebrează etapele

Când ajungeți la o piatră de hotar, sărbătoriți-o! În funcție de marcajul de piatră, ați putea comanda o pizza la birou, lăsați-vă echipa să meargă mai devreme într-o după-amiază de vineri sau să trimită tuturor un card cadou pentru o cafenea locală. Recunoscând munca grea a echipei dvs. prin celebrarea reperelor crește moralul și îmbunătățește angajamentul echipei.

De fiecare dată când echipa dvs. verifică o piatră de hotar, sunteți un pas mai aproape de completarea proiectului dvs. Continuați să urmăriți progresul proiectului dvs. cu cronologia dvs. și să împărtășiți etapele cu părțile interesate - și ei vor aprecia știind că lucrurile se îndreaptă înainte.

Exemplu:Echipa dvs. a lucrat neobosit pentru a scoate cel mai uimitor eveniment global al companiei marcând fuziunea oficială a celor două companii. Toată lumea a avut un timp minunat, iar CEO-ul dvs. a menționat chiar cât de fericit sunt cu rezultatul evenimentului. Ați putea sărbători această piatră de hotar oferind întreaga echipă următoarei luni să reîncărcați înainte dePostarea proiectului mortem .

Alte modalități de planificare a etapelor dvs.

În timp ce o cronologie este cea mai bună modalitate de a vă evidenția munca și de a obține o imagine de ansamblu expansivă a sarcinilor, a rezultatelor și a termenelor limită, există și alte modalități prin care vă puteți vizualiza și planifica etapele.

În timp ce aceste vizualizări nu pot fi cele mai bune instrumente de management de proiect, sunt minunate pentru prezentări sauBrainstorming. .

În exemplul nostru de fuziune a companiei, echipa dvs. de comunicare poate dori să împărtășească o versiune simplificată a cronologiei cu întreaga companie atunci când anunță fuziunea prin buletinul informativ intern. Împărtășind cronologia dvs. cu sute sau chiar mii de oameni nu este doar inutilă, ci și riscantă.

În schimb, creați o evidențierea simplificată a evidenței doar a etapelor sau a unei versiuni modificate a dvs.Kanban BoardAstfel, angajații companiei au un sens mai bun de cine contribuie la ceea ce.

Spuneți la revedere la foaia de cap de cap

Dacă sunteți gata să ștergeți diagrama Gantt și încercați din schimb termenele, verificațiManager de sarcini UDN.Instrumentul de cronologie. Utilizați unul dinManager de sarcini UDN.E existentȘabloane de diagramă Milestone.sau creați-vă propria dvs. cu instrumentul de cronologie.

Și nu vă faceți griji: dacă ați creat deja diagrama dvs. de referință în Excel, putețiImportați fișierul CSVdirect înManager de sarcini UDN.. Spuneți la revedere la foaia de cap, dureri de cap și Bună ziua, la planificarea proiectului raționalizat.